淺析行政檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用

王磊

摘 要：檔案管理工作具有較強的系統(tǒng)性和復(fù)雜性特點，在當前科學技術(shù)快發(fā)展的新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理手段越來越無法滿足社會多元化發(fā)展的需要。行政檔案是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的重要保證，在當前行政檔案管理工作中引入信息技術(shù)已成為必然趨勢。這不僅能夠打破傳統(tǒng)行政檔案管理模式的局限性，而且進一步拓展了檔案的交互渠道，檔案信息傳遞不受時間和空間制約，而且在信息技術(shù)支持下，通過構(gòu)建行政檔案管理信息系統(tǒng)，可以進一步提高行政檔案管理工作的有效性和實效性。

關(guān)鍵詞：行政檔案管理；信息技術(shù)；優(yōu)勢；應(yīng)用

在當前行政檔案管理工作中，通過利用信息技術(shù)來對檔案信息進行收集整理、歸納分類、查詢和提取等，并通過構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，利用云空間實現(xiàn)檔案信息的存儲，不僅可以實現(xiàn)人力資源的節(jié)約，而且有利于行政檔案管理工作效率的提高，對于提高行政檔案管理工作的水平和實現(xiàn)行政檔案的高效利用具有積極的意義。而且通過加快推動行政檔案管理信息化建設(shè)，還能夠更好的發(fā)揮出行政檔案的重要價值，從而為行政管理工作的開展提供重要的信息支持。

1 行政檔案管理工作信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

1.1 實現(xiàn)檔案數(shù)字化

通過推進行政檔案管理信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，打破傳統(tǒng)檔案利用中的各種局限性，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上歸檔、管理、查詢和共享，有效的提高了行政檔案管理工作的效率，提高了行政檔案的利用率。而且行政檔案數(shù)字化實現(xiàn)后，在實際行政檔案管理工作中，可以通過在線督促和指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案信息的集中和規(guī)范化管理，加快推動檔案管理工作的開放性進程，使檔案管理工作從傳統(tǒng)的保管工作向信息采集、管理和服務(wù)職能進行轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了檔案信息資源的優(yōu)化配置，使行政檔案能夠為社會提供更加高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 實現(xiàn)檔案信息共享，促進檔案信息總量增加和檔案信息結(jié)構(gòu)的優(yōu)化

當前我國處于信息化時代背景下開展行政檔案管理工作，通過實現(xiàn)行政檔案信息化管理，行政檔案能夠更好的為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，而且信息實現(xiàn)了有效共享。特別是電子檔案的發(fā)展，加快推進了檔案數(shù)字化發(fā)展步伐。檔案信息化和數(shù)字化的實現(xiàn)，可以實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上即時歸檔，檔案歸檔工作能夠全員參與，有效的提高了歸檔信息的準確性，避免了檔案信息資料流失的情況發(fā)生，不僅促進了檔案信息總量的增加，而且進一步促進了檔案信息結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

1.3 提高了行政檔案管理工作的效率和服務(wù)水平

傳統(tǒng)行政檔案管理工作中主要是由人工來對檔案實體進地收集、整理、保管利用，需要投入大量的人力和物力，這種管理模式已無法與當前信息技術(shù)快速發(fā)展的需求相適應(yīng)。加快推動行政檔案管理信息化建設(shè)，有利于提高檔案儲存量和管理工作的效率，實現(xiàn)資源的節(jié)約。而且在當前社會發(fā)展過程中，社會公眾對檔案信息需求量不斷增加，但對于行政檔案的查閱存在一定的難度和不便，這就迫切要求檔案信息的共享的實現(xiàn)，通過行政檔案的數(shù)字化管理，檔案利用者通過網(wǎng)上即可以實現(xiàn)對檔案信息的查詢和利用。另外，行政檔案管理部門也不斷的創(chuàng)新自身的服務(wù)形式，改變檔案信息的檢索和利用方式，從而為檔案用戶提供更及時和便捷的檔案信息服務(wù)。

