縣級(jí)檔案館檔案征集工作優(yōu)化對(duì)策

辛芬芳

【摘要】現(xiàn)階段，如何將檔案征集工作做好是每一位檔案工作人員應(yīng)值得重視的問(wèn)題。為此，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，就做好檔案征集工作的必要性和重要性做了簡(jiǎn)要論述，詳細(xì)探討縣級(jí)檔案館如何優(yōu)化檔案征集工作，以推動(dòng)檔案管理工作更好開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】縣級(jí)檔案館;檔案征集;必要性

檔案征集是檔案館補(bǔ)充檔案收集的重要途徑，其對(duì)檔案館規(guī)模的逐步擴(kuò)大以及館藏的不斷豐富極為有利，為檔案資源建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案館的職能所在。唯有對(duì)檔案資料進(jìn)行不斷征集和收集，才能夠讓館藏檔案變得越來(lái)越多，豐富其內(nèi)容，并不斷完善館藏結(jié)構(gòu)，最終使檔案館與時(shí)俱進(jìn)，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。所以，衡量檔案館基礎(chǔ)工作、管理利用工作如何，便可看檔案資料的征集工作開(kāi)展得怎樣。

一、做好縣級(jí)檔案征集工作的必要性和重要性

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化征集工作和人民群眾生產(chǎn)生活的需求相一致。檔案直接記錄經(jīng)濟(jì)社會(huì)，使人民群眾的利益得到有效維護(hù)。人民群眾生產(chǎn)生活必需的要求就是將覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系給建立起來(lái)。因?yàn)槭苋肆?、物力、?cái)力等多方面因素的影響，所以傳統(tǒng)檔案工作的收集對(duì)象均為機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位，方式為行政，以資料為主，一般情況下，很少關(guān)注貼近百姓生活的檔案資料。所以，現(xiàn)階段的重要任務(wù)就是借助檔案征集對(duì)檔案資源體系予以豐富和完善，并積極收集和密切關(guān)注部分價(jià)值較高的檔案，包括一些保存價(jià)值較高的檔案資料以及一些和國(guó)計(jì)民生有關(guān)的檔案資料，進(jìn)而使檔案工作更好地服務(wù)于廣大人民群眾。

（二）加大征集工作的力度可以更好地保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)?！耙粋€(gè)城市若缺少了文化，其必然是空洞的，而沒(méi)有回憶更是蒼白的?！睓n案將一個(gè)城市的發(fā)展過(guò)程真實(shí)展現(xiàn)了出來(lái)，其除了是歷史文化的積累外，更是文化遺產(chǎn)的載體，是一筆珍貴的社會(huì)財(cái)富。近年來(lái)，雖然社會(huì)快速發(fā)展，城市化進(jìn)程也越來(lái)越快，但因?yàn)闆](méi)有深刻認(rèn)識(shí)到歷史文化保護(hù)的重要性，所以導(dǎo)致民間街巷散落著很多歷史檔案，面臨隨時(shí)被損壞的風(fēng)險(xiǎn)。因此，迫切需要利用檔案征集這一方式將其收入館中，使歷史文化得到有效保護(hù)，讓其可以永久地使用。

（三）加大征集工作的力度可以更好地形成地域特色文化檔案。此處的地域文化指的是一定地域內(nèi)的文化形態(tài)、社會(huì)習(xí)俗、生產(chǎn)生活方式等，其是經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)一段時(shí)間所形成的，其中除了包含特定地域的歷史事件、歷史遺跡、歷史人物等，一些自然景觀、自然資源等也包括其中，這種傳統(tǒng)文化較為特殊，其是一座城市或一個(gè)地區(qū)靈魂的象征。將這些地域特色文化檔案充分挖掘出來(lái)，并妥善保管，同時(shí)進(jìn)行傳承與發(fā)揮作用，是縣級(jí)檔案館的責(zé)任所在。

二、縣級(jí)檔案館檔案征集存在的問(wèn)題

（一）對(duì)征集工作的認(rèn)識(shí)不夠。首先，檔案工作人員尚未充分認(rèn)識(shí)到征集工作的重要性，重接收、輕征集的現(xiàn)象十分普遍，同時(shí)因?yàn)樯霞?jí)檔案部門(mén)在對(duì)下一級(jí)展開(kāi)考核的時(shí)候，通常不會(huì)對(duì)征集工作進(jìn)行考核，或工作考核的評(píng)分只占據(jù)了很少的分?jǐn)?shù)，造成了征集工作重要性不強(qiáng)。如縉云縣檔案館每年都會(huì)發(fā)出一個(gè)征集檔案資料的文件或?qū)ι霞?jí)部門(mén)相關(guān)征集檔案資料的通知進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，但因?yàn)椴糠謫挝活I(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)群眾不理解、不支持、不配合征集工作，導(dǎo)致我們的發(fā)文通常難以落到實(shí)處，效果很不理想。

