現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新探索

孫婷

摘 要：國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及社會(huì)環(huán)境的變化，使得企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)不再局限于經(jīng)濟(jì)實(shí)力競(jìng)爭(zhēng)，而是擴(kuò)大至文化領(lǐng)域以及信息資源領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)要想在相關(guān)行業(yè)迅速取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必須要提升本企業(yè)在信息資源管理層面的能力，提升企業(yè)文化軟實(shí)力。企業(yè)檔案作為企業(yè)歷史發(fā)展的“活化石”，詳細(xì)的記載著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)基本情況，是企業(yè)最為寶貴的精神財(cái)富和文化財(cái)富。本文運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理基本理論，就現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行研究和探索，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)而提供理論參考。

關(guān)鍵詞：安全；檔案管理；競(jìng)爭(zhēng)力；技術(shù)

1 企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 提升檔案管理工作效率，防止檔案管理工作邊緣化

近些年來(lái)，部分企業(yè)檔案管理工作薄弱，直接影響到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及日常管理，損害了企業(yè)的利益[1]。例如，企業(yè)科技檔案管理工作薄弱，影響企業(yè)后期科研管理工作，甚至導(dǎo)致企業(yè)在知識(shí)產(chǎn)權(quán)訴訟中敗訴；企業(yè)人力資源檔案管理工作薄弱，導(dǎo)致人力資源檔案出現(xiàn)失真、造假、遺失等現(xiàn)象，影響企業(yè)人力資源管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化；企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作薄弱，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)管理的混亂，引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，企業(yè)需要在檔案管理領(lǐng)域投入更多的資源，推動(dòng)檔案管理模式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化。除此之外，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，才能更好地體現(xiàn)企業(yè)檔案管理價(jià)值，引起相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，推動(dòng)檔案管理工作可持續(xù)化發(fā)展，防止檔案管理工作邊緣化。

1.2 增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求

國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境以及社會(huì)環(huán)境的變化，使得企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)不再局限于經(jīng)濟(jì)實(shí)力競(jìng)爭(zhēng)，而是擴(kuò)大至文化領(lǐng)域以及信息資源領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)[2]。企業(yè)檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是緊密相連的，檔案管理工作成效直接影響企業(yè)軟實(shí)力。企業(yè)檔案管理工作是對(duì)信息資源的梳理與總結(jié)，能夠?qū)⒘闵⒌男畔①Y源集中起來(lái)，為企業(yè)管理層提供決策依據(jù)。企業(yè)管理層系統(tǒng)地參考相關(guān)信息資源，能夠更加科學(xué)的制定相關(guān)決策，提升決策質(zhì)量以及決策效率，間接增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)條件

2.1 加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系

現(xiàn)代檔案管理學(xué)強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的完整性。檔案管理模式創(chuàng)新是一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，需要各個(gè)部門加以配合。尤其是隨著檔案資源數(shù)量的不斷增多，檔案管理人員在時(shí)間、精力有限的情況下，更加需要其他部門工作人員予以配合。為此，本文認(rèn)為，企業(yè)可以成立相關(guān)部門，統(tǒng)一牽頭、協(xié)調(diào)并組織檔案管理工作，加強(qiáng)檔案歸口管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間在檔案資料移交、檔案資料整理、檔案資料歸檔以及檔案資料查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的聯(lián)系，加快檔案管理一體化建設(shè)，為檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。

2.2 將精細(xì)化理念融入到企業(yè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)遵循精細(xì)化的原則，即確保檔案管理內(nèi)容完整以及檔案管理流程規(guī)范。為了確保企業(yè)檔案管理質(zhì)量，檔案管理人員在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機(jī)制時(shí)，要善于將精細(xì)化理念融入到企業(yè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)[3]。第一，確保檔案管理內(nèi)容的完整性。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格把控檔案歸檔環(huán)節(jié)、檔案交接環(huán)節(jié)以及檔案?jìng)鏖啳h(huán)節(jié)的規(guī)范性，形成檔案歸檔、交接以及傳閱記錄，防止檔案丟失。第二，確保檔案管理流程規(guī)范。企業(yè)檔案管理人員在創(chuàng)新檔案管理模式時(shí)，要確保檔案管理流程清晰、檔案管理有章可循，提升檔案管理工作的條理性。企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，可以更好地推動(dòng)檔案管理工作專業(yè)化和流程作業(yè)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理整體水平的提升。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新路徑

