新時代工會檔案工作及其在工會管理中的作用分析

王娜

摘 要：工會檔案是工會過往活動的重要歷史記錄，對群眾和職工具有重要意義。新時期工會檔案管理工作在工會管理中的作用更加重要，工會檔案管理工作也需要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，走上制度化和規(guī)范化的道路，為新時期職工的切身利益提供更加完善的保障。

關(guān)鍵詞：工會檔案；檔案管理；工會管理

新時期社會在不斷變化發(fā)展，工會工作也要開拓創(chuàng)新，更好地適應(yīng)社會。工會工作中的檔案管理是關(guān)系到職工切身利益的大事，新時期更要提高對檔案管理工作的重視，使其適應(yīng)工會工作的發(fā)展，提高為職工的服務(wù)質(zhì)量和水平。

一、新時期工會檔案管理的工作理念

（一）新時期，樹立以黨為指引的工作理念

傳統(tǒng)的工會檔案管理工作更加重視檔案管理的全面性和規(guī)范性，但忽略了檔案管理的政治性。新時期工會檔案管理工作必須要堅持中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅定不移地以中國特色社會主義思想武裝頭腦，指引工作，增強政治意識、核心意識、大局意識，切實履行為黨管檔、為廣大職工服務(wù)的使命。

（二）新時期，樹立以人為本工作理念

工會檔案管理工作既是工會工作記錄，也是方便廣大職工隨時檢索查閱的重要歷史文檔，關(guān)系到職工的切身利益，要保證工會在新時期發(fā)揮應(yīng)有的作用，就要重視對工會檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，面對新時期的新任務(wù)，要做到主動謀劃，務(wù)實創(chuàng)新，加強對于檔案信息資源的開發(fā)利用，逐漸改變以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)檔案管理方式和管理理念[1]。提升工會檔案管理信息化水平，充分利用工會檔案信息資源為職工謀利益，實現(xiàn)工會檔案管理服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

（三）新時期，要樹立安全防范的檔案管理理念

工會檔案管理一直具有瑣碎性、多樣性的特點，且傳統(tǒng)的工會檔案管理人員多為兼職，缺乏對工會檔案管理工作科學(xué)性、系統(tǒng)性的認(rèn)識，也對工會檔案管理的安全風(fēng)險缺乏重視。新時期要堅持國家安全觀，高度重視工會檔案信息安全，對于工會檔案管理中可能存在安全風(fēng)險，要強化檔案信息安全管理意識，嚴(yán)格權(quán)限管理，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制和授權(quán)操作，定期備份檔案數(shù)據(jù)，做好安全宣傳和安全檢查工作，降低檔案管理風(fēng)險。

二、新時期工會檔案工作在工會管理中的作用

（一）保證工會在新時期的正常運行

工會檔案是工會工作和活動的原始記錄，是工會機關(guān)發(fā)展的歷史見證，也記錄了工會機關(guān)的日常性和基礎(chǔ)性工作，具有很強的服務(wù)性和科學(xué)性。工會檔案管理工作是工會組織工作的直接記錄和反映，也是保存和檢索文件資料的重要載體，體現(xiàn)了工會組織發(fā)展的歷史軌跡和優(yōu)良傳統(tǒng)[2]。記錄了工會工作的文明成果和精神，繼承和發(fā)展了豐富的工會文化，為公會的進(jìn)一步發(fā)展提供了有效的決策依據(jù)，提升了工會整體工作水平。新時期工會檔案工作可以保障工會正常運轉(zhuǎn)，保護好人民群眾的基本利益，推動工會建設(shè)的規(guī)范化和科學(xué)化，提升工會工作效率。

