淺析電子發(fā)票對(duì)財(cái)務(wù)工作的影響

何亞男

摘要：電子發(fā)票進(jìn)入人們視野后迅速成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中重要的原始憑證，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生較大影響。本文從實(shí)務(wù)角度出發(fā)，分析探討電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作帶來的影響，并提出相應(yīng)措施控制其帶來的風(fēng)險(xiǎn)，有一定的借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票;財(cái)務(wù)工作;影響

電子發(fā)票是指納稅人在購(gòu)銷商品、提供或者接受勞務(wù)服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，通過稅務(wù)機(jī)關(guān)電子發(fā)票管理系統(tǒng)開具或收取的加載電子簽章、以電子方式傳輸和存儲(chǔ)的憑證。我國(guó)在 2013 年 6月開出第一張電子發(fā)票，隨后在多個(gè)地區(qū)展開試點(diǎn)。2015年國(guó)家稅務(wù)局公布相關(guān)文件，電子普通發(fā)票在全國(guó)執(zhí)行。

一、電子發(fā)票特征

（一）發(fā)票形式無紙化利于保存更環(huán)保

銷售方以電子形式開具、傳輸電子發(fā)票，購(gòu)買方以電子形式收取、存儲(chǔ)電子發(fā)票。全國(guó)每年可節(jié)約紙質(zhì)發(fā)票近2000億張，節(jié)約紙張約1150萬(wàn)噸，減少大樹消耗約84萬(wàn)棵，為保護(hù)環(huán)境做出了貢獻(xiàn)。

（二）信息集中存儲(chǔ)留底

開具的電子發(fā)票須在線實(shí)時(shí)或適時(shí)向電子發(fā)票管理系統(tǒng)傳輸信息數(shù)據(jù)并集中存儲(chǔ)留底。銷售方以合法身份登錄系統(tǒng)后能夠在完成交易訂單的同時(shí)開具電子發(fā)票，并向客戶推送電子發(fā)票信息。

（三）促進(jìn)信息有效利用

取得電子發(fā)票的購(gòu)買方以合法身份登錄電子發(fā)票管理系統(tǒng)，查詢、下載一定期間收到的批量電子發(fā)票信息并加以分析和利用。

二、對(duì)財(cái)務(wù)工作積極影響

（一）提升財(cái)務(wù)工作效率

企業(yè)信息化水平提升后，電子發(fā)票中的相關(guān)信息可根據(jù)需要自動(dòng)提取、分析、匯總、整合等，無需財(cái)務(wù)人員參與二次加工，減少人為因素產(chǎn)生的誤差提升工作效率。

（二）簡(jiǎn)化交易雙方發(fā)票流轉(zhuǎn)程序

電子發(fā)票在交易發(fā)生后可迅速生成，銷售方通過郵箱或微信、短信等即時(shí)通訊工具將發(fā)票實(shí)時(shí)推送給購(gòu)買方，異地交易中的銷售方可有效避免紙質(zhì)發(fā)票郵寄過程中可能造成的遺失等不便情況，購(gòu)買方亦無需等待發(fā)票郵寄時(shí)間，加快支付速度。在信息化程度較高的企業(yè)，購(gòu)買方員工在收到電子發(fā)票后可直接實(shí)時(shí)提交至報(bào)銷系統(tǒng)，負(fù)責(zé)人可即時(shí)獲取報(bào)銷申請(qǐng)信息，并直接在軟件上批準(zhǔn)。無需逐個(gè)找負(fù)責(zé)人簽字，無需現(xiàn)場(chǎng)等待財(cái)務(wù)審核，出納待審批流程完善后即可將款項(xiàng)支付到相應(yīng)賬戶，有時(shí)數(shù)分鐘就可完成報(bào)銷工作。相較于紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票可大大縮短發(fā)票報(bào)銷時(shí)間，提高效率。

（三）避免發(fā)票遺失帶來的不便

紙質(zhì)發(fā)票遺失后可用兩聯(lián)發(fā)票中的銷售方聯(lián)次復(fù)印件或五聯(lián)發(fā)票的其他聯(lián)次入賬，也可登報(bào)后聲明作廢后重新開具入賬。雖然最終不影響交易的支付，但中間需要花費(fèi)一定的溝通時(shí)間和成本，影響工作效率，并且暴露出企業(yè)管理中存在的問題，增加財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)電子發(fā)票則不然，便于儲(chǔ)存留底的特點(diǎn)可以讓銷售方再次推送，仍可快速完成支付。

三、對(duì)財(cái)務(wù)工作帶來的挑戰(zhàn)

（一）重復(fù)報(bào)銷問題

電子發(fā)票可反復(fù)打印成紙質(zhì)形式，亦可多次上傳到系統(tǒng)中，造成一筆業(yè)務(wù)反復(fù)入賬，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失并使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真。為避免重復(fù)報(bào)銷，企業(yè)可以利用 Excel 建立《電子發(fā)票報(bào)銷臺(tái)賬》進(jìn)行管理。臺(tái)賬包括但不限于以下內(nèi)容：發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、價(jià)稅合計(jì)金額、貨物應(yīng)稅勞務(wù)服務(wù)名稱等信息。要求員工將電子上述信息填報(bào)完整并提交到財(cái)務(wù)后方可提出報(bào)銷申請(qǐng)。財(cái)務(wù)人員將全公司上述信息交叉比對(duì)無重復(fù)在表格中注明已報(bào)銷后安排支付。此種方法要求員工填報(bào)準(zhǔn)確率要高，尤其是發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼等關(guān)鍵信息。若因填報(bào)有誤，使審核人員查詢后認(rèn)定為重復(fù)報(bào)銷不予支付，反而不利。

