當(dāng)前背景下的醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新性研究

魯昕

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）3-101-02

摘 要 在醫(yī)院管理工作中，檔案管理是最為重要的組成部分，要想做好該項(xiàng)工作，就要積極轉(zhuǎn)變思想觀念和管理模式，不斷與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的檔案管理手段和方式，盡早實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，這樣才能提高醫(yī)院工作效率，推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作起步較晚，管理水平較低，與現(xiàn)代醫(yī)院的信息化發(fā)展要求不符，難以將醫(yī)院檔案中的信息價(jià)值充分的利用起來(lái)。本文針對(duì)當(dāng)前背景下的醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題，分析了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的措施。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 創(chuàng)新性研究

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，以及我國(guó)在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的深刻改革，社會(huì)大眾對(duì)醫(yī)院檔案信息資源有著不同的需求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮的作用越來(lái)越小，甚至在一定程度上阻礙了醫(yī)院工作的開(kāi)展，影響了醫(yī)院整體工作的系統(tǒng)性和完善性，阻礙了醫(yī)院整體水平的提升。因此，為了促進(jìn)創(chuàng)新性檔案管理工作的開(kāi)展，需要采取有效措施解決當(dāng)前存在的問(wèn)題，使電子檔案在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮更多的作用。

一、醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，醫(yī)院檔案管理工作也將全面實(shí)行改革制度，為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院合同檔案的可持續(xù)發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、過(guò)于依賴(lài)人力的檔案管理辦法自然難以滿足現(xiàn)階段我們對(duì)這一工作開(kāi)展效果的要求，因此必須對(duì)合同檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，這也是社會(huì)開(kāi)放的必然要求。

大力發(fā)展電子檔案管理，以便可以高效、安全的完成醫(yī)院檔案管理任務(wù)，推進(jìn)醫(yī)院工作的有效開(kāi)展。據(jù)相關(guān)實(shí)踐證明，檔案管理創(chuàng)新模式的出現(xiàn)，不僅加快了醫(yī)院檔案管理工作效率，而且也提高了醫(yī)院整體工作水平，幫助其獲得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，為實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、在醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新性研究的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于檔案信息的積累

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院所涉及的檔案信息也呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。相對(duì)，這就給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了一定的壓力和負(fù)擔(dān)，傳統(tǒng)檔案管理模式根本無(wú)法滿足這種大數(shù)據(jù)檔案管理需求。因此，只有積極運(yùn)用電子檔案管理模式，才能保證這些檔案信息的利用價(jià)值。因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)中具備龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，其可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案信息的積累、分類(lèi)和存儲(chǔ)。并且在資源共享方面也有著極大的促進(jìn)作用，各科室不僅可以隨時(shí)通過(guò)電子檔案管理平臺(tái)查詢所要的醫(yī)療信息，而且還能對(duì)一些重要的病患信息以及科研信息進(jìn)行安全保密的存儲(chǔ)，進(jìn)以在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，也大大增強(qiáng)了醫(yī)院檔案信息的安全性，從而對(duì)提升醫(yī)院醫(yī)療水平以及市場(chǎng)信譽(yù)度等都有著極大的助推效用。

（二）有利于進(jìn)一步地節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)的檔案載體都是以紙質(zhì)的文本為主，隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量會(huì)越來(lái)越多。一個(gè)醫(yī)院在建設(shè)之初，由于時(shí)間方面的因素，所需要進(jìn)行制作和管理的紙質(zhì)檔案在數(shù)量方面相對(duì)較少，因此就不需要使用過(guò)多的文件柜，就能做好相關(guān)的管理工作，但隨著醫(yī)院工作的進(jìn)一步開(kāi)展，在日常工作過(guò)程中，醫(yī)院所需要進(jìn)行制作和管理的檔案在數(shù)量方面就會(huì)變得越來(lái)越多。因此，為了便于檔案的管理，就會(huì)在文件柜數(shù)量方面，隨之進(jìn)行增加。并且由于需要的文件柜數(shù)量方面的增加，就會(huì)需要一個(gè)甚至多個(gè)庫(kù)房進(jìn)行儲(chǔ)存。由于醫(yī)院的主要工作是做好患者的診治工作，原本就因?yàn)榛颊邤?shù)量的龐大，致使醫(yī)院的病房相對(duì)比較稀缺，從而導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)，醫(yī)院在進(jìn)行相關(guān)工作的過(guò)程中，為了保證醫(yī)院工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升，從而進(jìn)行了醫(yī)院檔案的制作和管理方面的工作。醫(yī)院檔案不僅是對(duì)過(guò)去科研過(guò)程和成果的記錄，更是對(duì)于之后的醫(yī)學(xué)研究提供很好的參考價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院工作的開(kāi)展，有著極大的促進(jìn)作用。

