淺談知識(shí)管理視野下軍工企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理

萬(wàn)靈藝

摘 要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來(lái)越迅速，知識(shí)資源對(duì)于提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，企業(yè)也逐步開始重視知識(shí)組織內(nèi)部知識(shí)資源的管理。本文截取企業(yè)管理中軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理這一方面，試運(yùn)用知識(shí)管理的相關(guān)概念和方法，從知識(shí)資源的鑒別與創(chuàng)造、獲取與存儲(chǔ)、共享與應(yīng)用等方面探索軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的新途徑與新方法。旨在為軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案的知識(shí)管理提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：軍工企業(yè)；固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案；知識(shí)管理

當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，知識(shí)資源相比其他物質(zhì)資源在推動(dòng)生產(chǎn)力方面發(fā)揮著更大的作用，知識(shí)資源的高效管理更是提高企業(yè)創(chuàng)新能力增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有力武器。如何對(duì)知資源進(jìn)行高效的管理也是企業(yè)值得深入探討的課題。我們?cè)囍厝≤姽て髽I(yè)管理中固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理這一小小的點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際，運(yùn)用知識(shí)管理的相關(guān)概念和理論，即對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理，探討項(xiàng)目檔案知識(shí)管理流程和方法，以全新的視角來(lái)剖析固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理。

軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工以及工藝設(shè)備儀器申購(gòu)、研制、安裝、調(diào)試和維護(hù)使用等過(guò)程中形成的各種形式、各種類別、各種載體的檔案。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案真實(shí)反映了項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，準(zhǔn)確揭示了項(xiàng)目竣工的最終狀態(tài)，為項(xiàng)目的追溯和后評(píng)價(jià)提供了原始材料和依據(jù)。項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和水平直接影響了項(xiàng)目管理的質(zhì)量和水平。軍工企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理有著自身的特點(diǎn)。一是，項(xiàng)目檔案管理有著清晰的流程和嚴(yán)格的考核制度。項(xiàng)目檔案管理是軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目管理中的重要環(huán)節(jié)，有其固有的管理流程和嚴(yán)格的節(jié)點(diǎn)考核制度；二是，項(xiàng)目檔案具有一定的涉密性，部分軍工項(xiàng)目檔案屬于涉密項(xiàng)目，對(duì)于檔案管理的要求較高；三是，項(xiàng)目檔案管理水平的高低在一定程度上取決于項(xiàng)目檔案管理人員水平的高低。針對(duì)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理這些特點(diǎn)，傳統(tǒng)的項(xiàng)目檔案管理方法對(duì)于管理質(zhì)量和管理效果的提升已經(jīng)到達(dá)了瓶頸階段，而引入知識(shí)管理的概念和方法，在一定程度上可以開辟項(xiàng)目檔案管理的新方向。

軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理在橫向上包括項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔，項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，項(xiàng)目檔案的保管與利用；在縱向上又涉及基本建設(shè)類型檔案的管理和設(shè)備儀器類型檔案的管理；檔案信息化等內(nèi)容。在引入知識(shí)管理的概念后，針對(duì)項(xiàng)目檔案的管理活動(dòng)不再是固定的橫向或縱向的模式，而是把整個(gè)管理活動(dòng)整合成一個(gè)立體的知識(shí)資源庫(kù)，在這個(gè)知識(shí)庫(kù)里分布著各種形態(tài)的知識(shí)資源，有的被編輯成為項(xiàng)目檔案相關(guān)規(guī)章制度，有的散落在相關(guān)系統(tǒng)中，有的只儲(chǔ)存于個(gè)別檔案人員的頭腦中。這些知識(shí)資源雜亂無(wú)章、不成體系，無(wú)法進(jìn)行有效地利用。這就需要我們對(duì)這些知識(shí)資源進(jìn)行合理的整合，通過(guò)知識(shí)管理的活動(dòng)最大限度地發(fā)揮知識(shí)資源的作用，從而達(dá)到提高項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和水平的目的。

