在新時期背景下事業(yè)單位檔案管理的思路與方法

田增光

摘 要：本文從新時期背景下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀展開分析，并以此為依據(jù)，提出創(chuàng)新管理理念，提高對檔案管理的重視程度、利用先進(jìn)的管理方式，加大資金投入量、利用網(wǎng)絡(luò)化手段，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)、創(chuàng)新檔案管控機制，提高信息利用率的有效措施，旨在基于新時期背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理的工作中，創(chuàng)新內(nèi)部控制制度與管理路徑，進(jìn)而推動事業(yè)單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期背景；事業(yè)單位；檔案管理；內(nèi)部控制制度

目前，我國的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，事業(yè)單位迎來了更多的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的改革逐漸被提升了日程。這就要求相關(guān)的管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，不僅做好資料與文件的收集工作，還應(yīng)當(dāng)制定長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。因此，在事業(yè)單位的檔案管理過程中，要從設(shè)備、管理及各種手段中，實現(xiàn)新時期檔案管理工作的全面改進(jìn)，緊跟時代的發(fā)展腳步，制定完善的內(nèi)部控制制度，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。

1 新時期背景下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 在檔案管理的過程中沒有合理的利用資源

有些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中仍然存在瓶頸階段，僅僅保持基本的整理、收集與管理工作，沒有對事業(yè)單位的檔案資金進(jìn)行合理的利用。在事業(yè)單位中建立檔案管理制度，就是將資料進(jìn)行匯集，并保證其能夠得到合理的利用。在此過程中，最重要的部分就是要保證信息的正確性，并為事業(yè)單位的經(jīng)營決策提供參考。但就實際情況進(jìn)行分析，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，相關(guān)的管理人員沒有合理的利用資源，管理方式較為單一，檔案管理工作一直處于被動的狀態(tài)下。

1.2 在檔案管理的過程中沒有規(guī)范化的管理制度

大部分事業(yè)單位在開展檔案管理的工作中，對于管理工作與措施沒有建立相應(yīng)的管控制度，導(dǎo)致大部分事業(yè)單位管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，對于內(nèi)部的資源缺了解，大部分的管理人員認(rèn)為檔案管理僅僅是邊緣性的部門，不需要加大重視力度。因此，通常情況下，事業(yè)單位的管理制度大都不夠健全，沒有對各項工作進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)而對后續(xù)工作開展造成影響[1]。

1.3 在檔案管理的過程中沒有對信息進(jìn)行合理的利用

在事業(yè)單位的實際發(fā)展過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理制度執(zhí)行流于形式化的問題，在進(jìn)行資料外借的過程中，管理人員根據(jù)相關(guān)的手續(xù)做好了外借的過程，但是對于實際的資料歸還情況缺乏關(guān)注，對于檔案信息沒有合理的運用，檔案管理人員對于自身的工作職責(zé)不夠明確。由于大部分事業(yè)單位沒有建立相應(yīng)的激勵機制，導(dǎo)致檔案管理人員的工作存在一定隨意性。在進(jìn)行檔案信息管理的過程中，沒有緊跟時代的發(fā)展腳步，導(dǎo)致信息量與工作量加大，容易出現(xiàn)錯誤。

2 新時期背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新管理路徑

2.1 創(chuàng)新管理理念，提高對檔案管理的重視程度

基于新時期背景下，提高事業(yè)單位的檔案管理工作不僅能夠提高管理效率，還能夠為后續(xù)工作的順利開展打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。首先，對事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來說，要從各個渠道出發(fā)，在內(nèi)部加大對于檔案管理工作的宣傳力度，提高員工的認(rèn)知。另外，要鼓勵各個基層的員工大膽的提出意見，將自己對于檔案管理工作的想法表達(dá)出來，進(jìn)而將員工的主觀能動性發(fā)揮到最大化。另外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要逐步加大重視程度，對在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予相應(yīng)的獎勵，逐步營造出良好的工作環(huán)境。利用這種方式不僅能夠使全員都參與其中，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，借鑒發(fā)達(dá)國家的成功案例，保證檔案管理工作的順利開展。例如，事業(yè)單位可以進(jìn)行建檔方式的創(chuàng)新，逐步構(gòu)建相應(yīng)的電子檔案，不僅能夠為工作人員的查閱提供一定的方便，還能夠避免因紙質(zhì)檔案破損產(chǎn)生的損失[2]。

