淺談科技檔案的數(shù)字化進(jìn)程

蔡朝霞

【摘要】隨著數(shù)字信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面， 科技檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。本文詳述了設(shè)計(jì)院科技檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程、經(jīng)驗(yàn)及不足。

【關(guān)鍵詞】科技;檔案;數(shù)字化

河北省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院創(chuàng)建于1954年。伴隨著65年的快速發(fā)展，檔案工作也經(jīng)歷了從無到有，從粗到細(xì)，從紙質(zhì)化到數(shù)字化的過程。截止目前，我院檔案室室藏文書、會(huì)計(jì)、科技、實(shí)物、聲像5種檔案，其中前3種檔案占據(jù)了案卷數(shù)量的大部分。

一、各階段開展檔案管理工作

自我院2003年與科研所合并至今，案卷數(shù)量為文書檔案4399件、會(huì)計(jì)檔案2433卷、科技檔案13589件，這些資料成為設(shè)計(jì)院的寶貴財(cái)富。作為高新技術(shù)企業(yè)，我院對(duì)科技檔案有著更為明顯的使用需求，也因此，在科技檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行了長期的探索，積累了大量的經(jīng)驗(yàn)。自2013年始，我院就已經(jīng)啟動(dòng)對(duì)科技檔案的數(shù)字化處理工作。五年來，在院領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，我院克服人員不足、經(jīng)費(fèi)缺乏、沒有可借鑒同業(yè)經(jīng)驗(yàn)等困難，獨(dú)立完成了建院以來歷年存檔70%，03年后存檔 90%的數(shù)字化整理工作。2015年底，我院順利通過了河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理三星級(jí)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。如今，我院仍在繼續(xù)推進(jìn)科技檔案的數(shù)字化工作，并力爭(zhēng)全面實(shí)現(xiàn)拯救老舊圖紙的目標(biāo)，為我省高速公路建設(shè)項(xiàng)目提供更便捷的基礎(chǔ)性技術(shù)服務(wù)。

二、開展數(shù)字化管理工作

我院檔案數(shù)字化進(jìn)程在高分通過企業(yè)檔案管理等級(jí)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定的兩年前，我院就已開始了科技檔案的數(shù)字化整理工作，并取得了一定成效。截止目前，已實(shí)現(xiàn)270多個(gè)項(xiàng)目，9000多冊(cè)科技檔案的數(shù)字化整理，不僅為工程改擴(kuò)建、養(yǎng)護(hù)提供了詳細(xì)、精確的技術(shù)參數(shù)，也能為其他工程建設(shè)提供有益的借鑒和珍貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。并且，對(duì)于職稱評(píng)定、技術(shù)報(bào)獎(jiǎng)等相關(guān)工作也提供了有利的保障。由紙質(zhì)到電子，由線下到線上，由繁瑣到快捷，檔案數(shù)字化推動(dòng)我院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)變，紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)由原先的3份縮減到1份，大大節(jié)省了人力、財(cái)力和空間資源。我院的科技檔案數(shù)字化進(jìn)程大致可以分為兩個(gè)階段：

第一階段，根據(jù)科技檔案的專業(yè)性、多樣性、成套性特征，我們將以前分專業(yè)組卷的橋梁、路線、交通、規(guī)劃等檔案重新整編到一起，以每條路線項(xiàng)目組卷。例如SJ6.3-140京沈公路、SJ6.3-141石安高速、SJ6.3-142唐港高速等。我們分別為其建立1張卷內(nèi)文件目錄索引表格，將這條路線上所有文件以歸檔時(shí)間為序編排，表中條目又以超鏈接形式指向本冊(cè)文件的冊(cè)內(nèi)目錄。同時(shí)建立以此路線項(xiàng)目命名的文件夾，囊括所有文件的電子掃描件。這樣可快速方便通過檢索目錄找到需要的文件，以往半天的工作可以減少到半小時(shí)，提高檔案資源利用效率。

第二階段，按照檔案管理工作要求，我院于2014年引進(jìn)了《科怡綜合電子檔案管理系統(tǒng)》，用更便捷的數(shù)字化手段取代傳統(tǒng)的文件索引方式。同時(shí)，結(jié)合我院實(shí)際情況及科技檔案特點(diǎn)， 我們用1年多的時(shí)間，重新設(shè)計(jì)了科技檔案操作界面，提出了新的存儲(chǔ)架構(gòu)、存儲(chǔ)文件的格式、存儲(chǔ)位置、備份方式等個(gè)性化需求，并預(yù)留了檔案二次開發(fā)的窗口，在方便檔案的整理、保存及查閱等數(shù)字化管理方面進(jìn)行了有益的探索和嘗試。

三、增加安全防范意識(shí)，強(qiáng)化檔案安全管理工作

經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)通過不斷調(diào)研，反復(fù)摸索，我們最終確定了科技檔案的存儲(chǔ)方式。圖紙的掃描選用pdf格式，分辨率選用200×200，有效保證圖紙清晰和完整?？萍紮n案圖紙數(shù)量級(jí)比較大，如果以頁為單位很容易丟失內(nèi)容，因此我們采取以本為單位進(jìn)行掃描，一本圖紙儲(chǔ)存為一個(gè)電子文件。需要特別說明的是，由于我院的檔案軟件購買的是網(wǎng)絡(luò)版，在向服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的過程中，pdf文件由于頁數(shù)較多，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)查看、打印較慢，所以我們放棄了向服務(wù)器傳輸檔案原件，改為只傳輸案卷的條目名稱。也就意味著我院的科技檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索目前只能檢索案卷的條目。

四、檔案管理問題中的處理和建議

我院檔案管理工作取得了一定的成績，但是還存在著一些不足，比如原有的底圖中有硫酸圖、藍(lán)圖、不規(guī)則的圖紙等等，為掃描工作帶來了難度。還有一些部門對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，不能夠及時(shí)整理歸檔，偶有文件遺失等現(xiàn)象發(fā)生。此外，隨著數(shù)據(jù)的增多，現(xiàn)有的軟件數(shù)據(jù)庫能否承受，以及數(shù)據(jù)的備份和安全等問題擺在了我們的面前。

總之，檔案工作是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此，我們提出以下建議：加強(qiáng)對(duì)各級(jí)檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新意識(shí)，讓大家充分認(rèn)識(shí)到保證檔案完整性和有效性的重要意義。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，加強(qiáng)對(duì)文件的安全監(jiān)控，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)備份工作。建立良性運(yùn)行機(jī)制，按照“存儲(chǔ)數(shù)字化，管理自動(dòng)化，利用網(wǎng)絡(luò)化”的方向，不斷完善檔案管理的流程與制度，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用。

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