我國(guó)醫(yī)院在不斷的發(fā)展過(guò)程中，以往的檔案載體大多都是以紙質(zhì)的文本為主。但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，醫(yī)院對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行相關(guān)的管理工作，在一定程度上有著一定的難度。隨著時(shí)間的不斷延展，紙質(zhì)檔案數(shù)量會(huì)逐漸增加，不利于整理工作的進(jìn)行。并且在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)時(shí)，需要耗費(fèi)大量的成本進(jìn)行相關(guān)的工作，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展，也會(huì)產(chǎn)生極大的影響。同時(shí)，等到醫(yī)院需要查詢相關(guān)檔案時(shí)，會(huì)消耗大量時(shí)間和人力，從而導(dǎo)致查詢工作效率及使用價(jià)值降低。但隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的提升，醫(yī)院逐漸將電子檔案應(yīng)用到了醫(yī)院的檔案管理工作之中，對(duì)于醫(yī)院的檔案管理，有著極大的促進(jìn)作用。所以使用電子檔案進(jìn)行檔案管理工作可以節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，緩解庫(kù)房壓力，也可以減少因?qū)n案原件頻繁使用而造成的磨損，妥善解決珍貴檔案文獻(xiàn)的利用問(wèn)題，有利于保護(hù)檔案原件，尤其是珍貴檔案。

（三）有利于提升醫(yī)院工作人員的工作效率

醫(yī)院檔案管理能夠?yàn)楣ぷ魅藛T查找并利用檔案提供方便，而隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案不斷增加，工作人員在查找紙質(zhì)檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間才能夠找到需要的資料，使工作人員的工作效率受到影響。而醫(yī)院進(jìn)行檔案管理時(shí)使用電子檔案，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢工作人員需要的檔案，更加方便快捷，使檔案的利用價(jià)值得到提高，有利于醫(yī)院工作的高效開(kāi)展。

三、當(dāng)前背景下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)制度不健全

較多研究顯示，大部分醫(yī)院均是結(jié)合我國(guó)衛(wèi)生部制定的相關(guān)要求以及醫(yī)院的實(shí)際情況制定醫(yī)院的相關(guān)管理制度，而對(duì)合同檔案管理涉及的制度以及職責(zé)較少，醫(yī)院合同檔案管理制度不健全。使得醫(yī)院合同檔案管理工作開(kāi)展無(wú)法可依、無(wú)章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問(wèn)題之一。從而導(dǎo)致不能對(duì)各方面內(nèi)容進(jìn)行全面的分析，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，難以提升工作效果。

（二）檔案管理意識(shí)不足

目前，許多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同檔案的管理重視不夠，認(rèn)為合同檔案的管理不會(huì)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，由于各科業(yè)務(wù)繁忙，工作量繁重，合同檔案簽訂收集完畢后，沒(méi)有及時(shí)組織和儲(chǔ)存，導(dǎo)致存檔時(shí)出現(xiàn)許多錯(cuò)誤信息。

（三）管理技術(shù)落后

隨著時(shí)代的發(fā)展，在合同檔案管理過(guò)程中提升信息化程度將成為必然，但根據(jù)現(xiàn)狀來(lái)看，大部分醫(yī)院都不能及時(shí)的將這些新型的技術(shù)應(yīng)用到這一工作當(dāng)中來(lái)。根據(jù)研究顯示，較多醫(yī)院未能建立現(xiàn)代化管控體系，只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒(méi)有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，從而導(dǎo)致工作效率較低，這十分不利于合同檔案收集工作的開(kāi)展，無(wú)法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。

