新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革初探

曾華麗

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來(lái)使得信息數(shù)據(jù)傳輸和獲取的速度空前加快，極大地改變了人們的生活模式，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理模式也造成了巨大的沖擊。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體資料管理模式已經(jīng)無(wú)法是應(yīng)當(dāng)前人們對(duì)檔案以及信息數(shù)據(jù)的研究需求，檔案文獻(xiàn)管理也逐漸朝著信息化與智能化的方向發(fā)展，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式提出了新的要求。為此，各事業(yè)單位都加強(qiáng)了對(duì)檔案的管理創(chuàng)新以及服務(wù)模式的改革，從而做到與時(shí)俱進(jìn)，更加符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。筆者結(jié)合自身的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)就新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革淺談幾點(diǎn)個(gè)人看法。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；服務(wù)模式

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息在實(shí)際生活中的重要性愈發(fā)突出，傳統(tǒng)的檔案管理僅僅只需要對(duì)實(shí)體的檔案資料進(jìn)行整理和維護(hù)，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求并不嚴(yán)格，然而隨著網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程的加快，檔案信息管理的模式也趨于信息化與自動(dòng)化，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更為嚴(yán)格的要求。以計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)也使得檔案的管理更加趨向網(wǎng)絡(luò)化和信息化，并且實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，這些問(wèn)題讓增加了事業(yè)單位檔案管理以及服務(wù)的難度這需要事業(yè)單位結(jié)合當(dāng)前新時(shí)代的要求，采取有效措施，提高檔案管理的有效性。

1 事業(yè)單位檔案管理以及服務(wù)中存在的問(wèn)題

1.1 重視程度不足

對(duì)檔案管理工作重視程度不足是當(dāng)前普遍存在的現(xiàn)象，不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是一線的工作人員，對(duì)檔案管理的認(rèn)知還是停留在傳統(tǒng)的狀態(tài)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行保管，在需要的時(shí)候能調(diào)出所需的檔案即可。這種認(rèn)知嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，沒(méi)有充分的發(fā)揮出檔案管理的意義。

1.2 檔案管理制度不健全

雖然我國(guó)《檔案法》已經(jīng)實(shí)施了一段時(shí)間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分單位都未制定詳細(xì)的管理制度，這種制度的不健全導(dǎo)致工作人員在開(kāi)展工作的時(shí)候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導(dǎo)致其他部門(mén)不能更好的配合檔案管理工作。同時(shí)，因?yàn)楣芾碇贫鹊牟唤∪?，在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，往往不能責(zé)任到人，發(fā)生相互推諉的情況。

1.3 工作人員能力不強(qiáng)

在我國(guó)不少單位中，進(jìn)行檔案管理工作的人員大多數(shù)都是那些已經(jīng)快要退休的工作人員，這些人員缺少系統(tǒng)的管理知識(shí)，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時(shí)候，往往會(huì)因?yàn)槟芰?wèn)題和檔案管理不系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案非常難以查找。另外，檔案管理這個(gè)職位大多數(shù)情況下沒(méi)有固定的人員，這就使得在進(jìn)行工作交接的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，造成檔案丟失等問(wèn)題[1]。

1.4 硬件設(shè)施薄弱，管理手段落后

當(dāng)前，不少單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，仍采用傳統(tǒng)的人工錄入方式進(jìn)行檔案信息的錄入，缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，從而消耗大量的時(shí)間和精力，而且還不能保證錄入信息的準(zhǔn)確性，在今后進(jìn)行查閱時(shí)也不能做到有效性。主要原因就是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，缺乏有效的管理手段和資金、設(shè)備上的支持，大部分的檔案室都較為狹小，防潮、防腐、防蟲(chóng)、防火等工作都沒(méi)有到位，從而嚴(yán)重影響了檔案的保存[2]。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新以及服務(wù)改革對(duì)策

2.1 改革順應(yīng)時(shí)代要求

當(dāng)今時(shí)代是數(shù)字化時(shí)代，跨地區(qū)跨國(guó)家的地域間活動(dòng)呈爆發(fā)式增長(zhǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的云技術(shù)要求各行業(yè)進(jìn)行工作與信息技術(shù)融合，從而更好適應(yīng)時(shí)代變遷和社會(huì)發(fā)展需求。當(dāng)今我國(guó)人口流動(dòng)快，地域間信息交流量大，事業(yè)單位的工作人員和工作內(nèi)容也是在不斷擴(kuò)大空間與時(shí)間范圍。[3]因此，檔案工作的信息化是實(shí)際工作的需要，也是時(shí)代背景下的必然變萆。

2.2 改革助力體制轉(zhuǎn)型

我國(guó)事業(yè)單位體制轉(zhuǎn)型與改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，提高事業(yè)單位服務(wù)效率與服務(wù)能力，更好的為我國(guó)人民服務(wù)，是我國(guó)事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的根本目的。信息化與數(shù)據(jù)化是現(xiàn)代化事業(yè)單位建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。大數(shù)據(jù)平臺(tái)與云共享是未來(lái)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。建立信息化的檔案管理體系，是有利于推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型提升，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.3 改革提升工作水平

檔案工作存在文件數(shù)量多，內(nèi)容信息量大，數(shù)據(jù)間關(guān)系復(fù)雜，程序繁瑣，資料整理難度高等特點(diǎn)。對(duì)于時(shí)間久遠(yuǎn)的信息和資料缺失信息，查找難度極大。信息化平臺(tái)的建設(shè)可以有效緩解甚至解決這一問(wèn)題，有利于更好的為生產(chǎn)生活服務(wù)，提升檔案工作的實(shí)踐意義，提高檔案管理工作的能力與水平。檔案工作對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，具有信息留存和資料管理的意義。而對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案是個(gè)人工作轉(zhuǎn)移、社會(huì)信息轉(zhuǎn)移具有重要作用，是全面建立人才引進(jìn)和人才保留制度的基礎(chǔ)。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)人才，提升人才素質(zhì)

檔案管理工作人員的能力水平?jīng)Q定著檔案管理工作的有效性。檔案管理工作需要工作人員做到細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)和長(zhǎng)期的堅(jiān)持，因此，領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方法，對(duì)在職的員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，開(kāi)展各種形式的檔案管理研討和開(kāi)發(fā)工作，加強(qiáng)交流，提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理水平和業(yè)務(wù)水平[4]。在進(jìn)行人員招聘時(shí)，要對(duì)應(yīng)聘人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行考量，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)能力，更要有很強(qiáng)的責(zé)任感和上進(jìn)心，從而能與時(shí)俱進(jìn)的做好檔案管理工作。同時(shí)，設(shè)置一些激勵(lì)的手段，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀的管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，提高日常的工作效率。另外檔案管理人員自身要樹(shù)立正確的工作觀念，要意識(shí)到檔案的管理工作對(duì)于企事業(yè)的發(fā)展和員工的利益都是重要的保障手段。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所言，在當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)一體化的背景下，檔案管理的重要性不言而喻，這就需要事業(yè)單位檔案管理部門(mén)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理，真正的做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升工作人員的綜合素質(zhì)，加大對(duì)檔案管理的投入，充分的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，從而促使檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]黃躍曼.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：123.

[2]王建春.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（09）：316-317.

[3]夏楓.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].企業(yè)改革與管理，2015（18）：20.

[4]王玲玲.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：74-75.