高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與問題探討

邵銘宇

摘? 要：在高等教育快速發(fā)展的今天，隨著教師隊(duì)伍規(guī)模逐步增加，人才流動(dòng)也更加頻繁，對現(xiàn)行高校干部人事檔案管理模式來說，已經(jīng)難以跟上當(dāng)前形勢發(fā)展要求。高校要充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案發(fā)揮的作用，在管理上加快創(chuàng)新步伐，這在干部人事檔案制度化、規(guī)范化和信息化建設(shè)中占有重要地位。因此高校要結(jié)合干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與問題，積極采取有效的應(yīng)對措施，確保提升管理工作質(zhì)量與效率，真正將干部人事檔案價(jià)值體現(xiàn)出來。該文通過分析高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與問題，提出了具體可行的問題解決對策。

關(guān)鍵詞：高校? 干部人事檔案? 管理

中圖分類號(hào)：G275.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1672-3791（2019）03（c）-0183-02

干部人事檔案管理作為高校管理工作中的重要內(nèi)容，為了保證各項(xiàng)人事管理工作順利開展，應(yīng)該提升干部人事檔案管理效率，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值與作用。在信息化背景下，高校建設(shè)速度也逐步加快，在干部人事檔案管理上也有了更高要求，不僅要建立完善的檔案制度，還要增加資金投入，配齊設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施，確保干部人事檔案管理工作得以順利開展。同時(shí)也需要培養(yǎng)管理人員素質(zhì)與能力，這是提升干部人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的基礎(chǔ)。

1? 高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.1 干部人事檔案管理制度落后

在傳統(tǒng)檔案管理制度下，高校干部人事檔案管理效率并不高，信息技術(shù)發(fā)揮的作用不夠明顯，只涵蓋了干部人事檔案信息，人才信息未通過檔案信息科學(xué)化管理手段進(jìn)行挖掘，這樣不能發(fā)揮出數(shù)字化、信息化檔案的共享功能。一些高校在干部人事檔案管理制度上顯得不夠完善，管理制度不夠科學(xué)與規(guī)范，與之對應(yīng)的規(guī)章制度也不夠完善。干部人事檔案收集材料渠道不全，檔案管理人員也很少對其進(jìn)行收集與整理，造成很多重要認(rèn)識(shí)材料收集與歸檔不夠及時(shí)。由于不重視對歸檔材料的審查，檔案材料出現(xiàn)了失真的現(xiàn)象，也嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，因?yàn)闄n案記錄不完善，在面對缺失問題后未及時(shí)補(bǔ)全，這讓檔案完整性面臨著巨大破壞。

1.2 管理模式發(fā)展滯后

現(xiàn)階段很多高校干部人事檔案管理模式仍較為落后，缺少具有針對性的研究，也很少積極探索新的管理方式，導(dǎo)致服務(wù)工作顯得非常被動(dòng)，難以滿足高校教育事業(yè)快速發(fā)展的要求。一些高校在干部人事檔案管理中通常采取手工整理、紙面管理等模式，無法讓準(zhǔn)確性得到可靠保障，工作效率也很低[1]。一些高校即便應(yīng)用了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但也只是簡單地編制姓名索引、個(gè)人檔案目錄等內(nèi)容，與信息化與數(shù)字化管理要求還有很大差距。這樣不僅為高校干部人事檔案管理帶來了不利影響，也導(dǎo)致檔案信息利用率降低。

1.3 管理硬件設(shè)施建設(shè)不到位

當(dāng)前很多高校在干部人事檔案管理上缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)投入，基礎(chǔ)設(shè)施配套不完善，檔案現(xiàn)代化和檔案保護(hù)設(shè)施配備不齊全。對高校干部人事檔案保管室來說，無論是檔案庫房，還是辦公與查詢的場所，都未做到“三分開”，也缺乏專門的檔案保管室。從保管條件上說，主要通過比較原始的卷柜統(tǒng)一存放，在干部人事檔案管理過程中，保密、防光、防火等硬件條件上還有很多問題，不僅給查找與閱覽帶來了不便，也出現(xiàn)了很多安全隱患。

1.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

對高校干部人事檔案管理人員來說，大多數(shù)并非專業(yè)人員，其政治素養(yǎng)有待提升，檔案管理業(yè)務(wù)水平與工作能力不強(qiáng)。在干部人事檔案管理工作中，未把握好歸檔與不歸檔的范圍，經(jīng)常發(fā)生干部人事檔案材料歸檔與適用出現(xiàn)混亂的情況[2]。此外，高校干部人事檔案管理專職人員較少，大多以兼職為主，在干部人事檔案管理工作中投入的時(shí)間與精力有限，既影響了檔案管理工作的效率，也容易發(fā)生混亂。不僅如此，高校干部人事檔案管理隊(duì)伍也不夠穩(wěn)定，頻繁出現(xiàn)轉(zhuǎn)崗、轉(zhuǎn)行等現(xiàn)象，為檔案工作連續(xù)性帶來不利影響。

