“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”環(huán)境下高校干部人事檔案數(shù)字化探索

【摘 要】隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢的發(fā)展，干部人事檔案必然由傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化管理方向轉(zhuǎn)變。實踐證明，數(shù)字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率，有利于紙質(zhì)檔案的保存，更有利于提高高校信息現(xiàn)代化管理水平。筆者面對干部人事檔案管理現(xiàn)狀與存在的軟件滯后現(xiàn)實需求、管理人員與檔案量不匹配、實體檔案磨損嚴重等問題，提出全面實施干部人事檔案數(shù)字化。建立干部人事檔案電子庫，必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立干部人事檔案信息化意識，建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)及安全保障體系。

【關鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”；干部人事檔案；數(shù)字化；信息化管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1671-1270（2019）12-0001-02

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是以檔案數(shù)字化為基礎，依托現(xiàn)代信息技術所形成的智慧化、知識化、個性化、人性化的檔案服務互聯(lián)網(wǎng)平臺?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的主要特征是跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動、重塑結(jié)構、尊重人性、開放生態(tài)、連接一切，它深刻地影響和促進著社會的發(fā)展與變革。干部人事檔案作為國家檔案的重要組成部分，如何在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的戰(zhàn)略目標和發(fā)展方向上積極創(chuàng)新驅(qū)動，尊重人性，又不失干部人事檔案歷來恪守的“高冷”，在確保其安全性和保密性的前提下，更好地發(fā)揮服務功能，是我們每一位干部人事檔案工作者必須認真思考的問題。

一、干部人事檔案的特性、管理現(xiàn)狀與存在問題

（一）干部人事檔案及特性

干部人事檔案是在組織人事管理活動中形成的，經(jīng)組織審查或認可的，記錄、反映干部個人經(jīng)歷和德能勤績亷的，以干部個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。目前，干部人事檔案以紙質(zhì)文字檔案為主。真實性、完整性、動態(tài)性、機密性是干部人事檔案的基本特征。真實性體現(xiàn)在凡是屬于歸檔的材料必須經(jīng)過組織部門審查和認可，凡是屬于歸檔材料必須符合有關政策規(guī)定，凡是屬于歸檔材料必須經(jīng)過認真審核。完整性表現(xiàn)在干部人事檔案的內(nèi)容應當全面反映干部個人的全面情況與全部歷史。動態(tài)性則是從干部個人在不斷地成長，歷史在不斷地變化，檔案在不斷地產(chǎn)生三個方面來展現(xiàn)。機密性歷來被奉為干部人事檔案的上賓，《干部檔案工作條例》明確規(guī)定，“在干部檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保干部檔案的完整與安全”，干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，限于組織掌握與使用，關系到組織對干部個人的提拔與任用，涉及干部民生方面的信息，也要經(jīng)過組織部門許可，方能查閱。

（二）干部人事檔案管理現(xiàn)狀與存在問題

1.軟件滯后現(xiàn)實需求。我校干部人事檔案管理軟件使用的是“南大之星”，而“南大之星”是專門為高校綜合檔案設計開發(fā)的軟件，干部人事檔案是順便“揩油”，因而在使用過程中，存在不少的缺陷。

南大之星檢索干部人事檔案的流程是：

錄入姓名，查出柜號，然后再按圖索驥，從標示好的檔案柜中調(diào)出實體檔案，按需要項目查找后復印、蓋章，辦理完畢再將實體檔案放回檔案柜。

2.管理人員與檔案量不匹配。我校干部人事檔案專職管理員1人，負責全校3000余卷干部人事檔案管理。干部人事檔案與其它檔案一樣，利用服務是其重要的功能。高校干部人事檔案的服務主體分為公私兩部分。對公而言，主要是學校各職能管理部門，包括組織部、人事處、校辦、離退處、工會等等，內(nèi)容涉及職工的信息審核、任用提拔、退休辦理、去世仆告，是組織行為。以2015年10月我校按中共中央組織部精神開展的干部專項審核工作為例，學校對在職副處級以上161名領導干部逐一進行了“三齡兩歷一身份”核查。2016年開展的黨員信息普查，全校教工黨員包括離退休黨員共2078人進行了全面查核，范圍涉及黨員的入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、政審材料、出生年月，積極分子考察等，信息核查后反饋各教工支部，教工黨員核實后，若有疑問的還要翻查，來回多次反復，查詢量之大前所未有。更名（成都學院更名為成都大學）工作是近年來學校的中心工作，為迎接2018年3月份教育部專家來校核查更名，僅學校1205名在崗專任教師“高校教師資格證”核查一項，人事處就翻閱了165卷有疑問的在崗專任教師的干部人事檔案。對私而言，干部人事檔案主要涉及教工的個人需求，如職稱評審、學歷晉升及各類資信證明等，特別是青年教師的父母異地戶口落戶、臨時居住證辦理，小孩入托入學等各類公證證明，都需要檔案館出具原始信息，隨著時代的發(fā)展，民生這方面的需求量將在干部人事檔案的查閱中占據(jù)越來越重的份額。

