芻議對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的思考

徐梅琳

【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)走進(jìn)了千家萬(wàn)戶(hù)，信息化建設(shè)在各行各業(yè)中應(yīng)運(yùn)而生，但是就目前城市建設(shè)檔案管理的發(fā)展情況來(lái)看，城建檔案信息化建設(shè)情況并不樂(lè)觀。本文主要針對(duì)城建檔案信息化建設(shè)中存在的一些問(wèn)題，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出相應(yīng)的解決策略，希望能給相關(guān)人員提供參考建議。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;信息化;檔案建設(shè);管理

城建檔案信息化建設(shè)，就是將之前紙質(zhì)資料采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)變成電子資料，運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)，做到電子資料可以隨時(shí)查閱和共享，提高城建檔案管理工作的效率。在城市化進(jìn)程不斷加快的今天，城市建設(shè)行業(yè)為了滿(mǎn)足人們不斷增長(zhǎng)的信息需求，就必須加快城建檔案信息化建設(shè)，將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于城建檔案建設(shè)中，從當(dāng)前的城建檔案信息化建設(shè)發(fā)展情況來(lái)看，影響其發(fā)展的主要因素包括人們對(duì)于城建檔案信息化建設(shè)重視程度不足和專(zhuān)業(yè)人才匱乏。

一、簡(jiǎn)述城建檔案信息化建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀

城建檔案工作發(fā)展可以分為三個(gè)階段：第一階段是1985年到1990年，此時(shí)城建檔案剛接觸到計(jì)算機(jī)技術(shù);第二個(gè)階段是1990年到2000年，此過(guò)程計(jì)算機(jī)發(fā)展迅速，城建檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)的影響下有效開(kāi)展;第三個(gè)階段是2000年以后至今，我們將這個(gè)階段確定為城建檔案建設(shè)的鞏固期和發(fā)展期。自改革開(kāi)放以來(lái)，在城市化進(jìn)程不斷加快的情況下，城建檔案順勢(shì)得到了相應(yīng)的發(fā)展，正在向著信息化方向不斷前進(jìn)，走向更加輝煌的明天。

目前，我國(guó)城建檔案信息化建設(shè)在發(fā)展中已經(jīng)取得了一定的成就，但是與發(fā)達(dá)國(guó)家相比還有一定的差距。受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理工作不重視，投入到城建檔案建設(shè)中的資金非常少，在開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)中沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)人員，同時(shí)缺少專(zhuān)業(yè)的考核制度，導(dǎo)致工作人員出現(xiàn)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的情況。雖然在一些大城市中，城建檔案信息化建設(shè)取得了一定的成就，但是由于地區(qū)之間的不同，致使城建檔案在信息化建設(shè)中存在較大的差異，與發(fā)達(dá)國(guó)家的城建檔案建設(shè)存在嚴(yán)重的差距。

二、城建檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）社會(huì)各界對(duì)城建檔案信息化建設(shè)重視程度不夠。城建檔案信息化建設(shè)的前提條件是網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施和信息化基礎(chǔ)設(shè)施，當(dāng)下，城建檔案部門(mén)的重要經(jīng)費(fèi)來(lái)源是財(cái)政預(yù)算，這就致使在建設(shè)過(guò)程中的資金比較缺乏，根本難以去購(gòu)買(mǎi)網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施和信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。另外，由于對(duì)城建檔案信息化建設(shè)不夠重視，導(dǎo)致在政策與人力、物力等方面的支持有很大的限度，專(zhuān)項(xiàng)的服務(wù)也很少，導(dǎo)致投入比較少，這樣就大大影響了城建檔案信息化的進(jìn)程。另外城建檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，涉及到很多學(xué)科，檔案的編制需要有綜合技術(shù)強(qiáng)的人員來(lái)負(fù)責(zé)，而且現(xiàn)在很大一部分工程檔案編制工作都是由施工單位來(lái)完成，而施工單位偏重工程的質(zhì)量，這樣就忽視了對(duì)已經(jīng)竣工的檔案的編制工作，很大一部分施工單位的工程檔案編制由專(zhuān)業(yè)水平有限的人員完成，從而導(dǎo)致了工程檔案制作不夠規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，嚴(yán)重影響城建檔案的質(zhì)量。其次，電子版的檔案收集不齊全、不及時(shí)。由于大部分城建檔案單位重視收集文本文件，忽視了去收集圖像文件或者聲音文件等，對(duì)電子文件檔案的歸檔時(shí)間沒(méi)有明確要求，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案電子化的進(jìn)程很緩慢。