（二）促進(jìn)工會檔案工作規(guī)范化的需要

要適應(yīng)新時期、新形勢，面對新挑戰(zhàn)，就要實現(xiàn)工會工作的規(guī)范化，工會檔案工作作為日常性和基礎(chǔ)性工作，是工會工作規(guī)范化的重要方面。在工會檔案工作中，明確文件歸檔范圍和收集、整理工作，結(jié)合工會管理機制和組織機制，形成先進(jìn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，配合各部門，形成上下配合、左右協(xié)作的檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)[3]。檔案管理人員與各部門崗位經(jīng)常聯(lián)系，加強檔案收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集檔案，減少信息流失，拓寬檔案收集范圍，促進(jìn)檔案收集工作的開展。

（三）推動工會工作創(chuàng)新發(fā)展

新時期工會的任務(wù)越來越重，工會要實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，開創(chuàng)新局面，就必須立足當(dāng)?shù)貙嶋H，認(rèn)真總結(jié)新時期工會面臨的問題，借鑒先進(jìn)的檔案管理方案，對于檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化的分析，并加以借鑒利用。加強對檔案的開發(fā)利用工作，服務(wù)現(xiàn)實，服務(wù)工會工作要面臨的新局面。

（四）保證工會工作連續(xù)性

新時期工會事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展離不開完善的檔案工作，工會檔案可以保證工會工作的連續(xù)性，為工作的前后銜接、工會決策、改革發(fā)展、事業(yè)水平提升等等提供大量精確的參考資料和依據(jù)，將工會檔案工作擺在新時期工會工作的突出位置，并列入重要議事日程中去，為檔案工作創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，確保檔案工作實現(xiàn)全面發(fā)展[4]。工會檔案詳實記錄了工會組織積極工作、服務(wù)大局的歷史沿革，引導(dǎo)群眾樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，形成的優(yōu)秀的工會文化是廣大工會成員集體智慧和勞動的結(jié)晶，具有強大的凝聚力和向心力，新時期工會檔案也可以有效推動工會向前發(fā)展，承前啟后，繼往開來。

（五）維護職工權(quán)利和切身利益的重要依據(jù)

工會檔案保留了職工參與社會活動的重要歷史檔案，涉及到職工的切身利益，比如職工工資、崗位津貼、職稱評定等等各方面的規(guī)章制度、建議、文件等等。反映了工會推動職工權(quán)利，保障職工切身利益的重要依據(jù)，在新時期工會的發(fā)展中具有重要作用，有效維護了職工的切身利益。

三、新時期工會開展檔案管理工作的措施

（一）創(chuàng)新工會檔案管理思路，為工會的發(fā)展提供保障

工會檔案管理工作要主動適應(yīng)新時期的要求，堅定不移的以新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，確定新時期工會檔案管理工作的發(fā)展方向，改變工會檔案結(jié)構(gòu)單一、服務(wù)被動的困境，突出管理中的服務(wù)功能，注重由資料收集歸檔向主動開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，為職工的檢索利用提供便利。以人為本，服務(wù)創(chuàng)新，提高工會檔案管理工作技術(shù)水平，建立工會檔案信息數(shù)據(jù)庫，堅持為社會和廣大職工服務(wù)[5]。

（二）創(chuàng)新工會檔案管理工作制度，實現(xiàn)工會檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化

工會檔案管理工作要為社會以及工會組織服務(wù)，使工會檔案管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，健全工會檔案管理工作機制，建立系統(tǒng)、高效的管理制度。統(tǒng)一管理，保證檔案文件資料的完整性和系統(tǒng)性，提高管理和服務(wù)質(zhì)量，建立工會檔案管理的各項規(guī)章制度，減少檔案管理工作中的隨意性和盲目性，對于檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用等等內(nèi)容都作出明確的規(guī)定，保證檔案管理人員嚴(yán)格落實執(zhí)行。

