基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的事業(yè)單位檔案管理分析

武月慶 臨朐縣環(huán)境衛(wèi)生管理處

隨著世界范圍內(nèi)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的新一代信息科技正在悄然改變著我們的生產(chǎn)和生活方式，越來越多的社會(huì)行業(yè)和企業(yè)運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)＋”的模式進(jìn)行管理與運(yùn)行，借助互聯(lián)網(wǎng)背景下數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的優(yōu)勢(shì)與高度的信息資源共享提升決策水平。但是在我國事業(yè)單位中，尤其是一些基層事業(yè)單位，對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用還不是很普及，這也就導(dǎo)致了當(dāng)前許多事業(yè)單位的實(shí)際組織運(yùn)行效率不高，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)職能的有效開展。在這樣的背景下，事業(yè)單位就需要進(jìn)行內(nèi)部管理方式的創(chuàng)新，尤其是在檔案管理工作中，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)各類將檔案信息的及時(shí)收集和整理，為事業(yè)單位人員調(diào)動(dòng)、科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)。

一、事業(yè)單位創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)＋”檔案管理模式的重要性

（一）提升檔案管理工作效率

事業(yè)單位探索創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)＋”的檔案管理模式，最直接的作用就體現(xiàn)在能夠極大地提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率。事業(yè)單位檔案管理的主要內(nèi)容包括人事檔案管理、事業(yè)單位文件資料歸檔管理、歷史檔案管理、活動(dòng)檔案管理等，不難看出事業(yè)的檔案管理工作會(huì)涉及到事業(yè)單位日常管理的方方面面，隨著事業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置的細(xì)化，所產(chǎn)生的需要?dú)w檔整理的信息數(shù)據(jù)越來越多，如果仍然采用傳統(tǒng)的主要依賴于人工的檔案管理方式，將無法滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要。而通過實(shí)行“互聯(lián)網(wǎng)＋”的檔案管理模式，可以借助信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)高效、動(dòng)態(tài)的檔案信息收集，使得事業(yè)單位檔案管理工作效率大大提升。

（二）有利于事業(yè)單位的高效運(yùn)行

事業(yè)單位創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)＋”的檔案管理模式主要作用還體現(xiàn)在有利于事業(yè)單位的科學(xué)、高效運(yùn)行。事業(yè)單位在進(jìn)行一項(xiàng)決策、實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲、人員調(diào)整和優(yōu)化配置等工作時(shí)，都需要在檔案管理部門進(jìn)行資料的調(diào)取和查詢，以過往的原始信息數(shù)據(jù)為依據(jù)，來進(jìn)行相應(yīng)的管理內(nèi)容的調(diào)整。在這個(gè)過程中，檔案調(diào)取查詢的及時(shí)性和有效性就直接決定了管理工作的效率，如果采用過去傳統(tǒng)的人工查詢方式，按照檔案調(diào)取的流程進(jìn)行，從登記到查詢將會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，而基于“互聯(lián)網(wǎng)＋”的管理模式，就可以通過關(guān)鍵詞索引來直接獲取關(guān)鍵的檔案信息，省去了很多中間環(huán)節(jié)，也就實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位的高效運(yùn)行。

（三）有利于事業(yè)單位信息化管理體系建設(shè)

我國事業(yè)單位承擔(dān)著重要的社會(huì)公益服務(wù)職能，一些行政事業(yè)單位還發(fā)揮著一定的行政管理職能，隨著事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部管理各項(xiàng)工作提出了更高的要求，為進(jìn)一步提升事業(yè)單位的辦事效率，事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作更多的依賴于以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理系統(tǒng)，使事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平逐漸得到提高。檔案管理的信息化建設(shè)是事業(yè)單位信息化管理體系建設(shè)的重要組成部分，通過建立高效的檔案管理信息平臺(tái)，可以將檔案管理部門與事業(yè)單位其他部門之間得到更加緊密的配合，有利于獲取更加全面的檔案信息資料，也就保證了各類檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，同時(shí)這也是事業(yè)單位探索信息化管理模式的重要表現(xiàn)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)＋事業(yè)單位檔案管理”的特點(diǎn)

