電子公文歸檔管理的幾點(diǎn)思考

龍美華

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）4-107-02

摘 要 本文首先分析了電子公文的特點(diǎn)，其次闡述了電子公文對(duì)歸檔管理的影響，以及電子公文歸檔管理的現(xiàn)狀與可行性分析，最后針對(duì)電子公文歸檔管理提出了幾點(diǎn)建議。意旨在通過(guò)對(duì)電子公文歸檔特點(diǎn)及其現(xiàn)狀與可行性的分析，認(rèn)識(shí)到電子公文歸檔管理的重要意義，并加強(qiáng)對(duì)電子公文歸檔的管理，使其更加標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞 電子公文 特點(diǎn) 歸檔管理 問(wèn)題 措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子公文的應(yīng)用與普及，電子公文歸檔管理成為重要議題。紙質(zhì)檔案與電子公文同時(shí)保存的“兩套制”檔案管理模式業(yè)已漸形成并將長(zhǎng)期存在。但就目前來(lái)看，仍然需要采取相應(yīng)措施規(guī)范電子公文歸檔管理，使電子公文歸檔管理朝著立體化方向發(fā)展。

一、電子公文的特點(diǎn)

電子公文從概念上分析，它是指各地區(qū)、各部門(mén)通過(guò)國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。而根據(jù)我國(guó)新頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。從電子文件與電子公文的定義上，我們可以看出兩者是不同的，電子文件具有更廣的外延，涵蓋了包括電子公文在內(nèi)的其他以電子形式存在的任何文件，也就是說(shuō)，電子公文是電子文件的一種，而電子公文也具有電子文件所具有的特點(diǎn)。

從定義以及應(yīng)用實(shí)踐上分析，我們可以了解到電子公文具有以下特點(diǎn)：1.歸檔及時(shí)，分類(lèi)簡(jiǎn)便。由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，電子公文直接通過(guò)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行文件的傳輸與處理，一旦形成也能夠及時(shí)歸檔。2.信息量大，節(jié)省空間。電子公文是由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理的，相較于現(xiàn)實(shí)世界的實(shí)際空間，其所能容納的信息量是巨大的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要龐大的檔案管理庫(kù)房進(jìn)行歸類(lèi)存放，占地面積大，而電子公文大大節(jié)省了檔案管理存放的空間與存放裝具，一定程度上減少了保管成本。3.檢索快捷，方便使用。電子公文通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的承接，而文件的起草、審核、定稿、歸檔、檢索等均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理一體化。根據(jù)授權(quán)，用戶(hù)則能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)上的檔案管理系統(tǒng)快速查閱相關(guān)信息，同時(shí)還能夠提取復(fù)制相關(guān)文檔，提高了利用效率，程序上也比以往的手工檢索更加便利、簡(jiǎn)單。

二、電子公文對(duì)歸檔管理的影響

從檔案管理系統(tǒng)整體上來(lái)看，我國(guó)檔案管理實(shí)行的是“兩套制”，也就是說(shuō)將紙質(zhì)文檔與電子公文同時(shí)保存。但是相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔而言，對(duì)電子公文歸檔還沒(méi)有比較完善的管理機(jī)制。電子公文是通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸與處理，不受時(shí)間與空間的限制，但由于是以磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等為載體，則需要特殊的保存方式。

因此，我們需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式作出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，可從以下三方面進(jìn)行考慮：1.管理部門(mén)上，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的存放，電子公文歸檔需要新的知識(shí)和技術(shù)為支撐，將電子公文的形成、檔案、計(jì)算機(jī)信息管理這三大部門(mén)有機(jī)結(jié)合，進(jìn)行一體化管理。2.歸檔方式上，電子公文完成后能夠及時(shí)存入計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使電子公文形成部門(mén)與檔案管理部門(mén)均能同時(shí)查閱，也就是說(shuō)電子公文與歸檔保存不再有明確的界限，隨時(shí)歸檔保存，在時(shí)間上更及時(shí)也更有效率。3.分類(lèi)方法上，電子公文是通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，能夠直接在計(jì)算機(jī)上對(duì)文件展開(kāi)分類(lèi)整理工作，而不同于紙質(zhì)文件繁瑣的人工整理。