（三）創(chuàng)新工會檔案管理工作模式，促進(jìn)工會檔案管理工作順利向前發(fā)展

強化工會檔案管理創(chuàng)新工作，提升對信息資源的開發(fā)利用水平。改變檔案管理人員多為兼職、缺乏專業(yè)素養(yǎng)的現(xiàn)狀，加強專業(yè)性檔案管理工作人才建設(shè)，提高檔案管理內(nèi)部運行水平，為檔案未來的信息化建設(shè)提供堅實的人才基礎(chǔ)[6]。實現(xiàn)集中化管理，減少分散式管理模式，改變檔案管理中剪貼、裝訂的傳統(tǒng)，推動信息化管理模式進(jìn)入工會檔案管理。未來將工會檔案管理工作重點放在信息資源的開發(fā)利用，做好檔案管理的編制研究工作，豐富檔案資料內(nèi)容，滿足職工對檔案信息的利用需求，實現(xiàn)工會檔案資源價值的提升。

（四）創(chuàng)新工會檔案管理技術(shù)，提高檔案管理信息化水平

工會檔案管理需要很高的專業(yè)技術(shù)和水平，在新時期工會檔案管理中必須要創(chuàng)新技術(shù)手段，提高檔案管理信息化水平，加大工會檔案信息化系統(tǒng)和軟件設(shè)施資金投入，配備計算機、掃描儀、打印機等必備的硬件設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，建立工會檔案資料信息管理數(shù)據(jù)庫，強化工會內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，推動信息化系統(tǒng)運行管理，為職工提供電子、音像、紙質(zhì)等多元服務(wù)，提高信息資源價值，完善工會檔案管理信息化平臺。

（五）提高檔案安全管理技術(shù)水平

強化檔案管理安全意識，建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制授權(quán)和認(rèn)證操作，通過技術(shù)更新，保證檔案信息資源安全，充分發(fā)揮信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的作用，促進(jìn)工會檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用、安全措施等等系統(tǒng)工程，建立完善的檔案管理和服務(wù)渠道，保證檔案信息資源的安全性和完整性，有效促進(jìn)新時期工會檔案的開發(fā)利用工作的開展[7]。

（六）提高對于工會檔案管理重要性的認(rèn)識

強化檔案管理意識，建立完善的工會檔案管理機制，增強工會員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，使得領(lǐng)導(dǎo)和管理人員都能夠認(rèn)識到檔案信息的重要作用，建立起嚴(yán)密可行的檔案管理制度。根據(jù)上級對于檔案管理部門的要求，要跟上新時期社會變革的步伐，解決檔案工作中存在的各種問題，就要建立檔案綜合專門管理機構(gòu)，實現(xiàn)工會各部門檔案統(tǒng)一管理，保證檔案齊全完整。

（七）加強檔案管理專業(yè)設(shè)施配備

做好檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，由一名具有較好政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的人員負(fù)責(zé)工作人員崗位責(zé)任管理工作，建立檔案管理查閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)章落實執(zhí)行，提高檔案管理硬件設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)，做好檔案室防水、防潮、防蟲、防火、恒溫、恒濕等設(shè)備的建設(shè)，確?，F(xiàn)有的紙質(zhì)材料保管安全，管理規(guī)范化，利用更加便捷。

（八）全面提升檔案收集和整理工作

完善工會各部門歸檔原則，著重收集各部門各崗位形成的文件材料、重要會議材料、勞動合同、協(xié)議書、工資調(diào)整等，在收集齊全后要根據(jù)不同的門類按照年度、類別等等分別整理歸檔，健全工會檔案管理機制，提高職工查找和使用檔案的便捷性，從而提高工會服務(wù)質(zhì)量和水平。

四、結(jié)語

新時期檔案管理工作將在工會工作中發(fā)揮更大的作用。完善的檔案管理制度可以有效實現(xiàn)新舊時期工會工作的銜接，推動工會工作的規(guī)范性，在新時期也可以正常運行，輔助工會工作的創(chuàng)新發(fā)展。要提高工會檔案管理工作水平，就要在新時期抓住機遇，銳意改革，在為職工服務(wù)的理念基礎(chǔ)上，提高工會檔案管理技術(shù)水平、制度水平、人員專業(yè)水平和服務(wù)水平。

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