獨立學(xué)院教學(xué)秘書教務(wù)管理工作分析研究

袁德棟 吳曉麗

摘 要：在現(xiàn)代教育理論不斷演進以及教學(xué)技術(shù)不斷推進的作用下，高校教學(xué)管理也面臨著觀念以及技術(shù)上的革新。目前，一些獨立學(xué)院對于教學(xué)管理工作認識程度不夠，對于新理論、新技術(shù)的理解與掌握不夠。新時期下這種思路也要隨之進步創(chuàng)新，不能以老舊的方式來承載如今的獨立學(xué)院的活動，要與時俱進，新時期下的教學(xué)秘書管路工作思路又是一番新的思維。如何提高獨立學(xué)院教學(xué)秘書管理工作水平，對教學(xué)秘書教務(wù)管理工作進行分析研究是值得我們研究的重要課題。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院教學(xué)秘書；工作職責(zé)；工作內(nèi)涵 ；工作效率

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的執(zhí)行者和管理者，是連接學(xué)生與院系、學(xué)生與教師、教師與教輔單位的橋梁。在眾多獨立學(xué)院中，教學(xué)秘書更是身兼多職，承擔(dān)著教學(xué)秘書、科研秘書雙重工作任務(wù)。教學(xué)秘書工作看似簡單卻又極其瑣碎，必須對工作進行統(tǒng)籌安排，才能保證教學(xué)過程的有序進行。如何才能提高獨立學(xué)院教學(xué)秘書教務(wù)管理能力呢？對獨立學(xué)院教學(xué)秘書教務(wù)管理工作分析勢在必行。

1 獨立學(xué)院教學(xué)秘書的角色定位和工作職能

作為獨立學(xué)院系教學(xué)秘書應(yīng)具備哪些特點，有哪些工作職責(zé)呢？總的來講，獨立學(xué)院系教學(xué)秘書必須具備一般秘書應(yīng)該具備的特點和職能以外，同時也必須符合獨立學(xué)院教學(xué)管理工作的特點。具體來講主要有以下幾個方面：

1.1 秘書工作具有協(xié)助管理的職能

系教學(xué)秘書是系主任的參謀助手，協(xié)助系主任搞好教學(xué)組織工作。安排各教學(xué)班課表及任課老師的任課表，負責(zé)本系日常有關(guān)調(diào)課事宜，并報教務(wù)處備案。發(fā)放并收取本系各課程教學(xué)進度表，發(fā)放學(xué)生名單、成績記載冊給各班班導(dǎo)師，發(fā)放考試安排表，協(xié)助系主任檢查考場紀律及監(jiān)考情況。

1.2 秘書工作具有協(xié)調(diào)關(guān)系的職能

協(xié)調(diào)關(guān)系是秘書工作的一項重要職能和長期任務(wù)，系教學(xué)秘書是全系對外交流、協(xié)調(diào)關(guān)系的橋梁。秘書工作具有協(xié)調(diào)關(guān)系的職能。協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要組成部分，也是有效進行管理的重要手段。而在實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無巨細地去過問，大量的協(xié)調(diào)工作由秘書和秘書部門去完成的。秘書的協(xié)調(diào)職能有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常進行，有利于提高工作效能。

1.3 系教學(xué)秘書必須做好教學(xué)行政及學(xué)籍管理工作

系教學(xué)秘書必須按照規(guī)定辦理本系學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)，并將材料歸檔；協(xié)助系主任做好學(xué)生入學(xué)注冊、離校工作，并及時向教務(wù)處上報學(xué)生人數(shù)流動情況；每學(xué)期期末及時將本學(xué)期所開課程及其他教學(xué)環(huán)節(jié)的學(xué)生成績輸入電腦并及時向教務(wù)處報告；在期末考試結(jié)束后匯總本系各班補考課程，做好記載并報教務(wù)處，補考結(jié)束后做好補考成績登記工作及時報教務(wù)處。對于重修課程的安排，教學(xué)秘書要協(xié)助系主任做好重修課程的管理和組織工作；協(xié)助系主任做好畢業(yè)班學(xué)生成績的核查上報工作，做好各類校外考試以及選修課程的報名工作，整理名單按教務(wù)處要求上報。