針對(duì)軍工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，結(jié)合知識(shí)管理的相關(guān)理論，項(xiàng)目檔案知識(shí)管理活動(dòng)可以概括為三個(gè)部分：知識(shí)資源的鑒別與創(chuàng)造；知識(shí)資源的獲取與存儲(chǔ)；知識(shí)資源的共享與應(yīng)用。

1 知識(shí)資源的鑒別與創(chuàng)造

首先，明確整個(gè)項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中包含哪些知識(shí)資源，這些知識(shí)資源是存在何處，處于何種狀態(tài)。弄清楚了這些問(wèn)題，一張清晰明了的項(xiàng)目檔案管理知識(shí)地圖就清晰可見(jiàn)了。利用知識(shí)地圖，我們可以通過(guò)一系列活動(dòng)增強(qiáng)鞏固已有的知識(shí)并探索新的知識(shí)。

按照知識(shí)資源的表現(xiàn)形式，知識(shí)可以分為顯性知識(shí)（以文字、符號(hào)、圖形等方式表達(dá)的知識(shí)）和隱性知識(shí)（未以文字、符號(hào)、圖形等方式表達(dá)的知識(shí)，存在于人的大腦中）。本單位項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)包含的顯性知識(shí)主要有：1）各類相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度，如《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》、《固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案工作管理辦法》等。此類知識(shí)資源雖說(shuō)已經(jīng)被轉(zhuǎn)化成文字記錄下來(lái)，實(shí)際上卻是分散在各處，有的編于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，有的屬于上級(jí)公文，有的收錄在本單位規(guī)章制度內(nèi)。2）歷年歷次項(xiàng)目檔案驗(yàn)收形成的有價(jià)值的文件，如《檔案工作情況報(bào)告》、《項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》、《檔案驗(yàn)收意見(jiàn)反饋單》等。這些知識(shí)資源也是分散在各個(gè)項(xiàng)目的檔案中或是檔案工作人員個(gè)人保管的文件中，未進(jìn)行有效的分類整理。3）與項(xiàng)目檔案管理有關(guān)的培訓(xùn)教材、讀書筆記等。這類知識(shí)資源涉及的主題內(nèi)容多有重復(fù)之處，且時(shí)效有限。4）本單位檔案管理系統(tǒng)及國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案目錄綜合管理系統(tǒng)等各類系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)只是依附系統(tǒng)獨(dú)立存在，沒(méi)有深入挖掘數(shù)據(jù)背后潛藏的知識(shí)資源。

項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)涉及的隱性知識(shí)主要來(lái)自于從事項(xiàng)目檔案管理檔案人員長(zhǎng)期工作總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)、技巧和方法。這些知識(shí)資源在實(shí)際工作中發(fā)揮著重要的作用，卻難以被分享和利用。

2 知識(shí)資源的獲取與存儲(chǔ)

根據(jù)知識(shí)地圖，我們需要總結(jié)和抽取有價(jià)值的知識(shí)資源，經(jīng)過(guò)選擇、過(guò)濾、加工、提煉以后為下一步的分享和利用打好基礎(chǔ)。

針對(duì)上文總結(jié)出與項(xiàng)目檔案管理相關(guān)的顯性知識(shí)資源，部分通過(guò)編研的方式，重新對(duì)這些分散的知識(shí)進(jìn)行篩選、過(guò)濾、分類、整合，形成全方位的，體系化的更便于分享和利用的項(xiàng)目檔案知識(shí)模塊。例如將所有涉及項(xiàng)目檔案的相關(guān)文件匯集到一起，編制目錄、分門別類、建立索引，方便查找參考；歷年歷次的檔案驗(yàn)收文件按年度、按項(xiàng)目進(jìn)行整理匯總，重點(diǎn)將歷次的《驗(yàn)收意見(jiàn)反饋單》進(jìn)行整合，按類別按問(wèn)題性質(zhì)將問(wèn)題分類，形成單位項(xiàng)目檔案驗(yàn)收問(wèn)題庫(kù)，總結(jié)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中出現(xiàn)的問(wèn)題，指導(dǎo)和警示今后的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作；收集、匯總、整理歷年歷次項(xiàng)目檔案培訓(xùn)教材，按照時(shí)間、主題、講授人進(jìn)行分類，整合相同相近內(nèi)容，提煉精華內(nèi)容，形成項(xiàng)目檔案培訓(xùn)教材合集。延長(zhǎng)項(xiàng)目檔案培訓(xùn)的時(shí)效，供相關(guān)人員長(zhǎng)久地學(xué)習(xí)借鑒。

