信息化背景下檔案管理工作的發(fā)展趨勢

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)應(yīng)用技術(shù)的逐步成熟，數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到了社會各個行業(yè)中，成為了未來社會重要的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)階段，我國多個生活領(lǐng)域的事業(yè)已經(jīng)實(shí)施了信息化管理模式，例如，醫(yī)療、教育、住房及社區(qū)服務(wù)等，同時社會民眾對于數(shù)字化信息技術(shù)也有了更全面的了解與掌握。我國檔案管理工作也在嘗試著將信息化技術(shù)逐步引入到檔案管理工作中，提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展?；诖耍疚木蛯π畔⒒尘跋聶n案管理工作的發(fā)展趨勢進(jìn)行分析探討。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理工作；發(fā)展趨勢

檔案管理工作在我國社會體系中一直擔(dān)負(fù)著重要的責(zé)任與作用，是我國管理體系中重要的組成部分。因此，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，提升檔案管理工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量是我國檔案管理重要的發(fā)展目標(biāo)，所以，及時的將信息化技術(shù)融入到檔案管理工作中，加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)的管理服務(wù)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展成為了目前重要的發(fā)展方向與趨勢。

1 完善網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)頁建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上服務(wù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技在檔案管理部門中的普及與應(yīng)用，單位內(nèi)部創(chuàng)建內(nèi)部局域網(wǎng)來滿足現(xiàn)代化辦公需求，同時檔案管理部門結(jié)合企事業(yè)單位的網(wǎng)站建立了屬于檔案管理部門的網(wǎng)站網(wǎng)頁，實(shí)時共享檔案數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)站上隨時隨地檢索，為使用者提供了便捷服務(wù)。檔案部門利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了與社會、企事業(yè)單位之間數(shù)據(jù)交流共享的重要橋梁。因此，檔案管理工作者要對于網(wǎng)站網(wǎng)頁建設(shè)完善有足夠的認(rèn)識，不斷加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫信息資源庫的建設(shè)與更新，特別是針對電子信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)施管理與應(yīng)用，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的數(shù)字化，自動化、法制化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時全面的服務(wù)，有效提升檔案管理工作效率。例如，檔案管理部門針對用戶查閱資料難，下載數(shù)據(jù)難的問題就可以優(yōu)化網(wǎng)站搜索引擎，方面使用者更容易找到所需數(shù)據(jù)資料；此外，檔案管理部門要加強(qiáng)與宣傳部門的合作，將檔案管理工作的宣傳資料數(shù)字化后存儲于云盤，實(shí)時共享，以便于宣傳與使用。

2 構(gòu)建完善的“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”

檔案管理工作是企事業(yè)單位重要的核心部門，是企事業(yè)單位重要信息資源庫。因此，檔案管理部門要加強(qiáng)與企事業(yè)單位的合作，構(gòu)建完善的電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，同時設(shè)置不同的區(qū)域劃分供各單位歸檔電子檔案數(shù)據(jù)，并要加強(qiáng)檔案管理的安全性，設(shè)置電子密碼鎖，提升數(shù)據(jù)信息安全性的同時還可以實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)信息在單位之間的實(shí)時共享，提升了檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一管理。

3 電子檔案數(shù)據(jù)信息自動上傳收集

電子檔案數(shù)據(jù)信息與傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)在收集與傳遞方面有本質(zhì)的區(qū)別，電子檔案數(shù)據(jù)信息是通過電腦錄入形成文件的形式，然后通過網(wǎng)絡(luò)上傳與下載完成了信息收集與傳遞。但是，目前單機(jī)電腦上收集的電子數(shù)據(jù)信息收集工作存在著較大的問題。因此，檔案管理工作部門要及時創(chuàng)新管理工作模式，通過在網(wǎng)頁上設(shè)置自動上傳功能，在完成數(shù)據(jù)收集后，第一時間上傳至數(shù)據(jù)庫，形成有效的數(shù)據(jù)信息，方便信息的收集與保存。

4 開展網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)

