合同管理信息化探討

孔瑜

【摘 要】合同是企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，通過提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。

【關(guān)鍵詞】合同管理；信息化；現(xiàn)狀與不足；平臺(tái)建設(shè)

一、合同管理概述

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)?！吨腥A人民共和國合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。

合同管理工作對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、成本管理又有著總協(xié)調(diào)和總控制的作用，可以說是項(xiàng)目管理的核心和靈魂。通過提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。

二、傳統(tǒng)合同管理模式的現(xiàn)狀和不足

傳統(tǒng)的合同管理模式一般采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于合同標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量龐大、涉及內(nèi)部業(yè)務(wù)部門眾多，很容易造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門間協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控合同執(zhí)行等方面存在效率不高、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。主要體現(xiàn)在以下方面：

1.合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)

企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模大、專業(yè)分類細(xì)、經(jīng)辦合同多時(shí)，傳統(tǒng)合同管理模式不便于企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理部門全局掌握單位全部合同實(shí)際履約狀況、項(xiàng)目進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況等信息。

2.合同信息查詢分析不便

合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，采用手工管理合同時(shí)，由于企業(yè)內(nèi)部各部門對(duì)合同的關(guān)注點(diǎn)不同，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的匯總工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。

3.缺少預(yù)警機(jī)制

財(cái)務(wù)部門的付款依據(jù)與合同執(zhí)行進(jìn)度密切相關(guān)，傳統(tǒng)合同管理模式缺少對(duì)合同進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。

三、推行合同管理信息化的意義

以信息化為手段的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化合同管理按照規(guī)范程序、固化流程、加強(qiáng)監(jiān)管、強(qiáng)化服務(wù)、透明信息的原則要求，強(qiáng)化各級(jí)管理部門的職能分配，做到職權(quán)清晰，責(zé)任明確，嚴(yán)格按規(guī)定程序?qū)徟k理，并能建立相關(guān)部門與崗位之間的相互制衡和監(jiān)督機(jī)制，合同管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)合同管理工作帶來極大的便利，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：

1.增加管理透明度，提高管理監(jiān)督能力，防止不正之風(fēng)。

合同管理信息化通過網(wǎng)上辦公與信息流轉(zhuǎn)，將提高監(jiān)督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)不受侵占，還能凈化企業(yè)環(huán)境，樹立良好風(fēng)氣。

2.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。

推行合同管理信息化，在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工經(jīng)驗(yàn)式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變，合同管理的重復(fù)工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進(jìn)企業(yè)管理理念革新。

3.降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

合同管理信息化能提高企業(yè)對(duì)成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低庫存占用資金，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡，促進(jìn)公司降本增效。

4.加強(qiáng)過程管控能力，提升合同管理水平。

合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時(shí)間等具體內(nèi)容反映合同的實(shí)際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件，可以提高企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)審核效率、強(qiáng)化過程監(jiān)管能力、加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)合同管理水平得到了提高。

5.確保合同各項(xiàng)信息真實(shí)有效。

通過信息化管理，合同信息能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋，在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，拓寬收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，為合同招標(biāo)談判及成本預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。

四、如何建設(shè)合同管理信息化平臺(tái)

合同管理信息化必須以合同為主線，以費(fèi)用為中心，以解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問題為主導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全周期的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行狀況動(dòng)態(tài)跟蹤，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理、成本控制、資金收支實(shí)時(shí)監(jiān)控，將企業(yè)合同管理動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束及全方位的管理。

合同管理信息化平臺(tái)建設(shè)，將合同的訂立、計(jì)價(jià)、支付及查詢等管理要求有機(jī)結(jié)合，有利于迅速掌握各合同的執(zhí)行狀態(tài)，為決策提供基礎(chǔ)性信息。主要包括合同擬制會(huì)簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統(tǒng)計(jì)分析管理等分項(xiàng)建設(shè)。

五、合同管理信息化建議

合同管理信息化在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、經(jīng)營管理、防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)中，發(fā)揮了較大作用，要做好合同管理信息化建設(shè)工作，除按步驟精心組織外，還需關(guān)注以下幾點(diǎn)：

1.做好管理平臺(tái)首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化

管理平臺(tái)首期上線運(yùn)行一段時(shí)間后，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)操作界面和細(xì)節(jié)會(huì)提出不少優(yōu)化建議，應(yīng)將這些建議匯總，進(jìn)行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。

2.實(shí)現(xiàn)信息化軟件之間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性

合同管理信息化的一大令人矚目的特點(diǎn)，就是實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，將是對(duì)信息化管理平臺(tái)資源的極大浪費(fèi)。

六、總結(jié)

般企業(yè)除了合同管理信息化外，還有財(cái)務(wù)、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺(tái)開發(fā)時(shí)需注意和其他系統(tǒng)信息化軟件的對(duì)接，不同系統(tǒng)的信息化軟件數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，有些數(shù)據(jù)可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高軟件的管控作用。

【參考文獻(xiàn)】

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