改革創(chuàng)新 提升管理類檔案管理水平

王彥斌

【摘要】本文闡述了檔案的價值，結合管理類檔案的特點及工作實際，詳細介紹了管理類檔案的收集、電子文件的歸檔、核對、整理、裝盒、上架的全過程，并對管理類檔案的改革創(chuàng)新進行了總結和設想。

【關鍵詞】管理類檔案;價值;收集;整理;改革創(chuàng)新

一、檔案的價值

油田檔案資料是油田50多年的創(chuàng)業(yè)史、成長史和改革發(fā)展歷程，見證石油人為中國石油奮發(fā)進取的重要過程和重大歷史事件，是油田公司各個工作方面、各個環(huán)節(jié)真實狀況的反映，是擴大生產、加強經營和管理、維護權利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑據。檔案資料是企業(yè)形象的載體，是企業(yè)經營智慧和發(fā)展思想的結晶。檔案資料作為生產要素，是企業(yè)長遠發(fā)展的基礎資源和無形資產，對于維護企業(yè)合法權益、提高企業(yè)核心競爭力、促進國有資產保值增值具有不可替代的重要作用。

管理類檔案是所有檔案中涉及單位最多、涉及內容最廣、涉及業(yè)務最雜的一類檔案。涉及廠長辦公室、人事科、計劃科等多個機關科室，涉及人員的任免、各種表彰、本年的工作總結及明年的工作計劃、各種統(tǒng)計年報、通知、通告、職代會的材料等多種內容，涉及油田生產、經營、科研、紀檢、安全、培訓、人事、黨建、工會、女工等多項業(yè)務。

二、管理類檔案的收集過程

（一）管理類檔案的收集。首先與各基層單位的兼職檔案員進行溝通交流，按照《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊（2014版）》的歸檔要求，找出與管理類檔案有關的內容進行學習，如：題名，要言簡意賅，人事的任免、職稱評定等涉及人的檔案應在標題注明人名，沒有人名的必須加上;年度，跨年度的請示與批復，應填寫批復年度;統(tǒng)計報表、預決算應填寫針對年度;法規(guī)性文件應填寫公布或批準年度。每年的年初要求兼職檔案人員及時做好歸檔文件、資料移交的充分準備工作。在歸檔過程中，要全程跟蹤，從OA系統(tǒng)歸檔到檔案系統(tǒng)、保管期限的確定、密級的確定、題名的規(guī)范、電子文件的上傳、歸檔提交等環(huán)節(jié)，進行實時答疑，確保錄入數據規(guī)范，上傳電子文件準確。

（二）電子文件的歸檔。歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移，電子文件應經鑒定、整理、審核后歸檔，采用技術手段加密的電子文件應當解密后移交，壓縮的電子文件應當解壓后移交。文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。

三、管理類檔案的整理

（一）管理類檔案的核對。首先對歸檔單位歸檔移交的實體檔案，與系統(tǒng)的條目數據進行核對，再對上傳的電子文件，一頁一頁進行校對，還應當對電子文件數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗。對發(fā)現(xiàn)的問題，如題名不完整、電子文件重復、保管期限不合適、電子文件上傳錯誤等，及時進行整改。以確保實體檔案與電子檔案的統(tǒng)一。

（二）管理類檔案的整理、裝盒、上架。管理類檔案是以件為單位保管的檔案，先以一定的順序（時間、文件編號等）在系統(tǒng)中生成檔號，再用標簽打印機打印出二維條形碼，把二維條形碼黏貼于紙質資料的左上角。紙質檔案二維條形碼黏貼好之后，紙質檔案按檔案號的順序裝入檔案盒中，并在系統(tǒng)中進行裝盒，然后打印盒脊背標簽，把盒脊背標簽黏貼到檔案盒上。

四、管理類檔案的改革創(chuàng)新

（一）二維條形碼的改革創(chuàng)新。過去的二維條形碼的標簽字很小，看起來容易看錯，查找起來也不方面。為了提高利用率，現(xiàn)在改用新的二維條形碼，字比較大，看起來清晰明了。

（二）脊背盒的改革創(chuàng)新。過去的脊背盒的標簽字很小，看起來容易看錯，查找起來比較慢，給快速借閱帶來了一定的困難?，F(xiàn)在用的新的脊背盒的標簽字比較大，看起來清清楚楚，查找起來非常容易。在做好日常檔案收集、整理、歸檔工作的基礎上，對我廠的管理類檔案用新的脊背盒標簽進行了黏貼。重新整改后的檔案盒既美觀，又容易查找。借閱人員看到排列整齊的檔案，一個個贊嘆不已。

（三）管理類檔案的數字化。一是將1999年前的掃描歷史電子文件與E6系統(tǒng)進行核對，確保檔號和題名正確，針對其中卷內件的電子文件，根據實際情況加入了序列號，完善了卷內件電子文件題名，按卷做好備份。二是2000年至2010年未掛接E6系統(tǒng)的電子文件。先從新疆油田公司2.0檔案系統(tǒng)中下載后，再在E6系統(tǒng)中將電子文件一對一掛接。最后與新疆油田公司2.0檔案系統(tǒng)中的電子文件逐一核對，按標準整理備份，確保電子文件數量、容量、檔號和題名正確。三是針對2010年以后有備份的電子文件，再次核對數據，根據檔案的歸檔日期，按年份進行標準整理，確保無誤后按件備份。

（四）管理類檔案的未來發(fā)展。近年來，庫藏檔案數字化備份工作更為精進，檔案管理已經由實體管理向實體與電子化雙重管理的方向轉變，今后檔案管理將逐漸轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心。

【參考文獻】

[1]中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊（2014版）.

[2]電子檔案移交與接收辦法.

[3]新疆油田公司檔案資料利用管理規(guī)定.