行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)分析

李騰巍

摘 ?要：行政事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中一直扮演著十分重要的角色，在未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，行政事業(yè)單位的作用同樣是不容忽視的。內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位管理過程中的重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制存在著較多的問題。而信息技術(shù)的發(fā)展給行政事業(yè)單位內(nèi)部控制提供了一條切實(shí)可行的路徑。本文在深入分析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基本特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，較為詳細(xì)的闡述了內(nèi)部控制信息化建設(shè)的有效對(duì)策，希望對(duì)促進(jìn)行政事業(yè)單位發(fā)展起到一定的積極作用。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;信息化建設(shè);有效對(duì)策

內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位管理和發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的影響。由于行政事業(yè)單位的發(fā)展時(shí)間一般都比較長，因此已經(jīng)形成了相對(duì)固定的內(nèi)部控制模式。但是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化，只有適應(yīng)這一變化，不斷優(yōu)化內(nèi)部控制模式，才是未來行政事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵問題。信息化建設(shè)是未來行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的主要發(fā)展趨勢(shì)，因此深入分析內(nèi)部控制信息化建設(shè)的有效對(duì)策，對(duì)于促進(jìn)行政事業(yè)單位發(fā)展，具有十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要意義

對(duì)于行政事業(yè)單位來說，內(nèi)部控制是一項(xiàng)十分系統(tǒng)和復(fù)雜的工作，其中包含著多個(gè)方面的工作內(nèi)容，主要涉及內(nèi)部控制信息化發(fā)展、運(yùn)營過程中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估信息化、日常經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)信息化以及內(nèi)部監(jiān)督管理信息化等等諸多方面。同時(shí)在此過程中，需要行政事業(yè)單位內(nèi)部的多個(gè)部門之間相互協(xié)調(diào)和配合，這樣才能實(shí)現(xiàn)良好的內(nèi)部控制工作目標(biāo)。而根據(jù)我國實(shí)際情況來看，行政事業(yè)單位已經(jīng)有很長時(shí)間的發(fā)展歷史，并且在這一發(fā)展過程中，行政事業(yè)單位的管理模式已經(jīng)逐漸趨于成熟和完善，也形成了一套獨(dú)有的管理手段，這其中也包括內(nèi)部控制形式。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位管理形式和管理觀念已經(jīng)不能完全符合社會(huì)發(fā)展的基本要求，并且其中也存在著一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)，這對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展是非常不利的[1]。所以對(duì)于行政事業(yè)單位來說，應(yīng)該積極健全和完善內(nèi)部控制管理模式，促進(jìn)其逐漸朝著信息化方向發(fā)展，不斷提高內(nèi)部控制建設(shè)的整體水平，以便更好的適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際要求。

二、信息化建設(shè)對(duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的影響

（一）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生偏離

從以上的分析中可以看出，傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制已經(jīng)形成了相對(duì)成型的管理形式，并且在實(shí)際開展內(nèi)部控制的過程中，管理的重點(diǎn)也已經(jīng)十分突出。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，行政事業(yè)發(fā)展內(nèi)部控制的信息化建設(shè)改變了以往的內(nèi)部控制方式，同時(shí)內(nèi)部控制工作的重點(diǎn)內(nèi)容也發(fā)生了根本性的變化。同時(shí)信息化建設(shè)的實(shí)際應(yīng)用，在對(duì)行政事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部控制的過程中，對(duì)于數(shù)據(jù)的收集和整理以及對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析整合，都是通過信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的，工作的重點(diǎn)內(nèi)容從原來的依靠大量的人工統(tǒng)計(jì)逐漸轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，因此行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的信息化建設(shè)，可以大大提升內(nèi)部控制工作的整體效率[2]。同時(shí)數(shù)據(jù)之間的傳輸和保存，以及相關(guān)部門之間的信息共享等等，都實(shí)現(xiàn)了大幅度的提升和發(fā)展，從而有效提高了行政事業(yè)單位的整體管理水平。