（四）缺乏專(zhuān)業(yè)管理人員

隨著科技信息時(shí)代的來(lái)臨，為符合時(shí)代發(fā)展需要，對(duì)開(kāi)展合同檔案管理工作的人員提出了更高的要求，其不僅需要掌握專(zhuān)業(yè)的醫(yī)院合同檔案管理知識(shí)，還需要掌握相關(guān)的技術(shù)知識(shí)。但是目前，部分醫(yī)院的檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)出身，學(xué)歷相對(duì)較低，對(duì)醫(yī)院檔案管理知識(shí)認(rèn)知程度不夠，這就導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無(wú)法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。

四、醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）健全檔案管理制度

為確保醫(yī)院合同檔案工作的順利開(kāi)展，醫(yī)院的相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合相關(guān)的法律、法規(guī)以及醫(yī)院的實(shí)際情況健全醫(yī)院合同檔案管理制度，對(duì)崗位管理、合同檔案歸檔與借閱等進(jìn)行分析，以便于健全相關(guān)制度。首先，我們應(yīng)該明確合同檔案保管員的具體責(zé)任，以確保在實(shí)際工作過(guò)程中不缺乏明確性或冗余。同時(shí)，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，我們應(yīng)該能夠更快地發(fā)現(xiàn)和解決它們，從而使合同檔案管理能夠依法、按規(guī)定進(jìn)行。此外，在制定合同文件管理制度時(shí)，還要將工作與醫(yī)院的操作系統(tǒng)、操作模式、經(jīng)濟(jì)水平和企業(yè)文化結(jié)合起來(lái)，以確保該制度能夠有效協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的合作，促進(jìn)合同檔案管理的創(chuàng)新。

（二）增加對(duì)醫(yī)院合同檔案管理工作的重視度

傳統(tǒng)的合同檔案管理工作方法已經(jīng)不能有效滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要，尤其是新醫(yī)改措施提出以后，創(chuàng)新管理理念對(duì)保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)持續(xù)發(fā)展十分重要。如果不對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就無(wú)法與醫(yī)院保持同步發(fā)展，無(wú)法在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中提供有價(jià)值的參考信息。針對(duì)以上問(wèn)題來(lái)說(shuō)，我們?cè)趯?shí)際的合同檔案管理過(guò)程中首先要樹(shù)立以“檔案利用”為主的意識(shí)，從具體的檔案利用出發(fā)來(lái)展開(kāi)合同檔案管理工作。在實(shí)踐過(guò)程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心竟?fàn)幜ο嘟Y(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)竟?fàn)幜Φ牟粩嗵岣?，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（三）提高創(chuàng)新主體的綜合素質(zhì)

合同檔案管理人員是檔案管理工作創(chuàng)新的主體，是管理工作的組織者和實(shí)施者，因此，必須提高合同檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在我國(guó)以往的醫(yī)院合同檔案管理工作中存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)合同檔案管理人員思想陳舊，大多管理方式和管理理念都處于落后階段，往往只是沿用以前的存檔方式，不善于利用現(xiàn)代化技術(shù)，缺乏一定的前瞻性和行動(dòng)力。為了實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)管理和合同檔案信息管理的現(xiàn)代化，合同檔案管理人員必須具備相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，特別是計(jì)算機(jī)操作技能，因此進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)十分重要。只有通過(guò)提升自身管理工作水平，優(yōu)化其發(fā)展體系，達(dá)到預(yù)期的工作目的。

（四）創(chuàng)新工作形式

信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。因此，醫(yī)院合同檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作形式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙張管理方式，利用電子檔案的方式對(duì)其進(jìn)行收集與處理，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)資源進(jìn)行存儲(chǔ)、調(diào)用。不僅能提高工作效率，還能確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。所以，在醫(yī)院的合同檔案管理中，要將現(xiàn)代化的技術(shù)充分利用起來(lái)，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

目前，合同檔案管理工作屬于大部分醫(yī)院發(fā)展中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，常存在管理制度不健全、管理意識(shí)薄弱專(zhuān)業(yè)管理人員缺乏和缺乏先進(jìn)管理技術(shù)等問(wèn)題。為了提升醫(yī)院合同檔案管理工作效果，相關(guān)部門(mén)在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)制定完善的管理方案，針對(duì)合同檔案管理各個(gè)流程的工作內(nèi)容與要求，創(chuàng)新合同檔案管理形式，注重先進(jìn)技術(shù)和信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以全面提升醫(yī)院合同檔案管理效率，最終促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提升。

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