工欲善其事，必先利其器
——信息化是打造房管檔案管理一大利器

文/李露心

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨對(duì)檔案管理既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。2018年，國家檔案局召開全國數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)，國家檔案局局長李明華在全國檔案局長館長會(huì)議上提出，“抓整合、促共享”將成為今后檔案管理信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)今信息技術(shù)發(fā)展迅速，云計(jì)算、云存儲(chǔ)的運(yùn)用，給城市管理帶來了新的模式和新的方案。伴隨著上海市委、市政府有關(guān)進(jìn)一步減少辦事環(huán)節(jié)、優(yōu)化營商環(huán)境的政策的出臺(tái)，市區(qū)兩級(jí)各個(gè)政府部門逐步將原先面向企業(yè)和市民群眾的審批和服務(wù)事項(xiàng)，整合到“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)，以期實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓百姓少跑腳”的便民利民目標(biāo)，這也使得檔案管理的信息化成為勢不可擋的趨勢。與數(shù)字化新型檔案管理相比，傳統(tǒng)的檔案大多以紙質(zhì)為主，工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大，登記統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率低，工作效率不高，而且檔案整理過程中重復(fù)勞動(dòng)多。人工立卷時(shí)，立卷人往往根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，不同的人對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。應(yīng)用現(xiàn)代化科技手段，能發(fā)揮信息化資源化管理優(yōu)勢，減少手工操作，是有效解決大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問題的有效途徑。

上海市長寧區(qū)房管局領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢，以建設(shè)“上海市樣板檔案室”為抓手，重視強(qiáng)化房管檔案信息化建設(shè)，利用信息化手段來提高房管檔案的管理水平。當(dāng)前，長寧區(qū)房管局承擔(dān)區(qū)域內(nèi)大量的房地產(chǎn)建設(shè)、管理工作，而每一項(xiàng)工作都須以檔案資料的形式凝固下來、記錄下來。檔案承載的是房地產(chǎn)發(fā)展的歷史和房地產(chǎn)管理的沿革，從一個(gè)側(cè)面展示了區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史面貌?？紤]到利用的高效便捷，長寧區(qū)房管局檔案信息中心從1998年至今，在20年間先后自主研發(fā)了房地產(chǎn)檔案查閱系統(tǒng)、珍貴歷史檔案查詢系統(tǒng)、優(yōu)秀歷史保護(hù)建筑查詢系統(tǒng)、住房保障管理系統(tǒng)、政府信息公開管理系統(tǒng)、設(shè)備檔案會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)等各類專業(yè)檔案查閱系統(tǒng)，覆蓋全部81萬卷檔案的查詢。由于注重?cái)?shù)字檔案資源建設(shè)，加快了長寧區(qū)專業(yè)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理信息化建設(shè)帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理信息化建設(shè)帶來的創(chuàng)新機(jī)遇

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作信息化建設(shè)使檔案管理效率和檔案管理的準(zhǔn)確性得到了很大提高，檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等前沿科技相結(jié)合，積極促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，給檔案管理工作帶來了極大的便利，提高了檔案收集整理歸檔、數(shù)據(jù)錄入掃描、檢索搜索、利用分析和統(tǒng)計(jì)鑒定等方面的工作效率。通過云存儲(chǔ)等存儲(chǔ)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)永久存儲(chǔ)及存儲(chǔ)的容量提高，同一份檔案可以實(shí)現(xiàn)多方備份存儲(chǔ)，防止了檔案資源的流失。利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的迅速利用，檔案使用精確、靈活，檔案資源價(jià)值得到全面實(shí)現(xiàn)。

