論GIS系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理

摘 要：本文論述了GIS系統(tǒng)項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)管理，主要從1、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理，2、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，3、實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析，4、實(shí)施定量風(fēng)險(xiǎn)分析，5、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等五個(gè)方面進(jìn)行了討論，最后對(duì)整個(gè)GIS項(xiàng)目的管理進(jìn)行了總結(jié)

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn) 識(shí)別 定性 定量

某市GIS系統(tǒng)項(xiàng)目是在政府加強(qiáng)對(duì)國(guó)土資源調(diào)控能力的背景下于 2016 年 7 月由某市國(guó)土資源局啟動(dòng)的，我公司中標(biāo)該項(xiàng)目。本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理。項(xiàng)目歷時(shí)一年于 2017 年 6 月通過客戶方的驗(yàn)收。該項(xiàng)目旨在建立一套集對(duì)整個(gè)或部分地球表層（包括大氣層）空間中的有關(guān)地理分布數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理、運(yùn)算、分析、顯示和描述的技術(shù)系統(tǒng)，GIS通常和GPS結(jié)合使用。系統(tǒng)采用 J2EE 體系結(jié)構(gòu)，可實(shí)現(xiàn)B/S、手機(jī)客戶端等多客戶端接入，開發(fā)環(huán)境采用 eclipse，數(shù)據(jù)庫(kù)采用 Oracle11g。

一、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理

規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理就是描述在項(xiàng)目中如何執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的過程。謹(jǐn)慎和清晰的計(jì)劃能夠提高風(fēng)險(xiǎn)管理過程的成功概率。因此項(xiàng)目啟動(dòng)后不久，在了解了項(xiàng)目初步范圍的基礎(chǔ)上，我就組織項(xiàng)目成員制定了一個(gè)大致的《項(xiàng)目管理計(jì)劃》，然后我邀請(qǐng)了公司項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理專家及有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目成員一起，在《項(xiàng)目管理計(jì)劃》的總體輪廓下，根據(jù)已掌握的項(xiàng)目初步范圍，采用規(guī)劃會(huì)議編制了《項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃》，并將該計(jì)劃納入《項(xiàng)目管理計(jì)劃》中，和其它子計(jì)劃一同進(jìn)行了評(píng)審。我們的《項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃》是按照公司模板經(jīng)過適當(dāng)裁剪后編制的，主要內(nèi)容包括：本項(xiàng)目計(jì)劃采用的主要風(fēng)險(xiǎn)管理方法;風(fēng)險(xiǎn)管理中的人員職責(zé)分工;風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)需要的資源及成本預(yù)算;本項(xiàng)目準(zhǔn)備使用的概率-影響矩陣;整個(gè)項(xiàng)目生命周期中風(fēng)險(xiǎn)管理過程的執(zhí)行頻度;本項(xiàng)目可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)類別;風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告的格式等。

二、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是確定何種風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響，并將這些風(fēng)險(xiǎn)及其特征記入文檔（風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)）的過程。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)判，風(fēng)險(xiǎn)不可怕，可怕的是不能預(yù)判到風(fēng)險(xiǎn)的存在。為了培養(yǎng)項(xiàng)目成員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任感，我發(fā)動(dòng)全體項(xiàng)目成員參與到風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別中來，并合理分擔(dān)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，只有人人參與風(fēng)險(xiǎn)管理，風(fēng)險(xiǎn)管理才可能做得好。我們的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作主要參照公司以往類似項(xiàng)目的《風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)》，以及公司多年積累的風(fēng)險(xiǎn)管理成果——《信息系統(tǒng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分解結(jié)構(gòu)模板》，并結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際，通過對(duì)現(xiàn)有的文件，如招投標(biāo)文件、合同、項(xiàng)目章程、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說明書，以及 WBS 中的所有工作要素等，進(jìn)行審查，集思廣益，頭腦風(fēng)暴，最終我們識(shí)別出了認(rèn)為需要納入管理的四大類（內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)、外部風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)）共計(jì) 15 個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，形成《風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)》。比如，內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要是由于公司業(yè)務(wù)繁忙，優(yōu)質(zhì)資源難以獲得，即使獲得了也隨時(shí)有可能被抽走;外部風(fēng)險(xiǎn)主要是客戶單位人員的信息化應(yīng)用水平基礎(chǔ)較差，需求難以準(zhǔn)確獲得，開發(fā)出來的系統(tǒng)不一定適合用戶使用;技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要是手機(jī)客戶端的開發(fā)，由于我公司在手機(jī)客戶端的開發(fā)方面經(jīng)驗(yàn)還不豐富，加上客戶單位的手機(jī)類型各種各樣都有，開發(fā)出來的軟件不一定能適配所有機(jī)型;管理風(fēng)險(xiǎn)主要就是項(xiàng)目按計(jì)劃在預(yù)定的時(shí)間和預(yù)定的費(fèi)用內(nèi)完成。

