探究基層檔案在新時代下的發(fā)展

摘 要：隨著科學技術日益進步，我們的社會也發(fā)生了巨大改變。在這個日新月異的新時代下，我國的檔案管理事業(yè)也得到了快速的發(fā)展，各基層事業(yè)單位也開始重視基層檔案的建設，期望基層檔案能更好的為基層事業(yè)單位的發(fā)展服務。本文旨在探究基層檔案在新時代下暴露出的問題并給出解決問題的方法。

關鍵詞：基層檔案；新時代

1 基層檔案在新時代下面臨的問題

基層檔案是檔案工作中最基本的單位，是檔案管理水平最明確的體現(xiàn)。只有把基層檔案管理工作給做好，檔案管理工作才會有新的發(fā)展。由于一些因素，當前基層檔案工作還面臨一些問題，必須要正視這些問題，才能推進檔案工作的發(fā)展。

1.1 紙質檔案難以保存

紙質檔案顧名思義是以紙張作為載體的檔案。紙質檔案作為最原始的信息記錄被更改的可能性小，所以紙質檔案相對于電子檔案來說具有穩(wěn)定性和安全性。但是紙質檔案也有很明顯的不足，例如大量的紙質文件在存儲過程中需占用一定的空間，保存困難，且還要做好防霉、防潮、防蟲等措施。在借閱過程中也要注意文檔的保護，避免出現(xiàn)文檔損壞現(xiàn)象。查閱速度慢，效率不高等。

1.2 檔案管理人員配置不合理

有很多基層事業(yè)單位的檔案管理人員的配置是不合理，其不合理之處主要表現(xiàn)在兩個方面：1）沒有設立專門管理的工作人員。當前很多基層事業(yè)單位安排的管理檔案的人員多數(shù)都是其他部門的兼職人員，很少有設置專門的檔案管理工作人員。2）檔案管理工作人員專業(yè)化知識不強，缺乏工作的熱情。隨著互聯(lián)網時代的到來，檔案管理工作不斷向信息化和數(shù)據(jù)化轉變。檔案管理工作早已不是傳統(tǒng)意義上的那種人人都可以做的檔案歸納分類和總結，更多的是信息的維護和開發(fā)。正因如此，基層檔案管理工作才更需要具有專業(yè)知識的專業(yè)人員來完成。

1.3 基層檔案數(shù)據(jù)化力度小

從第三次科技革命到今天，很多事情都發(fā)生了巨大轉變，云數(shù)據(jù)，互聯(lián)網+的影響也日漸加深。但是各基層事業(yè)單位的基層檔案管理數(shù)據(jù)化力度小。主要表現(xiàn)在當前基層檔案管理人員對網絡的認識不強，對大數(shù)據(jù)時代的到來不夠敏感。某些思想過于保守的工作人員以為基層檔案管理工作只是做好檔案的整理查閱和歸檔等工作就行了，不必建立電子檔案。同時基層檔案工作設施比較落后，硬件設施跟不上，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化也確實存在巨大困難。

1.4 基層檔案管理區(qū)域差異大

當前，受制于經濟條件，我國許多基層檔案管理部門的檔案管理，仍然停留在以紙質檔案為主要載體的水平上，大多數(shù)館藏檔案信息資源無法完成向數(shù)字化檔案的轉變，尤其是在一些偏遠的邊疆地區(qū)的基層檔案管理工作中。在這些經濟欠發(fā)達的地區(qū)，他們的基層檔案工作，無論是檔案信息的收集整理，還是檔案信息的歸檔查閱，都還是以紙質檔案為主，根本無法滿足大數(shù)據(jù)時代下檔案信息資源的管理需要。但是對于經濟發(fā)達地區(qū)的基層檔案管理工作而言，他們有充足的資金來建設基層檔案的數(shù)據(jù)化平臺，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，數(shù)字檔案室已經正常運轉，信息查閱更為便捷，可以為用戶提供更為高效的檔案服務。

1.5 基層檔案信息再整理困難重重

當前，由于我國基層部門較多，在我國基層檔案的管理工作中出現(xiàn)了大量的重復數(shù)據(jù)，進而導致空間資源和人力資源嚴重浪費的問題。所以我們必須要加強對基層事業(yè)單位的檔案資源和歸檔材料的信息再整理，減少歸檔信息重復的情況。由于基層檔案數(shù)據(jù)化后，檔案信息的存儲不再受到空間限制，這就給基層檔案管理人員一個訊息，也就是根本不用整理廢棄的，多余的檔案信息，反正基層檔案的存儲又不會受到空間的限制，存儲檔案信息的地方多得是。正是這種心態(tài)使得基層檔案信息的再整理面臨巨大困難。

