政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展探討

王蓓蓓

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）3-107-02

摘 要 如何管理政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案是一個(gè)難題，我們同時(shí)也面臨著如何保護(hù)利用這種資源的困擾。本文主要論述了，目前對(duì)于政府采購(gòu)項(xiàng)目存在的問題以及在信息化時(shí)代怎樣使用合理的對(duì)策來解決相應(yīng)的問題。在不斷促進(jìn)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，使得這項(xiàng)工作更加規(guī)范、效率、信息。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷的成長(zhǎng)和發(fā)展的狀況下，信息技術(shù)就為政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理提出了更好的辦法，所以說，在目前的經(jīng)濟(jì)狀況下，不斷推進(jìn)政府采購(gòu)檔案管理的信息化是重中之重。

關(guān)鍵詞 政府采購(gòu)項(xiàng)目 檔案管理 信息化發(fā)展

在經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展之下，信息技術(shù)也緊隨其后，我們所獲得的信息日益龐大，過去的政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案管理的方式方法已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的需求。所以，把信息技術(shù)應(yīng)用于政府采購(gòu)檔案管理之中就顯得十分重要。社會(huì)對(duì)于這份工作是有著十足的期望的，所以我們更要逐漸創(chuàng)興我們對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理方式。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的信息化就是意味著建立政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案信息的數(shù)據(jù)化、一體式以及網(wǎng)絡(luò)連接化。

一、實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的信息化的價(jià)值與意義

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是可以真實(shí)反映整個(gè)政府采購(gòu)過程及結(jié)果的重要依據(jù)，所以對(duì)它的管理尤為重要，要想不斷的優(yōu)化這項(xiàng)工作，提高工作的質(zhì)量和效率，就要把信息化加入到政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理之中去，社會(huì)不斷的發(fā)展也就意味著我們的將使用更加先進(jìn)的管理方式，對(duì)于檔案管理的工作來說，是有推動(dòng)作用的，使之向著更長(zhǎng)遠(yuǎn)的方向發(fā)展。所以說，信息技術(shù)與政府檔案管理結(jié)合是必然的。

（一）發(fā)揮信息技術(shù)無(wú)可替代的作用，使得工作質(zhì)量得到大幅的提升

信息化技術(shù)應(yīng)用在政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理中表現(xiàn)出來的作用最明顯的就是合理的檔案分類和查找，大大降低了失誤性，提高了準(zhǔn)確性。信息技術(shù)在云端可以對(duì)已有的檔案定期的進(jìn)行備份，也避免的檔案遺失的可能性，實(shí)現(xiàn)了政府工作的持續(xù)性的發(fā)展。在現(xiàn)代不斷信息化的大趨勢(shì)之下，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的工作當(dāng)然也不能落后時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)檔案管理信息化是必定之舉。

（二）政府采購(gòu)檔案管理工作是政府實(shí)現(xiàn)有力的采購(gòu)監(jiān)督、實(shí)現(xiàn)政府部門的內(nèi)部監(jiān)督的基礎(chǔ)

在改革不斷的深入發(fā)展的情況之下，我們對(duì)政府采購(gòu)工作要求也不斷增高，特別是對(duì)政府的采購(gòu)管理的工作來說，變革舊的管理方式，信息技術(shù)就很好的實(shí)現(xiàn)了不同地域、不同行業(yè)以及部門的聯(lián)合采購(gòu)的信息管理。在以往的采購(gòu)檔案管理的方式是很難在適應(yīng)于現(xiàn)在的管理工作要求的，傳統(tǒng)方法使得人力物力都造成了巨大的損失和浪費(fèi)。使用信息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)整的是十分便利的。

