分析新建大型企業(yè)檔案管理建設(shè)路徑

宋魯娜 賀西峰

1.日照公信建設(shè)市場科技中心； 2.亞太森博（山東）漿紙有限公司

一、第一階段的基礎(chǔ)工作

（一）建立企業(yè)檔案歸檔管理制度。建立企業(yè)檔案歸檔管理制度包括建立歸檔管理規(guī)定和各部門歸檔范圍。歸檔管理制度可根據(jù)本單位的實際情況，參照上級單位的制度制定；歸檔范圍的制定需要對企業(yè)各部門的職責(zé)進(jìn)行充分調(diào)研后制定。新建大型企業(yè)的部門設(shè)置與部門實際到位情況并不完全一樣，一些部門的人員還未到崗，還有一些部門正在成立的過程之中，因此需加大與各部門人員的溝通交流，開展好職能調(diào)研工作[1]。完成調(diào)研后，檔案部門需開展各部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定工作。

（二）加強檔案管理人員培訓(xùn)。檔案管理人員的培訓(xùn)對于新建大型企業(yè)非常重要。一方面，新企業(yè)應(yīng)重視對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，積極報名參加上級單位組織的各層次、各領(lǐng)域檔案培訓(xùn)活動，創(chuàng)造機會增加檔案工作人員與系統(tǒng)內(nèi)其他平行單位檔案人員之間的橫向?qū)W習(xí)與交流。另一方面，檔案管理人員應(yīng)積極參加各類工作培訓(xùn)，認(rèn)真分析本企業(yè)內(nèi)部不同板塊和不同部門檔案的工作特點，提升檔案業(yè)務(wù)技能。由于新企業(yè)成立初期，人員緊張，檔案管理人員一般為兼職人員，因此更加需要對其加強檔案相關(guān)知識的深入培訓(xùn)，進(jìn)一步提高專業(yè)技能和素質(zhì)。

（三）結(jié)合公司實際建設(shè)檔案室。新成立的企業(yè)可能由于辦公場地樓層及承載能力的限制，使得檔案室的系統(tǒng)建造規(guī)劃具有一定制約，可以采用文件柜儲藏方案替代密集柜方案。為了對檔案進(jìn)行合理的保存，企業(yè)需要根據(jù)實際需要對檔案室配備必要的保護(hù)設(shè)備[2]。

（四）配備符合國家要求的檔案裝具檔案的收集、整理與保存，離不開檔案裝具。

二、第二階段的強化工作

（一）建設(shè)企業(yè)兼職檔案員隊伍。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，強化企業(yè)檔案工作體系，建設(shè)企業(yè)各部門兼職檔案員隊伍，建立健全檔案工作組織體系和工作網(wǎng)絡(luò)。

（二）做好各項檔案管理工作。對于上級單位下達(dá)的各項檔案管理工作，如：國家檔案局對各企業(yè)要求的檔案統(tǒng)計年報工作、上級單位對本企業(yè)下達(dá)的各項調(diào)研調(diào)查工作、各項工作文件貫徹落實工作等，每一項工作都需要新企業(yè)的檔案部門聯(lián)系本企業(yè)的工作實際，并向所屬單位相關(guān)部門進(jìn)行工作的傳達(dá)、布置、匯總后，整合新企業(yè)的整體工作情況后上報至上級單位主管部門。

（三）組織編寫大事記編研工作。為確保公司自籌備組建以來的重點工作和重大活動得到如實、完整的記錄存檔，充分發(fā)揮大事記在企業(yè)決策、歷史記錄和生產(chǎn)經(jīng)營中的積極作用，檔案管理部門應(yīng)適時啟動新成立企業(yè)的大事記編研工作，并于以后的每個年度編寫上個年度的大事記[3]。大事記需文字簡潔、內(nèi)容完整、語風(fēng)平實，寫明時間、地點、活動主體、事件、起因五要素;以年、月、日順序編寫，一事一目，實事求是，客觀反映事實及內(nèi)容，對于特別重大事項須點評意義，一般不做主觀評價。