三、電子公文歸檔的現(xiàn)狀與與可行性分析

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無(wú)紙化辦公日漸推進(jìn)，電子公文歸檔管理也逐步走進(jìn)人們?nèi)粘＾k公之中。但是，一些人對(duì)電子公文沒(méi)有一個(gè)較為正確的認(rèn)識(shí)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)其認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致辦公室自動(dòng)化設(shè)備配置不夠完善，影響辦公進(jìn)程。面對(duì)當(dāng)前電子公文歸檔管理還不完善的現(xiàn)狀，在加強(qiáng)電子公文歸檔管理的推廣普及的同時(shí)，從法律依據(jù)、電子公文歸檔數(shù)據(jù)信息安全保障以及技術(shù)實(shí)施三個(gè)方面對(duì)發(fā)展電子公文歸檔進(jìn)行可行性分析。

根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于修改《<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》（國(guó)家檔案局令第14號(hào)）文件精神，將原來(lái)紙質(zhì)檔案和電子公文同時(shí)歸檔的“兩套制”檔案管理方式改變，現(xiàn)只要符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以?xún)H以電子形式歸檔，電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。近年來(lái)，我國(guó)也相繼頒布了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《專(zhuān)用網(wǎng)與公用網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的暫行規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》等法規(guī)，為互聯(lián)網(wǎng)信息安全提供了重要的法律保障。

在電子公文歸檔的過(guò)程中，電子公文數(shù)據(jù)信息的安全保障使至關(guān)重要的，其中的信息安全隱患不容忽視，由此，可以采取以下措施：1.MD5技術(shù)。MD5即Message-Digest Algorithm5，它是計(jì)算機(jī)安全領(lǐng)域廣泛使用的一種散列函數(shù)，用于確保信息傳輸完整一致，為數(shù)據(jù)信息提供完整性保護(hù)，具有多重保護(hù)特征。例如，容易計(jì)算、抗修改性、弱抗碰撞以及強(qiáng)抗碰撞方面的特性。2.數(shù)字水印技術(shù)。運(yùn)用水印技術(shù)和打印接口水印技術(shù)進(jìn)行文檔匹配，具有魯棒水印的特點(diǎn)，直觀、防偽、可追蹤。即使文檔泄露，也有相應(yīng)的證據(jù)。而數(shù)字水印技術(shù)主要包含屏幕水印、打印水印、串碼追蹤三個(gè)部分。3.電子簽章技術(shù)。例如，WORD、PDF、HTML等多種文件格式都能適用。采用iSignature電子簽章系統(tǒng)，不必手動(dòng)操作，就能夠通過(guò)PDF文檔進(jìn)行自動(dòng)簽章。從實(shí)際經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，自動(dòng)簽章在1秒內(nèi)大約可完成30個(gè)以上的文件簽章，大大提高了辦公效率，同時(shí)也極大增強(qiáng)了檔案管理系統(tǒng)電子公文歸檔的應(yīng)用價(jià)值。4.文件離線保護(hù)技術(shù)。設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，對(duì)文檔上傳、下載進(jìn)行加密，并對(duì)文檔以水印串碼方式進(jìn)行文件追蹤。5.服務(wù)器安全加固關(guān)鍵技術(shù)。采取BLP模型，同級(jí)別的主客體能夠讀寫(xiě)，當(dāng)級(jí)別較低的只能寫(xiě)高于其安全級(jí)別的客體，從而強(qiáng)化了文檔數(shù)據(jù)的保密工作。

就電子公文歸檔的技術(shù)實(shí)施，可從以下四點(diǎn)分析：1.對(duì)公文系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。公文管理系統(tǒng)表可以簡(jiǎn)稱(chēng)為OA，將提取的8個(gè)OA中的元數(shù)據(jù)與檔案系統(tǒng)中的17個(gè)元數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對(duì)比。2.構(gòu)建公文系統(tǒng)的歸檔模塊。從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中，我們也可以看到，在電子公文形成的同時(shí)，因?yàn)榕c檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，使電子公文一經(jīng)形成便存入檔案管理系統(tǒng)。這迅速、高效的辦公模式則需要在公文系統(tǒng)中構(gòu)建相應(yīng)的歸檔模塊，使電子公文管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)密切聯(lián)系。3.對(duì)電子公文歸檔格式要求進(jìn)行說(shuō)明，并對(duì)數(shù)據(jù)范圍作出劃分。4.制定出電子公文歸檔的相應(yīng)流程圖。

