文書檔案管理工作優(yōu)化淺析

楊昆

摘 要：檔案匯聚著龐大數(shù)量的信息，也是歷史上最真切的記錄。文書檔案管理工作屬于管理整體檔案中不可忽略的重要部分。基于新形勢發(fā)展背景下，只有強(qiáng)化完善地質(zhì)文書檔案管理工作機(jī)制，提高管理者的工作素養(yǎng)，強(qiáng)化改善傳統(tǒng)文書檔案管理模式為現(xiàn)代化管理模式，優(yōu)化地質(zhì)文書檔案管理的信息化，才能使管理水平的有效提高，這也是地質(zhì)文書檔案管理者必須積極思考與分析的重點課題。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；優(yōu)化措施

文書檔案具體是指事業(yè)單位、企業(yè)、機(jī)關(guān)部門、社會團(tuán)體在組成行政活動時，價值性高、急于穩(wěn)妥管理的文件資料。文書檔案的管理水平作為權(quán)衡某單位具備怎樣的管理檔案水平，如果在實際的文書檔案管理過程中發(fā)生紕漏，定會嚴(yán)重的影響某單位檔案資料的質(zhì)量以及檔案的完整性，所以各個檔位必須對本單位的檔案管理工作強(qiáng)化重視。

1 文書檔案管理問題分析

1.1 檔案歸檔不全面

近些年來，隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸進(jìn)步與提升，辦公室的自動化程度也獲得進(jìn)一步提高。很多科技產(chǎn)品掃描儀、復(fù)印機(jī)、電腦等普及，使文書檔案的處理與收集效率獲得有效地提升。同時采用現(xiàn)代化的辦公室設(shè)施產(chǎn)生的文資料與傳統(tǒng)立卷模式形成的檔案定會具有一定的矛盾。文書檔案歸檔中仍存在著兩方面問題：一方面文檔僅存于單位的光盤與電腦當(dāng)中，無將文字資料打印后進(jìn)行保存，所以，很難實現(xiàn)永久保存的目標(biāo)；另一方面，個別單位僅將文檔以文字的方式保存，并未儲存于光盤，這對保管機(jī)密文書是非常不利的。

1.2 文書與檔案管理工作存在脫節(jié)現(xiàn)象

作為檔案管理的基礎(chǔ)就是文書工作，檔案管理也是文書的延伸，二者的關(guān)系密不可分。但在實際的檔案管理中，通常文書和檔案處于分割管理的狀態(tài)?；谀撤N意義上來看，這就造成檔案管理與文書工作間距較大的局勢。由于文書工作者缺乏檔案管理意識，而管理檔案的人員也很少牽涉文書的相關(guān)工作，使二者在連接中極易出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。部分單位目前的公文處理方法與格式仍處于不規(guī)范狀態(tài)，例如，文件缺乏統(tǒng)一的用紙格式、并未合理使用文種、編號缺乏明確性等。部分單位形成文書的部門很多，但部門內(nèi)部的工作者無法對歸檔的價值加以認(rèn)知，不愿將文書檔案整理好后歸檔由專一部門管理，這也是造成文書檔案不完善的主要因素。

1.3 檔案管理者素質(zhì)有待提高

管理文書檔案的主體就是工作人員。檔案管理者的工作素質(zhì)決定著文書檔案的整體質(zhì)量。部分單位的文書檔案管理者并未受過專業(yè)的培訓(xùn)與檔案學(xué)習(xí)，并未全面了解檔案分類以及立卷工作。雖然，部分檔案管理擁有上崗的資格，但因很少參與檔案的教育培訓(xùn)活動，以此自身的知識結(jié)構(gòu)與管理檔案的水平很難及時更新，特別是計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)持續(xù)發(fā)展，文書檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)勢在必行，但因單位內(nèi)部無法對計算機(jī)技術(shù)全面掌握，個別檔案管理者因不具備較高的檔案意識，或因缺乏專業(yè)的文書檔案管理知識，使得文書的立卷滿足不了標(biāo)準(zhǔn)方式與規(guī)則，甚至還會發(fā)生保管案卷期限不清晰，或是收集的文書檔案不健全。

2 文書檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 檔案管理系統(tǒng)的完善建設(shè)