（二）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生改變

與傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制形式相比，內(nèi)部控制的信息化建設(shè)在一定程度上改變了內(nèi)部控制的環(huán)境。也就是說，信息化技術(shù)在內(nèi)部控制中的應(yīng)用，使行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作人員的職責(zé)發(fā)生了較大的變化。在之前的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作過程中，工作人員的工作內(nèi)容一般都會(huì)局限在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)工作之上，工作形式相對(duì)單一，并且內(nèi)部控制過程中還存在著一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)。而在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中，工作人員的工作職責(zé)不僅限于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，而是還要進(jìn)行信息化處理，對(duì)于行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，還要進(jìn)行日常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)[3]。工作人員之間也不會(huì)像之前那樣各自獨(dú)立工作，而是需要彼此之間相互配合，互相協(xié)作，從而在一定程度上實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化。

（三）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)逐漸加大

信息技術(shù)的快速發(fā)展，給行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作發(fā)展帶來了全新的機(jī)遇，但是同時(shí)，也給內(nèi)部控制工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。一方面，在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制過程中，由于信息化技術(shù)的應(yīng)用，給內(nèi)部控制工作提供了大量的內(nèi)容和資料，大大提高了內(nèi)部控制的可參考性和實(shí)效性[4]。但是另一方面，在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中，行政事業(yè)單位的一些內(nèi)部數(shù)據(jù)都是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播和共享的，在此過程中，數(shù)據(jù)非常容易丟失，有時(shí)候可能還會(huì)受到黑客的攻擊，如果其中的一些關(guān)鍵信息被泄露出去，將會(huì)給行政事業(yè)單位帶來不必要的麻煩，加大了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的風(fēng)險(xiǎn)性。

三、當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中存在的主要問題

（一）缺乏良好的內(nèi)部控制意識(shí)

不管處在什么樣的時(shí)代背景之下，行政事業(yè)單位要想得到更好的發(fā)展，內(nèi)部控制建設(shè)都是其中不容忽視的問題。但是從當(dāng)前的行政事業(yè)單位實(shí)際管理情況來看，由于管理觀念傳統(tǒng)和其他多方面原因的共同影響，內(nèi)部控制工作一直得不到應(yīng)有的重視。許多行政事業(yè)單位都將工作精力集中在具體業(yè)務(wù)之上，沒有意識(shí)到內(nèi)部控制工作對(duì)于行政事業(yè)單位自身發(fā)展的積極意義。因此在實(shí)際的工作過程中缺乏相應(yīng)的規(guī)劃，在工作人員的配備方面，也存在著較多的問題。出現(xiàn)這一問題的原因主要是因?yàn)椋姓聵I(yè)單位的管理者還運(yùn)用傳統(tǒng)的管理觀念開展工作，不了解社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)于內(nèi)部控制工作的新要求，從而影響了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的整體質(zhì)量。

（二）內(nèi)部控制信息化建設(shè)流于形式，沒有發(fā)揮良好的作用

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的深度與廣度不夠，有些單位為了迎合信息化建設(shè)的大趨勢(shì)，將信息化建設(shè)淺顯地應(yīng)用到內(nèi)部控制中，信息化建設(shè)還停留在考勤打卡、通知公告等基礎(chǔ)行政業(yè)務(wù)方面。內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)沒有真正建成，也沒有發(fā)揮出應(yīng)有的效果，許多內(nèi)部控制中涉及到的授權(quán)行為、簽批審核流程，依然需要依靠人工解決[5]。為了簽字蓋章，基層員工有時(shí)不得不在領(lǐng)導(dǎo)辦公室門前排隊(duì)。內(nèi)部控制信息化建設(shè)發(fā)揮的作用還不足，沒有真正將員工從繁雜的事務(wù)性勞動(dòng)中解放出來。

（三）相關(guān)人員素質(zhì)欠缺，無法適應(yīng)信息化建設(shè)進(jìn)程

在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)方面，需要本單位員工能夠具備一定的信息化建設(shè)的必要知識(shí)與素質(zhì)。在單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中，本單位人員要與第三方軟件設(shè)計(jì)公司做好溝通與對(duì)接，使得內(nèi)部控制的信息化系統(tǒng)真正符合本單位的實(shí)際情況。在內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，需要具備相關(guān)知識(shí)的員工擔(dān)任管理員，做好信息系統(tǒng)的維護(hù)[6]。同時(shí)在內(nèi)部控制信息化建設(shè)的初級(jí)階段，還需要對(duì)單位的全體員工就信息化系統(tǒng)的使用進(jìn)行一定的培訓(xùn)，從而讓大家更好地適應(yīng)全新的辦公方式。在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的過程中，由于員工缺乏相關(guān)的素質(zhì)，常常導(dǎo)致信息化建設(shè)的進(jìn)程較慢。