我國傳統(tǒng)檔案管理中檔案的利用與傳遞都是需要到當(dāng)?shù)貦n案室，通過閱覽、記錄或者是復(fù)印的形成完成查閱與利用，而且在利用原檔案文件時存在手續(xù)繁雜的情況，嚴(yán)重影響檔案使用效率。因此，在信息化背景下，檔案管理服務(wù)應(yīng)隨時代發(fā)展而進(jìn)行改變。社會各個行業(yè)都實(shí)現(xiàn)了信息化覆蓋，有效的提升了人們的工作效率，所以，檔案管理工作必須進(jìn)行信息化管理，提升管理工作效率，促使人們隨時隨地能獲取到所需信息檔案。因此，傳統(tǒng)的檔案使用方式應(yīng)逐步被現(xiàn)代化信息管理方式取代，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)效率與質(zhì)量的提高。

5 檔案管理工作制度創(chuàng)新

檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的過程中，如何才能在經(jīng)過不同階段，不同市場需求有效的實(shí)現(xiàn)價值最大化；又如何能夠保證檔案信息使用的規(guī)范性、檔案信息的安全性，從而發(fā)揮其管理的最佳效果，這些都需要檔案管理工作中科學(xué)完善的管理制定進(jìn)行有效的管理與約束。因此，由傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理過渡中，檔案管理工作要結(jié)合時代發(fā)展與檔案管理實(shí)際情況，科學(xué)創(chuàng)新檔案管理制度，從而確保信息管理系統(tǒng)的規(guī)范性與安全性。所以，信息化背景下檔案管理工作要結(jié)合法律法規(guī)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)規(guī)范，完善檔案信息管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案信息管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

6 信息化背景下檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新

信息化發(fā)展的背景下，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思路，樹立信息化檔案服務(wù)理念，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。信息化時代，檔案服務(wù)要有被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，要對檔案信息數(shù)據(jù)的來源、共享都要保持敏感的心理，結(jié)合當(dāng)今社會客戶潛在的檔案信息數(shù)據(jù)需求，要合理分化檔案區(qū)域，進(jìn)行有層級的管理與服務(wù)，同時要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶⒓堎|(zhì)檔案信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)文件形式上傳至信息數(shù)據(jù)庫，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性，為用戶提供良好的服務(wù)。因此，在面向大眾信息服務(wù)方式創(chuàng)新可以從以下幾個方面進(jìn)行：首先，要認(rèn)真考察用戶對于檔案信息的需求，為用戶提供完善的檔案信息利用平臺。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)完善的信息搜索應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行分區(qū)域劃分。但是，當(dāng)前信息化時代，用戶希望用最短的時間獲取最大價值的檔案信息，因此，要簡化繁雜的程序，優(yōu)化電子信息文件，使用戶能在有限的時間中獲取到最有價值的信息；其次，以對企事業(yè)單位及用戶的深度調(diào)查結(jié)果為基礎(chǔ)依據(jù)，科學(xué)建立檔案數(shù)據(jù)專題，加大對數(shù)據(jù)的收集、篩選以及加工的工作力度，利用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)，將整理完成后的檔案數(shù)據(jù)上傳至云端數(shù)據(jù)庫，為企事業(yè)單位與用戶提供完善的檔案管理服務(wù)；最后，信息化背景下檔案管理工作要打破傳統(tǒng)檔案管理工作中時間、空間的限制，加強(qiáng)檔案信息化管理，為遠(yuǎn)程客戶端提供完善有效的檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)，提高信息化檔案服務(wù)質(zhì)量與效率。

總之，信息化時代不僅提升了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，還改變了人們的生活與工作方式，為人們帶來了許多的便捷。因此，在信息化背景下，檔案管理工作要緊抓信息化時代帶來的機(jī)遇，積極探索與創(chuàng)新管理模式，提升管理工作效率與質(zhì)量，打破傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，緊跟時代發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價值最大化，同時實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

李偉旭（1981-），女，漢族，河北省秦皇島市人，本科，副研究館員，主要從事檔案學(xué)研究。