檔案信息化建設與檔案管理初探

趙世玲

【摘要】檔案管理工作是支持企業(yè)運轉(zhuǎn)的重要部分，而隨著時代和信息技術的不斷發(fā)展，在企業(yè)的檔案管理工作中，人們對信息化檔案管理工作越來越重視。自來水公司也應該逐步提高檔案管理的水平，重視信息化檔案管理。本文主要對檔案信息化建設與檔案管理做出分析，進而推動自來水公司的可持續(xù)發(fā)展。

【關鍵詞】檔案;管理;信息化

當前，信息技術已經(jīng)被廣泛應用到我國的各個行業(yè)以及領域，而在自來水公司的檔案管理工作中，隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作也迎來了天翻地覆的變化，同時這也是檔案管理工作的重要轉(zhuǎn)折點，因此，應該積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作的理念，建設信息化檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，促進自來水公司的發(fā)展。

一、自來水公司信息化檔案管理工作的重要性

由于我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，自來水公司檔案管理工作所涉及的業(yè)務種類也越來越多，如果沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作方案，不僅僅會降低工作效率，還會有一定的局限性，因此，必須要加強自來水公司的信息化檔案建設，提高檔案管理的工作效率以及工作水平。因為，自來水公司所服務的對象是廣大人民群眾，所涉及的檔案內(nèi)容十分龐大，而且內(nèi)容也特別復雜，所以必須要為自來水公司建立一套完整的檔案管理體系，實現(xiàn)信息化檔案管理，進而提高自來水公司的服務效率以及服務水平，提高自來水公司的服務能力，進而更好地為人民服務。

二、自來水公司檔案管理工作存在的問題

（一）檔案的內(nèi)容缺乏真實性。如果檔案所記錄的內(nèi)容不夠全面，甚至缺乏真實性，則會導致檔案管理工作毫無意義，因為自來水公司所記錄的檔案都是與自來水公司自身發(fā)展息息相關的。但是，在自來水公司搜集資料的時候，經(jīng)常采用由下至上的傳遞方法，由最底層的管理部門上傳到自來水公司，在傳遞的過程中，有些傳遞員為了節(jié)省時間，導致記錄的內(nèi)容出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，記錄的內(nèi)容缺乏準確性，進而使自來水公司檔案管理工作失去了原本的意義，檔案管理工作沒有發(fā)揮自身的管理價值與作用。

（二）檔案資料不全面，管理工作缺乏規(guī)范性。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，最常使用的方法就是人工，因為時間以及空間的限制，在獲取數(shù)據(jù)的時候經(jīng)常出現(xiàn)不全面、不具體、不及時等現(xiàn)象，同時，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理制度也存在一定的缺陷，在解決一些具體問題的時候，缺乏相關的解決措施，導致問題不能及時的解決，進而出現(xiàn)更加嚴重的后果。此外，有些部門不認真對待檔案的收集與整理工作，在記錄的時候只是簡單填寫，這樣不僅僅使檔案的內(nèi)容不全面，同時也給日后查閱檔案帶來困難。此外，在檔案管理工作中，也缺乏專門的管理制度，對管理人員以及管理資料的要求不夠規(guī)范。使后期的檔案管理工作出現(xiàn)嚴重的問題。

（三）缺乏信息化檔案管理技術。在自來水公司建設信息化檔案管理技術，是充分使用現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，但是仍然有部分自來水公司缺乏信息化檔案管理理念與技術，仍然使用人工管理技術，使很多信息在整理、記錄的過程中出現(xiàn)遺漏，而且由于缺乏信息化技術，在記錄的方式方面，依然采用紙質(zhì)記錄，這樣不僅僅浪費時間，還很難保存，極易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，進而在很大程度上降低了自來水公司檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

三、完善自來水公司檔案管理工作的策略

（一）提高數(shù)據(jù)的準確性，保證數(shù)據(jù)的完整性。資料的搜集與整理是檔案管理工作的基礎，并且資料的搜集與整理不僅僅需要專人到基層進行深入的調(diào)查，同時還需要專業(yè)的人員對搜集到的資料進行整理與分類。所以自來水公司應該重視資料的搜集與整理工作，使信息更加精準，在后期需要查閱的時候能夠更加簡單方便，并且，自來水公司也應該定期組織檔案管理工作人員進行培訓與交流，根據(jù)時代的發(fā)展不斷完善自身的工作經(jīng)驗，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（二）制定完善的檔案管理工作制度。在自來水公司，相關的管理人員必須要制定完善的檔案管理工作制度，將責任落實到個人的頭上，進而使檔案管理工作的作用得到充分的發(fā)揮，有效推動自來水公司的發(fā)展。首先，管理部門要優(yōu)化檔案管理部門與公司其他部門之間的關系，提高檔案管理工作的順暢性，進而提高員工的檔案管理意識，同時高層人員也要建立電子監(jiān)管體系，對檔案管理工作實施監(jiān)控，從而確保檔案管理工作的真實與準確性。其次，自來水公司的高層管理人員，也要充分認識到檔案管理工作與公司的發(fā)展息息相關，進而實現(xiàn)檔案管理信息化建設的目標。最后，加強檔案管理工作的安全性，設置權限，以此確保檔案數(shù)據(jù)的安全，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

（三）提升信息化檔案管理水平。在現(xiàn)階段，自來水公司實施信息化檔案管理制度是必然的，因為信息技術龐大的存儲功能能夠滿足自來水公司的需求，并且由于信息化功能的多樣性，能夠進一步幫助自來水公司完善檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量。在實際的建設過程中，自來水公司可以開發(fā)相關的檔案管理軟件，然后培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，根據(jù)自來水公司檔案管理的要求，開發(fā)軟件中的不同功能，使相關人員在后期查閱的時候能夠一目了然，這樣也就實現(xiàn)了信息化檔案管理的目的。同時，信息化檔案管理也能夠及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中存在的問題，進而及時采取措施，減少自來水公司的損失。

四、結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)階段的自來水公司檔案管理工作中，信息化建設是必不可少的，但是對于原始數(shù)據(jù)的收集與整理也要格外重視，這樣才能夠從根本上提高自來水公司檔案管理工作的效率。

【參考文獻】

[1]謝秀麗.關于提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的思考[J].當代經(jīng)濟，2018（06）：114-116.