2 行政檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用措施

2.1 把實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

基于信息時代背景下的行政檔案信息，在針對傳統(tǒng)文字類信息管理的同時，還可以將圖片和視頻等形式的檔案信息加入到了檔案內(nèi)容中來，進一步豐富檔案信息，增強了檔案的可信度。同時采用系統(tǒng)化的軟件來對行政檔案進行管理，在檔案管理系統(tǒng)中，各種類型的檔案信息都能夠在系統(tǒng)中進行傳輸和存儲，有效的提高了檔案管理水平。特別是通過構(gòu)建行政檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息的調(diào)用和查閱直接從數(shù)據(jù)庫進行調(diào)取，有效的提高了檔案信息的利用率。但在當前行政檔案信息化管理模式下，傳統(tǒng)的實體管理仍不能松懈，在今后較長的一段時間內(nèi)，檔案的實體管理和信息化管理將共存，而且在實際管理工作中通過將兩者有效結(jié)合，能夠進一步提高行政檔案管理服務(wù)質(zhì)量和水平。

2.2 建立有效行政檔案信息管理系統(tǒng)

依托于信息化技術(shù)來促進檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，這是一項較為復(fù)雜的工作，其涉及諸多環(huán)節(jié)，在具體建設(shè)過程中，要求檔案主管部門要給予充分的重視，并制定詳盡的構(gòu)建計劃，明確分工，避免工作中出現(xiàn)疏漏。而且在行政檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要提高硬件操作要求，針對于網(wǎng)絡(luò)安全問題制定切實可行的措施，嚴格按照行業(yè)化標準科學構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，并積極促進行政檔案管理信息化平臺建設(shè)，有效的保證行政檔案的立體性、動態(tài)性和可靠性。并借助于行政檔案管理信息平臺，實現(xiàn)檔案信息的有效傳遞，為行政檔案信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

2.3 動態(tài)虛擬管理行政檔案

在行政檔案管理工作中運用云計算技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化、虛擬化管理，并通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，進一步提高行政檔案服務(wù)水平，實現(xiàn)行政檔案信息的統(tǒng)一管理。在實際工作中，可以根據(jù)具體的資源使用和服務(wù)需求，降低基層單位的信息化門檻，以此來提高整體檔案管理信息化水平。并通過構(gòu)建統(tǒng)一平臺，充分的運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來促進資源的共享，進一步提升檔案管理和服務(wù)的規(guī)范化和信息化水平。

2.4 完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案信息的共享率

通過促進行政管理工作數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)，進一步促進行政檔案管理信息數(shù)據(jù)傳輸和傳送流程的完善，并通過運用多媒體技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的有效處理。加快推進行政檔案管理和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實現(xiàn)部門間的良性溝通和運作，提高行政管理信息傳遞效率，使行政檔案信息能夠更好的滿足查詢和調(diào)取工作的需求，進一步提升行政檔案信息的共享率，實現(xiàn)行政檔案管理工作水平的大幅度提升。

2.5 提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)

信息化時代背景下的行政檔案管理工作，需要構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。即要求檔案管理人員要認識到檔案信息化發(fā)展的趨勢，并能夠在實際工作中積極接受新思想和新技術(shù)，具有較強的創(chuàng)新精神。而且在實際工作中檔案管理人員要不斷的提高和強化自身的素質(zhì)和專業(yè)能力，這樣才能積極推進行政檔案管理工作的信息化進程，加快推進行政檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化發(fā)展進程。

3 結(jié)束語

在當前行政檔案管理工作中引入信息技術(shù)，實施行政檔案的信息化管理，有效的提高了行政檔案管理工作的效率。而且通過構(gòu)建行政檔案電子信息平臺，并對行政檔案管理全程進行信息加密，在保證行政檔案信息安全的同時，可以進一步提高行政檔案服務(wù)水平，實現(xiàn)行政檔案信息的高效利用。

參考文獻

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