淺談新形勢下如何做好文書檔案管理工作

王冬瑩

摘 要：在各企業(yè)的發(fā)展中，文書檔案具有重要的地位。文書檔案主要是對(duì)一些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、整理、存檔，能夠?yàn)槠髽I(yè)日后的發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)，對(duì)文書檔案工作加強(qiáng)管理，是各企業(yè)主要的發(fā)展目標(biāo)。在新形勢下，各企業(yè)需要對(duì)文書檔案管理工作具有高度的重視，對(duì)其加強(qiáng)管理，如何做好文書檔案管理工作嗎，已經(jīng)成為了目前首要的解決問題。在工作中能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)存在的不足之處，能夠?qū)Σ蛔銌栴}進(jìn)行詳細(xì)的研究，采取科學(xué)合理的解決措施，確保文書檔案管理發(fā)揮出自身的作用與價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新形勢；加強(qiáng)；文書檔案管理；問題；措施

在企業(yè)的檔案管理體系中，文書檔案是重要的組成部分，文書檔案主要是對(duì)企業(yè)的歷史發(fā)展進(jìn)行了詳細(xì)的記載，能夠通過記載的相關(guān)內(nèi)容，為企業(yè)的未來發(fā)展提供有利的依據(jù)。在新形式下，文書檔案管理受到了信息化的沖擊，使文書檔案管理受到了嚴(yán)重的影響，文書檔案整體的管理模式處于落后。對(duì)此，要根據(jù)具體的情況都對(duì)文書檔案加強(qiáng)管理，針對(duì)存在的問題進(jìn)行詳細(xì)發(fā)的研究，具有針對(duì)性的采取解決措施，能夠使文書檔案管理不斷的創(chuàng)新。

1 目前文書檔案管理存在的問題

1.1 缺乏規(guī)范性的管理

目前，在大多數(shù)企業(yè)的發(fā)展中，都存在著一個(gè)普遍的問題，就是對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，不能對(duì)其進(jìn)行規(guī)范性的管理，使文書檔案管理呈現(xiàn)出雜亂無序的現(xiàn)象[1]。大多數(shù)的企業(yè)，未能文書檔案構(gòu)建規(guī)范性的管理制度，在對(duì)文書檔案進(jìn)行設(shè)置存儲(chǔ)上，都沒有明確的編號(hào)要求，不僅在查找的過程中比較麻煩，而且，無法確保文書檔案管理的整體性，就算文書檔案出現(xiàn)了部分丟失，也不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)。還有一些企業(yè)，會(huì)在文書檔案內(nèi)隨意的添加目錄與卷宗，最后會(huì)出現(xiàn)標(biāo)題與卷宗內(nèi)容不符的現(xiàn)象。主要的原因就是，企業(yè)在發(fā)展中，對(duì)文書檔案管理工作不高度，未能針對(duì)文書檔案進(jìn)行規(guī)范性的管理，沒有具體的管理制度，沒有配備專業(yè)的人員。此外，大多數(shù)的企業(yè)未能對(duì)文書檔案管理進(jìn)行監(jiān)督與管理，使文書檔案管理工作始終都處于散漫的形式。

1.2 檢索效率低

目前，在企業(yè)的發(fā)展中，對(duì)文書檔案采用的檢索方式主要有兩種，一種是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案的檢索，另一種是采用手工對(duì)文書檔案進(jìn)行檢索。從總體的效果上來看，大多數(shù)的企業(yè)在實(shí)際的工作中，還是習(xí)慣性的采用中手工檢索的方式。而在企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展中，還是提倡著手工檢索，相關(guān)的工作人員也習(xí)慣了檢索方式[2]。但是，在新形式下，文書檔案所涉及到的內(nèi)容越來越多，增加了工作量，如果還采用手工檢索方式，就無法對(duì)整體的工作效率進(jìn)行提升，也無法確保手工檢索的準(zhǔn)確率。

1.3 相關(guān)人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)不足

在新形式下，我國的科技信息技術(shù)正在飛速發(fā)展，各企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作有了更高的要求，首先就是對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)進(jìn)行全面的提升[3]。但是，從目前的發(fā)展形式來看，大多數(shù)企業(yè)的相關(guān)管理人員的文化程度不高，在對(duì)文書檔案工作進(jìn)行管理時(shí)，總是無法滿足發(fā)展的需求，再加上相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，使文書檔案管理工作無法發(fā)揮出自身的作用，相關(guān)人員不能對(duì)電腦進(jìn)行熟練地操作，在日常的工作中加大了工作的難度與壓力。與此同時(shí)，企業(yè)具備的專業(yè)人才少之又少，無法對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的研發(fā)，最終使企業(yè)的文書檔案管理工作的整體管理水平與工作質(zhì)量都處于落后。

