事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

李瑋

摘 要：現(xiàn)階段，快速發(fā)展的社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)，極大的增加了事業(yè)單位檔案的數(shù)量與種類，而隨之而來便暴露出事業(yè)單位在檔案管理方面存在的諸多問題。事業(yè)單位必須將這些問題產(chǎn)生的原因弄清楚，并有效解決這些問題方可順利進(jìn)行與發(fā)展事業(yè)單位檔案管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對(duì)策

檔案管理工作與諸多內(nèi)容有關(guān)，諸如人才的選拔、考核、資金利用與其他活動(dòng)的有序開展等均包括其中，借助有效的檔案管理工作能夠?qū)⑺钄?shù)據(jù)信息查詢到，從而順利完成工作?，F(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作很有很多問題存在，進(jìn)而使事業(yè)單位無法有序的開展相關(guān)工作[1]。所以，為促進(jìn)檔案管理工作效率和利用率的提升，事業(yè)單位一定要以積極的態(tài)度將問題解決，創(chuàng)新檔案管理工作模式，采取行之有效的解決措施，從而有序開展事業(yè)單位的各項(xiàng)工作。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 事業(yè)單位檔案管理所受重視程度不夠

目前，一些事業(yè)單位并未深入學(xué)習(xí)我國(guó)現(xiàn)行法律規(guī)范，更沒有將其有效貫徹落實(shí)，所以便導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期被忽視，認(rèn)為其無關(guān)緊要。簡(jiǎn)單而言，事業(yè)單位檔案管理沒有受到足夠的重視，使得檔案管理工作很長(zhǎng)一段時(shí)間均處在一種無序的階段，十分混亂。

一直以來，困擾事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)重要問題便是重視程度，部分事業(yè)單位的管理與領(lǐng)導(dǎo)人員未清晰全面地認(rèn)知檔案管理，片面的認(rèn)為檔案管理其實(shí)就是整理資料，堆砌信息，以致于事業(yè)單位并未以充足的資金支持檔案管理，也沒有對(duì)其引起足夠的重視，幾乎以漠視的態(tài)度對(duì)待事業(yè)單位檔案管理。

1.2 事業(yè)單位檔案管理制度不健全

事業(yè)單位缺乏先進(jìn)的檔案管理工作模式，以至于檔案管理工作毫無科學(xué)性、技術(shù)性可言。加之一些事業(yè)單位僅為對(duì)自身效益予以注重，沒有重視管理檔案部門，且檔案管理制度也存在弊端，沒有完善的管理依據(jù)用以管理人員，使之工作自由散漫，存在較大的隨意性。不僅如此，沒有第一時(shí)間在規(guī)章制度中加入檔案信息歸檔的范圍、要求、手續(xù)和實(shí)踐，檔案管理缺乏有效監(jiān)督和執(zhí)行，讓事業(yè)單位檔案管理工作效率嚴(yán)重降低。

1.3 檔案管理信息化程度較低

如今，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，各行各業(yè)的發(fā)展均與信息技術(shù)密切相關(guān)。在檔案管理工作中引入信息技術(shù)，具有明顯的優(yōu)勢(shì)。第一，借助現(xiàn)代信息技術(shù)為管理工作提供幫助，可將工作效率和質(zhì)量提高，使誤差有效減少；第二，能夠更加方便快捷的查詢、提取和整理檔案；第三，檔案的安全性隨著檔案管理信息化程度的提高也得到了顯著提升。另外，檔案管理信息化還可使成本大大節(jié)約，與如今的環(huán)保理念契合，可在更重要之處應(yīng)用資金?，F(xiàn)階段，對(duì)于信息技術(shù)帶給檔案管理的眾多好處，大多數(shù)事業(yè)單位并未意識(shí)到，在管理檔案上還是沿用傳統(tǒng)方法，使工作的效率和質(zhì)量受到了嚴(yán)重影響。

1.4 檔案管理人員不專業(yè)

如今，大部分事業(yè)單位均沒有安排專門的人員負(fù)責(zé)管理檔案，幾乎都是由行政人員兼任，檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)，沒有接受過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不了解檔案管理分類、利用、保護(hù)等專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作看似輕松，其實(shí)不然，其與諸多知識(shí)有關(guān)，所以，受諸多因素的影響，大多數(shù)檔案管理人員都不具備較高的專業(yè)素質(zhì)，沒有從專業(yè)角度對(duì)檔案進(jìn)行管理。

2 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策分析

2.1 提高事業(yè)單位全體人員對(duì)檔案管理的重視程度

檔案管理保密是開展事業(yè)單位檔案管理工作最為重要的一項(xiàng)內(nèi)