1.4 教學(xué)秘書必須做好教學(xué)質(zhì)量管理工作

教學(xué)質(zhì)量關(guān)系到人才培養(yǎng)質(zhì)量，是獨立學(xué)院立于不敗之地的靈魂。教學(xué)秘書應(yīng)該配合系主任經(jīng)常關(guān)心本系各專業(yè)的課程教學(xué)質(zhì)量，檢查教師教學(xué)進度表的實施情況，教師的教學(xué)情況；協(xié)助系主任組織召開有關(guān)學(xué)生座談會，了解學(xué)生學(xué)習(xí)中的問題及意見，及時向系領(lǐng)導(dǎo)匯報；協(xié)助系主任做好期中教學(xué)檢查及有關(guān)總結(jié)工作。

1.5 教學(xué)秘書必須做好信息與檔案管理

檔案管理與保守秘密的職能以及其他工作。信息、材料、能源成為當(dāng)今社會科技進步和經(jīng)濟發(fā)展的三大支柱。信息無處不有，無處不用，在人們的社會生活中，一刻也離不開信息。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，從某種意義上說，秘書工作的全部內(nèi)涵就是接受信息、加工信息、溝通信息、貯存信息、反饋信息、利用信息。因此準確地向領(lǐng)導(dǎo)提供信息，成為秘書工作的重要職能之一。教學(xué)秘書應(yīng)及時做好有關(guān)教學(xué)方面的報表填寫，文件的收發(fā)、傳遞；做好教學(xué)資料以及本系文件的整理、歸檔工作，以便日后查用。作為一名稱職的秘書必須強化保密意識，明確新時期保密工作的方針和特點，遵守保密紀律、執(zhí)行保密制度、切實做好保密工作。高校的系教學(xué)秘書，其保密工作涉及學(xué)生的成績、學(xué)校的人事管理、學(xué)校一些文件、學(xué)生對教師的意見以及系內(nèi)部的各種會議內(nèi)容的保密等。

2 獨立學(xué)院教學(xué)秘書教務(wù)管理工作的內(nèi)涵

獨立學(xué)院教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊伍的重要組成部分，是教學(xué)管理的直接執(zhí)行者，是教務(wù)管理部門與系（部）之間的橋梁和紐帶。獨立學(xué)院對教學(xué)秘書的工作內(nèi)涵包括教學(xué)秘書的工作性質(zhì)與對教學(xué)秘書在教務(wù)管理工作中提出的教育理論素質(zhì)要求。

2.1 獨立學(xué)院教學(xué)秘書工作性質(zhì)

1）計劃性。教學(xué)秘書的工作雖然很普通，但卻是一個計劃性十足的工作。在日常工作的過程中，會遇到這樣或那樣的問題，這就要求教學(xué)秘書嚴格按照計劃辦事，實事求是，處理問題冷靜而又不缺理智，既要維護各項規(guī)定的要求，又要做到讓領(lǐng)導(dǎo)和教師滿意，讓學(xué)生放心。

2）責(zé)任性。責(zé)任性是做任何事情的前提，教學(xué)秘書也不例外。教學(xué)秘書是一項責(zé)任性要求極高，卻又很容易出現(xiàn)責(zé)任事故的工作。這就要求教學(xué)秘書必須時刻保持清醒與理智，稍有不慎，就可能出現(xiàn)責(zé)任事故，并且影響教務(wù)管理工作的進行和發(fā)展，人才培養(yǎng)的進程。對任何事情的處理都要以負責(zé)任的態(tài)度進行，以保證各項教學(xué)任務(wù)的完成。

3）服務(wù)性。教學(xué)秘書既要服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于教師，又要服務(wù)于學(xué)生。工作過程中，要求教學(xué)秘書要把服務(wù)作為一切工作的前提，樹立自覺服務(wù)的意識，全心全意地為教學(xué)服務(wù)，為人才培養(yǎng)目標的實現(xiàn)服務(wù)，維護各項工作有序高效的進行。