2 新形勢下對(duì)文書檔案管理工作的創(chuàng)新措施

2.1 加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)

在企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展中，需要對(duì)文書檔案相關(guān)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，要求能夠在各崗位中進(jìn)行細(xì)節(jié)的管理。在新形勢的發(fā)展中，要求文書大那還的相關(guān)管理人員，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行信息化的管理，對(duì)以往的管理模式與理念進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，能夠用現(xiàn)代化的思想對(duì)其進(jìn)行開放式的管理，使企業(yè)的文書檔案管理工作提高的效率[4]。除此之外，在文書檔案管理工作中，能夠?qū)γ宽?xiàng)工作環(huán)境加強(qiáng)管理，確保整體的工作質(zhì)量，對(duì)文書檔案管理加強(qiáng)監(jiān)督與管理，所有的人員都能按照各項(xiàng)管理制度進(jìn)行執(zhí)行與操作，針對(duì)一些機(jī)密性的文書檔案，更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚?，避免機(jī)密文書檔案出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，確保了文書檔案的完整性。

2.2 構(gòu)建完善的管理制度

在文書檔案管理工作中，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況，對(duì)文書檔案管理構(gòu)建完善的管理制度，主要是能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，把文書檔案管理工作進(jìn)行全面的貫徹落實(shí)。企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)文書檔案的規(guī)范管理給予大力的支持，在具體的實(shí)施發(fā)展中，對(duì)管理制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新。根據(jù)時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的需求，對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展進(jìn)行綜合性的考慮，把文書檔案管理具有的重要性充分的發(fā)揮[5]。在具體的管理工作中，要加強(qiáng)監(jiān)督與管理，確保每項(xiàng)工作環(huán)節(jié)與每個(gè)部門，在具體的操作中都能夠嚴(yán)格的按照管理制執(zhí)行操作，把具體的工作內(nèi)容與職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，全面的落實(shí)到每個(gè)人的身上，讓所有的人員在工作中都能保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，使文書檔案管理工作更加的具有高效性。此外，能夠針對(duì)具體的工作，對(duì)文書檔案管理構(gòu)建監(jiān)督管理體系，要求所有的領(lǐng)導(dǎo)人員能夠在日常工作中，進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與管理，體現(xiàn)出自身的職責(zé)，促進(jìn)文書檔案管理工作的持久發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)信息技術(shù)創(chuàng)新

在現(xiàn)代化的發(fā)展中，要求企業(yè)能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作加強(qiáng)信息技術(shù)的創(chuàng)新，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行智能化的管理。企業(yè)在實(shí)際的管理過程中，要合理的運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)文書檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)文書檔案進(jìn)行高效的檢索、廣泛的收集、系統(tǒng)化的整理，子啊企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展中，構(gòu)建統(tǒng)一的管理平臺(tái)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，為所有的部門提供了網(wǎng)絡(luò)信息交流的平臺(tái)，能夠在平臺(tái)內(nèi)對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行共享與使用，促進(jìn)了各部門之間的合作發(fā)展對(duì)企業(yè)文書檔案的管理質(zhì)量進(jìn)行提升[6]。首先，構(gòu)建互動(dòng)管理機(jī)制，讓企業(yè)的所有部門能夠在文書檔案管理工作上進(jìn)行交流與互動(dòng)，及時(shí)的對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)；其次，在企業(yè)的發(fā)展中，能夠?qū)ο嚓P(guān)工作人員加強(qiáng)管理，要求所有的人員都要遵守相關(guān)規(guī)定，按照具體的要求，加大文書檔案管理的宣傳力度，能夠?qū)ξ臅鴻n案管理具有高度的重視；最后，在日常的工作中引導(dǎo)人員進(jìn)行積極的參與，促進(jìn)文書檔案管理工作未來的發(fā)展，為企業(yè)的持久發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，在新形勢下，對(duì)企業(yè)的文書檔案加強(qiáng)管理，主要是制定明確的管理制度，能夠根據(jù)具體的問題采取科學(xué)的解決措施，讓全體人員都能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行統(tǒng)一性的操作，使其進(jìn)行了規(guī)范性的管理。與此同時(shí)，還要利用信息技術(shù)，對(duì)文書檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，能夠?qū)?xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的處理，強(qiáng)化其創(chuàng)新建設(shè)的意識(shí)，確保文書檔案管理工作能夠在企業(yè)的發(fā)展中提供重要的價(jià)值，促進(jìn)文書檔案管理水平與質(zhì)量的提高。

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