三、實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析

實(shí)施定性風(fēng)險(xiǎn)分析就是對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估其發(fā)生的概率，及實(shí)際發(fā)生后對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生的影響，計(jì)算出風(fēng)險(xiǎn)值，據(jù)此對(duì)所識(shí)別的所有風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序的過程。考慮到風(fēng)險(xiǎn)分析是一件困難的事情，在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)之后，我們組織了公司及項(xiàng)目組內(nèi)經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，通過集體討論的方式，依據(jù)公司的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所識(shí)別的所有風(fēng)險(xiǎn)逐一進(jìn)行了概率和影響評(píng)估，計(jì)算出風(fēng)險(xiǎn)值（風(fēng)險(xiǎn)概率與影響的乘積），對(duì)照概率-影響矩陣，判斷每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)歸屬到矩陣中的區(qū)域（高、中、低三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)區(qū)），并對(duì)《風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)》中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序。定性分析后，我們得到前三位的風(fēng)險(xiǎn)是：項(xiàng)目不能按期完成、成本超出預(yù)算、客戶對(duì)需求表達(dá)不清晰開發(fā)出來的系統(tǒng)可能不切合用戶實(shí)際需要。

四、實(shí)施定量風(fēng)險(xiǎn)分析

實(shí)施定量分析就是定量地確定風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的影響程度。對(duì)于通過定性風(fēng)險(xiǎn)分析得到的處于高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域的風(fēng)險(xiǎn)，我們組織了相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)分析專家對(duì)其進(jìn)行了進(jìn)一步的分析，主要采用蒙特卡羅模擬技術(shù)進(jìn)行分析。我們使用 Crystal Ball（水晶球）軟件以及 MATLAB 編程作為工具，通過專家判斷，分別估計(jì)出項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖中的每個(gè)活動(dòng)所需時(shí)間及成本的最樂觀、最悲觀和最可能值，每個(gè)活動(dòng)的時(shí)間和成本服從三角分布，通過模擬，計(jì)算出總時(shí)間和總成本的概率分布，模擬的結(jié)果顯示，總時(shí)間和總成本都服從正態(tài)分布，模擬結(jié)果中包含了均值、標(biāo)準(zhǔn)差、95%置信區(qū)間等參數(shù)值。我們把定量分析的結(jié)果更新到《風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)》中。

五、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)通過開發(fā)備用的方法、制定某些措施以提高項(xiàng)目成功的機(jī)會(huì)，降低失敗的威脅。我們組織討論會(huì)，針對(duì)每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，制定了應(yīng)對(duì)方案，并把應(yīng)對(duì)方案都更新到《風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)》中。比如，針對(duì)難以獲得優(yōu)質(zhì)資源以及優(yōu)質(zhì)資源隨時(shí)有可能被抽走的風(fēng)險(xiǎn)，我們制定的應(yīng)對(duì)措施主要是培訓(xùn)，以及采用 AB 角制度;針對(duì)難以準(zhǔn)確獲取用戶的需求以及開發(fā)出的系統(tǒng)可能不符合用戶的實(shí)際需要，我們制定的應(yīng)對(duì)措施是，要求建設(shè)方安排幾名業(yè)務(wù)專家每周抽 1 天時(shí)間到項(xiàng)目組一起工作，一方面我們對(duì)其進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，另一方面向其獲取業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，這樣做不僅有利于獲取準(zhǔn)確需求，也方便把這些人培養(yǎng)成將來系統(tǒng)使用的內(nèi)訓(xùn)師;注重階段驗(yàn)收，避免到后期集中驗(yàn)收等。我們?cè)谥贫ㄉ鲜鰬?yīng)對(duì)措施的時(shí)候，同時(shí)估算了這些措施需要的預(yù)算，并將這些預(yù)算一并列入項(xiàng)目的成本預(yù)算中。