（一）高效性

事業(yè)單位“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”的工作模式最大的特點(diǎn)就在于其高效性。最突出的表現(xiàn)是在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，工作人員可以直接利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行分類，對(duì)不同密級(jí)、不同內(nèi)容和不同保存期限的檔案資料都建立相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，直接通過標(biāo)簽分類將事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行區(qū)分。在此基礎(chǔ)上還可以利用互聯(lián)網(wǎng)極大的存儲(chǔ)空間，不斷的進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)的補(bǔ)充，從而改變了過去以檔案資料室進(jìn)行存儲(chǔ)為主的檔案管理方式，節(jié)約了事業(yè)單位檔案室管理成本的投入。檔案管理人員也可以直接實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案資料的查詢和調(diào)取，避免了繁瑣的調(diào)閱手續(xù)，從而體現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”的高效性。

（二）全面性

“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”的模式還具有全面性的特點(diǎn)。主要就表現(xiàn)在通過建立檔案資料信息化管理平臺(tái)，可以極大地提升事業(yè)單位各個(gè)部門之間的配合程度。以往的檔案信息管理工作，主要是依靠人工傳遞的方法，事業(yè)單位其他部門產(chǎn)生了相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)，需要人工整理成一定的初始資料，再交由檔案管理部門進(jìn)行審核、登記、分類、保存，這種管理方法存在著一定的滯后性。檔案信息資料在經(jīng)過一系列繁瑣的程序后才能進(jìn)行調(diào)整和變動(dòng)，在這個(gè)過程中難免會(huì)存在一定的疏漏，再加上檔案管理部門接收來自各個(gè)部門的初始資料，處理起來就需要一定的時(shí)間，而通過可以利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，各部門可以直接利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)相關(guān)的檔案資料文檔進(jìn)行在線編輯和傳送，檔案管理部門接收信息的渠道得到了拓寬，也就保證了事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)的全面性。

（三）數(shù)字化

當(dāng)前檔案信息的呈現(xiàn)方式發(fā)生了一定的改變，以往的檔案資料主要是以紙質(zhì)表格、圖片等方式進(jìn)行保存和管理，由于紙質(zhì)檔案很容易被破壞，因此在整理和保存上也要格外的小心，還要投入更多的人力和物力對(duì)檔案室進(jìn)行除塵除濕、定期巡檢等工作。通過利用互聯(lián)網(wǎng)可以極大的改善這一弊端，將事業(yè)單位的各類檔案信息數(shù)據(jù)直接通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，以文檔的形式呈現(xiàn)出來，并且通過云存儲(chǔ)和備份管理，可以確保這些檔案信息資料永不丟失。同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)的多元化功能，可以接觸先進(jìn)的掃描儀等設(shè)備，對(duì)事業(yè)單位涉及到的一些年份久遠(yuǎn)的檔案資料進(jìn)行掃描備份，并且按照一定的時(shí)間順序進(jìn)行保存和整理，用數(shù)字化的方式強(qiáng)化了對(duì)歷史檔案的管理，凸顯了事業(yè)單位檔案管理工作水平。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作信息化程度不高

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中還存在著一定的不足，首先就表現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作信息化程度不高。造成這種問題的主要原因在于一是對(duì)檔案管理工作信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，尤其體現(xiàn)在一些基層事業(yè)單位上，由于缺乏對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，無論是在硬件設(shè)備還是軟件支持上都存在一定的欠缺，許多事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)的人工檔案管理的方法，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)管理。二是雖然有一部分事業(yè)單位探索嘗試信息化的檔案管理工作模式，但是在實(shí)際工作中表現(xiàn)出利用率不高的問題，檔案管理人員不能按照信息化操作流程進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)錄入和補(bǔ)充，也就導(dǎo)致了檔案信息的缺失，從而降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）缺乏支持業(yè)務(wù)的互聯(lián)平臺(tái)

事業(yè)單位檔案管理工作在具體實(shí)行過程中，還存在著缺乏相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)作為支持的問題。首先就表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作中所應(yīng)用的互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)還沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，由于各地區(qū)、各層級(jí)之間的事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r不相一致，信息化建設(shè)水平也參差不齊，受到地區(qū)差異的影響，每個(gè)地區(qū)事業(yè)單位所使用的信息化管理系統(tǒng)都是獨(dú)立的，而一旦涉及到需要跨地域進(jìn)行檔案調(diào)取的情況，這就使得各地區(qū)的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)之間存在一定的權(quán)限，嚴(yán)重降低了檔案管理工作效率。其實(shí)就表現(xiàn)在事業(yè)單位利用互聯(lián)網(wǎng)探索檔案管理信息化建設(shè)的過程中存在著片面性認(rèn)知，單純的認(rèn)為“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的收集和整理，忽視了對(duì)其他相關(guān)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的引進(jìn)，對(duì)于后續(xù)的配套設(shè)施跟不上，也就延緩了事業(yè)單位“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”工作改革的進(jìn)程。

