淺談山東省淄博市周村區(qū)城建檔案工作的幾點(diǎn)做法

徐寧

[摘要]城建檔案在國家、地區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中有著舉足輕重的作用，是地方建設(shè)中的基礎(chǔ)，是地方特色的體現(xiàn)，是一個(gè)地區(qū)發(fā)展的窗口，也是百姓生活幸福指數(shù)的體現(xiàn)。因此，怎樣把城市發(fā)展中的點(diǎn)滴記錄下來，怎樣為地區(qū)今后的發(fā)展提供真實(shí)、可靠的依據(jù)，也就成了城建檔案工作者的一可推卸的職責(zé)和責(zé)任。同時(shí)，結(jié)合社會(huì)發(fā)展的需要，怎樣把城建檔案和迅猛發(fā)展的信息技術(shù)相結(jié)合，形成數(shù)字化城建檔案信息，打造具有時(shí)代氣息的智慧城市也是我們今后工作的一個(gè)總體趨勢(shì)，也是城建檔案工作者努力方向，從而保證安居工程順利進(jìn)行，為民生工程保駕護(hù)航，促進(jìn)地區(qū)建設(shè)順利發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]城市建設(shè) 城市規(guī)劃 檔案管理

城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的具有保存價(jià)值的方案、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件，是國家的寶貴財(cái)富。在我們具體工作中，城建檔案基本分為城市建設(shè)工程檔案和城市地下管線檔案。

2013年初，周村區(qū)成立城建檔案和地下管線管理辦公室，在接收、整理屬地工程檔案的基礎(chǔ)上，又增加地下管線、公用事業(yè)的管理工作。幾年來，在各級(jí)的共同努力下，全區(qū)的地下管線、工程檔案和公用事業(yè)等工作進(jìn)行了有效的管理和服務(wù)，極大地促進(jìn)了地方城建檔案事業(yè)發(fā)展。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任，扎實(shí)開展定職明責(zé)工作

為保障城建檔案工作得到扎實(shí)開展和落實(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，研究對(duì)此項(xiàng)工作如何實(shí)施、安排部署等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行專題研究，制定相應(yīng)的貫徹執(zhí)行措施，進(jìn)一步明確城建檔案和地下管線管理部門的職責(zé)和要求，建立和完善各項(xiàng)管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步明確了相關(guān)科室負(fù)責(zé)的具體工作;將城建檔案工作列入各下屬企業(yè)和局內(nèi)各科室年度考核目標(biāo);保證有足夠辦公用房、辦公設(shè)施和檔案保管設(shè)備;確保相關(guān)的責(zé)任和義務(wù)得到認(rèn)真履行。

二、加強(qiáng)制度，規(guī)范程序，保證城建檔案管理制度落實(shí)到位

我們嚴(yán)格執(zhí)行省住建廳制定下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》（魯建發(fā)[2010]24號(hào)）文件精神，按照《淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法》有關(guān)要求，強(qiáng)化落實(shí)城建檔案“兩書一證”制度，使我區(qū)城建檔案在歸集、管理上取得了十分顯著的效果。同時(shí)，根據(jù)建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、省住建廳《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》和市住建局有關(guān)文件精神，結(jié)合我區(qū)實(shí)際情況，轉(zhuǎn)發(fā)了市住建局《關(guān)于淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法的通知》、《淄博市建設(shè)工程檔案報(bào)送基本內(nèi)容》、《淄博市建設(shè)工程檔案整理基本要求》，編制印發(fā)了“建設(shè)工程檔案歸集管理程序和驗(yàn)收程序”，以及《建設(shè)工程檔案服務(wù)指南》等文件、資料。為“兩書一證”工作扎實(shí)有序地開展提供了可靠的組織保障。

具體工作中，在我區(qū)行政服務(wù)大廳設(shè)置城建窗口，把“兩書一證”制度貫穿到建設(shè)工程管理程序中。做到未簽訂《山東省建設(shè)工程檔案移交合同書（責(zé)任書）》的不予辦理施工許可證;未填報(bào)《淄博市建設(shè)工程檔案驗(yàn)收表》的不予辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案登記;未收到“工程地下管線竣工測量報(bào)告”的不接收工程檔案;未收到《山東省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》的不予辦理竣工備案;未收到《山東省建設(shè)工程檔案合格證》的不予辦理房產(chǎn)手續(xù)。建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收。城建檔案管理機(jī)構(gòu)要本著既保證重要審批文件和技術(shù)資料不缺失、又方便行政相對(duì)人的原則，在接到申請(qǐng)后5個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格的出具《山東省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》;驗(yàn)收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設(shè)單位，限期補(bǔ)充完善相關(guān)資料。