（二）檔案征集的體制、機(jī)制不夠完善?！稒n案館通則》第10條明確指出：“檔案館要加大征集歷史檔案、資料的征集。省級(jí)以上檔案應(yīng)對(duì)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)立或由專(zhuān)門(mén)人員展開(kāi)征集”。就省級(jí)以下的檔案則未作出規(guī)定，導(dǎo)致基層檔案館沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的征集機(jī)構(gòu)甚至沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)征集工作予以負(fù)責(zé)，通常都是由保管利用科對(duì)這一項(xiàng)工作負(fù)責(zé)?？剖揖哂泻苤氐娜蝿?wù)，缺少充足的工作人員，造成征集工作的正常開(kāi)展難度較大。一些檔案館盡管對(duì)征集工作網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建了起來(lái)，但開(kāi)展活動(dòng)的頻率很少，作用無(wú)法發(fā)揮。

（三）缺乏健全的征集機(jī)構(gòu)?？h級(jí)檔案館因?yàn)槭艿骄幹频南拗?，所以無(wú)法設(shè)立專(zhuān)門(mén)的征集機(jī)構(gòu)，僅安排一人負(fù)責(zé)征集工作，一旦遇到較大的任務(wù)量時(shí)，便往往無(wú)法再負(fù)責(zé)其他征集工作，對(duì)征集工作的開(kāi)展造成了極大的限制。

（四）檔案館經(jīng)費(fèi)欠缺，束縛了征集工作的正常開(kāi)展?？h級(jí)檔案缺少專(zhuān)門(mén)用于征集工作的經(jīng)費(fèi)，對(duì)捐贈(zèng)珍貴、重要的檔案人員也只是給予了一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)，而征集對(duì)象因?yàn)槭艿轿镔|(zhì)的誘惑存在“奇貨可居”的心態(tài)，價(jià)格不合理，缺少必要的經(jīng)費(fèi)確保此項(xiàng)工作的順利開(kāi)展是最為棘手的問(wèn)題，同時(shí)征集工作對(duì)象并未充分了解雙方的權(quán)利義務(wù)、法律保障、工作程序、檔案征集的目的、工作方法、保管條件、工作性質(zhì)、館藏情況等，所以很難對(duì)提出的征集號(hào)召作出積極響應(yīng)。

（五）檔案管理方法落后。近年來(lái)，檔案信息技術(shù)取得了快速發(fā)展，其管理水平也處于不斷提高中，但因?yàn)槿狈^為發(fā)達(dá)的相關(guān)設(shè)施條件，所以協(xié)調(diào)作用便無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。在檔案征集工作中存在著十分強(qiáng)烈的“木桶效應(yīng)”，大部分工作人員均采用先進(jìn)的檔案征集方法，進(jìn)而致使檔案管理不夠規(guī)范與整齊，加之很多時(shí)候都未第一時(shí)間進(jìn)行存檔，因而便導(dǎo)致了部分檔案遺失。

（六）工作人員缺乏較高的征集水平。很多檔案工作人員在進(jìn)行檔案征集工作時(shí)，缺乏強(qiáng)烈的主動(dòng)管理意識(shí)，大部分職員工作程序均比較老套，征集水平需要提升的地方還有很多。