長寧區(qū)房管局檔案信息中心館藏檔案具有“多、遠(yuǎn)、全”三大特點(diǎn)：“多”——館藏總量全區(qū)最多，總量達(dá)81萬余卷，每年還以5萬卷速度增長；“遠(yuǎn)”——館藏檔案歷史久遠(yuǎn)，保存有從清朝咸豐年間至今的各類房地產(chǎn)檔案；“全”——檔案內(nèi)容全面，涵蓋房管局所有業(yè)務(wù)工作，共有9大檔案種類，其中專業(yè)檔案有60小類。 這些專業(yè)檔案利用率非常高，借還頻繁，但案卷放錯(cuò)位置的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不經(jīng)正規(guī)手續(xù)帶走案卷的現(xiàn)象無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，案卷存在遺失的風(fēng)險(xiǎn)。1998年起，檔案信息中心自主開發(fā)了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫、電子檔案信息系統(tǒng)等信息管理軟件，還承擔(dān)了以下任務(wù)：長寧房地網(wǎng)頁制作、政務(wù)公開、政策法規(guī)、房地論壇、調(diào)研課題信息等各項(xiàng)信息發(fā)布，長寧房地網(wǎng)站數(shù)據(jù)更新維護(hù)，行政審批狀態(tài)查詢欄目內(nèi)容更新，局長信箱欄目反饋處理，網(wǎng)上投訴內(nèi)容。檔案信息中心努力使房地產(chǎn)專業(yè)檔案服務(wù)融入上?！叭W(wǎng)通辦”戰(zhàn)略目標(biāo)，為大眾提供更全面、高效、便捷的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)登記檔案資源信息共享。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理信息化建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息管理工作的總體規(guī)劃和布局提出了更高更新的要求。隨著現(xiàn)在信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的單位組織的手工辦公逐漸變?yōu)闊o紙化辦公甚至網(wǎng)絡(luò)化辦公，但是目前區(qū)信息化基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀離“一網(wǎng)通辦”的要求仍存在不小的距離，政府部門與社會(huì)之間、政府部門之間仍存在著基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后信息化發(fā)展的現(xiàn)象，信息化資源共享與協(xié)同應(yīng)用深度不夠。有效深化檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)、適應(yīng)和引領(lǐng)新時(shí)代的信息化發(fā)展新常態(tài)、加強(qiáng)新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)是必然選擇，但檔案管理工作的信息化建設(shè)需要先進(jìn)的技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備以及高素質(zhì)人才的支撐。此外，檔案信息安全是一大問題。一是現(xiàn)有檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)采用較為單一的用戶密碼認(rèn)證方式，極易遭到破解，從而造成重要檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)被強(qiáng)行攻破，導(dǎo)致檔案信息的泄漏，若是享有最高權(quán)限的賬號(hào)被破譯，則造成的損失將更為嚴(yán)重。二是檔案材料的收集、整理、調(diào)閱、數(shù)據(jù)傳輸共享技術(shù)的信息安全性要求很高，電腦或計(jì)算機(jī)軟件中毒，或者被黑客入侵，數(shù)據(jù)被篡改、刪除、盜用將引發(fā)致命問題，對(duì)社會(huì)危害極大。三是大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理信息化缺少法律法規(guī)的保障，而且目前電子檔案的保密措施和保密技術(shù)還有待提高。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）做好總體的檔案管理規(guī)劃和布局

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案管理由單純的保管型向積極利用型轉(zhuǎn)化，為檔案事業(yè)向社會(huì)化、現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展提供了助力。長寧區(qū)房地產(chǎn)檔案管理信息中心以“五項(xiàng)全能”的檔案管理模式提煉檔案工作的實(shí)效性，不斷提升房地產(chǎn)檔案價(jià)值，開發(fā)豐富的館藏，培育優(yōu)質(zhì)的人力資源，完善軟硬件設(shè)施規(guī)劃布局，以“職能”明確奠定檔案管理基礎(chǔ)，以“智能”庫房創(chuàng)新檔案管理模式，以“效能”彰顯檔案利用價(jià)值，以“全能”分類夯實(shí)檔案經(jīng)度緯度，以智能化、信息化為核心帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

通過建立市區(qū)內(nèi)網(wǎng)和局域網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，使用先進(jìn)信息技術(shù)手段研發(fā)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件，嘗試將實(shí)體檔案通過掃描轉(zhuǎn)換成電子檔案，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案，檔案信息系統(tǒng)得到資源整合及共享，分層次多渠道提供房地產(chǎn)檔案信息資源。通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通使檔案庫房與各科室、各事業(yè)單位之間檔案查閱更便捷，工作效率更高，緩解庫房容量小、庫房較為分散等困難，而且也有利于房地產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)真正實(shí)現(xiàn)庫房有效集中管理,利用信息化手段來提高檔案的管理水平。

（二）保證資金、設(shè)備及技術(shù)的投入

在現(xiàn)有房地產(chǎn)檔案管理工作中全面應(yīng)用信息化技術(shù)，必須有領(lǐng)導(dǎo)重視，資金才能到位，設(shè)施才能完善。長寧區(qū)房管局高度重視檔案工作，關(guān)心檔案工作的持續(xù)發(fā)展，多次專門聽取意見，開展現(xiàn)場調(diào)研，大大改善了長寧區(qū)房地產(chǎn)檔案管理信息中心的檔案管理?xiàng)l件。