容[2]。站在這一層面上來講，在對(duì)檔案管理庫(kù)房的位置進(jìn)行選擇以及后期建造過程中，均應(yīng)嚴(yán)格參照我國(guó)現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以讓檔案管理涉及的各個(gè)部分（庫(kù)房、辦公室、閱覽室）在空間區(qū)域劃分中的獨(dú)立性得到保證。同時(shí)，還應(yīng)系統(tǒng)的培訓(xùn)保密檔案管理工作人員，提升其專業(yè)技能，使之可以嚴(yán)格管理保密檔案。

應(yīng)讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值有一充分認(rèn)識(shí)，讓其將事業(yè)單位檔案管理的積極價(jià)值給了解到，以把檔案管理工作聯(lián)系起事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的取得，除了思想上引起重視外，并從條件與環(huán)境上給予支持，營(yíng)造一個(gè)寬松的氛圍和良好的支持環(huán)境給事業(yè)單位檔案管理。

2.2 建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度

檔案管理工作涉及內(nèi)容非常多，且十分復(fù)雜，不僅需要各部門相互配合，且完善的事業(yè)單位檔案管理制度也不可缺少，以促進(jìn)檔案管理科技含量的提升，有效落實(shí)檔案管理制度。比如，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，以檔案管理人員為著手點(diǎn)，對(duì)單位目標(biāo)管理考核的各項(xiàng)指標(biāo)予以完善，認(rèn)真記錄各類型人員的檔案，包括就職人員、新聘人員、離職人員、退休人員，并按照提檔程序轉(zhuǎn)接轉(zhuǎn)調(diào)管理人員的檔案，第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行編號(hào)歸類，有效保護(hù)檔案信息。除此之外，還應(yīng)將有關(guān)檔案管理的歸檔、管理、銷毀、調(diào)閱制度制定出來，安排專人進(jìn)行保管，使檔案完整性得到保證，并制定與本單位管理相關(guān)的規(guī)章制度，有條不紊地管理檔案信息。

2.3 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化

事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理信息化的重要性以及必然性有一充分認(rèn)識(shí)[3]。不斷發(fā)展的社會(huì)與時(shí)代，讓檔案管理信息化成為大勢(shì)所趨。所以，單位需對(duì)檔案管理科技加大投入，從政策、資金上支持檔案信息化管理，對(duì)信息化管理的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行完善，將檔案管理的安全性提高，讓檔案管理更加現(xiàn)代化、信息化。與此同時(shí)，也要在計(jì)算機(jī)科學(xué)方面加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)相關(guān)人員，讓他們能夠?qū)⑹褂矛F(xiàn)代科技進(jìn)行改造的技巧快速掌握，熟練的以信息化設(shè)備完善管理檔案。除此之外，還應(yīng)重視維護(hù)信息化檔案管理，定期排查相關(guān)系統(tǒng)與設(shè)備，一旦發(fā)現(xiàn)隱患馬上處理，將問題發(fā)生的幾率有效降低。

2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素

檔案管理效果直接受到管理人員素質(zhì)高低的影響，所以提高事業(yè)單位檔案管理水平的重要途徑就是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在人才培訓(xùn)計(jì)劃中納入進(jìn)檔案人員的培訓(xùn)工作，把檔案管理人員的素質(zhì)全面提高。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)在安排人員管理檔案上應(yīng)深思熟慮，選擇的人員必須要具備較強(qiáng)的邏輯性且具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在進(jìn)行檔案管理時(shí)能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)章制度行事，如此才能有序開展檔案管理工作。

2.5 對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，及時(shí)更新其信息

目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)妥善保存檔案信息內(nèi)容，定期檢查其內(nèi)容的完整情況，第一時(shí)間解決工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。由于事業(yè)單位的檔案管理工作復(fù)雜程度較高，所以便要求工作人員在態(tài)度上應(yīng)做到謹(jǐn)慎、細(xì)致，如此方可把相應(yīng)的檔案管理工作做好。不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)，讓事業(yè)單位的信息出現(xiàn)了較多的變更和增加，檔案管理人員應(yīng)充分掌握這樣新型的檔案信息內(nèi)容，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，從而使事業(yè)單位實(shí)際情況符合其檔案信息內(nèi)容，讓檔案信息可供參考和利用的價(jià)值更高。

3 結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理中的諸多問題嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展，而只要將這些問題解決了，方可使事業(yè)單位整體工作效率與質(zhì)量得到提升。為此便需要事業(yè)單位相關(guān)管理人會(huì)員對(duì)事業(yè)單位運(yùn)行過程中，檔案管理工作所起到的重要作用有一充分認(rèn)識(shí)，并引起高度重視，加快建設(shè)檔案管理信息化，將檔案管理制度進(jìn)一步完善，讓檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，進(jìn)而有序開展檔案管理工作，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]劉莉.事業(yè)單位檔案管理中的基本問題與對(duì)策探析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012（31）：219.

[2]毛羽豐.試論我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化途徑[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘（上半月），2012（11）：52.

[3]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，05：127-128.