三、做好檔案征集工作的幾點(diǎn)思考

（一）強(qiáng)化宣傳，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。利用形式多樣的宣傳手段和諸多有關(guān)檔案的法律法規(guī)，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)征集工作的重要性。使群眾主動(dòng)向檔案館捐贈(zèng)或移交一些檔案資料;并且，可以對(duì)檔案館提出要求，讓其代管那些不在國(guó)家所有范圍的檔案資料，或向其出售。在檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)不斷提高開(kāi)放度，包括形成、積累、收集、管理、開(kāi)放、利用等，通過(guò)各種各樣的形式讓檔案和社會(huì)展開(kāi)密切合作，使之真正和人們的社會(huì)生活相融合，在區(qū)域歷史文化、公眾物質(zhì)、精神生活中占據(jù)重要位置。要真正把發(fā)現(xiàn)需求、研究和解決問(wèn)題當(dāng)作重點(diǎn)工作，對(duì)社會(huì)需求多加關(guān)注，把檔案功能和社會(huì)的結(jié)合點(diǎn)找到。與此同時(shí)，還需要積極地把檔案館規(guī)范、專(zhuān)業(yè)的保管條件宣傳給廣大群眾，讓其積極密切配合征集工作，加大支持力度，使群眾積極主動(dòng)參與到檔案征集之中，創(chuàng)設(shè)一個(gè)對(duì)檔案征集工作有利的環(huán)境，提高公眾把檔案資料捐贈(zèng)給檔案館的主動(dòng)性，順利開(kāi)展檔案征集工作。另外，還需將檔案征集工作放進(jìn)文化建設(shè)的大局中，利用多種形式展開(kāi)宣傳，如電視、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等，積極開(kāi)展檔案展覽與編研，使民眾對(duì)檔案征集的重要性有一直觀感受，促進(jìn)社會(huì)檔案意識(shí)的提高，形成文化合力。不斷將征集接收范圍擴(kuò)大，真正收集社會(huì)關(guān)注、需要的檔案，包括各級(jí)黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位在長(zhǎng)時(shí)間的工作中所形成的載體檔案，如照片、書(shū)畫(huà)題詞、榮譽(yù)牌匾等。鼓勵(lì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與各類(lèi)名人將其私人檔案捐贈(zèng)出來(lái)，使整個(gè)社會(huì)記憶更加豐富。

（二）完善檔案征集體制、機(jī)制，為征集工作提供政策支撐。第一，進(jìn)一步強(qiáng)化和征集相關(guān)的法律法規(guī)的建設(shè)，對(duì)檔案征集予以規(guī)范，以保證征集工作的順利開(kāi)展。第二，把征集工作納入檔案館的日常工作中，在內(nèi)部將專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)建立起來(lái)，并由專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)，以此促進(jìn)檔案征集工作的順利進(jìn)行。第三，積極構(gòu)建征集網(wǎng)絡(luò)，將各個(gè)方面的社會(huì)力量納入其中，特別是諸如藝術(shù)家、教授、民間收藏愛(ài)好者等社會(huì)各界知名人士，經(jīng)常召開(kāi)會(huì)議，確定征集主題，布置征集任務(wù)，從精神和物質(zhì)兩方面獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)征集工作具有貢獻(xiàn)的人員，進(jìn)而充分調(diào)動(dòng)起大家的積極性，充分發(fā)揮出征集網(wǎng)絡(luò)的集體效用，使之形成合力。

（三）加大投入，設(shè)立檔案征集專(zhuān)項(xiàng)資金。檔案部門(mén)是一個(gè)非常重要的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，我們不能將其作為一項(xiàng)產(chǎn)業(yè)來(lái)看待，其是沒(méi)有資金來(lái)源的。在檔案征集方面若要獲得充足的資金，則政府的支持必不可少，在地方財(cái)政專(zhuān)項(xiàng)資金中加入檔案征集費(fèi)用，尤其是要擁有一定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保證征集工作的順利開(kāi)展。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，征集工作一旦脫離了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)手段勢(shì)必?zé)o法開(kāi)展。當(dāng)然，思想工作依然是檔案征集的主要途徑，通過(guò)耐心細(xì)致的工作可使檔案資料的擁有者主動(dòng)捐獻(xiàn)出所擁有的檔案資料。對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)，那些散失在社會(huì)與個(gè)人手中的檔案資料十分重要，收購(gòu)勢(shì)在必行。所以便需將更多的經(jīng)費(fèi)投入其中，在征集手段上進(jìn)一步加強(qiáng)，如此方可使檔案館館藏更加豐富。

（四）建立必要的征集渠道，加強(qiáng)與外界的協(xié)調(diào)配合。第一，檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)征集機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行予以保證，保障專(zhuān)職征集人員的穩(wěn)定性，并立足于此將各系統(tǒng)、各方面人員包括其中的征集網(wǎng)絡(luò)給建立起來(lái)，定期開(kāi)展交流與座談活動(dòng)，溝通信息。第二，檔案部門(mén)多到重點(diǎn)人物和了解情況的老同志處走訪，并發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，比如通過(guò)在網(wǎng)上發(fā)布信息進(jìn)行多方線索的征集，將征集目標(biāo)確定。第三，注意在圖書(shū)、文物、歷史研究等部門(mén)對(duì)反映地方情況的歷史資料與圖片資料進(jìn)行收集。最后，進(jìn)一步做好鑒定征集檔案價(jià)值的工作。同時(shí)鑒定與選擇征集的檔案，對(duì)館藏結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，讓檔案館服務(wù)社會(huì)的實(shí)力不斷增強(qiáng)。