四、電子公文歸檔管理的措施

（一）加深對(duì)電子公文歸檔的認(rèn)識(shí)，重視檔案信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用，錄音、錄像及電子公文檔案所占比例日漸增加，電子公文的歸檔也成為檔案管理的重要部分。而作為檔案管理人員只有充分認(rèn)識(shí)到電子公文歸檔的重要性，按照相應(yīng)的歸檔要求進(jìn)行合理歸檔，才能使電子公文歸檔得到有效保障。

在現(xiàn)代辦公體系中，辦公自動(dòng)化是與檔案管理系統(tǒng)有機(jī)聯(lián)系的，兩者是一個(gè)有機(jī)統(tǒng)一體。在電子政務(wù)建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化建設(shè)，使電子公文在形成的同時(shí)也能納入檔案管理系統(tǒng)，從而有助于文檔一體化建設(shè)。在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)從本單位辦公自動(dòng)化與檔案信息管理工作的現(xiàn)有狀況出發(fā)，弄清楚信息源頭，將檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備、電子公文保存環(huán)境與自動(dòng)化辦公模式進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同建設(shè)，從而保證電子公文歸檔管理工作的順利進(jìn)行。

（二）健全電子公文歸檔管理制度

從以上分析，我們可以看到，電子公文的形成與歸檔之間需要多個(gè)環(huán)節(jié)相互作用，任意一個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)不明、制度不清，都有可能對(duì)電子公文的真實(shí)性造成影響。因此，建立一套完善的電子公文管理制度對(duì)各個(gè)部門(mén)的權(quán)責(zé)劃分進(jìn)行合理配置十分必要，使各個(gè)部門(mén)在各個(gè)環(huán)節(jié)都能清楚自身的權(quán)限范圍，從而承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，就是要明確電子公文的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)都是由哪些相應(yīng)的部門(mén)展開(kāi)的，其所承擔(dān)的職責(zé)范圍有哪些。而相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔的法律規(guī)制，電子公文歸檔管理方面缺乏相應(yīng)的規(guī)范規(guī)制，因而健全相關(guān)的歸檔管理制度具有重要意義。

（三）加強(qiáng)保密工作，保障電子公文數(shù)據(jù)的安全

電子公文是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與革新，電子公文不斷推廣與使用，因此它的各種性能受到科技方面的重要影響。也就是說(shuō)，信息技術(shù)安全性直接影響電子公文的安全性。由于電子公文是通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行文件處理與傳遞，具有不穩(wěn)定性和易修改性，要求電子公文的制作者與相應(yīng)的檔案信息管理者采取一定技術(shù)措施以保障電子公文的安全性、真實(shí)性。例如，可以通過(guò)技術(shù)處理，將歸檔電子公文設(shè)置為“只讀性”文檔，保證公文的真實(shí)性。對(duì)重要文件設(shè)置查閱權(quán)限，只有經(jīng)授權(quán)后才能提取與復(fù)制。此外，由于電子公文是通過(guò)計(jì)算機(jī)信息處理形成的電子數(shù)據(jù)信息，為防止信息的丟失需要定期對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行復(fù)制。

（四）提高電子公文歸檔管理人員的素質(zhì)

電子公文歸檔管理需要相關(guān)的工作人員進(jìn)行，而管理人員素質(zhì)的高低也直接影響著電子公文歸檔管理的質(zhì)量。為適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要，應(yīng)當(dāng)提高相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)行定期的培訓(xùn)，促進(jìn)電子公文歸檔管理立體化發(fā)展。也就是說(shuō)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人才培養(yǎng)，多層次、多途徑培養(yǎng)人才，使檔案管理人員有豐富的知識(shí)足以應(yīng)對(duì)日益發(fā)展的信息技術(shù)。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子公文的應(yīng)用與普及，電子公文歸檔的規(guī)范化管理已十分必要。電子公文歸檔的出現(xiàn)，在一定程度上提高了各部門(mén)的工作效率，提升了工作質(zhì)量。然，由于信息技術(shù)自身所具有的缺陷，需要我們對(duì)電子公文加強(qiáng)保密工作，采取相應(yīng)的信息安全保障措施，同時(shí)對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而有助于電子公文歸檔管理質(zhì)量的提升。

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