新形勢(shì)下檔案管理工作新思路研究

謝雪華

[摘要]隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作的作用在逐漸提升。為了能夠滿足相關(guān)單位發(fā)展的要求，檔案管理工作任務(wù)在逐漸增重，這就需要轉(zhuǎn)變檔案管理思想，對(duì)管理方式不斷的革新，以滿足單位的需求，所以在現(xiàn)代化社會(huì)中，要以檔案管理工作中的不足為革新依據(jù)，提升檔案管理工作的品質(zhì)。文章就在現(xiàn)代化社會(huì)中檔案管理工作的革新進(jìn)行探析。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;開拓;新思路;分析

企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于公司的運(yùn)行來說是十分重要的，對(duì)于工作人員也提出了更高的要求，因?yàn)闄n案記載了公司的發(fā)展進(jìn)程，所以在檔案管理工作中，必須要以公司的發(fā)展為依據(jù)，端正檔案管理工作態(tài)度，為公司的穩(wěn)步發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的根基。但是在現(xiàn)實(shí)的生活中，大多數(shù)的公司都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，所以在其投入的精力比較少。所以，在檔案的實(shí)際管理工作中，要充分了解到檔案的作用，以現(xiàn)實(shí)情況為依據(jù)，規(guī)范檔案管理方法，進(jìn)一步完善檔案管理規(guī)章制度。

一、新時(shí)代檔案管理工作存在的漏洞

一個(gè)企業(yè)的全部檔案包括有很多不同門類，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等，表達(dá)方式有文字、聲音、影像、圖表等，是公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策的參考依據(jù)。檔案管理工作在平時(shí)的工作中，作為最基本工作連接了公司的各個(gè)部門，對(duì)于公司的發(fā)展進(jìn)步發(fā)揮著重要的作用。但是，在現(xiàn)代化社會(huì)中，檔案管理工作還存在著很多漏洞，使檔案管無法發(fā)揮其真正的作用。

（一）檔案管理規(guī)制不完善

在現(xiàn)代化社會(huì)中，公司為適應(yīng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，都采用了辦公自動(dòng)化，比如采用OA辦公系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而在各系統(tǒng)中自動(dòng)生成的各種報(bào)表、報(bào)告、文書等文件未能及時(shí)收集歸檔，或是歸檔不規(guī)范，公司檔案管理工作對(duì)此進(jìn)行了革新。但是忽視了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范要求，比如，檔案管理人員在整理著錄檔案時(shí)，如果公司沒有相關(guān)制度要求，那檔案人員錄入時(shí)就會(huì)十分的隨性，就會(huì)造成標(biāo)題不清晰、責(zé)任者不齊全等等問題。又或許因?yàn)闆]有完善的歸檔范圍表，而導(dǎo)致各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中自動(dòng)形成的各類報(bào)表、報(bào)告、總結(jié)等未收集歸檔。不注重檔案管理工作中的細(xì)節(jié)，不完善的檔案管理制度，進(jìn)而就會(huì)產(chǎn)生檔案混亂，有需要的時(shí)候不能迅速找到，并增加了檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。

（二）檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)較低

在現(xiàn)代化社會(huì)中，檔案管理部門在面臨機(jī)會(huì)的同時(shí)也面臨著一些難題，檔案管理工作人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，沒有注重提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，工作思想陳舊，對(duì)于工作任務(wù)總是草草了事，進(jìn)而時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。就現(xiàn)在的社會(huì)狀況來看，檔案管理工作人員只掌握基本的檔案理論知識(shí)和專業(yè)技能是無法滿足公司發(fā)展進(jìn)步的需要的，各個(gè)方面的問題開始踴躍而出，而對(duì)于公司自身來講也沒有為員工提供一個(gè)能夠提升自身專業(yè)素養(yǎng)的機(jī)會(huì)，很多的檔案管理人員也沒有對(duì)檔案管理進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)，沒有堅(jiān)實(shí)的基本知識(shí)和豐富的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，最終無法準(zhǔn)確、及時(shí)地完成任務(wù)。