（五）采用靈活多樣的征集方式，盡可能做到“應(yīng)征盡征”。在對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行征集時(shí)，應(yīng)秉承“應(yīng)征盡征”的原則，首先應(yīng)說(shuō)服、動(dòng)員檔案持有者，在將當(dāng)事人思想工作做好的基礎(chǔ)上，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行征集，使之將所擁有的檔案資料無(wú)償捐獻(xiàn)出來(lái)。其次是針對(duì)個(gè)人手中所擁有的珍貴檔案，則應(yīng)在征集時(shí)施以耐心、細(xì)心、熱情的服務(wù)，利用制定具體的優(yōu)惠政策，引導(dǎo)與鼓勵(lì)民間藏家將重要的檔案資料出售。再次是針對(duì)一些特別正規(guī)的孤本，若原件很難征集進(jìn)館，那么就可以采取一些現(xiàn)代新型方式來(lái)實(shí)現(xiàn)征集進(jìn)館的目的，如原件復(fù)制、照片翻拍、拍攝錄制等。與此同時(shí)，也可對(duì)數(shù)字化加工方式予以利用，原件歸檔案持有者，數(shù)字化成果與檔案館共享等模式。在征集方式上，可將檔案資料的情況與持有者意愿結(jié)合起來(lái)，采取多種方式進(jìn)行征集，包括接受捐贈(zèng)、接受寄存、收購(gòu)、代為保管、征購(gòu)與接受移交等。如果有個(gè)人向檔案館進(jìn)行捐贈(zèng)，則檔案館有義務(wù)對(duì)其合法權(quán)益予以維護(hù)，向捐贈(zèng)者頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)，并按照捐贈(zèng)檔案的價(jià)值與數(shù)量，提供一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)給捐贈(zèng)者。捐贈(zèng)者享有優(yōu)先利用其檔案的權(quán)利，且針對(duì)檔案中不宜向社會(huì)開(kāi)放的部分提出限制利用意見(jiàn)。另外，也可試著共享館際檔案資源，以交流、復(fù)制檔案資料。在以上幾種方法中， 以捐贈(zèng)為主，使大家把捐贈(zèng)檔案作為一項(xiàng)功德無(wú)量的社會(huì)公益工作來(lái)對(duì)待，從而支持檔案征集工作的開(kāi)展。

（六）提高征集人員素質(zhì)。征集工作的主體是征集人員，所以檔案館應(yīng)在征集崗位上安排具有較高政治素質(zhì)、較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力和過(guò)硬工作作風(fēng)的人員，并將相應(yīng)的宣傳工作做好。而征集人員也應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)，首先是對(duì)檔案收集工作的方針、政策與法規(guī)進(jìn)行熟悉，并學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用。其次是公關(guān)協(xié)調(diào)能力要強(qiáng)，會(huì)征集心理學(xué)。再次是具備較強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，擁有默默無(wú)聞的奉獻(xiàn)精神，作風(fēng)踏實(shí)，能夠積極主動(dòng)參與到工作中，并這一此項(xiàng)工作當(dāng)作自己的終身任務(wù)。最后是業(yè)務(wù)水平與文化知識(shí)要高，除了要將檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能掌握外，歷史學(xué)、語(yǔ)言學(xué)、文學(xué)、現(xiàn)代科技知識(shí)等學(xué)科的知識(shí)也必不可少，以更好地識(shí)別征集的檔案，促進(jìn)自身鑒賞能力的提高。能夠鑒別真?zhèn)?，尤其是要掌握一些鑒賞常識(shí)，包括文物、古籍、書(shū)畫(huà)等。最后是要具有敬業(yè)精神，應(yīng)相信付出總會(huì)有收獲，征集工作一定會(huì)從困境走出，獲得成功。另外，一定的社交能力也必不可少，擁有公關(guān)意識(shí)。要有誠(chéng)心，以誠(chéng)感人。要有耐心，不能操之過(guò)急。要有信心，不能遇到困難就退縮。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案征集工作是檔案工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，作為檔案館的立館之本，其為檔案工作提供了資源保障，館藏檔案材料的價(jià)值高低與豐富程度均由其決定，諸多散落在民間的檔案得到了很大的保護(hù)，同時(shí)緊隨其后的其它各個(gè)環(huán)節(jié)的工作成效也受其直接影響，在實(shí)現(xiàn)檔案工作最終目標(biāo)上作用巨大。所以我們應(yīng)繼續(xù)采取有效措施，加強(qiáng)檔案征集，進(jìn)一步建設(shè)檔案館檔案資源。

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