二、政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

（一）老舊的政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案管理辦法管理水平低

直到目前，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作還是依然存在著許許多多的問題有待解決，在這些問題之中，最為突出的就是管理模式相較來說是十分的落后。在一般的情況之下，我們政府采購(gòu)項(xiàng)目的管理工作基本上都是辦公人員手動(dòng)完成，但是這些人員都不是固定在檔案管理這一崗位的，流動(dòng)性是較大，專業(yè)管理水平不夠，所以政府采購(gòu)檔案就得不到專業(yè)合理有效的管理。在不利用信息技術(shù)的情況之下，會(huì)有工作速度慢、拖延、失誤等各種問題。首先，在檔案的管理之中十分容易發(fā)生檔案混淆的問題。第二，在政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案管理之中，沒有明確清晰的相關(guān)目錄或目錄的信息不夠全面甚至是錯(cuò)誤都會(huì)影響對(duì)信息的檢索。隨著時(shí)間的不斷推移常常會(huì)出現(xiàn)信息的部分遺失的情況，所以對(duì)于信息的檢索來說就出現(xiàn)了一定的困難。第三，在傳統(tǒng)政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案保存之中，往往是采用紙質(zhì)的保存方法，這樣給工作人員的管理以及檢索帶來了一定的困難。即使現(xiàn)在的信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)，但是許多的政府單位沒有采用這樣一種管理方式，還在使用舊式的人工管理辦法。對(duì)于提高政府的工作效率來說是沒有什么幫助的，人工往往存在較高的失誤和誤差率，對(duì)于政府工作的可持續(xù)發(fā)展來說是一種阻礙。

（二）政府工作人員沒有明確的檔案觀念，機(jī)制不健全

現(xiàn)在工作之中有許多的管理者對(duì)于檔案的管理工作不重視，在選擇管理人員上也不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致很多人盲目的認(rèn)為檔案的管理工作僅僅是收集、歸納以及整合的單向性過程，認(rèn)為檔案的工作是獨(dú)立于其他工作，這樣片面的思想是極不正確的。對(duì)于檔案的管理工作來說，工作人員的錯(cuò)誤意識(shí)直接影響到了工作的積極性，所以有的工作人員就只是在表面上應(yīng)付一下檢查的工作，但是并沒有把全部的精力都投入到檔案管理的工作之中去，對(duì)于長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展來說是十分不利的。不管是對(duì)于怎么樣的工作來說都是需要科學(xué)合理的制度來支撐的。在現(xiàn)實(shí)工作之中，檔案的管理是極其復(fù)雜的工作，所需要的財(cái)力物力比一般的工作要多，但是由于工作人員以及上級(jí)的不重視，沒有投入相應(yīng)的人力，這樣對(duì)于檔案的工作來說是一種阻礙。這種情況下所帶來的后果就是檔案信息建立不完善，影響到其他政府部門的工作。

（三）政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案管理信息技術(shù)的利用率須待提升，缺乏信息化技術(shù)的普及

在近兩年，社會(huì)上對(duì)于政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量都廣泛的關(guān)注著。但是效率十分之低，主要就在以下的幾個(gè)方面里：首先，就是對(duì)于種類的劃分不詳細(xì)不合理，還有檔案的基本信息不明確，如檔案的管理年限，對(duì)于檔案的監(jiān)管也沒有太多的關(guān)注，所以外借的檔案不能夠及時(shí)的歸還，以至于遺失。其次，檔案要不斷的提高信息化水平，現(xiàn)在的檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在者就是檔案的管理檢索是十分的復(fù)雜，都是需要人力的，這就不利于提高工作的效率。檢索的方式大致有兩種，信息化的檢索以及手工的檢索，但是在我們的調(diào)查和研究之中發(fā)現(xiàn)了這樣一個(gè)現(xiàn)象，即使信息化檢索十分的方便，但是，現(xiàn)在主要的檢索方式就是手工的檢索，不利于效率的提高，在各單位都沒有合理的結(jié)合自身具體情況來使用檢索的方式。所以各個(gè)單位要結(jié)合自己的實(shí)際情況，并且結(jié)合信息技術(shù)來提高工作的質(zhì)量。

