行政事業(yè)單位財務(wù)報銷“在線審批”業(yè)務(wù)探析

陳曦 葉玲

【摘要】? 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和財務(wù)云理論的推廣，網(wǎng)上報銷模式已經(jīng)在國內(nèi)外大型企業(yè)以及高校迅速推廣，而行政事業(yè)單位受體制和資金性質(zhì)影響，大部分仍沿用傳統(tǒng)預算管理及財務(wù)管理模式。隨著一般行政事業(yè)單位事業(yè)現(xiàn)代化的推進及發(fā)展，給網(wǎng)上財務(wù)報銷提供了良好的發(fā)展契機?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷“在線審批”業(yè)務(wù)是通過“財務(wù)云”共享概念提出的解決財務(wù)管理問題典型案例之一，文章通過對山東省地震局財務(wù)報銷手續(xù)的持續(xù)改進，探究行政事業(yè)單位在預算管理和內(nèi)部控制管理的要求下，財務(wù)報銷“在線審批”的實現(xiàn)路徑，以期為同行提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】? ?行政事業(yè)單位;財務(wù)報銷“在線審批”; 互聯(lián)網(wǎng)+ ;財務(wù)云;財務(wù)管理現(xiàn)代化

【中圖分類號】? F232? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）10-0112-03

一、引言

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會早已從工業(yè)時代邁入互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為一種趨勢。而得益于移動終端設(shè)備的普及和終端產(chǎn)品性能的提升，移動辦公的模式也逐漸推廣開來?；ヂ?lián)網(wǎng)與財務(wù)管理的結(jié)合不僅提高了財務(wù)人員的工作效率，更提升了財務(wù)工作成果的質(zhì)量。

眾所周知，財務(wù)報銷過程環(huán)節(jié)繁瑣，一般需要經(jīng)過手工填單、領(lǐng)導審批、財務(wù)審核、出納結(jié)算、財務(wù)稽核、憑證打印等若干流程，任何一環(huán)節(jié)出錯都會影響報銷進程，一張報銷單據(jù)歷經(jīng)幾天甚至幾周仍未完成的情況屢見不鮮。而城市化進程推進導致的城市范圍不斷擴大，又增加了財務(wù)報銷的難度，即由于城市化和企事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃，在相對偏遠的新城區(qū)另設(shè)辦公地點已經(jīng)成為一種新的選擇，這就不可避免地造成了兩地甚至多地辦公的局面。絕大部分企事業(yè)單位財務(wù)報銷是統(tǒng)籌管理，不另設(shè)置分支機構(gòu)，原始財務(wù)報銷、領(lǐng)導審批流程均需當面完成，多地往返自然增加了財務(wù)報銷的難度。另外，員工因公在外不能及時返回駐地報銷的情況也時有發(fā)生，如何解決因時間空間及其他問題帶來的預算執(zhí)行偏低、財務(wù)報銷滯后等問題成為當務(wù)之急。

行政事業(yè)單位由于資金和業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，財務(wù)報銷的信息化和現(xiàn)代化要遠遠落后于企業(yè)。雖然一部分行政事業(yè)單位，尤其是高校已經(jīng)開始推進網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，但卻很少涉及財務(wù)審批功能，仍舊沿用傳統(tǒng)簽字審批流程。

本文以山東省地震局為例，針對其財務(wù)管理現(xiàn)狀以及財務(wù)報銷流程存在的問題，分析了其利用財務(wù)報銷“在線審批”緩解報賬制后問題的必要性和可行性，探究行政事業(yè)單位在預算管理和內(nèi)部控制管理的要求下，利用財務(wù)報銷“在線審批”提高財務(wù)管理現(xiàn)代化水平、提升財務(wù)工作效率的實現(xiàn)路徑，以為廣大同行提供借鑒。

二、財務(wù)報銷管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）財務(wù)報銷管理現(xiàn)狀

