淺談?wù)掌瑱n案的意義和作用

李莉

【摘要】照片檔案在單位生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)工作中起著重要的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，影像成為社會生活中的重要組成部分，以其特殊的畫面載體形式，記錄了不同時期單位管理的變化和發(fā)展及各種具有歷史意義的活動。

【關(guān)鍵詞】照片檔案;意義和作用

一、檔案記錄和傳承歷史的主要方式

檔案記錄和傳承歷史的主要方式有以下幾種：一是文字，包括史書、歷代研究的史學(xué)論叢、檔案文件。二是圖片，包括書畫作品、壁畫、老照片等等。三是聲音，就是所謂的口述歷史，古代史學(xué)家就曾深入調(diào)查、采訪，運(yùn)用“口耳相傳”的方式記錄歷史;過去主要依靠文字記錄保存下來，到了近代出現(xiàn)了聲音存儲技術(shù)，就有了錄音方式。四是文物，包括作為古董流傳于世的，還有隨著墓葬挖掘出土的，反映了當(dāng)時社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度和民生民俗。五是古跡，如墓冢、宮殿、戰(zhàn)場原址等等，但在這些方式中，文字大多無法完全回避記錄者的態(tài)度，經(jīng)過了二次加工和整理，帶有很強(qiáng)的主觀性;聲音也同樣帶著部分講述者的主觀意識和再加工;圖片雖然留住了真實(shí)的一瞬間，但往往只是孤立的場面，信息含量很有限;遺跡、文物這些都只能算是二手資料，因?yàn)闅v史年代久遠(yuǎn)和時代的變遷帶有很多的不確定因素，可參考的價值是有限的。

而照片檔案是采用感光材料利用攝影的方法記錄真實(shí)形象的單個畫面，讓人們可以永遠(yuǎn)記住那些瞬間的景象，由于攝影的最基本功能就是把事物的形象瞬間記錄下來，它能把歷史的某些重要的瞬間保留下來，在檔案管理中，照片檔案是以直接且逼真的影像將資訊傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力;所以只有真實(shí)的影像記錄能夠相對真切地再現(xiàn)歷史，最大限度地為歷史“保真”。現(xiàn)在人們已經(jīng)習(xí)慣于在歷史影像中去找尋時代的遺跡來作為我們討論和建構(gòu)歷史時的佐證。所以說照片檔案就成為了記錄歷史最有價值的檔案了。

二、如何理解照片檔案的重要性

照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。照片檔案歸檔管理工作即是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，又是一項(xiàng)記錄歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。照片檔案是以直接且逼真的影像將信息傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，故更具有感染力。照片檔案在檔案利用中發(fā)揮著重要的作用，如提供證據(jù)、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊等，照片檔案都充分發(fā)揮了檔案管理最大價值的作用，隨著時代的發(fā)展，照片檔案扮演著記載各單位科學(xué)、技術(shù)、文化、活動、學(xué)術(shù)研究等方面重要的輔助角色。照片檔案還可以在網(wǎng)上傳，使各種照片檔案以不同內(nèi)容分門別類展現(xiàn)發(fā)展的歷程，使影像檔案起到最大的利用開發(fā)作用，大大促進(jìn)了檔案管理工作的順利開展，同時也可以提供大量可供參考的照片檔案，使影像檔案更加便于查詢，采取以影像檔案為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。如何有力推動照片檔案管理上新水平，取決于檔案管理者對照片檔案歸檔的規(guī)范程度，各方面配合共同做好照片檔案的歸檔工作，才能更好地服務(wù)于人民。

三、如何完善照片檔案管理制度

照片檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因?yàn)檎掌瑱n案繼承著文件的原始性，在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。它不同程度地記錄了單位或個人參加重要活動的載體，更是記錄著各項(xiàng)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。為保證照片檔案管理工作有章可循，要加強(qiáng)制定管理措施，落實(shí)管理制度，并且要長期重視，還要制定下發(fā)包括照片檔案在內(nèi)的檔案管理規(guī)章制度。使日常工作活動的照片拍攝后及時整理移交;真正實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、經(jīng)?；?，而且要持之以恒，日復(fù)一日，年復(fù)一年，照片檔案歸檔移交工作貴在堅(jiān)持。還可采取多種方式，通過接收、征集、交換、復(fù)制、購買等多種手段，多渠道、多途徑開展照片檔案的收集歸檔管理工作，并隨時進(jìn)行規(guī)范整理和保存。如果不堅(jiān)持，不落實(shí)，不執(zhí)行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成為笑談。

四、如何遵循照片檔案的歸檔規(guī)律

盡管照片檔案的應(yīng)用十分廣泛，由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時注解說明;整理照片檔案時首先要清楚它的六大要素，主要包括文字說明的內(nèi)容和事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）;照片和檔案卷內(nèi)目錄項(xiàng)目的整理內(nèi)容過程應(yīng)包括以下：照片號底片號、照片題名、頁號、備注，底片經(jīng)過分類后應(yīng)編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關(guān)的底片為一個保管單位，編一個底片號。有時它對于某種事件內(nèi)容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以按照它的整理原則應(yīng)該是：1.整理照片檔案時應(yīng)在全宗內(nèi)按年度-問題進(jìn)行分類，分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。2.對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號，底片在全宗內(nèi)編流水號，格式為全宗號-底片號，同時在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。3.一張照片應(yīng)有一個說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。4.對于數(shù)碼照片歸檔的管理數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)字圖像（照片）、文字說明兩部分組成;為了保證新型載體檔案的完整與安全，檔案工作人員在整理數(shù)碼照片檔案時，為了保持?jǐn)?shù)碼照片檔案的特殊性，歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式。對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存;歸檔時應(yīng)標(biāo)明互見號，格式為：全宗號-光盤號-照片號（標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號-冊號-張?zhí)枺?biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中），整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄使位置固定下來，以便于更好地查找和利用。