三、加強(qiáng)信息化建設(shè)，為城建檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化進(jìn)程夯實(shí)基礎(chǔ)

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實(shí)記錄，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個(gè)專業(yè)部門，載體形式主要有文字、圖紙、圖表、照片、磁盤、光盤及錄音、錄像等。根據(jù)市管線處下發(fā)《淄博市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局關(guān)于建設(shè)工程聲像檔案拍攝具體內(nèi)容及要求》的淄建發(fā)[2014]79號(hào)附件1文件要求，對(duì)工程施工前原址原貌等，施工過程中地基主體、材料實(shí)驗(yàn)、水電等，竣工驗(yàn)收現(xiàn)場等都要進(jìn)行跟蹤拍攝。明確拍攝數(shù)量和時(shí)間，等等。

在加強(qiáng)“兩書一證”制度的同時(shí)，我們注重建設(shè)工程電子檔案的接收，積極推廣使用“城建檔案管理”軟件。作為區(qū)縣城建檔案管理部門，要求各建設(shè)單位建立城建檔案管理平臺(tái)，安裝使用管理軟件。在接收城建檔案時(shí)，我們紙質(zhì)檔案和相應(yīng)的電子檔案同時(shí)審核、驗(yàn)收，保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性以及長期可讀性。幾年來，率先實(shí)現(xiàn)我區(qū)城建檔案電子化管理和應(yīng)用，在檔案查詢、利用工作中更加方便、快捷，進(jìn)一步推進(jìn)我區(qū)城建檔案信息化建設(shè)。

同時(shí)，結(jié)合我們的工作程序，我們又嚴(yán)把全區(qū)地下管線的勘測資料質(zhì)量關(guān)。保證我區(qū)地下管線檔案工作形成走上規(guī)范化管理程序，我們做到，地下管線檔案也是城建檔案不可缺少的一部分。對(duì)新開發(fā)的地段和區(qū)域的地下管線資料必須和地下工程檔案一并移交城市檔案館。積極協(xié)調(diào)并參與到其他科室、部門開展的道路升級(jí)改造和老舊小區(qū)改造工作中，保證地區(qū)道路開挖、維修、改造過程中，盡量避免挖斷其他管線的現(xiàn)象發(fā)生，最后還要對(duì)相關(guān)工程項(xiàng)目進(jìn)行竣工后地下管線測量，為今后的城建工作保存資料，減少不必要重復(fù)工作，避免浪費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生。

四、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)，保證城建檔案工作整體水平提高

幾年來，通過聯(lián)合辦班、現(xiàn)場辦班、以工代訓(xùn)等多種形式，普及省住建廳制定下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》和“兩書一證”制度。聘請(qǐng)市管線處有關(guān)專家來我區(qū)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講解“城建檔案專業(yè)知識(shí)，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、要求，地下管線建設(shè)管理基本程序”以及聲像檔案規(guī)范、要求等;相繼舉辦了“全區(qū)城建檔案管理知識(shí)講座”、“全區(qū)數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)班”和“全區(qū)工程檔案整理培訓(xùn)班”，對(duì)來自不同單位的300名資料員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，有效促進(jìn)了基層城建檔案業(yè)務(wù)技能的交流和學(xué)習(xí)。通過積極開展多種形式的培訓(xùn)指導(dǎo)，使我區(qū)基層城建檔案工作水平有了很大提高，在全市城建檔案整理技術(shù)競賽活動(dòng)中我區(qū)榮獲一等獎(jiǎng)。

多年來，我們?cè)诟骷?jí)部門的大力支持和指導(dǎo)下，在檔案管理方面取得了一些成績。在今后的工作中，我們將嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)關(guān)于城建檔案工作的部署和要求，學(xué)習(xí)兄弟單位的經(jīng)驗(yàn)做法，努力推動(dòng)我區(qū)城建檔案管理早日實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”管理再上新水平。