信息化背景下高校檔案管理安全問題與解決途徑分析

吳卓陽

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷演進，高校檔案工作逐漸實現(xiàn)信息化管理，借助信息化平臺檔案管理工作實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。但是，檔案安全問題也隨之產(chǎn)生，需要檔案管理工作者直面問題，提出相關(guān)解決對策，實現(xiàn)借助信息化技術(shù)提升高校檔案管理的效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；安全

信息時代的來臨，實現(xiàn)信息化管理已是大勢所趨。作為社會檔案管理的主陣地，高校檔案管理部門在客觀記錄學(xué)校發(fā)展歷史軌跡，為師生提供信息、查找資料中承擔(dān)重要的角色。高校信息化的實現(xiàn)對檔案的整理、搜索、傳輸、意義更是不言而喻。但是，值得警惕不安全因素在管理檔案中仍然存在，解決安全隱患刻不容緩。本文在信息化背景下，深入探討高校檔案管理中存在的安全問題，在此基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的解決途徑。

1 高校檔案管理信息化實現(xiàn)重要價值

1.1 提高檔案管理工作效率

在信息化的管理模式下，高校檔案管理方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，逐漸向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，通過網(wǎng)絡(luò)工具將信息、資料轉(zhuǎn)錄生成電子檔案。檔案信息在搜集、檢驗、歸檔、入庫以及使用各個環(huán)節(jié)的相關(guān)工作不在依靠單純?nèi)斯げ檎叶且劳凶詣踊ぷ髌脚_得以實現(xiàn)，這樣就實現(xiàn)檔案管理的工作從傳統(tǒng)方式向自動化和智能化方式過度，提高檔案搜索準(zhǔn)確率和有效率，節(jié)省辦公時間，提高工作效率，整合人力資源，實現(xiàn)將傳統(tǒng)工作方式與先進科學(xué)技術(shù)完美結(jié)合。

1.2 提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)

高校檔案部門作為行政服務(wù)部門，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)是其工作重點。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比較，檔案管理信息化的實現(xiàn)可以縮短查找檔案資料的時間，通過軟件系統(tǒng)查找直接定位，信息一目了然，確保檔案查找的正確率，提高檔案人員辦公效率，為高校老師以及相關(guān)辦事人員提供優(yōu)質(zhì)、快捷、個性化的服務(wù)，滿足不同人群需求，從而提升檔案管理工作的滿意度。

1.3 實現(xiàn)檔案資源的共享

運用計算機技術(shù)錄入檔案信息，創(chuàng)建信息庫，相關(guān)部門可以通過網(wǎng)絡(luò)進行查詢和調(diào)取經(jīng)過加工的檔案信息，節(jié)約時間，空間、提高工作效率，解決因異地?zé)o法實現(xiàn)信息傳閱、共享電子檔案信息資源。電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)通信實現(xiàn)檔案信息傳遞，利用者可以足不出戶地進行自助式的搜索，特別是遠距離的傳輸，節(jié)省了大量的時間、人力和物力。

2 高校檔案管理中存在的安全問題

2.1 易受網(wǎng)絡(luò)病毒侵害

檔案管理的信息化實現(xiàn)依托于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)興建檔案網(wǎng)站，發(fā)布信息，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作。但由于計算機的特殊性，易受到病毒、木馬程序的感染，甚至一些不法分子通過科技手段侵入檔案管理數(shù)據(jù)庫，竊取、篡改檔案信息，特別是計算機病毒、木馬更新的速度較快，但檔案管理部門殺毒軟件更新的步伐滯后。一旦信息數(shù)據(jù)庫被病毒攻擊，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下難以徹底清除，影響檔案系統(tǒng)的正常運行。故此，檔案數(shù)據(jù)隨時存在丟失，被人竊取的肯能性。

2.2 檔案管理人員安全意識淡薄

在檔案管理工作中，檔案管理人員安全意識淡薄，未能意識到檔案管理工作的重要性，缺乏相關(guān)的安全意識，對檔案館人員出入未實行嚴(yán)格的審查，思想觀念存在偏差，認(rèn)為檔案管理工作不需要投入過多的精力、缺乏思考和有效行動，責(zé)任感不強，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，學(xué)習(xí)性較差，不愿主動學(xué)習(xí)新知識，未能掌握先進的科技手段采取有效措施避免網(wǎng)絡(luò)病毒入侵，存在人為蓄意更改、刪除檔案信息，造成檔案管理工作中面臨內(nèi)部安全隱患。