山東省地震局是受中國地震局和山東省人民政府雙重領(lǐng)導，以中國地震局為主的事業(yè)單位，其主要經(jīng)費來源為中央財政和省級財政撥款。地震局設(shè)有3個辦公區(qū)，工作人員與各部門、單位領(lǐng)導分布在各個區(qū)域辦公，這給日常財務(wù)審批工作帶來極大不便。為此，地震局出臺了加強財務(wù)管理認真執(zhí)行費用報銷制度、經(jīng)費審批責任制實施細則、預算管理辦法、支持縣市地震部門專項資金申報和管理暫行辦法、差旅費管理辦法、公務(wù)接待管理辦法、會議費管理辦法、因公臨時出國管理實施辦法、科研項目咨詢管理辦法、聘請專家費用支出管理暫行辦法、科研課題間接管理費用和績效支出管理暫行規(guī)定、科研基金項目管理辦法等一系列規(guī)章制度，形成了完整、規(guī)范的財務(wù)制度體系。財務(wù)報銷流程共包括八個環(huán)節(jié)：員工填寫紙質(zhì)報銷單→部門領(lǐng)導審批→分管領(lǐng)導審批→財務(wù)審核→制單并打印憑證→出納付款→財務(wù)稽核→單據(jù)歸檔。

（二）財務(wù)報銷流程存在的問題

由上文可知，現(xiàn)行的財務(wù)報銷流程雖然相對比較完善和流暢，但是這種傳統(tǒng)的面對面、線下報銷流程也存在很大的弊端，這些弊端直接影響了單位的預算管理及財務(wù)管理。

1.財務(wù)報銷領(lǐng)導審批環(huán)節(jié)較多，大大降低財務(wù)報銷的時效性。由于單位日常經(jīng)費來源主要為財政資金，因而在管理使用上較為嚴格，報銷的審批簽字手續(xù)也較為繁瑣，且涉及人員經(jīng)費、項目經(jīng)費、政府采購等多個種類和形式，不同支出形式、類型和不同金額經(jīng)費使用的簽字審批程序也大相徑庭，簽字報銷的時效性差。根據(jù)內(nèi)控制度要求，一張報銷單通常需經(jīng)辦人、證明人、處室負責人三道簽字流程，而涉及金額較大的支付業(yè)務(wù)，則需要分管領(lǐng)導、甚至是局領(lǐng)導簽字審批。此外，為了加強財務(wù)內(nèi)部控制，財務(wù)報銷流程采用事前審批和事后審核相結(jié)合的模式——出差等經(jīng)濟事項事前要簽署出差審批單，事后報銷要簽署報銷封面，出差人員還要簽署財務(wù)誠信承諾書;大額合同簽訂前要簽署經(jīng)濟合同審批單，業(yè)務(wù)發(fā)生后付款要簽署報銷封面或者委托支付單。由于簽字授權(quán)都是面對面的模式，不確定性和干擾因素較多，如領(lǐng)導出差、因公外出開會等，又進一步降低了簽字審批的效率。

2.分區(qū)辦公加劇財務(wù)報銷時滯性及報銷審核難度。地震局的十九個部門單位分別在三個辦公地點辦公，局領(lǐng)導在機關(guān)辦公區(qū)工作，各辦公區(qū)各自相距二十公里左右，且三地之間交通異常擁堵。涉及多部門經(jīng)費使用審批以及需要局領(lǐng)導審批時，要在各個辦公區(qū)域間往返，不但耗費大量時間，而且由于負責簽字審批的處室負責人和分管領(lǐng)導因公出差，報銷人員往往跑兩三趟甚至更多才能完成簽字審批流程，經(jīng)常會出現(xiàn)集中排隊簽字的現(xiàn)象，如果由于時間緊張不能仔細審閱報銷材料，極易產(chǎn)生內(nèi)控風險。

3.信息不對稱降低財務(wù)報銷效率。為了加強對財政預算資金的財務(wù)管理，單位出臺并修訂了一系列財務(wù)報銷制度，對財政預算經(jīng)費的報銷流程進行規(guī)范，但是職工往往對財務(wù)制度一知半解，尤其是對領(lǐng)導簽字審批的權(quán)限和范圍并不熟悉，導致缺少領(lǐng)導審批簽字、或者簽錯字的情況時有發(fā)生。

