企業(yè)公文管理信息化建設(shè)的途徑研究

黃君雷

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）4-007-01

摘 要 隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，信息的傳播不僅高速而且高效，包括政府機(jī)關(guān)、企業(yè)在內(nèi)的各行各業(yè)的信息交換呈現(xiàn)出幾何級(jí)的增加。在這一大背景下，對(duì)各類信息、指令的有效管理、高效溝通就顯得格外重要，尤其是在現(xiàn)代企業(yè)管理管理中，對(duì)于信息化的要求越來越高，發(fā)展公文管理信息化建設(shè)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的核心要素，本文主要基于提升公文質(zhì)量和處理效率，探索研究企業(yè)公文信息化建設(shè)的途徑。

關(guān)鍵詞 公文管理 信息化 有效途徑

公文即是“公務(wù)文書”，其格式、種類、規(guī)則等都是全國(guó)統(tǒng)一的，按照國(guó)務(wù)院辦公廳的要求，公文的種類有15種。公文的作用不管是對(duì)于政府機(jī)關(guān)還是對(duì)于企業(yè)，都十分重大。就以目前而言，我國(guó)對(duì)于公文信息化管理起步較晚，經(jīng)過近年來的不斷探索，在基礎(chǔ)性建設(shè)工作中取得了一定的成就，但在大多數(shù)企業(yè)中還普遍存在采用人工傳閱、管理公文的原始方法，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且也無法做到及時(shí)有效。信息技術(shù)的介入使得公文管理的信息化得到了改善，而信息化的建設(shè)更成了首要任務(wù)，如何才能夠強(qiáng)化信息建設(shè)更是我們要探索的目標(biāo)。

一、公文管理信息化的目標(biāo)

公文管理信息化的首要目標(biāo)是“全面網(wǎng)絡(luò)化”，所有的信息通過網(wǎng)絡(luò)傳播，不僅方便快捷，而且還能節(jié)省大量的人力資源和辦公經(jīng)費(fèi)。其次是要設(shè)立建設(shè)流程體系，讓各級(jí)管理層及時(shí)了解掌握信息，做出準(zhǔn)確科學(xué)的經(jīng)營(yíng)決策，抓住各種商機(jī)，為企業(yè)贏得更大的效益。再次要將信息化技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部大力推廣、普及，使得該技術(shù)可以在整個(gè)管理體系中得到廣泛的應(yīng)用。

二、公文管理信息化的特點(diǎn)

公文管理信息化的主要作用是為了提高效率和保證質(zhì)量，從特點(diǎn)上來說，其功能的實(shí)用性很強(qiáng)，而且操作簡(jiǎn)便，不管是對(duì)于信息化的處理和信息的質(zhì)量都能得到充分的保證。也便于保存，不會(huì)因?yàn)橐恍白匀灰蛩亍倍鴮?dǎo)致?lián)p毀。

三、有效途徑

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

公文管理信息化建設(shè)的第一要點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)設(shè)備現(xiàn)代化。想要脫離原本傳統(tǒng)的公文管理，首先需要的就是對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，置辦設(shè)備，確保公文管理全流程的所有設(shè)備都是現(xiàn)代化的。

（二）全面數(shù)字化

在日常辦公當(dāng)中，有許多的公文要整理、分類、儲(chǔ)存，而在企業(yè)中甚至還會(huì)將有相關(guān)的表格、數(shù)據(jù)、報(bào)告作為附件依存，難免有保管不善導(dǎo)致?lián)p毀、丟失的事情出現(xiàn)。如果能夠?qū)⒐臄?shù)字化，變?yōu)橄到y(tǒng)中所存在的文檔、表格，不僅能夠便于保存，更能夠方便分類處理，對(duì)于一些多媒體的信息，更是可以方便的取用、轉(zhuǎn)換、制作，因此在企業(yè)公文的管理當(dāng)中信息的數(shù)字化是必不可少的環(huán)節(jié)，能夠?qū)⑺行畔?shù)字化，更是有利于加快企業(yè)對(duì)于信息的處理能力。

（三）構(gòu)建流程體系

在完成設(shè)備現(xiàn)代化、信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上，要真正實(shí)現(xiàn)對(duì)公文管理的信息化建設(shè)，還必須構(gòu)建出一個(gè)非常合適的流程體系。企業(yè)公文信息化的目的是為了服務(wù)我們更加高效的處理事務(wù)，而不是阻礙我們的，如果不構(gòu)建體系，那么很有可能所有的信息都會(huì)堆積在一處，就如同我們要處理“垃圾郵件”一樣，成為工作的累贅，因此構(gòu)建符合企業(yè)的流程體系，其作用不僅能夠方便企業(yè)，更可以完善企業(yè)事務(wù)的處理。

（四）提高深層服務(wù)

信息化的服務(wù)不應(yīng)該只停留在表面，更應(yīng)該有著更加深入化、多元化的發(fā)展，畢竟公文信息體系是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的，不同的企業(yè)會(huì)有著不同的部門，而不同的部門也會(huì)有著不同的需求，根據(jù)需求做出改變，在大的分類之下，按照公文的主送部門或者直接按照部門進(jìn)行分類，然后根據(jù)對(duì)內(nèi)、對(duì)外、對(duì)公、內(nèi)轉(zhuǎn)等公文流轉(zhuǎn)需求，構(gòu)建起各個(gè)環(huán)節(jié)的流程，不僅可以實(shí)現(xiàn)公文信息化的縱向、高效傳播，而且還可以實(shí)現(xiàn)公文在部門之間的橫向?qū)?、相互傳達(dá)。

（五）檢查維護(hù)調(diào)整

在實(shí)現(xiàn)快速、高效、便捷的同時(shí)，也存在公文信息傳播泛濫、機(jī)密公文失密等問題，在公文管理信息化建設(shè)過程中，要超前考慮，規(guī)避各類風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要在一定程度上予維護(hù)，對(duì)設(shè)備維護(hù)，對(duì)數(shù)字化的文件更是需要經(jīng)常檢查，尤其是整個(gè)體系建立的初期，要對(duì)流程運(yùn)行情況定期總結(jié)、分析，根據(jù)不同的問題、不同的情況做出相對(duì)應(yīng)的改善，及時(shí)解決好各類問題。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)工作情況的發(fā)展變化，對(duì)于系統(tǒng)和流程做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使其更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)公文管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，一方面便于公文的分類、傳播、保存，另一方面大大提升公文信息的時(shí)效性，從而促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。在推動(dòng)過程中，首先是采辦高質(zhì)量設(shè)備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；其次是對(duì)信息的全面數(shù)字化；再次是制定相應(yīng)的流程，方便信息的傳播和溝通；此外，對(duì)于信息化的服務(wù)，需要根據(jù)企業(yè)自身的狀況進(jìn)行跟蹤分析，在運(yùn)作的過程中定期檢查維護(hù)，隨著發(fā)展做出不同程度的動(dòng)態(tài)調(diào)整，充分發(fā)揮公文信息化建設(shè)助推企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、蓬勃發(fā)展的積極作用。

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