四、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）強(qiáng)化內(nèi)部控制意識(shí)，樹立內(nèi)部控制觀念

加快行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的進(jìn)程，扭轉(zhuǎn)已經(jīng)存在的慣性內(nèi)部管理觀念是重中之重。與企業(yè)相比，行政事業(yè)單位內(nèi)部的官本位思想較重，信息化系統(tǒng)承擔(dān)部分管理者權(quán)限的內(nèi)部控制觀念沒有深入人心，員工更加適應(yīng)人為管理機(jī)制。因此，首先要做的是強(qiáng)化行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制意識(shí)，在內(nèi)部樹立借助系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制的新觀念，從而為具體的內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的建設(shè)奠定一定的思想基礎(chǔ)[7]。對(duì)于行政事業(yè)單位來說，領(lǐng)導(dǎo)層的推動(dòng)力量是占有很大比例的，由于領(lǐng)導(dǎo)層的年齡結(jié)構(gòu)偏大，在以往的內(nèi)部控制中形成了自身豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，因此，有的時(shí)候受制于工作習(xí)慣的限制，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的接受程度更低一些。因此在這種情況下，首先應(yīng)當(dāng)使得行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層建立起內(nèi)部控制的觀念。

（二）建立完善的內(nèi)部控制信息化機(jī)制

完善的內(nèi)部控制信息化機(jī)制有助于提升行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平。為了建立完善的內(nèi)部控制信息化機(jī)制，需要進(jìn)一步理清內(nèi)部管理的辦事流程，將每個(gè)工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分解，形成清晰的流程圖，從而為構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)奠定一定的基礎(chǔ)。在內(nèi)部控制信息化機(jī)制的建設(shè)中，要按照相關(guān)的要求，對(duì)符合條件的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)授權(quán)，按照崗位職責(zé)要求開放功能。在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中，為了進(jìn)一步發(fā)揮出信息化機(jī)制的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，需要將所有能夠納入到內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的工作業(yè)務(wù)流程全部一并進(jìn)行信息化管理。

（三）提高會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

會(huì)計(jì)信息是行政事業(yè)內(nèi)部控制中產(chǎn)生的重要的信息，在內(nèi)部控制的信息化建設(shè)中務(wù)必要確保會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確傳遞。在新的會(huì)計(jì)政策下，行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息能夠反映出單位內(nèi)部控制中許多方面的問題[8]。尤其是在涉及到各項(xiàng)收支的核算以及財(cái)政資金使用的環(huán)節(jié)，在內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)通過用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，對(duì)電子財(cái)務(wù)票據(jù)進(jìn)行審核通過，視為與手寫簽字具有同等的效力，因此，要?jiǎng)?wù)必確保會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，保障內(nèi)部控制的實(shí)效。

（四）提高相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)，為信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)

行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)需要以人才為支撐，如果既缺乏信息化系統(tǒng)的推動(dòng)人員，也缺乏信息化系統(tǒng)的運(yùn)營人員，那么行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)就無從談起。雖然在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)中可以借助第三方軟件服務(wù)公司，但是本單位也需要擁有具備相關(guān)知識(shí)的人才，為員工操作培新、內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)提供一定的支撐。因此，在行政事業(yè)單位的招聘中要為計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)設(shè)定一定招聘名額，及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)的專業(yè)人才。同時(shí)在行政事業(yè)單位的內(nèi)部也要培養(yǎng)一批既懂得本單位業(yè)務(wù)，又具備信息技術(shù)知識(shí)的人才，為單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)積蓄一定的人力資源。

結(jié)束語：

綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化具有重要意義，有助于行政事業(yè)單位提高內(nèi)部運(yùn)行效率，提升內(nèi)部管理水平，將員工從重復(fù)性的事務(wù)工作中解放出來，進(jìn)一步激發(fā)出工作人員的創(chuàng)造力。在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中，要進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制的觀念，提升人員的專業(yè)素質(zhì)，科學(xué)應(yīng)用信息化系統(tǒng)，將內(nèi)部控制與信息化進(jìn)行有效結(jié)合，從而使本單位的工作水平邁上新的臺(tái)階。

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