六、控制風(fēng)險(xiǎn)

控制風(fēng)險(xiǎn)就是跟蹤已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)測(cè)殘余風(fēng)險(xiǎn)和識(shí)別新風(fēng)險(xiǎn)，保證風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃得到執(zhí)行，并評(píng)價(jià)這些計(jì)劃的有效性的過程。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，我們主要通過周例會(huì)監(jiān)控和里程碑監(jiān)控來進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，并且對(duì)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的工作進(jìn)行了任務(wù)分工，責(zé)任落實(shí)到人。在周例會(huì)上，各小組匯報(bào)工作完成情況、項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)、存在的問題等，從這些項(xiàng)目情況和項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告中，我們利用類似項(xiàng)目狀態(tài)審查會(huì)的形式實(shí)施對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。在項(xiàng)目周報(bào)中有專門的一項(xiàng)，就是風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控情況，其中分析了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的當(dāng)前狀況，是否需要采取變更，以及下一步需要采取的應(yīng)對(duì)措施等。在每月和項(xiàng)目每個(gè)里程碑結(jié)束時(shí)，采用風(fēng)險(xiǎn)再評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)等工具和手段對(duì)《風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)》進(jìn)行審視，了解殘余風(fēng)險(xiǎn)、識(shí)別再生風(fēng)險(xiǎn)、了解風(fēng)險(xiǎn)管理流程和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的有效性，并根據(jù)實(shí)際情況采用整體變更控制流程進(jìn)行修正;同時(shí)采用偏差和趨勢(shì)分析、技術(shù)績(jī)效測(cè)量工具評(píng)估和預(yù)測(cè)項(xiàng)目未來可能的風(fēng)險(xiǎn)情況，采用儲(chǔ)備金分析技術(shù)了解剩余儲(chǔ)備金與當(dāng)前已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)之間的匹配關(guān)系，根據(jù)這些信息及時(shí)采取相關(guān)措施。任務(wù)分工方面，我本人在全面負(fù)責(zé)的情況下主要對(duì)管理風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要由項(xiàng)目的架構(gòu)設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)，項(xiàng)目的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要由一名負(fù)責(zé)項(xiàng)目組內(nèi)部培訓(xùn)的人員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目的外部風(fēng)險(xiǎn)我們安排了一名需求人員負(fù)責(zé)，專門負(fù)責(zé)接待每周來項(xiàng)目組的客戶單位業(yè)務(wù)專家，負(fù)責(zé)與他們溝通交流。

項(xiàng)目取得成功得益于我們進(jìn)行了有效的項(xiàng)目管理，特別是出色的風(fēng)險(xiǎn)管理。在項(xiàng)目早期我們制定了切實(shí)可行的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，在項(xiàng)目開始和進(jìn)行中充分發(fā)動(dòng)項(xiàng)目成員對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的識(shí)別，然后邀請(qǐng)項(xiàng)目組內(nèi)外的風(fēng)險(xiǎn)專家對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分的分析，制定切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)措施，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)留預(yù)算，并且將風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的工作落實(shí)到人，做到風(fēng)險(xiǎn)件件有人盯，措施條條有落實(shí)。

作者簡(jiǎn)介：吳義芝，講師，廣州工商學(xué)院 ，廣東省廣州市。