（二）相關(guān)部門(mén)資金投入少。目前，相關(guān)部門(mén)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)重視力度不強(qiáng)，給予的資金支持不夠，對(duì)城建檔案建設(shè)起到抑制作用，受到資金的制約，城建檔案信息化建設(shè)中需要的相關(guān)設(shè)備就會(huì)短缺，因此，如果想要增加城建檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)設(shè)備，就需要相關(guān)部門(mén)給出大量的資金支持。從現(xiàn)在財(cái)政部門(mén)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的投資金額來(lái)看，根本無(wú)法滿(mǎn)足城建檔案信息化建設(shè)的要求，嚴(yán)重抑制城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）需要對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才。城建檔案信息化建設(shè)中缺少具有良好專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人才，從根本上影響著城建檔案建設(shè)的發(fā)展進(jìn)度。城建檔案建設(shè)中相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)不高，甚至有些城建檔案管理人員年齡相對(duì)較大，缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不甚了解，致使一些城建檔案管理工作人員不會(huì)使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，導(dǎo)致一些硬件設(shè)備得不到利用，成為一種擺設(shè)，抑制城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）缺少安全性。在城建檔案建設(shè)過(guò)程中，城建檔案的保密性、隱秘性以及安全性都是非常重要的環(huán)節(jié)。如今數(shù)字化資料與之前紙質(zhì)資料相比，缺少安全性，在網(wǎng)絡(luò)上受到攻擊后很容易將信息泄露出去。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可以保留很長(zhǎng)時(shí)間，同時(shí)可以通過(guò)筆跡情況查看資料的真?zhèn)危瑒e人根本無(wú)法進(jìn)行模仿和更改。然而數(shù)字檔案則不同，信息傳送到互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行共享，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查看資料，安全性相對(duì)比較低，外來(lái)人員很容易查看相關(guān)資料，也會(huì)導(dǎo)致一些保密資料外泄，致使資料的安全性受到威脅。

三、城建檔案建設(shè)具體解決策略

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，增強(qiáng)各界重視程度。通過(guò)各種渠道增強(qiáng)社會(huì)各界對(duì)城建檔案建設(shè)的重視度，政府作出榜樣，極力宣傳城建檔案建設(shè)的重要性，并且制定相關(guān)制度，采用法律監(jiān)管的方法，嚴(yán)格排查資料的真實(shí)性。同時(shí)，在開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)之前需要作出適當(dāng)?shù)囊?guī)劃，針對(duì)之前城建檔案中的紙質(zhì)資料，應(yīng)該按照一定的規(guī)劃將全部?jī)?nèi)容轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化，加速城建檔案信息化進(jìn)程。

（二）增加城建檔案信息化建設(shè)的資金投入。當(dāng)下城建檔案管理資金主要來(lái)源于政府的財(cái)政投入，這樣就需要城建檔案管理部門(mén)利用各種渠道，爭(zhēng)取上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)可，得到各層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，尤其是資金方面的投入，是積極推進(jìn)信息化基礎(chǔ)建設(shè)的重中之重。應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要來(lái)配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及硬件，在選擇主流產(chǎn)品和主流技術(shù)的前提下去購(gòu)買(mǎi)設(shè)備和平臺(tái)的軟件。要選擇成熟、先進(jìn)的適用技術(shù)，避免追求比較片面的高級(jí)技術(shù)帶來(lái)的資金浪費(fèi)情況，要不斷提高城建檔案管理軟件的技術(shù)水平。通過(guò)審查和鑒定來(lái)選擇更適合檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，避免重復(fù)開(kāi)發(fā)造成時(shí)間浪費(fèi)和資金浪費(fèi)，為城建檔案的信息互換實(shí)現(xiàn)資源共享創(chuàng)造更好的條件。

（三）重視城建檔案工作人員的整體素質(zhì)。只有擁有高素質(zhì)的人員隊(duì)伍才能從根本上提升城建檔案信息化工作的工作效率。首先，要注重對(duì)城建檔案信息化專(zhuān)業(yè)人員的培養(yǎng)，不斷提高工作人員的整體素質(zhì)，由于在城建檔案信息化的工作開(kāi)展中總會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，這樣就對(duì)城建檔案工作人員的工作能力和整體素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員的知識(shí)水平和所掌握的知識(shí)內(nèi)容對(duì)城建檔案信息化建設(shè)成果有著很直接的影響。所以，要組織對(duì)城建檔案信息化工作人員的定期培訓(xùn)，針對(duì)城建檔案信息化管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題和新知識(shí)以及新技術(shù)和設(shè)備及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)技能的提升和工作人員現(xiàn)代化管理水平的提高，這樣才能滿(mǎn)足城建檔案信息化的發(fā)展需求。其次，還要重視檔案專(zhuān)業(yè)人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)人才的培養(yǎng)，在城建檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中重視對(duì)這類(lèi)人才的引進(jìn)，才能更加有效地推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)。

（四）加強(qiáng)管理模式，提高人員安全意識(shí)。在城建檔案信息化建設(shè)中，檔案資料的安全性至關(guān)重要，因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該制定管理制度，提高城建檔案的安全性和隱秘性，確保資料不會(huì)泄露出去。可以通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段，例如引進(jìn)防火墻技術(shù)等，防治黑客攻擊，防止重要信息泄露出去，以防非法分子對(duì)檔案信息進(jìn)行惡意刪除或更改。

四、結(jié)論

綜上所述，城建檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是從目前的發(fā)展情況來(lái)看，城建檔案信息化建設(shè)工作在開(kāi)展中受到各種因素的影響和阻礙，嚴(yán)重影響了城建檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展進(jìn)程。因此政府部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)城建檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，在人才培養(yǎng)及資金投入等方面給予積極的支持，為城建檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行保駕護(hù)航。

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