新環(huán)境下單位檔案管理創(chuàng)新路徑

王維峰

摘 要：隨著社會的發(fā)展，各種改革活動隨之展開，在這種新環(huán)境下，事業(yè)單位在檔案管理方面要不斷改革創(chuàng)新，只有這樣才能順應(yīng)時代潮流，跟上社會發(fā)展的步伐。檔案管理在事業(yè)單位改革過程中顯得尤為重要，是事業(yè)單位改革的關(guān)鍵。隨著信息時代的到來，事業(yè)單位用到的數(shù)據(jù)越來越多，也越來越復(fù)雜，這就給檔案管理帶來很大難度。這種情況就要求單位在檔案管理方面投入更多的時間和精力，不斷創(chuàng)新檔案管理的路徑和方法。本文就現(xiàn)在檔案管理存在的問題提出解決方法，以及在過去檔案管理模式的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;檔案管理;策略

檔案管理工作是否順利開展直接影響到單位其他工作是否順利開展，所以檔案管理工作的重要性就不言而喻了。在現(xiàn)如今這個信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展需求，故此必須創(chuàng)新單位檔案管理模式，尋找檔案管理的新路徑，做好單位的檔案管理工作。保證單位其他重要職能的順利進行。

一、單位檔案管理的現(xiàn)實情況

現(xiàn)如今，雖然有一些單位開始意識到檔案管理的重要性，但多數(shù)都沒采取任何行動。大部分單位還是采用最原始的檔案管理模式，依舊使用人力手動查詢。這就使得效率十分低下，浪費了寶貴的人力資源。再者，事業(yè)單位的人員流動性強，許多離職工作者的檔案還在原來單位，沒有及時辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。工作人員對檔案的保密意識匱乏，沒有做好保密性這方面的管理工作。這給單位其他重要職能工作的開展帶來了一些不必要的風(fēng)險性。

二、單位檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）檔案的收錄不規(guī)范

事業(yè)單位雖說職能劃分比較明顯，但是有些單位尚且沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，沒有配備專業(yè)的檔案管理人員。這就導(dǎo)致在資料的采集、錄入等方面不規(guī)范的情況發(fā)生。這就增加了檔案管理錯誤性的風(fēng)險，比如文字方面的錯誤，材料收集的時候不全面等不規(guī)范的行為。還有采集信息用的紙張大小不一，填寫不規(guī)范，有的用藍色水筆，有的用黑色水筆等問題。況且，還沒有監(jiān)督部門專門進行監(jiān)督，或者定期抽查樣本，檢查是否規(guī)范等等。很多單位并不重視檔案管理這一工作的開展，有的單位甚至沒有管理意識。單位領(lǐng)導(dǎo)根本就不重視這方面的工作，更不要說有什么健全的機制了。還有就是檔案管理工作人員缺乏服務(wù)意識，認為檔案管理不是單位重要的職能部門，因此忽略了自己的本職工作。

三、創(chuàng)新單位檔案管理的模式及路徑

（一）加大檔案管理的宣傳力度

在新的環(huán)境之下，對于一個單位來說，檔案管理工作是特別關(guān)鍵的，檔案管理工作既是單位其他各項重要職能工作順利開展的基礎(chǔ)，也是單位工作順利開展的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者、決策者更好的了解單位的具體情況。做好新環(huán)境下的檔案管理工作，有利于提高單位在整個市場當(dāng)中的競爭力。但是就目前的現(xiàn)狀而言，好多單位對檔案管理工作的重視度不夠，所以要加強宣傳力度。首先單位決策者應(yīng)該重視這一部門，從決策者自身出發(fā)，定期宣傳檔案管理工作的內(nèi)容和重要性，單位可以將檔案管理的重要性等內(nèi)容在其內(nèi)部手冊上印發(fā)。每個員工人手一份。

（二）健全檔案管理的機制

健全檔案管理機制是檔案管理工作是否順利展開的關(guān)鍵，故此，必須結(jié)合各單位的切實情況，以及新環(huán)境下的時代要求，不斷完善管理機制。在實際操作過程當(dāng)中，應(yīng)該建立監(jiān)督部門對其不定期抽查，看其是否符合規(guī)范。單位領(lǐng)導(dǎo)者要把職能切實落實在每個管理人員身上，應(yīng)該支持管理人員的工作，幫助管理人員順利開展工作，齊心把檔案管理工作做好。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極參與到管理過程中去，為完善管理機制提供支持和依據(jù)。

（三）提高檔案管理的服務(wù)意識

檔案管理工作人員的素質(zhì)和檔案管理的效率密切相關(guān)。管理人員服務(wù)意識不高的一個原因在于管理人員的文化還有專業(yè)水平不太突出，因此應(yīng)該加大對管理人員個人素質(zhì)以及專業(yè)水平的培養(yǎng)。不斷幫助管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識，定期組織培訓(xùn)，以此幫助其高管理效率和水平。除此之外，還要加強其對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，做到合法守法、有法可依、有法可循。積極借助別人的成功經(jīng)驗和方法，以達到檔案管理效率的最大化。

（四）建立線上檔案管理模式

要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就需要建立一套健全的網(wǎng)絡(luò)機制。以往傳統(tǒng)的檔案管理模式浪費了大量紙張以及人力資源，不僅效率低下，而且管理水平較低。伴隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被社會淘汰，所以必須要建立一套完善的網(wǎng)絡(luò)模式?，F(xiàn)如今的信息存儲技術(shù)不再是像以前那樣，而是存儲在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。這就有效保證了信息的完整性以及安全性。這從根本上避免了單位的不必要損失，像以前遇到不可預(yù)測的災(zāi)害例如火災(zāi)、水災(zāi)等，會出現(xiàn)檔案燒毀、檔案遺失、檔案遇水之后出現(xiàn)字跡模糊等情況，在網(wǎng)絡(luò)管理體系出現(xiàn)之后，有效避免該情況的發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)體系的發(fā)展不僅提高了檔案管理工作水平的提高，而且還有利于單位其他重要職能部門工作的開展。線上管理模式的開展有效規(guī)避了檔案遺失等問題，而且可以真正達到資源共享，提高了資源的利用率。

總之，在現(xiàn)代化檔案管理過程中，可以通過提高管理人員的服務(wù)意識、加大檔案的宣傳力度、健全管理機制以及建立一套完整的線上管理模式等多個方面開拓創(chuàng)新路徑。這是一場持久戰(zhàn)，要想取得成功，就要不斷進行改革和創(chuàng)新。

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