2 新時代下基層檔案的發(fā)展思路

正如在歷史發(fā)展的長河中，傳統(tǒng)的紙質檔案發(fā)揮了銘記歷史、記錄信息和查詢服務等方面的作用，而電子檔案在信息技術日益發(fā)達的今天又實現(xiàn)了快捷查詢、方便存儲的功能一樣，基層檔案總是要隨著時代的發(fā)展而發(fā)展的。

2.1 促進基層檔案信息向數(shù)據(jù)化轉變

隨著社會的不斷發(fā)展，基層檔案信息資源日益增多，想要安全的存儲這些巨量的檔案資源，基層事業(yè)單位也不可能建一座大樓專門用來存儲信息，再有，檔案查閱的時候，需要人工翻閱卷宗去查詢自己需要的檔案信息，這樣不僅費時還費力。這就需要我們優(yōu)化基層檔案的存儲方式，提高查閱效率，降低檔案管理的成本。促進檔案信息向數(shù)據(jù)化轉變是唯一的出路。大數(shù)據(jù)的應用已經具有相當高的成熟度了，如中國移動、騰訊、百度、阿里巴巴等，這些公司使用大數(shù)據(jù)的經驗對檔案行業(yè)解決數(shù)據(jù)的存儲問題具有高度的借鑒意義。

2.2 完善基層檔案的管理機制

在整個基層檔案的管理工作當中，檔案信息數(shù)據(jù)化毫無疑問是重中之重。在基層檔案的數(shù)據(jù)化建設中，必須要加強對數(shù)字檔案建設的組織領導，制定明確的管理機制，要把基層數(shù)字檔案建設納入到基層信息化建設總體規(guī)劃之中，分步驟實施，切實推進基層數(shù)字檔案建設。其次就是要為基層數(shù)字檔案建設配備上跟得上時代潮流的專業(yè)工作人員，具有新時代思維，同時掌握大數(shù)據(jù)技術，制定基層數(shù)字檔案建設人員的責任明細。

2.3 加強基層檔案數(shù)據(jù)化設施建設

從大時代變換的潮流來看，基層檔案數(shù)據(jù)化是一種不可阻斷的潮流，也就是說，在基層檔案數(shù)據(jù)化的進程中，計算機，數(shù)據(jù)庫的硬件設施是必不可少的。在確保檔案信息的安全性的前提下，接入外部網絡，構建信息傳輸通道，以促進基層檔案信息的搜集整理和傳播效率不斷提高。其次就是構建基層檔案軟件平臺，在大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)字檔案軟件平臺也必不可少，特別是在檔案信息的采集、管理、利用等所有環(huán)節(jié)都是以相應軟件平臺為支撐的。

2.4 增強基層檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

基層檔案數(shù)據(jù)化是互聯(lián)網時代不斷發(fā)展的產物，時代要求基層檔案管理工作進行大變革，不再是簡單的搜集信息，整理信息，再歸檔做記錄這么簡單?；鶎訖n案建立數(shù)據(jù)庫，建立檔案平臺已成定勢，這就需要加強基層檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。例如基層數(shù)字檔案室軟件平臺的構建，涉及業(yè)務功能需求、標準規(guī)范建設、軟件平臺設計、系統(tǒng)開發(fā)和測試等多個環(huán)節(jié)，是一項專業(yè)的系統(tǒng)工程，因此， 對于檔案管理部門而言，要在數(shù)字檔案室建設平臺設計和研發(fā)方面進行延伸，引進專業(yè)人才，在關鍵的軟件硬件設施投入和相應系統(tǒng)維護方面，發(fā)揮引導作用。

3 結束語

新時代，新挑戰(zhàn)?；鶎訖n案作為基層單位工作中必不可缺的一部分對整個基層單位的工作產生著重大影響。推動基層檔案數(shù)據(jù)化，實現(xiàn)檔案管理的高效整合利用，提高檔案的管理效率，促進事業(yè)單位檔案管理上水平，創(chuàng)建新時期檔案管理新模式， 以便更好地服務社會，獲得更大的社會效益，這才是基層檔案發(fā)展到最終的目標。

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作者簡介

冼云嫦（1981-），女，漢族，廣東中山人，本科，黃圃鎮(zhèn)檔案館助理館員。