有關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的研究

郭麗 莒南縣自然資源和規(guī)劃局

前言：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展我國已進入了信息化時代，在信息化建設(shè)過程中檔案資料是較為重要的一個資源，通過對檔案進行分析調(diào)用能夠有效地提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。對房地產(chǎn)企業(yè)而言，檔案資料帶來的經(jīng)濟效益往往更大，房地產(chǎn)企業(yè)中的檔案資料包括很多方面的內(nèi)容：不僅有企業(yè)內(nèi)部工程以及人員的檔案，還有與房地產(chǎn)企業(yè)進行商業(yè)活動的用戶的檔案。通過對用戶檔案的管理調(diào)用能夠進行針對性的營銷，對企業(yè)內(nèi)部的檔案資料進行分析也能夠?qū)ζ髽I(yè)資源進行合理的分配進而提高企業(yè)的利潤。然而當(dāng)今部分房地產(chǎn)企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性，造成了大量的人力資源浪費。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)運營過程中沒有意識到檔案管理的重要性

資料在當(dāng)今社會的各個領(lǐng)域都是較為重要的一項資源，在商業(yè)活動較多的房地產(chǎn)領(lǐng)域，資料檔案的重要性更加突出，通過對檔案進行調(diào)用分析，能夠使企業(yè)處于有利的競爭地位。但是當(dāng)今部分房地產(chǎn)企業(yè)在進行運營的過程中，卻沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理的重要性不僅表現(xiàn)在其能夠為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益，還表現(xiàn)在能夠?qū)︼L(fēng)險進行有效的調(diào)控。房地產(chǎn)企業(yè)在進行運營的過程中會涉及到各種各樣的數(shù)據(jù)，通過這些數(shù)據(jù)分析能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)工程進行較為詳細的了解，有助于通過其與國家政策的結(jié)合獲知房地產(chǎn)企業(yè)能夠帶來的效益，在確保企業(yè)經(jīng)濟效益的同時避免違反國家的政策規(guī)定給企業(yè)造成損失。同時，在房地產(chǎn)企業(yè)中進行檔案管理還能夠提高檔案的安全性，避免檔案資料出現(xiàn)泄露的情況給房地產(chǎn)企業(yè)在市場競爭中造成不利影響。檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)的各種資料進行有規(guī)律的總結(jié)，在進行改動查閱的過程中也能夠?qū)ζ溥M行記錄，這樣便能夠避免一些缺乏法律意識的人員違規(guī)利用企業(yè)檔案獲得個人利益而損害企業(yè)的利益。

（二）企業(yè)缺乏完善的管理制度

當(dāng)今大部分房地產(chǎn)企業(yè)在進行運行的過程中都具有一套較為成熟的運營制度，但是在檔案管理這方面制度還存在著一定的問題。首先便是企業(yè)檔案管理制度不夠完善，在進行檔案管理制度的制定過程中沒有采取有效的激勵措施，（即能夠激勵工作人員進行工作，提高工作人員積極性的措施）致使工作人員缺乏工作積極性，在工作時有可能出現(xiàn)較多的失誤和漏洞，甚至在對一些重要檔案進行管理時出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致給企業(yè)的利益造成較為嚴(yán)重的影響。此外，房地產(chǎn)企業(yè)的監(jiān)督制度也是保障房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的重要因素，監(jiān)督部門在資料的歸檔和管理工作中也發(fā)揮重要的作用，監(jiān)督部門通過監(jiān)督可以大幅度減少對房地產(chǎn)工程資料進行歸檔和管理過程中出現(xiàn)的錯誤，同時能夠避免重要檔案泄露的情況發(fā)生。然而在部分企業(yè)中，監(jiān)督部門的工作人員素質(zhì)較為低下，部分工作人員缺乏專業(yè)知識，很難對資料管理過程中出現(xiàn)的錯誤做出及時的糾正，嚴(yán)重影響了資料歸檔整理的水平。另外，除了專業(yè)知識不過關(guān)的問題外，部分監(jiān)督部門的人員還缺少責(zé)任意識，在進行監(jiān)督工作時不夠認(rèn)真細致，導(dǎo)致資料歸檔整理工作人員所犯錯誤沒有被及時糾正，嚴(yán)重影響了其他工作人員在運用檔案時的效率。

（三）房地產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)代化水平較低

當(dāng)今我國高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)得到了較為迅速的發(fā)展，如果在對檔案資料進行管理的過程中采用先進的技術(shù)手段就能夠提高檔案的利用效率，也能夠在以后尋找資料并進行運用時減少不必要的工作量。但是當(dāng)今對檔案進行管理的過程中，大部分房地產(chǎn)企業(yè)的工作方式依舊是以傳統(tǒng)的管理方式為主，以紙質(zhì)檔案管理為主，雖然紙質(zhì)檔案管理工作具有較為明顯的穩(wěn)定性，能夠避免出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象，但是在進行調(diào)用的過程中卻較為困難麻煩，要找到相應(yīng)的文件需要較長時間的檢索尋找；另外，紙質(zhì)檔案進行更改后還需要對其進行申報并需要經(jīng)過較長時間進行核實，所以檔案管理工作如果不采用現(xiàn)代化手段就會影響企業(yè)的運營效率。