三、政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案信息化管理過程之中必須要遵守的準(zhǔn)則

（一）技術(shù)的運(yùn)用擴(kuò)展準(zhǔn)則

如果要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，首先需要的就是信息化管理中必須要的設(shè)備，但是光有設(shè)備也是行不通的，還要相關(guān)的人員學(xué)會(huì)這樣一門技術(shù)，學(xué)會(huì)使用，這就要求必須組織進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)了。再者，不僅僅要使技術(shù)和設(shè)備相統(tǒng)一起來，還要不斷的關(guān)注和創(chuàng)新信息技術(shù)的發(fā)展方向，只有這樣才可以更好的使信息技術(shù)在檔案的管理過程之中發(fā)揮自己的用處。

（二）提高相關(guān)的信息技術(shù)水平

雖然現(xiàn)在的技術(shù)水平是在大幅度的提高的，但是現(xiàn)在的政府檔案管理卻不能普及。采購(gòu)檔案的工作人員主要就是保護(hù)檔案的信息，管理好資料，所以說也不能全部依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，也要保留一些傳統(tǒng)的模式，使得傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代模式實(shí)現(xiàn)完美的結(jié)合，這樣才能夠在根本上提高工作的效率。

四、信息化的趨勢(shì)下政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理方法

（一）不斷提高檔案管理人員的信息素質(zhì)的培養(yǎng)

在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)人們的要求人們對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求也越來越高，在人才的培養(yǎng)方面也是引人注意的。在采購(gòu)檔案的管理過程之中要改革，不斷的完善工作的制度。

（二）要不斷的樹立良好的管理的觀念，投入對(duì)應(yīng)的人力和財(cái)力

第一，要給予政府的采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作相應(yīng)的重視，并且對(duì)檔案的管理要做好監(jiān)控，即使的復(fù)查核對(duì)，同時(shí)不能松懈對(duì)于管理人員的教育以及素質(zhì)的培養(yǎng)。第二，要在信息技術(shù)的設(shè)備和人才引進(jìn)培養(yǎng)方面進(jìn)行投資，單位的信息化規(guī)模越完善，工作的質(zhì)量也就會(huì)相應(yīng)的得到提升，信息化的管理水平自然就上去了。

（三）對(duì)檔案的信息要做好安全保護(hù)工作

在現(xiàn)代化的時(shí)代，現(xiàn)代的技術(shù)給我們帶來了許多的便捷和便利的同時(shí)，也帶來了相應(yīng)的問題，一些黑客利用所學(xué)技術(shù)，攻擊他人的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，盜取重要的信息，對(duì)于政府的工作來說是有極大的危害的，這同樣威脅到了群眾的信息安全。所以，政府在構(gòu)建檔案信息時(shí)，要特別注意保護(hù)好信息，安全的管理工作是十分重要的。在學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)管理政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)之上，也要學(xué)會(huì)利用安全技術(shù)來提高政府工作的安全系數(shù)。采用信息技術(shù)管理檔案的過程之中，一定要實(shí)行安全性極高的軟件，來確保檔案信息不會(huì)外泄出去，要不斷的解決這個(gè)問題，以確保萬(wàn)無(wú)一失，保證系統(tǒng)使用的安全。安裝防火墻是一般用戶都會(huì)進(jìn)行的操作，政府工作也不能例外不僅要安裝防火墻，還要使用一定的病毒軟件來保護(hù)信息。

（四）檔案的管理要規(guī)范化

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，就有了更加嚴(yán)格的要求，規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理是十分重要的，標(biāo)準(zhǔn)的操作會(huì)使得檔案信息系統(tǒng)化，如果不加以規(guī)范就會(huì)使得信息混亂，體現(xiàn)不出信息技術(shù)在檔案管理之中的作用。

五、結(jié)語(yǔ)

在改革創(chuàng)新的背景之下，社會(huì)不斷的在向著深入化發(fā)展，政府的檔案管理工作必須滿足時(shí)代的需求，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。檔案的管理者要合理的使用現(xiàn)代技術(shù)，提高效率，同時(shí)也要提高自身的技能素質(zhì)。對(duì)于管理要合理的投入財(cái)力物力，做好安全保護(hù)的工作，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。這樣才有利于政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案信息管理的可持續(xù)發(fā)展。

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