根據(jù)本單位實(shí)際情況，存儲(chǔ)于各個(gè)系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)分為兩種類型：一種是項(xiàng)目檔案目錄信息，一種是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收相關(guān)信息。對(duì)于檔案目錄信息知識(shí)資源的獲取，多數(shù)情況是有目的性地運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘的方法對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。例如統(tǒng)計(jì)分析出設(shè)備儀器的年檢狀況、與某個(gè)特定廠家簽訂的合同數(shù)量及情況等。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收相關(guān)信息則有一些獲取的重點(diǎn)。利用對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家信息的搜集和分析，可以建立本單位項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家?guī)?。結(jié)合上文部分編研成果項(xiàng)目檔案驗(yàn)收問(wèn)題庫(kù)及項(xiàng)目檔案培訓(xùn)教材合集，細(xì)化出項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家擅長(zhǎng)的項(xiàng)目檔案類型及關(guān)注的重點(diǎn)，形成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家黃頁(yè)。在需要邀請(qǐng)外部專家時(shí)能更具有針對(duì)性，充分利用諸如此類的外部知識(shí)資源。以上的編研的成果或是分析結(jié)果可以以紙質(zhì)的方式保存也可以存儲(chǔ)在相關(guān)系統(tǒng)中，便于有需求的人員隨時(shí)查閱。

怎樣把儲(chǔ)存在人腦中看不見(jiàn)摸不著的隱性知識(shí)資源外化為有形有質(zhì)的可分享可利用的知識(shí)資源，根據(jù)實(shí)際情況，筆者總結(jié)了幾種方法以供參考。一是，邀請(qǐng)項(xiàng)目檔案工作豐富經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行交流授課，將他們的經(jīng)驗(yàn)經(jīng)歷以課件或教材的形式固化下來(lái)。二是定期舉行有關(guān)項(xiàng)目檔案特定專題的研討會(huì)或者頭腦風(fēng)暴，一次探討一個(gè)專題或解決一個(gè)問(wèn)題，形成會(huì)議筆記或紀(jì)要。三是實(shí)行導(dǎo)師制和教練制，將有項(xiàng)目檔案工作經(jīng)驗(yàn)的員工與新員工進(jìn)行配對(duì)，進(jìn)行隱性知識(shí)的教授與傳遞。這幾種方法也只能挖掘部分隱性知識(shí)資源，對(duì)于隱性知識(shí)資源的開發(fā)還有待進(jìn)一步研究。

3 知識(shí)資源的共享和應(yīng)用

獲取和存儲(chǔ)知識(shí)資源的最終目的是為了使知識(shí)資源得到更大范圍的共享和更深層次的應(yīng)用。

被發(fā)現(xiàn)、獲取并存儲(chǔ)下來(lái)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案知識(shí)資源不僅僅是供檔案人員參考學(xué)習(xí)，更重要的是要擴(kuò)大知識(shí)資源的共享交流范圍，項(xiàng)目管理者、項(xiàng)目建設(shè)者、項(xiàng)目參與者、任何有此方面知識(shí)需求的人都可以共享并豐富這些知識(shí)。這就需要知識(shí)資源最后呈現(xiàn)出來(lái)的成果的易用性高，存儲(chǔ)知識(shí)平臺(tái)的應(yīng)用范圍廣。