2.2 利用先進(jìn)的管理方式，加大資金投入量

在進(jìn)行檔案管理的過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步加強各個部門之間的溝通與協(xié)調(diào)。政府等相關(guān)部門可以利用多元化的措施，逐步加大對于檔案管理的資金投入。事業(yè)單位有了充足的資金，就能夠引進(jìn)先進(jìn)的管理制度，使員工能夠在實踐的管理過程中積累經(jīng)驗，還能夠為開展全面檔案管理工作的創(chuàng)新打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。也就是說，檔案工作人員要合理的利用信息技術(shù)，提高實際操作能力，不僅能夠提高效率，還能夠減少工作人員的壓力。由于事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)級別較高的資料內(nèi)容，需要經(jīng)過工作人員的審核工作，并進(jìn)行查找歸檔，針對于重要程度較低的檔案資料，單位可以將其制作為電子文檔并進(jìn)行保存；但是對于重要程度較高的檔案資料，相關(guān)的管理人員務(wù)必要反復(fù)核實，并手動備份與電子備份，進(jìn)而為后期的文檔鑒定工作提供重要的依據(jù)[3]。最后，在進(jìn)行檔案管理工作保密性工作的同時，要對檔案信息資源進(jìn)行合理的利用。將事業(yè)單位的檔案管理工作為基礎(chǔ)，通過總結(jié)實際的管理經(jīng)驗，保證信息數(shù)據(jù)的真實性與可靠性。

2.3 利用網(wǎng)絡(luò)化手段，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，基于新時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理人員需要同先進(jìn)的信息技術(shù)，逐步推動單位檔案管理的信息化進(jìn)程。例如，針對于傳統(tǒng)的手記筆錄的方式進(jìn)行檔案的歸檔，在后續(xù)的查找工作中會遇到不方便的問題。一些機構(gòu)單位已經(jīng)開始利用光盤技術(shù)、聲像技術(shù)進(jìn)行檔案的入檔工作，并對檔案進(jìn)行分類歸檔管理，利用輸入指定信息的方式，使相關(guān)的管理人員能夠及時找到檔案。利用這種方式有效提高了檔案文件中重要資源的利用價值。合理的利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，在對重要性文件進(jìn)行存檔管理的過程中，可以設(shè)置文件機密性保護(hù)機制，從檔案管理與保密方面進(jìn)行存檔，保證檔案管理的實效性。另外，在事業(yè)單位內(nèi)部建立檔案數(shù)據(jù)庫，對資料進(jìn)行數(shù)字化歸檔，并安排專門的工作人員進(jìn)行管理，并對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的存儲與查詢工作，進(jìn)而為后續(xù)工作的開展打下良好基礎(chǔ)，推動事業(yè)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)。

2.4 創(chuàng)新檔案管控機制，提高信息利用率

基于新時期背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理的過程中，建立完善的檔案管理機制，對于檔案管理工作的創(chuàng)新有著直接的關(guān)系。在制定管理機制的過程中，不僅要符合國家的基本法律法規(guī)，還要在具備廣泛平等性的基礎(chǔ)上，對內(nèi)部的員工進(jìn)行強力的約束，避免檔案管理工作流于形式化[4]。另外，能夠在一定程度上滿足員工的實際利益需求，可以由員工進(jìn)行自我討論，保證管理機制的靈動性，便于制度的創(chuàng)新與改革。其次，在進(jìn)行檔案管理機制的完善過程中，要具體落實到各項工作中，建立相應(yīng)的獎懲機制，對檔案管理工作人員的工作行為進(jìn)行約束，并將員工的主觀能動性發(fā)揮到最大化，還能夠保證檔案管理工作的安全性，為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展提供重要依據(jù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位的實際運營過程中，加強檔案管理工作，對事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展有決定的作用，這就對于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員提出了更加嚴(yán)格的要求，不僅要在思想中提高重視程度，還要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，創(chuàng)新解決方式與思路，進(jìn)而為事業(yè)單位的檔案管理工作順利開展打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。當(dāng)然，事業(yè)單位只有最好本質(zhì)的管理工作，利用科學(xué)化與信息化的方式，及時發(fā)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)中存在的不足，健全管理體系，在一定程度上提高管理工作的質(zhì)量，推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉燕.如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細(xì)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：117.

[4]劉敏.事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究[J].城建檔案，2019（02）：25-26.