事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架研究

劉艷

摘 要：檔案是一個單位內(nèi)部重要信息的匯總，對于單位的有序運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。尤其是事業(yè)單位，檔案記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，存儲著內(nèi)部員工的個人隱私信息，所以要加強(qiáng)對于檔案的管理，保護(hù)單位的利益和員工的個人權(quán)益。本文描述了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并對檔案管理的不足之處提出了創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；創(chuàng)新策略；檔案管理

追求利益最大化是事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的最終目的，而事業(yè)單位往往只重視資金的收入與支出而忽略了內(nèi)部的管理。尤其是事業(yè)單位創(chuàng)始以來，遺留下來的檔案信息數(shù)據(jù)，都被事業(yè)單位擱置一邊，不理不睬，也更談不上對于檔案管理的創(chuàng)新，這嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位內(nèi)部的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。因?yàn)闄n案信息泄漏造成事業(yè)單位蒙受巨大損失的案例屢見不鮮，很多公司從檔案信息中竊取事業(yè)單位的核心技術(shù)，使利益面臨著重大隱患，所以對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新是保障事業(yè)單位自身利益的必然要求，也是其加強(qiáng)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

新時期我國進(jìn)入了信息化時代，社會的各個領(lǐng)域都發(fā)生了重大的變革，邁出了發(fā)展重要的一步。但是就事業(yè)單位的檔案管理而言，很多單位仍然采用傳統(tǒng)的管理辦法，思想觀念落后，使得管理檔案的現(xiàn)狀不容樂觀。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，檔案管理的設(shè)備比較落后。事業(yè)單位在運(yùn)行過程中過分強(qiáng)調(diào)資金運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性，往往忽略了對于檔案信息的管理，使得很多的檔案沒有專業(yè)的存儲設(shè)施，管理工作主要由人工來完成，存放的方式比較隨意，這不僅給檔案的查找增加了難度，還使得檔案的數(shù)據(jù)信息容易出現(xiàn)差錯，甚至有的事業(yè)單位根本沒有設(shè)置檔案，單位運(yùn)轉(zhuǎn)的信息沒有及時的存儲留檔，給事業(yè)單位留下了重大的安全隱患。第二，管理的制度不夠靈活。眾所周知，事業(yè)單位的管理要求辦法是按國家規(guī)定的管理條例進(jìn)行的，然而事業(yè)單位制定管理條例要符合本事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)狀，教條式的管理辦法不僅不能達(dá)到很好的管理效果，還會嚴(yán)重?fù)p害事業(yè)單位的利益。所以事業(yè)單位要根據(jù)自身的條件適當(dāng)?shù)母淖児芾磙k法，依據(jù)不同的情況靈活進(jìn)行處理。第三，事業(yè)單位的高素質(zhì)人才十分匱乏，檔案管理工作是一份涉及多方面內(nèi)容的復(fù)雜內(nèi)容，對于工作人員的專業(yè)能力也有著一定的要求，就當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來看，工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，這成為了制約事業(yè)單位管理工作順利進(jìn)行的重要因素。由于事業(yè)單位本身的特殊性，人員崗位時常進(jìn)行調(diào)動，使得一些不熟悉管理工作的人員調(diào)到了管理崗位進(jìn)行管理，這些工作人員沒有管理經(jīng)驗(yàn)，又缺乏科學(xué)的指導(dǎo)和專業(yè)的培訓(xùn)，這樣就難以勝任檔案管理這份工作，從而不能保證事業(yè)單位平穩(wěn)健康的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理不足之處的創(chuàng)新策略

（一）完善事業(yè)單位的檔案管理制度

提高事業(yè)單位的檔案管理水平，首先要完善檔案管理的規(guī)章制度。只有確定明確的制度，才能保證管理工作有條不紊的進(jìn)行，這就要求事業(yè)單位在日常運(yùn)行中，不斷建立健全辦公室的規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度的條例進(jìn)行工作，保證辦公室檔案管理的規(guī)范性。除此之外，事業(yè)單位還要結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀，從自己事業(yè)單位得自身情況出發(fā)，制定合理的管理政策，從而更好的體現(xiàn)檔案管理工作的有效性。還要提高管理人員對于檔案管理工作的重視和認(rèn)識，建立有效的獎懲制度，約束員工去重視每一個管理的細(xì)節(jié)，提高個人的工作效率。

（二）提高管理人員的業(yè)務(wù)能力

辦公室檔案管理工作的情況，直接關(guān)系到事業(yè)單位未來的發(fā)展趨勢，而管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的直接操作者，因此要想提高辦公室檔案管理的水平，就要從管理人員的能力入手。事業(yè)單位的檔案管理工作是一個專業(yè)性較強(qiáng)且比較瑣碎的工作，對管理人員的管理能力也就提出了很高的要求，辦公室管理人員要明確自己的責(zé)任，嚴(yán)格按照單位的規(guī)章制度來開展管理工作，事業(yè)單位也要不斷的派遣員工參加檔案專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高員工的個人能力，有效的發(fā)揮員工更大的作用，以此來保障辦公室檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（三）管理工作要與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合

當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢是朝著現(xiàn)代化、科技化的方向發(fā)展，信息化時代是社會發(fā)展的必由之路。因此要想事業(yè)單位的檔案管理工作有著創(chuàng)新之處，就要同當(dāng)前時代的發(fā)展相結(jié)合，充分結(jié)合當(dāng)前社會的現(xiàn)代化技術(shù)，從計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等多個角度開展管理工作，更好的實(shí)現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。這就要求事業(yè)單位支持檔案管理工作，在檔案管理工作的投資上加大力度，也要不斷加大宣傳力度，更好的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的健康有序發(fā)展。

（四）對管理的流程進(jìn)行創(chuàng)新

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式流程復(fù)雜，管理繁瑣，這已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展的要求，當(dāng)今的檔案管理工作要建設(shè)成為一個面向全體用戶的操作平臺，不斷規(guī)范檔案管理的監(jiān)督機(jī)制、保障機(jī)制和信息機(jī)制等，管理人員要有著良好的創(chuàng)新理念，在管理工作中對管理的流程刪繁就簡，抓住管理工作的核心，讓管理工作更加高效的進(jìn)行。

（五）檔案收集方式的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案收集是存檔部門根據(jù)制度在規(guī)定的時間內(nèi)向管理部門提交檔案收集結(jié)果，然后由管理部門進(jìn)行管理，這種方式給檔案管理留下了很大的隱患，容易導(dǎo)致管理過程的斷流。可以采用電子檔案自動收集的方法，這樣極大程度的將收集過程中的工作人員解放出來，提高了檔案收集的效率。

三、結(jié)束語

當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作的不足之處逐漸的顯現(xiàn)出來，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理、管理人員素質(zhì)低等原因已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位要立足當(dāng)下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式的觀念，重視內(nèi)部的管理工作，不斷完善管理機(jī)制，結(jié)合現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，真正做到以管理促發(fā)展，來保證事業(yè)單位平穩(wěn)健康的發(fā)展。

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