三、深入開展檔案管理工作

（一）擴(kuò)大驗收管理的檔案范圍。新企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況，適時加強科研開發(fā)、工程建設(shè)等項目檔案驗收管理工作，開展投融資、兼并、重組、改制、上市、破產(chǎn)等資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動的檔案驗收管理工作。

（二）提升檔案業(yè)務(wù)專業(yè)化水平。新建大型企業(yè)快速發(fā)展，所屬單位數(shù)量不斷增加，應(yīng)適時開展對標(biāo)管理，將未達(dá)標(biāo)和未參加對標(biāo)的所屬單位作為對標(biāo)工作的重點。通過對標(biāo)，找出問題，提升水平，加強項目資料歸檔管理與控制。根據(jù)對標(biāo)管理的評價結(jié)果，對檔案工作成績突出的所屬單位和個人，給予物質(zhì)和精神獎勵。

（三）打造檔案精品力作。新企業(yè)可利用上級單位開展的建設(shè)項目檔案微視頻、檔案信息資源開發(fā)利用案例征集活動等為契機，指導(dǎo)各所屬單位對檔案內(nèi)容進(jìn)行篩選、加工、提煉、編撰，把檔案轉(zhuǎn)化為各種形式的文化產(chǎn)品，推出一批有檔案特色、有影響力的精品力作。隨著新企業(yè)海外機構(gòu)的落地及運營，檔案管理部門應(yīng)開展對境外企業(yè)（機構(gòu)）檔案工作的指導(dǎo)監(jiān)督，促進(jìn)境外企業(yè)的檔案管理工作。

（四）開展檔案課題研究及成果評比。新企業(yè)可通過參加各種檔案課題研究和成果評比工作，不斷深化企業(yè)的檔案管理工作。例如：開展課題研究，并力爭入選上級單位科研項目、獲獎及被推廣；參加國家檔案局的年度優(yōu)秀科技成果獎勵項目評比活動。

（五）健全企業(yè)檔案管理制度體系。新建企業(yè)可根據(jù)實際工作情況逐步制定和完善檔案保管、查詢、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、應(yīng)急預(yù)案、保密等各項管理制度，以及文書、科研、基建、設(shè)備、會計、實物、聲像、產(chǎn)品等業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)則。供需端的數(shù)據(jù)信息是源源不斷產(chǎn)生的，但是數(shù)據(jù)并不會因其產(chǎn)生的時間先后喪失營銷價值，因此，企業(yè)需完善數(shù)據(jù)庫管理，積累海量數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)存儲，在未來營銷決策中需注重實時數(shù)據(jù)以及以往數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性研究分析，以便更加具體、精確了解市場需求變化趨勢。

結(jié)束語：大數(shù)據(jù)的到來不斷沖擊企業(yè)傳統(tǒng)營銷模式，現(xiàn)代企業(yè)積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的機遇和挑戰(zhàn)，挖掘數(shù)據(jù)價值，創(chuàng)新營銷思維和營銷模式，通過大數(shù)據(jù)營銷降低營銷成本，增加商品利潤空間，實現(xiàn)價值最大化。當(dāng)前企業(yè)在大數(shù)據(jù)營銷過程中存在數(shù)據(jù)質(zhì)量不高、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性差、數(shù)據(jù)安全難以得到有效保障等問題，大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)可從如下幾方面對企業(yè)營銷進(jìn)行改進(jìn)：（1）強調(diào)場景化營銷，激發(fā)并滿足消費者潛在需求；（2）協(xié)同整合跨行業(yè)、跨媒介、跨平臺的數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；（3）完備數(shù)據(jù)庫管理，保護(hù)數(shù)據(jù)安全，使數(shù)據(jù)價值得以延伸。