（三）缺少專業(yè)的檔案管理人員

目前許多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還存在著缺少專業(yè)的檔案管理人員的問題。事業(yè)單位的檔案管理工作在以往普遍被認(rèn)為是一份閑職，只需要做一些基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)工作，按流程進(jìn)行檔案室整理即可，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，技術(shù)的提升對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作也提出了更加專業(yè)的要求，無論是在信息收集還是信息處理上都要求檔案管理人員必須具備較高的信息化素養(yǎng)和檔案管理能力，這就要求事業(yè)單位必須要更加重視檔案管理工作的崗位設(shè)置和人員配置，多引進(jìn)一些優(yōu)秀的年輕人才，為事業(yè)單位“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”工作模式的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

四、互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）事業(yè)單位要不斷改進(jìn)檔案管理工作方式

互聯(lián)網(wǎng)背景下要求事業(yè)單位檔案管理工作必須要做出一定的改革和創(chuàng)新，要建立完善“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”的工作模式，首先就是要改進(jìn)原有的檔案管理工作方式。從領(lǐng)導(dǎo)層面來講，事業(yè)單位的管理者必須要認(rèn)清當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)是事業(yè)單位改革的大勢(shì)所趨，從檔案管理工作入手，建立健全檔案信息化管理體制機(jī)制，制定互聯(lián)網(wǎng)模式下檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而保證按管理工作的科學(xué)有效進(jìn)行。從執(zhí)行層面來講，事業(yè)單位可以采取一定的監(jiān)督措施，通過有效的激勵(lì)和考核手段，保障各項(xiàng)信息化舉措的有效落實(shí)，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的信息化管理。

（二）加大資金投入創(chuàng)建檔案管理信息平臺(tái)

事業(yè)單位要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作方式方法，就必須要加大專項(xiàng)資金投入，創(chuàng)建更加完善的檔案綜合管理信息平臺(tái)，從而為“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”的工作模式提供平臺(tái)和技術(shù)支持。首先，國家相關(guān)部門要盡快設(shè)計(jì)統(tǒng)一的事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，并逐步推廣到全國事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)全國性的聯(lián)網(wǎng)檔案管理各項(xiàng)操作，從而打破地域限制，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效獲取和調(diào)動(dòng)。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)模式下雖然實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)的共享，但是同時(shí)也存在著一些不安全因素，一旦網(wǎng)站或系統(tǒng)遭人攻擊，很容易導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)的丟失，這就要求事業(yè)單位還必須要建立想要的安全保護(hù)系統(tǒng)，通過加密等的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)檔案信息資料高效處理和安全管理的統(tǒng)一。最后，事業(yè)單位還要利用檔案管理信息平臺(tái)強(qiáng)化其服務(wù)職能，對(duì)于一些可公開的檔案信息資料，要通過互聯(lián)網(wǎng)站及時(shí)的進(jìn)行公示，并且設(shè)置檔案查詢?nèi)肟?，這樣可以使人們足不出戶就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的獲取。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)具備綜合素質(zhì)的管理人員

事業(yè)單位要進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量，加快建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”工作的進(jìn)程，還必須要依賴于更加專業(yè)的檔案管理人員，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。首先，事業(yè)單位在職的檔案管理人員必須要更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等途徑掌握最基本的信息技能和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)的熟練操作。其次，事業(yè)單位必須要更加重視檔案管理人員的補(bǔ)充，可以構(gòu)建相應(yīng)的“互聯(lián)網(wǎng)＋”管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案管理工作中涉及到信息技術(shù)的相關(guān)問題進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)和解決，從而提升檔案管理部門的整體信息化水平，為事業(yè)單位信息化管理體系的建設(shè)做出示范。

結(jié)語：在“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下，事業(yè)單位檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效性、全面性和數(shù)字化改革，就必須要實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化建設(shè)，創(chuàng)建相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺(tái)，不斷地提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的專業(yè)化和規(guī)范化管理。