2.3 檔案安全管理制度和機制不完善

在信息化檔案管理過程中，高校未能建立完善的管理制度和機制，缺乏健全的管理步驟與規(guī)定，致使管理人員工作繁雜，員工責(zé)任制與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制界限不清，無法確定個人的分工與職責(zé)，為建立檔案管理的安全保密制度，工作人員保密意識無法從制度中形成，對于突發(fā)事件未能建立相關(guān)的安全保障應(yīng)急防范機制，當(dāng)前，檔案管理中存在的安全問題無法從制度得到切實的保障。

2.4 檔案館安全設(shè)施陳舊

實現(xiàn)檔案安全管理離不開先進的技術(shù)以及配套的管理設(shè)施，但目前許多高校檔案館陳舊，布局分配不合理，安保設(shè)施比較落后，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新速度較慢，缺乏資金投入，在信息化背景下，檔案管理需要如錄音、錄像以及光盤、軟盤等新載體，但這些載體的保管條件遠比紙質(zhì)檔案的要求高，不僅要做到一般載體檔案所要求的“八防”，還要防磁、防靜電，溫濕度的控制也更為嚴(yán)格，而現(xiàn)有的檔案庫房根本無法達到這些新型載體檔案的保管要求，檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)刻不容緩。

3 解決途徑分析

3.1 制定和完善檔案安全管理制度

在實現(xiàn)檔案管理的過程中，制定和完善相關(guān)的安全制度，形成一套健全的管理步驟和規(guī)定，明確各部門之間的分工，落實檔案管理人員的責(zé)任制，形成領(lǐng)導(dǎo)按期按時檢查機制，將檔案管理劃分到各個部門，制定健全的檔案管理人員考核機制，將考核與績效薪酬相連，形成健全的員工負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格的監(jiān)管制度，建立檔案安全保障機制，與此同時，完善電子檔案管理制度，采取專機專用，實名進入管理系統(tǒng)，用制度的方式確保檔案管理的安全。

3.2 提高檔案管理人員的安全意識

管理人員安全意識的提升是實現(xiàn)檔案安全管理的第一步，學(xué)校需聘請專業(yè)人士對管理人員進行安全知識的培訓(xùn)，定期考試抽查，提升管理人員安全知識儲備，幫助工作人員掌握先進的管理方式，提高領(lǐng)導(dǎo)干部的信息化水平，培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，提升管理人員工作水平，樹立積極的工作態(tài)度，遵守安全和保密規(guī)定，從不同方面提高工作人員的安全意識，保障檔案管理的萬無一失。

3.3 加強檔案信息系統(tǒng)安全管理

高校實現(xiàn)檔案管理信息化已經(jīng)是大勢所趨，信息管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案的主要載體，加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理需要在實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享基礎(chǔ)下，實現(xiàn)對檔案信息加密和訪問的控制，非授權(quán)用戶無法進行訪問。實現(xiàn)檔案信息資源分類管理， 通過身份證號、密碼等方式進行訪問，在安裝檔案管理系統(tǒng)之后，更新殺毒軟件，保障檔案信息管理的安全。

3.4 加大檔案管理安全資金投入

申請對檔案館安保設(shè)施建設(shè)的資金投入，引進現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，淘汰落后的檔案管理設(shè)施，更新檔案館的安保系統(tǒng)，合理規(guī)劃檔案館布局，保障檔案管理信息化運行，確保硬件設(shè)施和與軟件設(shè)施同步運行，加大對系統(tǒng)以及基礎(chǔ)設(shè)施維護資金的投入，聘請專業(yè)的技術(shù)人才提供安全保障，建立高質(zhì)量、高技術(shù)的檔案管理安全平臺。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案資料是高校重要的寶貴財富，在各項檔案管理的工作中，安全管理應(yīng)是重中之重。為此，在信息化背景下，加強安全管理，科學(xué)規(guī)范管理，將可能發(fā)生的非安全因素控制在最小的范圍之內(nèi)，推動高校檔案管理的信息化建設(shè)，提高工作服務(wù)水平，為高校檔案管理事業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)安全的服務(wù)。

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