4.預算資金使用情況信息反饋滯后。行政事業(yè)單位對于預算執(zhí)行情況信息的要求較高，需要及時掌握財政資金預算執(zhí)行率，而預算資金的信息是以財務(wù)信息作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的。目前，單位的財務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對獨立，只有相關(guān)財務(wù)人員才能進入賬套及時查詢預算執(zhí)行情況，項目負責人想要及時掌握預算信息，只能依靠財務(wù)人員通過對會計信息處理加工后變成一般人員可讀可理解的信息來實現(xiàn)，而處室負責人和分管領(lǐng)導則只能在固定時點由財務(wù)部門統(tǒng)計預算信息后才能了解相關(guān)情況。預算信息的時效性差，不利于對預算資金進行管理。

三、“在線審批”——提升行政事業(yè)單位財務(wù)業(yè)務(wù)現(xiàn)代化水平

（一）開展“在線審批”的必要性和可行性

按照國務(wù)院全面實施預算績效管理意見的要求，如何高效、科學、合規(guī)地使用財政預算資金并且能夠?qū)崿F(xiàn)全面監(jiān)控和實施有效的績效評價，是各個行政事業(yè)單位亟待解決的主要問題。借助“在線審批”的“互聯(lián)網(wǎng)+”模式、電子簽章（CA證書）技術(shù)、生物面部識別、指紋識別等技術(shù)手段，山東省地震局目前自主研發(fā)的“山東省地震局財務(wù)綜合管理系統(tǒng)”作為輔助工具，在為財務(wù)日?；A(chǔ)工作提供高效便捷的服務(wù)的同時，能夠很好地解決財務(wù)管理中突出問題，消除由于前述問題對預算管理乃至事業(yè)發(fā)展帶來的影響。

一是實時提供預算執(zhí)行反饋。通過“在線審批”設(shè)置的流程，能夠切實達到預算事前、事中、事后的有效控制，使預算使用與“山東省地震局財務(wù)綜合管理系統(tǒng)”的網(wǎng)上報銷輔助系統(tǒng)聯(lián)動，加強預算剛性控制與柔性控制的靈活運用，實現(xiàn)預算全閉環(huán)管理，為預算提供更詳細可靠的財務(wù)數(shù)據(jù)，同時具備可查、可控、可追溯、可評估的財務(wù)管理要求以及全面反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的內(nèi)控要求。

二是“在線審批”預設(shè)審批權(quán)限，并在每一步簽字時，提醒簽字人所涉及的規(guī)章制度和管理辦法，權(quán)力與責任明確，能夠降低簽字授權(quán)風險及錯誤的頻率?！霸诰€審批”平臺可以根據(jù)經(jīng)濟事項類型、職工部門、經(jīng)費來源及經(jīng)費金額等條件，預設(shè)每張報銷單據(jù)需要審批簽字的環(huán)節(jié)以及具有相應(yīng)權(quán)限的負責人（分管領(lǐng)導）。這樣，對報銷流程不是特別熟悉的職工也能較快、甚至一次完成財務(wù)報銷審批簽字流程，從而大大提高財務(wù)報銷效率。

三是“在線審批”能夠消除報銷審批的空間距離。通過“在線審批”系統(tǒng)，經(jīng)辦人、證明人、處室負責人以及分管領(lǐng)導等可以在不同地點在同一張報銷單據(jù)及附件上簽字（審批），省去了城市間交通往返的時間和費用。同時，針對負責簽字審批的單位負責人經(jīng)常出差的問題，“在線審批”也能很好地解決。通過“在線審批”平臺可以消除空間限制，無論負責人身處何地，都可進行審批，大大縮短了報銷審批的時間跨度，使領(lǐng)導真正可以選擇時間、選擇時機來審閱報銷材料，在降低內(nèi)控風險的同時大大節(jié)省了人力成本、經(jīng)濟成本，提高了辦事效率和效果。

四是為了適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)新時代的要求，2016年11月“山東省地震局財務(wù)微信服務(wù)平臺”推出，這在一定程度上解決了職工及時了解財務(wù)相關(guān)信息的訴求，為進一步推進財務(wù)工作的信息化、現(xiàn)代化提供了良好的群眾基礎(chǔ)。2018年在財務(wù)微信服務(wù)平臺運行經(jīng)驗的基礎(chǔ)之上又自主研發(fā)了“山東省地震局財務(wù)綜合管理系統(tǒng)”，并計劃把直屬地震臺站職工納入平臺，輻射范圍達到全省地震系統(tǒng)?！吧綎|省地震局局財務(wù)綜合管理系統(tǒng)”對原有系統(tǒng)升級換代，是集工資查詢模塊、資產(chǎn)查詢模塊、預算查詢模塊、財務(wù)報銷模塊、在線審批模塊、財務(wù)制度法規(guī)模塊、財務(wù)預警模塊、財務(wù)常用信息模塊等功能為一體的綜合管理服務(wù)系統(tǒng)，不僅僅是在服務(wù)方面有了更全面、更便捷的提升，并首次加入了財務(wù)管理的功能，依托引入“財務(wù)云”共享的概念，把會計信息數(shù)據(jù)智能地轉(zhuǎn)化為一般職工可讀可理解的信息共享到“云端”與大家分享。