對(duì)信息化程度較高的企業(yè)，可在報(bào)銷管理系統(tǒng)或者辦公系統(tǒng)中開發(fā)電子發(fā)票管理子系統(tǒng)。報(bào)銷人將一份電子發(fā)票的發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、價(jià)稅合計(jì)金額等信息上傳到該系統(tǒng)，從而形成企業(yè)電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫(kù)。財(cái)務(wù)人員審核時(shí)，選中待審核票價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)。若提示無重復(fù)后即可報(bào)銷，審核人處自動(dòng)簽名;若該份發(fā)票已報(bào)銷，則系統(tǒng)提示重復(fù)報(bào)銷，無法通過審核不予報(bào)銷。同時(shí)系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)記錄或財(cái)務(wù)人員記錄該報(bào)銷人姓名，作為企業(yè)內(nèi)部誠(chéng)信考評(píng)依據(jù)記錄在案;若員工未上傳發(fā)票信息，則不能報(bào)銷。員工在上傳時(shí)，若提示該份發(fā)票已上傳，則不能再次上傳，亦不能重復(fù)報(bào)銷，即系統(tǒng)達(dá)到防止重復(fù)報(bào)銷的目的。為簡(jiǎn)化操作流程，報(bào)銷人可掃描發(fā)票左上角二維碼將相關(guān)信息自動(dòng)錄入電子發(fā)票管理子系統(tǒng)中。紙質(zhì)版無法識(shí)別時(shí)，可掃描電子版二維碼或手動(dòng)填入相關(guān)信息到系統(tǒng)中。財(cái)務(wù)人員可使用掃描槍將二維碼掃描到該子系統(tǒng)或手動(dòng)填入發(fā)票代碼和號(hào)碼進(jìn)行查重審核。該電子發(fā)票管理系統(tǒng)可開發(fā)手機(jī)APP版，方便隨時(shí)掃描上傳。直接掃描二維碼可以極大提升上傳數(shù)據(jù)正確率，且速度快，使用方便，目前許多程序都支持。但是建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫(kù)仍需要企業(yè)作二次開發(fā)，需要投入一定成本。

（二）內(nèi)容的真實(shí)性難以辨別

電子發(fā)票的相關(guān)信息可使用畫圖軟件等工具篡改，尤其是金額，不免有人一時(shí)貪念而篡改發(fā)票金額。業(yè)務(wù)量不大的財(cái)務(wù)人員在審核時(shí)，可到國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)票查詢系統(tǒng)辨別真?zhèn)?，并將查詢結(jié)果打印出來附在發(fā)票后面。業(yè)務(wù)量大的企業(yè)或者對(duì)企業(yè)內(nèi)部信用記錄不夠好的員工，可要求報(bào)銷人將國(guó)家稅務(wù)總局的查詢結(jié)果附在后面方可報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員審核時(shí)可對(duì)查詢結(jié)果抽查。

（三）信息安全難以保證

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開票、推送發(fā)票信息在帶來方便提高效率的同時(shí)，也給某些犯罪分子可乘之機(jī)。不法之徒可能通過攻擊企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)盜竊財(cái)務(wù)信息，對(duì)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)和信息安全造成極大威脅和隱患。企業(yè)IT部門應(yīng)加強(qiáng)防范措施，修筑隔離墻，保障系統(tǒng)安全。同時(shí)嚴(yán)格管理操作者身份，確保登錄電子發(fā)票管理系統(tǒng)必須身份合法、權(quán)限合規(guī)，確保電子發(fā)票信息僅儲(chǔ)存于電子發(fā)票管理系統(tǒng)和開票人本地。

（四）企業(yè)對(duì)電子發(fā)票認(rèn)識(shí)待提高

電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+”下的新產(chǎn)物，隨著使用時(shí)間的推移，電子發(fā)票已經(jīng)深入到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各個(gè)領(lǐng)域。不論是傳統(tǒng)的制造業(yè)還是新興的電商行業(yè)，無論是企業(yè)之間的交易還是日常消費(fèi)，電子發(fā)票都無處不在，加油、過路過橋、民航、通訊等公共服務(wù)行業(yè)，餐飲、保險(xiǎn)、住宿等生活服務(wù)行業(yè)的電子發(fā)票很常見。然而部分企業(yè)包括財(cái)務(wù)人員仍然對(duì)電子發(fā)票持保留態(tài)度，甚至拒絕報(bào)銷。國(guó)家稅務(wù)總局公告2015年第84號(hào)第三條明文規(guī)定：“增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。”《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于進(jìn)一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導(dǎo)意見》稅總發(fā)[2017]31號(hào)文件又要求進(jìn)一步加強(qiáng)電子普通發(fā)票的推廣工作。財(cái)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，財(cái)稅知識(shí)常更新，適應(yīng)不斷改革的財(cái)稅體制，對(duì)工作中遇到的新問題從政策中求得答案。而加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行必要的相關(guān)培訓(xùn)，可以使財(cái)務(wù)人員對(duì)電子發(fā)票系統(tǒng)及相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步熟悉，控制相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)人員也需要對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓每個(gè)人都能認(rèn)識(shí)并熟悉電子發(fā)票，提高工作效率。企業(yè)亦要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)電子發(fā)票管理，完善相應(yīng)制度，用制度來保證電子發(fā)票在企業(yè)的順利使用。

四、結(jié)語(yǔ)

電子發(fā)票是新興事物，和每一個(gè)參與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人都息息相關(guān)，尤其是財(cái)務(wù)人員。了解熟悉電子發(fā)票的特征，防控其弊端帶來的風(fēng)險(xiǎn)，不斷更新相關(guān)知識(shí)，利用其優(yōu)點(diǎn)提高工作效率，更好的適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來。

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