隨著“公益二類”性質(zhì)的逐漸明確，堅持事業(yè)單位為本的機(jī)制下，企業(yè)的經(jīng)營體系獲得了進(jìn)一步完善，所以，依據(jù)分級負(fù)責(zé)、分類管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)原則，參考三級管理系統(tǒng)的方式，完善出以綜合檔案室為主、檔案管理部門為依靠、二級檔案管理單位為基礎(chǔ)三級檔案管理結(jié)構(gòu)；在這樣的基礎(chǔ)下，構(gòu)建出以管理檔案信息體系、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案目錄中心為基礎(chǔ)的信息化檔案管理系統(tǒng)。

2.2 一體化文書檔案

一直以來，檔案的管理工作通常都是由專門的檔案部門落實，文書是由不同的部門所產(chǎn)生的，因檔案管理與文書處理的脫節(jié)現(xiàn)象，使得檔案管理極易出錯。因此一體化的文書檔案成為最佳的管理模式，將以往處理文件與獨立管理檔案的分散情況，統(tǒng)一形成有效地整體加以管理。一體化文書檔案管理模式象征著文書檔案與文書處理二者文件整體生命的運行過程，進(jìn)而科學(xué)有效地處理與控制文書檔案。

2.3 高科技信息技術(shù)的應(yīng)用

伴隨著高新技術(shù)的深化發(fā)展，無紙化資源的逐漸涌現(xiàn)，促使檔案管理從以往員工手動操作轉(zhuǎn)變成先進(jìn)計算機(jī)的管理操作模式，使儲存文書檔案的能力從根源上獲得改善，從以往紙質(zhì)保存方式變革成為如今電子資源的儲存方式；在操作文書檔案歸檔中，均采用計算機(jī)的處理方法，計算機(jī)技術(shù)對文書檔案的管理依件進(jìn)行歸檔整理，這樣不僅能使檔案工作人員工作負(fù)重最大化降低，還能實現(xiàn)文書檔案管理效果的有效提高。

2.4 加強(qiáng)文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度

依據(jù)三級管理文書檔案的結(jié)構(gòu)，優(yōu)化配置檔案的管理人員，部分單位需依據(jù)創(chuàng)設(shè)檔案管理的部門或是明確專職的檔案管理人員，各部門應(yīng)依據(jù)自身指定的檔案管理者，全面覆蓋檔案的管理職責(zé)；在收集地質(zhì)文書檔案的同時，依靠未我國地質(zhì)檔案管理工作機(jī)制，構(gòu)建由匯交單位初審地質(zhì)資料，再由專職部門對匯交監(jiān)管平臺進(jìn)行終審，要求地質(zhì)資料匯交單位負(fù)責(zé)者以及技術(shù)負(fù)責(zé)者檢驗簽字明確相關(guān)的匯交工作，促使匯交工作的合理實施。

2.5 確保檔案信息的安全性

依據(jù)我國文書檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，健全地質(zhì)檔案管理體系的防護(hù)系統(tǒng)與安全保密系統(tǒng)，針對單位內(nèi)部的檔案安全保密機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格落實。為各個單位裝置單機(jī)版地質(zhì)檔案管理體系，還要配置涉密電腦與小型涉密保存服務(wù)器，組建專門的定密小組，參考我國與部門定密的標(biāo)準(zhǔn)，針對網(wǎng)上文件，嚴(yán)厲審查地質(zhì)文書檔案，定密地質(zhì)文書材料、清理解密工作、嚴(yán)格把關(guān)機(jī)密文件、將文書檔案輸送至非機(jī)密網(wǎng)絡(luò)。構(gòu)建專門的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，做到在集中資源的過程中，全面實施網(wǎng)絡(luò)化管理模式。對于我國的保密機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格的落實，強(qiáng)化管理保密載體、保密計算機(jī)、保密信息體系，加強(qiáng)保密者的保密思維與自身素質(zhì)，開展數(shù)字化檔案資源的異地異質(zhì)備份。

3 結(jié)束語

總之，文書管理水平的好與壞，不僅對立檔部門管理檔案的整體質(zhì)量具有一定的影響，并且直接關(guān)乎著單位管理檔案的具體水平。通過對地質(zhì)文書檔案管理工作機(jī)制與規(guī)范的不斷完善，提高管理者的工作素養(yǎng)，強(qiáng)化改善傳統(tǒng)文書檔案管理模式為現(xiàn)代化管理模式，優(yōu)化地質(zhì)文書檔案管理的信息化，才能使管理水平的有效提高，進(jìn)而為保障我國的可持續(xù)發(fā)展。

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