二、提高房地產(chǎn)工程資料歸檔和管理的方法

（一）提高企業(yè)檔案管理意識

首先，房地產(chǎn)企業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作人員應(yīng)該具有足夠的責(zé)任意識，檔案信息在管理人員手中，管理人員便需要負起責(zé)任。其次，提高檔案管理意識不僅要從檔案管理人員入手，還應(yīng)對房地產(chǎn)企業(yè)高層管理人員進行教育工作，使其了解房地產(chǎn)企業(yè)中檔案管理工作的重要性。在進行檔案管理意識建立的過程中，可以通過對檔案進行利用獲取一定的經(jīng)濟效益來引起企業(yè)高層人員對檔案管理工作的重視，之后再對其進行知識普及工作，使房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部人員了解自身企業(yè)內(nèi)部檔案的重要性。

檔案信息的所有權(quán)歸企業(yè)所有，管理者沒有權(quán)利將檔案信息用于商業(yè)用途，如果管理人員沒有足夠的責(zé)任意識，不僅可能會影響到自身的工作，嚴(yán)重的情況下甚至?xí)Ψ康禺a(chǎn)企業(yè)造成一定的損害，繼而影響企業(yè)的發(fā)展。所以所有人都重視檔案管理工作后，檔案管理工作才能夠更加順利地進行，各個部門才能夠更加有效的配合。

（二）建立健全完善的檔案管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的制度同樣影響著企業(yè)檔案管理工作進行的質(zhì)量，當(dāng)今大部分企業(yè)沒有有效的獎懲制度，導(dǎo)致工作人員在進行工作的過程中沒有有效的標(biāo)準(zhǔn)，即使出現(xiàn)錯誤，犯錯的成本較小也不會產(chǎn)生較大的損害。在檔案管理工作方面，這種現(xiàn)象更加明顯，檔案管理工作中獎勵制度存在漏洞，難以對檔案工作效果進行有效的評價，導(dǎo)致部分檔案管理人員工作效果較好時不會受到獎勵，工作出現(xiàn)錯誤時責(zé)任也難以落實到個人身上。所以在完善檔案管理制度時，要對檔案管理工作人員進行正確的思想引導(dǎo)，提高檔案管理工作人員的法律意識，使得制度在企業(yè)內(nèi)部可行。同時企業(yè)還應(yīng)健全人才培養(yǎng)制度，使得檔案管理人員能夠掌握最新技術(shù)并將其運用到工作中，提高檔案管理工作人員的工作能力。另外，企業(yè)還可以對檔案管理工作人員進行定期的考核檢驗，檢查其工作能力是否滿足工作需要，如不能滿足便需加強對其培訓(xùn)。另外，在招聘檔案管理人員時也應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)，對人員進行有效的篩選；監(jiān)督人員也需要一定的專業(yè)知識，以實現(xiàn)對檔案管理工作人員工作的有效監(jiān)督。只有檔案管理工作人員的工作水平得到提高，企業(yè)的工作效率才能隨之提高。

（三）采用先進技術(shù)簡化檔案管理的流程

資料的管理需要有一定的流程，工程資料的管理有一定的流程便能有效地保證資料管理質(zhì)量。施工單位應(yīng)在施工時進行完整的記錄，將實驗數(shù)據(jù)和不同環(huán)節(jié)的工程資料進行單獨的記錄，并對記錄進行整理和分析，在對資料整理完成后再上交到特定的部門，由監(jiān)督部門進行監(jiān)督審核，確保資料的真實性和完整性。在進行資料檔案保存管理的過程中可以采用先進的技術(shù)手段以簡化檔案管理流程，可以通過數(shù)據(jù)庫原理來建立合適的檔案管理模板。房地產(chǎn)企業(yè)的工作往往具有相應(yīng)的工作流程，這時便可以采用檔案管理模板進行檔案管理工作，同時通過計算機進行檔案管理工作，能夠簡化紙質(zhì)檔案管理過程中檔案運輸?shù)倪^程，提高檔案傳輸效率，使得檔案利用更及時并能夠產(chǎn)生更高的價值。

結(jié)語：房地產(chǎn)行業(yè)是我國一項重要的經(jīng)濟支柱，對房地產(chǎn)檔案資料進行有效的管理運用能夠提高房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟效益，推動我國基礎(chǔ)建設(shè)工作的發(fā)展。