2.2 獨立學(xué)院教學(xué)秘書教務(wù)管理工作素質(zhì)要求

秘書工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是連接學(xué)校教學(xué)主管部門與各系部、教研室、學(xué)生的紐帶，同時對于提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)秩序、促進教學(xué)發(fā)展具有積極作用。獨立學(xué)院教學(xué)秘書是否具有與獨立學(xué)院辦學(xué)特點相適應(yīng)的素質(zhì)要求，自接影響著學(xué)院的教學(xué)管理水管理效率和教學(xué)質(zhì)量。獨立學(xué)院對教學(xué)秘書自身素質(zhì)有以下幾點要求：

1）過硬的政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是政治主題在政治社會化的過程中所獲得的對他的政治心理和政治行為發(fā)生長期穩(wěn)定的內(nèi)在作用的基本品質(zhì)。作為教學(xué)秘書在工作過程中必須要具備正確的政治方向、政治立場、政治觀念以及政治態(tài)度。時刻牢記富強、民主、文明、和諧、自由、平等、公正、法治、愛國、敬業(yè)、誠信、友善這24字社會主義核心價值觀。時刻奉行服務(wù)至上、責(zé)任為先的職業(yè)宗旨，明白對社會對他人的服務(wù)和幫助都將升華自我的人生價值，要有時刻奉獻，甘為人梯的事業(yè)態(tài)度和舍己忘我的敬業(yè)精神。

2）良好的身體素質(zhì)。良好的身體素質(zhì)是展開持續(xù)高質(zhì)量的工作的前提。眾所周知，身體是革命的本錢。教學(xué)秘書作為腦力和體力的雙重勞動工作者。在平時的工作中，要耗費大量的腦力，充足的體力能為工作增彩添色是不置可否的。然而，教學(xué)秘書在辦公室的工作的時間相對較長，更需要長時間的面對電腦，很容易產(chǎn)生各種各樣的職業(yè)病，所以，身為教學(xué)秘書的我們可以利用各種各樣的空閑時間來增強自我身體素質(zhì)，注意保護自我身體健康，為出色的工作打好堅實的身體基礎(chǔ)。

3）過人的心理素質(zhì)。心理素質(zhì)包括人的認知能力和心理適應(yīng)能力，由心理潛能、心理能量、心理品質(zhì)和心理行為幾個方面有機結(jié)合形成。教學(xué)秘書角色的重要性、工作的特殊性、任務(wù)的繁雜性以及工作對象的復(fù)雜性決定了教學(xué)秘書工作會出現(xiàn)溝通失靈甚至在工作中產(chǎn)生各種誤會和委屈。這就要求教學(xué)秘書要不斷提高和改變自己的心理素質(zhì)，一分耕耘、一分收獲。秉承堅定地敬業(yè)精神和奉獻精神必定能夠減少各種出現(xiàn)在工作中的摩擦，同時應(yīng)注意提高自己的表達能力和各種業(yè)務(wù)能力，以軟實力帶動硬實力的提高。良好的心理素質(zhì)能夠帶來一份和諧的工作環(huán)境和開心工作的氛圍，為工作的順暢開展提供基礎(chǔ)。

3 獨立學(xué)院教學(xué)秘書教務(wù)管理工作存在的問題

由于教學(xué)秘書的許多工作有時效性的限制，必須保質(zhì)、保量、按時完成，不能有半點失誤。由于教學(xué)秘書履行的是教學(xué)管理職責(zé)，原則性強，在工作中往往會引起他人的誤解，特別是因為工作太忙而出現(xiàn)失誤時，得不到應(yīng)有的幫助和理解。因此，教學(xué)秘書工作存在工作壓力大、精神高度緊張、思想負擔(dān)重的狀態(tài)。獨立學(xué)院自身的辦學(xué)特點使得教學(xué)秘書的工作出現(xiàn)低效等現(xiàn)象，究其原因主要有以下兩點：

3.1 缺乏完善的管理

獨立學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)缺乏質(zhì)量意識，對教學(xué)管理的認識不夠到位。獨立學(xué)院是依托具有本科以上學(xué)歷教育的普通高等學(xué)校（母體學(xué)校）與國家機構(gòu)以外的社會組織或者個人合作實施本科學(xué)歷教育的民辦高等學(xué)校，缺少普通高校重教學(xué)也重管理的理念，缺少對教學(xué)秘書崗位的重視。

