試論如何提升文秘專業(yè)人才辦公自動(dòng)化的應(yīng)用能力

謝啟明 陳南

【摘 要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的辦公為了提升工作效率都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的應(yīng)用，作為一種辦公趨勢(shì)，文秘人員必須不斷提升綜合素質(zhì)和能力，提高自己的自動(dòng)化應(yīng)用水平，只有這樣才能在激烈的文秘專業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于領(lǐng)先地位。

【關(guān)鍵詞】文秘專業(yè)；自動(dòng)化；應(yīng)用能力

辦公自動(dòng)化是一種將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合形成的一種新型的辦公方式，通過(guò)辦公自動(dòng)化能夠明顯的提升辦公效率和辦公質(zhì)量，讓企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益得到明顯的提升。隨著計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，在辦公室業(yè)務(wù)中計(jì)算機(jī)核心技術(shù)也得到了很好的運(yùn)用，傳統(tǒng)的文秘專業(yè)辦公方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化的辦公需要，作為文秘專業(yè)人才一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化能力的運(yùn)用，這樣才能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。現(xiàn)在的文秘工作需要將專業(yè)技能和信息相互融合的專業(yè)人才，在文秘專業(yè)人才的日常工作中，信息化的程度越來(lái)越高，因此現(xiàn)代文秘人員除了要具備文秘專業(yè)相關(guān)的知識(shí)以外，還要具備信息化設(shè)備的操作能力，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行處理并及時(shí)的發(fā)布。

一、提升文秘專業(yè)人才辦公自動(dòng)化應(yīng)用能力的途徑

1.1建立健全相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制

文秘專業(yè)人員是公司文秘服務(wù)的主要力量，要先提升文秘人才的辦公自動(dòng)化應(yīng)用能力就需要充分調(diào)動(dòng)文秘人員的積極性和主動(dòng)性，體現(xiàn)以人為本以及有效競(jìng)爭(zhēng)的理念，建立健全激勵(lì)機(jī)制，只有這樣才能夠不斷壯大文秘隊(duì)伍建設(shè)，激發(fā)文秘專業(yè)人才的活力，讓他們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)的機(jī)制下，不斷提升自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提高自動(dòng)化的辦公效率，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。企業(yè)要不斷激發(fā)文秘專業(yè)人才的工作潛能，對(duì)辦公自動(dòng)化能力強(qiáng)、成績(jī)顯著的文秘專業(yè)人才給與相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，做好文秘專業(yè)人才的選拔和任用工作。

1.2在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)

文秘專業(yè)人才的辦公自動(dòng)化能力不是短期內(nèi)可以形成的，而是在長(zhǎng)時(shí)間的工作實(shí)踐中通過(guò)不斷的創(chuàng)新和積累才具備的能力和素質(zhì)。在網(wǎng)路信息化時(shí)代，具有辦公自動(dòng)化的能力也成為了文秘人員的基本素質(zhì)。作為文秘人員一定要在實(shí)踐中不斷的學(xué)習(xí)，文秘人員之間也可以互相的學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同提高。除了辦公自動(dòng)化理論學(xué)習(xí)以外，文秘人員也要走出辦公室，到企業(yè)實(shí)際發(fā)展和運(yùn)作的實(shí)際環(huán)境中去了解和實(shí)踐，從而能夠運(yùn)用辦公自動(dòng)化為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供更好的幫助。

1.3掌握辦公自動(dòng)化的功能和作用

辦公自動(dòng)化在功能上包括了三個(gè)方面，首先是讓企業(yè)內(nèi)部的通信實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)潔化，很多資料都不需要人為的進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化。單位只要做好軟硬件設(shè)備的購(gòu)置，依托專業(yè)的軟件公司根據(jù)單位的實(shí)際情況打造個(gè)性化的辦公自動(dòng)化服務(wù)平臺(tái)就可以。因此作為文秘專業(yè)人才以前需要進(jìn)行協(xié)調(diào)和安排的局面現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)了辦公流程的簡(jiǎn)化，這樣就在一定程度上節(jié)約了辦公時(shí)間，簡(jiǎn)化了辦公的手續(xù)。其次是信息發(fā)布更加的快捷化，通過(guò)辦公自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備讓信息的傳遞更加有效率，改變了傳統(tǒng)的繁瑣的信息傳遞方式造成的辦公處理速度和效率低下的局面，辦公文秘人員可以將單位的各種重要信息及時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)反饋，得到領(lǐng)導(dǎo)的首肯以后可以及時(shí)的向整個(gè)單位發(fā)布，單位各個(gè)部門都能夠從信息系統(tǒng)中接收到辦公文秘傳來(lái)的信息，以前需要文秘人員對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)的一些協(xié)作工作現(xiàn)在只需要將其上傳到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，讓各個(gè)部門根據(jù)要求去下載和準(zhǔn)備即可，這就大幅度提升了辦公效率。最后是讓文秘工作的效率得到提升。以前的文秘工作十分繁瑣復(fù)雜，平時(shí)的工作往往是千頭萬(wàn)緒，尤其是一些單位安排的會(huì)務(wù)工作需要文秘協(xié)調(diào)很多工作，往往讓秘書(shū)感到力不從心，而采用了辦公自動(dòng)化手段以后，秘書(shū)就可以通過(guò)自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)應(yīng)付大量的會(huì)議安排內(nèi)容，因此辦公文秘人員必須掌握信息化技術(shù)的手段，熟練的運(yùn)用信息技術(shù)提升辦事效率，尤其是在信息處理方面，通過(guò)辦公自動(dòng)化的能夠讓秘書(shū)充分的利用互聯(lián)網(wǎng)獲取各種辦公信息和知識(shí)，讓秘書(shū)在單位的各項(xiàng)服務(wù)工作更加得心應(yīng)手。

1.4拓展秘書(shū)的工作職能

單位的文秘工作主要是負(fù)責(zé)辦公、辦文和辦事三個(gè)方面，現(xiàn)在隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，新的辦公技術(shù)不斷的涌現(xiàn)，在辦公區(qū)域?qū)嵭凶詣?dòng)化的技術(shù)也不斷成熟。辦公自動(dòng)化水平的提高也讓秘書(shū)的工作與自動(dòng)化之間有了更多的交集，因此要在新的自動(dòng)化辦公環(huán)境下不斷拓展秘書(shū)的工作職能，改變秘書(shū)傳統(tǒng)的工作內(nèi)容，除了辦公、辦文和辦事以外，秘書(shū)還需要在辦公自動(dòng)化環(huán)境下做很多的工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)解決日常的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)秘書(shū)職能的大拓展，提高辦公效率。讓秘書(shū)的服務(wù)職能與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效的接軌，同時(shí)在辦公自動(dòng)化的實(shí)踐中做好更多的服務(wù)。

二、結(jié)語(yǔ)

辦公文秘工作的復(fù)雜性導(dǎo)致了很難有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的工作規(guī)范，文秘人員既要做好自己的分內(nèi)工作，同時(shí)也要精通辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)，處理好上下之間的關(guān)系。因此秘書(shū)要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，不斷的與時(shí)俱進(jìn)，提升自我綜合素質(zhì)，讓單位的辦公效率得到充分的提升。

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