（二）“在線審批”的實現(xiàn)路徑

山東省地震局財務(wù)綜合管理系統(tǒng)已預留“在線審批”接口，可直接將財務(wù)“在線審批”模塊接入平臺。財務(wù)報銷“在線審批”模塊包含原始單據(jù)信息錄入、原始單據(jù)影像生成（拍照）、電子審批、信息反饋功能，具體業(yè)務(wù)流程如下圖所示。

原始單據(jù)信息錄入以拍照、攝像功能為基礎(chǔ)，通過開放接口直接將需要簽字審批的單據(jù)拍照并提取信息，錄入的信息儲存在后臺數(shù)據(jù)庫，并生成對應(yīng)的單據(jù)影像。電子審批功能實現(xiàn)的基礎(chǔ)為預設(shè)審批流程和電子簽章（CA證書）等，“在線審批”系統(tǒng)能夠根據(jù)經(jīng)濟事項類型、職工部門、經(jīng)費來源及經(jīng)費金額等條件自動匹配具有相應(yīng)審批權(quán)限的審批人，并將原始單據(jù)影像信息流轉(zhuǎn)至審批人的系統(tǒng)模塊中。審批人根據(jù)系統(tǒng)提示，查看審批單據(jù)并進行電子簽名，至此審批流程結(jié)束。信息反饋功能則貫穿整個財務(wù)報銷“在線審批”流程：第一，報銷人員上傳原始單據(jù)信息后，系統(tǒng)根據(jù)所填信息自動匹配審批人并將提示信息通過系統(tǒng)發(fā)送至前臺或手機;第二，審批人完成審批流程后，系統(tǒng)也能向報銷人發(fā)送信息提示其查看審批結(jié)果;第三，報銷人和審批人都能通過系統(tǒng)實時查看歷史審批結(jié)果和當前審批進程。

四、結(jié)論及展望

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷“在線審批”業(yè)務(wù)是通過“財務(wù)云”共享概念提出的解決財務(wù)管理問題典型案例之一，結(jié)合山東省地震局的應(yīng)用分析可以看出，其對于緩解行政事業(yè)單位報賬難、提高財務(wù)管理現(xiàn)代化水平及消除財務(wù)報銷滯后等具有重要意義。財務(wù)報銷“在線審批”業(yè)務(wù)的應(yīng)用能夠消除報銷審批的時間空間影響，降低簽字風險錯誤的頻率，提高內(nèi)部控制風險管理水平，還能在及時提供預算執(zhí)行反饋、加強預算管理等方面發(fā)揮積極重要的作用，但是也存在一些問題：如財務(wù)報銷“在線審批”改變了傳統(tǒng)面對面交流的模式，很多原來能夠現(xiàn)場溝通解釋的問題，只能通過電話等其他方式進行，反而可能會占用更多的時間，審批授權(quán)不僅僅需要法律制度上的規(guī)范與約束，更不能忽視使用者在心理上的接受程度，畢竟財務(wù)報銷“在線審批”在行政事業(yè)單位中尚屬于較新的領(lǐng)域。這些潛在的問題也是單位在頂層設(shè)計、制度規(guī)范、宣傳引導等方面需要重點考慮的問題。此外，2019年政府會計制度開始全面推行，財務(wù)報銷“在線審批”是否具備兼容新會計制度的靈活性有待進一步驗證。J

【主要參考文獻】

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更正

本刊2019年4月第8期第110頁文章的第二作者“魯婭郡”應(yīng)為“魯婭珺”，作者單位為：上海國家會計學院。

【基金項目】山東省地震局重點研發(fā)計劃項目“地震行業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)移動審批探究”（項目編號：YF1810）。