知識(shí)資源在獲取和儲(chǔ)存下來(lái)后必定是以一定的形式呈現(xiàn)出來(lái)。這些成果的獲取的難易程度，使用的便捷程度都直接影響著知識(shí)資源的共享和利用。不以共享和利用為目的的項(xiàng)目檔案知識(shí)資源的獲取和儲(chǔ)存，那么存儲(chǔ)下來(lái)的知識(shí)資源只是在閉門造車，無(wú)法發(fā)揮知識(shí)資源應(yīng)有的作用。知識(shí)資源的共享和應(yīng)用是要讓知識(shí)資源流動(dòng)起來(lái)，任何有知識(shí)資源的人和有知識(shí)資源需求的人都能夠無(wú)障礙地對(duì)現(xiàn)有的知識(shí)資源進(jìn)行增添補(bǔ)充，也能夠快速便捷地獲得自己需要的知識(shí)資源。具體針對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案知識(shí)資源的共享和應(yīng)用，一個(gè)面向所有相關(guān)管理人員的系統(tǒng)平臺(tái)可以提供項(xiàng)目檔案管理相關(guān)的各類知識(shí)資源，方便有知識(shí)需求的人隨時(shí)隨地地獲取自己想要的知識(shí)資源。同時(shí)，允許相關(guān)管理人員在平臺(tái)上自由地交流，不斷更新補(bǔ)充已有的知識(shí)資源，擴(kuò)充項(xiàng)目檔案知識(shí)資源體系。

對(duì)知識(shí)資源的利用也不僅僅局限在了解的層面，更要運(yùn)用知識(shí)來(lái)指導(dǎo)工作實(shí)踐，在工作實(shí)踐中又不斷地豐富知識(shí)，更新知識(shí)。相對(duì)于被動(dòng)地學(xué)習(xí)知識(shí)、獲取知識(shí)，更重要的是在整個(gè)組織形成一種善于獲取、樂(lè)于分享的知識(shí)文化和知識(shí)氛圍。人人有知識(shí)資源意識(shí)，愿意并樂(lè)意分享知識(shí)，交流知識(shí)。首次，對(duì)于組織內(nèi)部知識(shí)文化的建設(shè)必須自上而下開展，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于知識(shí)文件建設(shè)的重視是至關(guān)重要的，只有領(lǐng)導(dǎo)層面重視知識(shí)資源，一切有關(guān)知識(shí)資源的工作才能順利實(shí)施。其次必須建立行之有效的促進(jìn)知識(shí)資源分享與利用的獎(jiǎng)懲措施，依靠合理的激勵(lì)和懲罰措施，才能調(diào)動(dòng)起組織內(nèi)員工對(duì)于知識(shí)資源分享與利用的積極性，主動(dòng)地去分享知識(shí)和利用知識(shí)。再次必須形成完善的知識(shí)資源分享與利用的規(guī)章制度，把知識(shí)資源的分享和利用列入組織內(nèi)部規(guī)章制度的層面，知識(shí)資源的分享和利用才能落到實(shí)處，成為人人遵守、人人執(zhí)行的常規(guī)動(dòng)作。在組織內(nèi)建立與形成良好的知識(shí)文化和知識(shí)氛圍，不僅僅有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理，對(duì)于整個(gè)組織的管理更是有極大的助力。

在知識(shí)管理這個(gè)新的視野下，拓寬了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的新渠道和新方向，將項(xiàng)目檔案管理中的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能通過(guò)一系列方式固化成為可共享可應(yīng)用的知識(shí)形態(tài)。在進(jìn)行具體管理事務(wù)時(shí)，根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)用不同的知識(shí)資源，提高工作效率，促進(jìn)員工的創(chuàng)新能力和知識(shí)儲(chǔ)備，提升單位整體項(xiàng)目檔案管理水平。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的知識(shí)管理雖然知識(shí)截取組織內(nèi)部管理一個(gè)微小的點(diǎn)，但是在進(jìn)行相關(guān)知識(shí)資源管理的同時(shí)對(duì)于整個(gè)組織內(nèi)部知識(shí)文化與知識(shí)氛圍的形成也起到了一定的積極意義，有助于將知識(shí)管理的理念貫徹到整個(gè)組織的管理中去。

參考文獻(xiàn)

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