硬件設(shè)施的齊全是各項(xiàng)檔案管理工作順利開展的前提，從而打造智能庫房，實(shí)現(xiàn)五項(xiàng)聯(lián)動(dòng)。信息中心的密集架、溫濕度控制、燈光照明、監(jiān)控和電子標(biāo)簽等設(shè)備在近幾年分批升級(jí)，采購市面上較為先進(jìn)的硬件設(shè)備，通過電子管理模塊和整體鏈接的方式實(shí)現(xiàn)庫房智能化管理。密集架智能打開，燈光自動(dòng)感應(yīng)，照明節(jié)能環(huán)保，監(jiān)控設(shè)備遠(yuǎn)程控制實(shí)現(xiàn)庫房全覆蓋，閱覽室監(jiān)控?zé)o死角且有錄像回放功能。

檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行掃描，掃描案卷數(shù)占總卷數(shù)97%，大大方便了檔案的查閱和利用，如通過房地產(chǎn)登記檔案影像系統(tǒng)進(jìn)行查詢、通過網(wǎng)絡(luò)上直接打印檔案影像文件。

實(shí)現(xiàn)庫房有效管理。電子標(biāo)簽的運(yùn)用使檔案室對(duì)案卷的管理更加井然有序，有利于對(duì)海量案卷快速、準(zhǔn)確盤點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了案卷借、還的自助化，并實(shí)施快速搜索、查找，使“走失”的檔案對(duì)號(hào)入座，各就各位。

由于領(lǐng)導(dǎo)的支持和關(guān)心，一些先進(jìn)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，方便了房地產(chǎn)登記檔案查閱利用，同時(shí)保護(hù)了實(shí)體檔案，大大地提高了房地產(chǎn)檔案工作的管理水平。

（三）加強(qiáng)安全措施

加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全管理，落實(shí)物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等技術(shù)保障措施。長寧區(qū)房地產(chǎn)檔案管理信息中心為確保檔案信息中心信息數(shù)據(jù)安全，在物理安全方面，建立完善定期核查制度，定期圍繞數(shù)據(jù)安全進(jìn)行自查，排除一切安全隱患。為確保主機(jī)房及網(wǎng)絡(luò)安全，設(shè)立了互聯(lián)網(wǎng)、業(yè)務(wù)專網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、信息數(shù)據(jù)庫等“三網(wǎng)一庫”，還在互聯(lián)網(wǎng)上安裝“VPN”，相當(dāng)于網(wǎng)絡(luò)信息的保險(xiǎn)箱。為了確保數(shù)據(jù)和應(yīng)用安全，信息中心重視操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件的安裝升級(jí)并加大了應(yīng)用軟件開發(fā)力度，將數(shù)據(jù)庫從access單機(jī)版升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版，從而建立了屬于檔案信息中心的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，存儲(chǔ)于服務(wù)器。此外，還通過服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、硬盤、光盤刻錄四套備份，確保數(shù)據(jù)的安全與完整。

為切實(shí)加強(qiáng)檔案安全管理，信息中心于2018年制定了新版檔案及信息安全應(yīng)急處置預(yù)案，堅(jiān)持安全至上、預(yù)防為主，以確保檔案及信息安全，防治結(jié)合。在區(qū)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全應(yīng)急處置制度，落實(shí)各項(xiàng)防范措施，做到早發(fā)現(xiàn)、早處置，堅(jiān)決把隱患消除在萌芽狀態(tài)。

（四）增強(qiáng)人才培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理信息化迫切需要提高檔案人員綜合素質(zhì)。首先，要提高檔案人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)水平，要有高度的責(zé)任和使命感，檔案工作人員要有較高的職業(yè)悟性。長寧區(qū)房管局檔案信息中心在提升員工利用檔案信息化資源水平上下功夫，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利正常變更、房地產(chǎn)權(quán)利糾紛的合理合法解決、公檢法紀(jì)委大案要案的查處發(fā)揮了重要的作用。信息化的檔案管理模式使檔案工作的實(shí)效性得到提煉，注重實(shí)用，為滿足舊城改造、住房保障、城市規(guī)劃等政府房地產(chǎn)宏觀調(diào)控利用需求，不斷提升房地產(chǎn)檔案價(jià)值，用信息化建設(shè)作為打造房管局檔案管理的一大利器。新時(shí)代對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作能力等方面都提出了新的更高要求。一是要提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。通過繼續(xù)教育認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際意義，用繼續(xù)教育解決工作中不斷出現(xiàn)的新問題。二是要建立培訓(xùn)教育制度，這是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。只有加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案人員綜合素質(zhì)，才能發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，高效便捷的檔案管理模式才能正常運(yùn)行。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理信息化建設(shè)功不可沒。