2? 加強(qiáng)高校干部人事檔案管理的策略

2.1 嚴(yán)格高校干部人事檔案日常管理制度

高校要從實(shí)際發(fā)展情況出發(fā)，不斷完善干部人事檔案管理制度，合理確定干部人事檔案歸檔范圍、歸檔要求、借閱程序、轉(zhuǎn)移程序和移交程序等。檔案管理人員要將規(guī)定落到實(shí)處，在接受干部人事檔案后要認(rèn)真開展鑒別與分類工作，發(fā)生問題應(yīng)要求檔案形成部門及時(shí)修改與完善。高校要在干部人事檔案硬件設(shè)施設(shè)備上增加資金投入，及時(shí)排查與更換各項(xiàng)設(shè)施出現(xiàn)的安全隱患，結(jié)合《干部人事檔案工作條件》相關(guān)規(guī)定，加快檔案庫房、閱覽室與辦公室建設(shè)速度。要將檔案室防火、防潮、防光、防蛀和防盜等措施做到位，保證干部人事檔案查詢的便捷性，在空間做出合理布局，讓干部人事檔案管理工作有完善的硬件基礎(chǔ)。

2.2 規(guī)范和改進(jìn)高校人事檔案管理模式

對高校干部人事檔案管理來說，一是提升規(guī)范性。在檔案材料內(nèi)容上做到規(guī)范，對“三齡二歷一身份”做出準(zhǔn)確鑒定，包括年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷、經(jīng)歷以及身份信息等內(nèi)容。在檔案信息收集、歸檔及查、借、閱、轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)也要做到規(guī)范，讓高校干部人事檔案管理工作獲得可靠決策依據(jù)[3]。二是轉(zhuǎn)變管理方法。高校要在干部人事檔案管理方式上加強(qiáng)創(chuàng)新，將現(xiàn)代信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來。要加快高校干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，盡快轉(zhuǎn)變原來的紙質(zhì)檔案，通過對信息系統(tǒng)軟件程序的應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理文字、圖片、聲像等檔案，提升檔案查、借、閱、轉(zhuǎn)等工作的數(shù)字化、動(dòng)態(tài)化和現(xiàn)代化水平。高校要在干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中做好備份，定期更新與系統(tǒng)維護(hù)，保證其安全性，保證檔案使用率得到提升。

2.3 改善檔案管理硬件設(shè)施條件

通過對檔案管理硬件設(shè)施條件進(jìn)行完善，可以讓檔案管理工作獲得可靠保障。為了做好干部人事檔案管理工作，高校要建設(shè)專門的檔案庫房，做好防火和防潮措施，并配置鐵質(zhì)檔案柜、檔案庫房中要配置空調(diào)、除濕柜和滅火設(shè)備，并定期檢查防火、防潮、防蛀、防盜、防光和防高溫等設(shè)施與安全措施。庫房要做好清潔工作，加強(qiáng)對溫濕度的控制[4]。高校要在硬件設(shè)施設(shè)備上增加資金投入，定期排查各項(xiàng)設(shè)施，及時(shí)消除安全隱患，做好設(shè)備設(shè)施的更換。專用檔案室還要具備防火、防潮、防光、防蛀和防盜等作用，確?？臻g布局合理，能夠便于查閱與使用干部人事檔案。

2.4 加強(qiáng)干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校干部人事檔案管理人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任心與使命感，在檔案管理工作上把好關(guān)。管理人員要掌握豐富的檔案管理知識(shí)，在檔案收集、管理等方面做到準(zhǔn)確與規(guī)范，讓高校干部選拔、任免等獲得可靠依據(jù)。同時(shí)管理人員也要熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，保證干部人事檔案管理效率與質(zhì)量的提升。這要求高校加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓他們盡快更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升管理工作水平，增強(qiáng)責(zé)任心與事業(yè)感。只有每個(gè)檔案管理人員具備較強(qiáng)政治素養(yǎng)，掌握扎實(shí)的科學(xué)文化知識(shí)，才能保證高校干部人事檔案管理工作的順利開展，保證其現(xiàn)代化和規(guī)范化水平的提升。

3? 結(jié)語

總之，隨著高校的建設(shè)與發(fā)展，干部人事檔案不僅數(shù)量不斷增多，類型也更加多樣化，需要高校提高重視程度，轉(zhuǎn)變工作方法，保證干部人事檔案管理效率實(shí)現(xiàn)提升。這就要求高校在干部人事檔案管理中增加投入，配置完善的設(shè)備設(shè)施，并建立健全的管理制度。同時(shí)高校還要培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)與能力，確保能夠順利開展干部人事檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 蘇曉麗.高校干部人事檔案管理工作中存在問題與改革路徑[J].科技資訊，2018，16（31）：235-236.

[2] 吳澌，魏尚.高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與問題思考[J].人力資源管理，2018（4）：227.

[3] 劉紅.高校干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)思路[J].黑龍江檔案，2017（2）：83.

[4] 劉紅.高校干部人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2015（11）：119-120.