（三）檔案管理工作品質(zhì)較低

就現(xiàn)在的檔案管理方法來說，進(jìn)行人工的搜索、電腦搜索的情況比較多。但是就現(xiàn)實(shí)情況來看，人工搜索是最主要的搜索形式，進(jìn)而這就造成檔案搜索速度慢，并且準(zhǔn)確性較低的問題，并且還加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，最終導(dǎo)致檔案管理工作品質(zhì)難以提升。

（四）沒有充分使用檔案資源

在大多數(shù)的公司檔案管理工作中，工作人員錯(cuò)誤地認(rèn)為做好檔案的搜集、梳理、保存等工作，就是檔案管理工作的主要工作內(nèi)容，進(jìn)而忽視了檔案資源的使用，檔案在公司的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，因此檔案管理工作部門必須要充分使用資源，使檔案資源在公司的發(fā)展中發(fā)揮出其實(shí)質(zhì)作用。

二、新時(shí)代做好檔案管理工作的策略

（一）對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新，使檔案發(fā)揮其實(shí)質(zhì)作用

企業(yè)檔案的管理工作，具體包括企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、提供利用等。在企業(yè)的各項(xiàng)日常工作中，檔案管理工作貫穿其中這都嚴(yán)重地影響著公司的未來發(fā)展，所以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新，首先就要完善公司檔案管理的規(guī)制，讓所有的檔案都能良好的保護(hù)。在現(xiàn)代化社會(huì)中，檔案管理工作的創(chuàng)新，主要總結(jié)和梳理公司的檔案，然后建立完善檔案管理工作規(guī)章制度，如收集、整理、檢索、保密等相應(yīng)的規(guī)范制度，各個(gè)公司應(yīng)積極地創(chuàng)設(shè)信息資源的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而使檔案管理工作得到革新。

（二）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

為了提高檔案管理工作的品質(zhì)，就必須提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理工作的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，提升檔案管理工作人員的工作品質(zhì)，從而創(chuàng)建一個(gè)高效率的檔案管理團(tuán)隊(duì)。假如公司檔案管理過程中出現(xiàn)的調(diào)動(dòng)情況，應(yīng)該從大體上保障檔案管理工作部門的整體實(shí)力進(jìn)行人員的調(diào)動(dòng)，并且公司還要時(shí)常為檔案管理工作人員提供一些學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，比如邀請(qǐng)專業(yè)人士來公司演講、舉辦一些培訓(xùn)活動(dòng)等，進(jìn)而使公司的檔案管理工作人員提升自身對(duì)檔案管理的了解和認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作人員在培訓(xùn)活動(dòng)中有所收獲，在工作中能夠端正態(tài)度，認(rèn)真地對(duì)待自己的工作，進(jìn)而最終提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，提升工作品質(zhì)，為公司的發(fā)展進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量。

（三）革新檔案管理思維

公司檔案管理的主要目的是存貯企業(yè)的歷史記錄，并提供利用服務(wù)，使公司能夠更好的發(fā)展。所以公司檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案的收集、保存、管理等工作時(shí)，要嚴(yán)格的履行公司的相關(guān)要求，做好保密工作。與此同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)利益主體的多元化要求企業(yè)檔案部門具有更強(qiáng)的信息服務(wù)作用。因此，公司在不斷地健全檔案資料的運(yùn)用工作規(guī)制的同時(shí)，必須具備向各個(gè)利益主體提供真實(shí)和豐富的檔案信息的手段和機(jī)制，例如采用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化管理及提供利用，消滅“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)信息共享。使檔案能夠在公司的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，為公司的領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)，促進(jìn)公司快速進(jìn)步發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)代化社會(huì)中，公司必須要重視檔案管理工作，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新。但是就現(xiàn)在的公司的運(yùn)轉(zhuǎn)情況來看，體現(xiàn)了大多數(shù)公司都沒有意識(shí)到檔案管理工作的重大作用的問題，再加上我國對(duì)于檔案管理工作的鉆研較少，就導(dǎo)致了公司檔案管理工作在革新方面遇到了難題，所以，公司的領(lǐng)導(dǎo)者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新，全面地考慮問題，進(jìn)而使檔案管理在公司的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮出其真正的作用。