3.2 缺少有效的溝通

獨立學(xué)院的管理制度建設(shè)缺少與母體學(xué)校的交流與溝通。一方面，現(xiàn)實的獨立學(xué)院的制度建立，包括崗位設(shè)置、專業(yè)培訓(xùn)、職稱晉升以及評價考核體系等都是自立門戶，新出爐的制度要經(jīng)歷試行—完善—成熟的漫長過程，如果加強母體學(xué)校與獨立學(xué)院的指導(dǎo)和聯(lián)系，會加速獨立學(xué)院的制度完善，提高教學(xué)管理，保證教務(wù)秘書工作的有效落實。另一方面，獨立學(xué)院的教學(xué)秘書之間缺少工作的交流溝通。在上崗前，教學(xué)秘書缺少對崗位足夠的認識，對自身的職業(yè)發(fā)展沒有準確定位。

3.3 缺乏專業(yè)培訓(xùn)和專業(yè)提升

由于獨立學(xué)院院級教學(xué)管理人員配備較少，對教學(xué)秘書崗位缺乏培養(yǎng)的意識和長期規(guī)劃的理念，使得教學(xué)秘書長期忙于應(yīng)付日常教學(xué)管理事務(wù)，沒有時間更沒有機會參與一些有關(guān)教學(xué)管理科研方面的工作。雖然教學(xué)秘書是教學(xué)管理的一線工作人員，有很多最直接最真實的信息和切身體會，然而，但卻缺少時間和機會進行科研。另一方面，由于學(xué)校對教學(xué)秘書崗位不夠重視，教學(xué)秘書常常不進行專業(yè)的培訓(xùn)就直接上崗，或者在專業(yè)的提升上缺乏培訓(xùn)，使教學(xué)秘書的專業(yè)技能很難有一個理論上的提高，教學(xué)秘書只能在日常的工作實踐中自己摸索總結(jié)，但往往都是比較零散心得體會，缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)和較快的專業(yè)技能提升。

4 獨立學(xué)院提升教學(xué)管理工作效率的途徑

獨立學(xué)院在辦學(xué)過程中，由于資歷尚淺、資源有限，為了通過各項評估、檢查往往把重點放在師資的引進和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上來，又因為日常教學(xué)一直在穩(wěn)步推進，沒有出現(xiàn)教學(xué)管理問題，導(dǎo)致大家對教務(wù)工作熟視無睹，嚴重忽視了教學(xué)管理工作隊伍的建設(shè)。因此，管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“重教學(xué)、輕管理”的錯誤思想，重視基層教學(xué)管理人才的培養(yǎng)；另一方面，教學(xué)秘書應(yīng)甘于寂寞，做好本職工作，保證教學(xué)穩(wěn)定。

4.1 強化服務(wù)意識，堅守道德底線

獨立學(xué)院教學(xué)秘書工作連接著管理部門和教學(xué)部門，服務(wù)于學(xué)校師生，是一份非常嚴肅、細致的工作。這就要求秘書在工作中保持實事求是、堅持原則的工作態(tài)度，強化服務(wù)意識，保持清醒的頭腦，堅守教師底線，保證教育的公平性、嚴肅性。尤其是在一些關(guān)系到師生切身利益的問題上，要敢于堅持原則，謹慎辦事。這樣才能擔(dān)負起育人的責(zé)任，扎實做好教學(xué)管理的各項工作。例如在期末考試結(jié)束后，秘書絕不能參與任課教師上分數(shù)，提前幫著打探分數(shù)、幫學(xué)生跟老師求情，涉及到不及格等問題，這容易引起教師和大多數(shù)學(xué)生的反感和誤會，給自己造成不好的影響，并且也敗壞了學(xué)院的學(xué)風(fēng)。教學(xué)秘書有育人的職能，在學(xué)生面前代表學(xué)校服務(wù)育人，言行中不要降低了自己的身份。