3.1 探索檔案“微”服務(wù)，延伸檔案服務(wù)終端

伴隨4G網(wǎng)絡(luò)在全國(guó)各地的普及，移動(dòng)電子終端上可供使用和利用的資源也隨之增多。具體到檔案管理領(lǐng)域，企業(yè)檔案管理人員可以充分運(yùn)用4G網(wǎng)絡(luò)探索檔案“微”服務(wù)，立足于微信公眾號(hào)平臺(tái)或者APP平臺(tái)建設(shè)開(kāi)展檔案服務(wù)，延伸檔案服務(wù)終端，為檔案需求主體提供更為快捷的查閱服務(wù)。第一，企業(yè)檔案管理人員探索檔案“微”服務(wù)首先要明確檔案查閱權(quán)限以及查閱事項(xiàng)。將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與相關(guān)“微”服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)連接后，將可供查閱的檔案上傳至“微”服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)共通。第二，具備可行條件的企業(yè)相關(guān)技術(shù)部門應(yīng)當(dāng)給予檔案管理部門工作支持，增強(qiáng)檔案“微”服務(wù)平臺(tái)的穩(wěn)定性；不具備可行條件的企業(yè)則可以委托相關(guān)技術(shù)企業(yè)開(kāi)發(fā)檔案“微”服務(wù)平臺(tái)。只有保障檔案“微”服務(wù)平臺(tái)的穩(wěn)定性和安全性，才能切實(shí)提升檔案查詢效率，增強(qiáng)檔案需求群體的滿意感。

3.2 創(chuàng)新運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理創(chuàng)新

企業(yè)檔案安全是企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作和服務(wù)工作的基礎(chǔ)，檔案失真、損毀、被盜以及遺失不僅會(huì)影響企業(yè)決策，給企業(yè)造成不可估量的損失，甚至可能會(huì)影響到企業(yè)整體發(fā)展。尤其是科技檔案、人事檔案、工程檔案、財(cái)務(wù)檔案等較為重要的檔案資源，更是會(huì)影響企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的能力。為此，企業(yè)檔案管理人員可以將現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)引入檔案安全管理領(lǐng)域，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。第一，企業(yè)可以引進(jìn)數(shù)字水印技術(shù)，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行水印加碼，減少數(shù)字檔案資源被非法篡改的可能性。第二，企業(yè)可以探索構(gòu)建檔案區(qū)塊鏈，通過(guò)加密算法、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸技術(shù)來(lái)增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。第三，企業(yè)可以引進(jìn)云儲(chǔ)存技術(shù)，集中統(tǒng)一的對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行云備份，建立檔案應(yīng)急管理機(jī)制，確保企業(yè)檔案管理工作能夠長(zhǎng)期服務(wù)于企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及企業(yè)決策，延長(zhǎng)檔案的儲(chǔ)存“壽命”。企業(yè)通過(guò)購(gòu)買云儲(chǔ)存商的云儲(chǔ)存終端后，即使發(fā)生硬盤損壞或者計(jì)算機(jī)損壞的現(xiàn)象，也可以迅速的恢復(fù)檔案管理工作。

3.3 依托云儲(chǔ)存終端，探索檔案互聯(lián)共享機(jī)制

檔案資源的不斷增多導(dǎo)致企業(yè)檔案管理人員工作壓力增加。為了更好地實(shí)現(xiàn)資源合理調(diào)配，節(jié)約檔案管理開(kāi)支，企業(yè)可以依托云儲(chǔ)存終端，探索檔案互聯(lián)共享機(jī)制。具體而言，一方面，企業(yè)內(nèi)部之間可以建立檔案共享網(wǎng)絡(luò)，以云儲(chǔ)存終端以及檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)建設(shè)企業(yè)內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源從收集、整理、歸檔到流通的“一站式”管理，全方位提升檔案管理成效。另一方面，企業(yè)可以與外部相關(guān)企業(yè)、單位建立檔案共享網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)建設(shè)檔案共享網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)加快與其他業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)企業(yè)、單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，加快檔案信息資源的傳播，提升檔案資源的利用效能。需要注意的是，企業(yè)在建立檔案互聯(lián)共享機(jī)制時(shí)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持安全性和保密性原則，對(duì)于涉及企業(yè)核心利益以及技術(shù)秘密的檔案資源，不應(yīng)與其他單位進(jìn)行共享。

4 結(jié)束語(yǔ)

在國(guó)家檔案局大力倡導(dǎo)檔案管理變革、檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)階段，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)在檔案管理領(lǐng)域的投入，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。雖然過(guò)去一段時(shí)間，各個(gè)企業(yè)在檔案管理領(lǐng)域取得了較為突出化的成果，但隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的需要，難以為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供高效化的服務(wù)。為了更好地發(fā)揮信息資源價(jià)值，增強(qiáng)企業(yè)決策的理性化、科學(xué)化和可行化，企業(yè)檔案管理人員需要尋求新型檔案管理模式，深入挖掘企業(yè)檔案資源的信息。未來(lái)隨著現(xiàn)代智能化設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字化信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)還會(huì)發(fā)生一定程度的轉(zhuǎn)變。筆者相信，隨著企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升，企業(yè)檔案管理工作一定會(huì)開(kāi)創(chuàng)出新的局面。

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