4.2 創(chuàng)新工作方法，提升辦公效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”充斥著現(xiàn)代生活，也影響著教育事業(yè)。作為新時期的教務(wù)秘書，不能墨守成規(guī)，要敢于創(chuàng)新。高校教務(wù)工作的特點是具有例行性和時限性，但這并不意味著教學(xué)工作就是一成不變的、不能創(chuàng)造性地開展工作。教學(xué)秘書工作同其他工作一樣，也有創(chuàng)新問題，無創(chuàng)新就無發(fā)展，無創(chuàng)新思維就無創(chuàng)新工作。充分利用互聯(lián)網(wǎng)帶來的便捷，改善原有的教學(xué)方式，提升工作效率，以更好地為教師和學(xué)生服務(wù)。

4.3 提高自身素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)水平

在繁雜的教務(wù)事務(wù)中，要學(xué)會掌握工作安排的規(guī)律，從多項事務(wù)中抓住主要工作帶動次要工作，從而讓工作的條理性更強，讓學(xué)校教育教學(xué)能夠順利、正常運轉(zhuǎn)起來。教務(wù)人員作為教學(xué)管理和教學(xué)服務(wù)的組織者和直接參與者，對整個教學(xué)工作的影響是十分重大的，所以這就要求教學(xué)秘書不斷提高自身素質(zhì)，加強自身修養(yǎng)，強化專業(yè)技能，努力做好對學(xué)院教師和同學(xué)的服務(wù)工作，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣。只有逐漸形成了這種心態(tài)，各方面的能力才會不斷提高，工作起來也會更加得心應(yīng)手。秘書學(xué)中很重要的一部分就是禮儀，所以對每一位來院咨詢或做客的老師和學(xué)生，都應(yīng)熱情接待，這并不需要刻意去裝出來，而是養(yǎng)成一種基本素質(zhì)，這樣很多工作都容易開展。只要做就盡力去做最好，這也是工作的最大收獲。秘書是一個非常鍛煉人的工作，不僅僅是將上級指派的工作做好就可以了，應(yīng)該時刻本著為教師和廣大學(xué)生服務(wù)的理念去想問題、做事情。與其斤斤計較誰干了多少活，不如抓住鍛煉機會融入其中。

5 結(jié)束語

教學(xué)秘書的工作繁瑣枯燥、千頭萬緒、待遇低又責(zé)任重大，令人身心疲憊，加之獨立學(xué)院實際上屬于企業(yè)性質(zhì)，工作不穩(wěn)定，很容易對工作產(chǎn)生厭惡感和對前途渺茫的失落感，因而這個崗位一直流動性很大，教學(xué)管理也一直處于低水平重復(fù)狀態(tài)，經(jīng)常換人肯定不是解決問題的辦法，很多珍貴的一手歷史檔案、教學(xué)資料都難以保存，對于院系的發(fā)展建設(shè)也極為不利，學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門都應(yīng)給予重視，正確認識教學(xué)秘書工作的性質(zhì)、地位和作用，把職業(yè)性傷害降至最低，研究解決教學(xué)秘書的職業(yè)困境對于提高教學(xué)管理水平，保證良好教學(xué)環(huán)境和教學(xué)秩序，提高服務(wù)質(zhì)量有重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻

[1]黃寶玲.淺談高等院校教學(xué)秘書的素質(zhì)及教學(xué)管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009（7）.

[2]張宏巍.關(guān)于如何做好高校教學(xué)秘書工作的實踐與啟迪[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報，2011（10）.

[3]劉德成.淺談高校教學(xué)秘書和諧教學(xué)管理理念的構(gòu)建[J].長春師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2010（4）.

[4]王彩云.淺談如何做好系教學(xué)秘書工作田.科技信息（科學(xué)教研），2007（19）.

[5]張越.高校教學(xué)秘書工作的主體性缺位與成因分析[J].長春理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2009（09）.

作者簡介

袁德棟（1981-），男，漢族，河南信陽人，研究生，碩士學(xué)位，講師，南寧師范大學(xué)師園學(xué)院，思政部主任兼外語與經(jīng)管系黨總支書記，研究方向：大學(xué)生思想政治教育、黨建和文化哲學(xué)。

吳曉麗（1983-），女，漢族，廣西玉林人，大學(xué)本科，文學(xué)學(xué)士學(xué)位，助理研究員（中級），南寧師范大學(xué)師園學(xué)院，研究方向：外國語言學(xué)。