3.查閱量大，磨損嚴重。干部人事檔案保存期限是永久性的。傳統(tǒng)的干部人事檔案儲存媒介絕大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保管有嚴格的環(huán)境要求，在利用服務過程中如果翻閱量過大，翻閱頻率過高，勢必造成對紙張的嚴重磨損，不利于永久性保存。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時代，干部人事檔案數(shù)字化實踐

2006年中共中央組織部發(fā)布了《全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》，對干部人事檔案數(shù)字化工作進行了安排。作為高校，由于這塊工作沒有主管部門硬性要求，學校對干部人事檔案數(shù)字化工作也一直按兵不動，固守著傳統(tǒng)的管理方式。然而，在我們的實際工作中，傳統(tǒng)的工作方式已不能滿足日益增加的查詢量，數(shù)字化工作不可回避地提上了工作日程。學校檔案館將干部人事檔案數(shù)化納入2017年年度工作目標。

（一）納入目標，增加投入

領導重視，增加投入。2017年學校在數(shù)字化方面增加了對檔案館的投入，干部人事檔案數(shù)字化專項經(jīng)費投入預算2萬元，對全校中層干部及部分專家教授干部人事檔案200卷進行數(shù)字化。

（二）嚴格合同，確保質(zhì)量

按照人事檔案保密規(guī)則，通過公開競標，嶙選具有保密資質(zhì)及經(jīng)驗豐富的數(shù)據(jù)公司，將干部人事檔案數(shù)字化整體外包，并將《干部數(shù)字檔案標準（試行）》納入合同條款，確保數(shù)字化質(zhì)量。

（三）完善手續(xù)，全程監(jiān)管

為了確保安全，我們對200卷數(shù)字化檔案實施全程監(jiān)管。管理人員提前制作數(shù)字化檔案名冊清單，按清單提前提取實體檔案，作好出入庫記錄，辦理實體檔案交接手續(xù)。數(shù)據(jù)公司對每一卷人事檔案通過目錄建庫，整理編碼，圖像掃描，圖像處理，打印目錄，數(shù)據(jù)壓縮等技術手段將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為電子檔案，由檔案館驗收合格后備份，建立電子檔案庫。數(shù)字化后的電子檔案與實體紙質(zhì)檔案完全一樣，可以通過電腦查閱每卷干部人事檔案的各項內(nèi)容，可以掃描，也可以打印，高效便捷。

三、互聯(lián)網(wǎng)+時代，干部人事檔案數(shù)字化的意義與啟示

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立干部人事檔案信息化意識

干部人事檔案之所以未能數(shù)字化，一方面是過分強調(diào)其保密性，將干部人事檔案束之高閣，另一方面是思想過分保守，保密有余，開放不足。2017年，我校對干部人事檔案數(shù)字化探索性地進行了實踐，雖然還處于起步階段，但是收效明顯。成都大學作為成都市管轄的城市綜合性大學，干部人事檔案管理按照成組通【2017】75號《中共成都市委組織部關于印發(fā)（市級各部門管理的干部人事檔案數(shù)字化工作實施方案）的通知》精神，今后將在市委組織部的統(tǒng)一領導下，以提供更加準確、方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的電子化干部閱檔服務為方向，擬從2018年起逐步將干部人事檔案全部數(shù)字化，建立電子檔案，高效地發(fā)揮服務功能。

（二）建立科學的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)

保證資金，加大投入。學校加大了干部人事檔案信息化管理力度，首先投入專項資金更換干部人事檔案專業(yè)軟件，其次，加大建立干部人事檔案電子檔案庫工作力度，今年預算投入數(shù)字化專項經(jīng)費7萬元。

建立管理系統(tǒng)。干部人事檔案管理是一個系統(tǒng)工程，依托學校校園網(wǎng)，構建以檔案館為資源中心的干部人事檔案網(wǎng)絡化管理體系，將干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)植入學校OA辦公自動化系統(tǒng)，設置管理權限，按級別、分部門、分崗位授權，通過網(wǎng)絡安全驗證系統(tǒng)，實現(xiàn)校內(nèi)遠程查檔閱檔功能，提高服務功效與管理

水平。

（三）建立安全保障體系，確保保密性和安全性

加強網(wǎng)絡建設。干部人事檔案管理必須把安全性放在首位，信息化管理給我們帶來便利的同時，也給保密性及安全性帶來隱患，防止黑客攻擊，修復安全漏洞這些專業(yè)性要求極高的網(wǎng)絡安全問題，檔案管理人員是沒有能力應對的，網(wǎng)絡管理中心負責全校網(wǎng)站管理，經(jīng)學校統(tǒng)籌，將安全職責劃歸網(wǎng)絡管理中心，安全測試和安全漏洞修復由專業(yè)性極強的網(wǎng)管人員全權負責，網(wǎng)絡安全得到保障，安全隱患得以消除，人事檔案實現(xiàn)了“安全第一”的目的。權限設置。網(wǎng)絡安全的前提下，為達到資源共享，嚴格設置訪問權限，采用身份鑒別、權限設置等系列措施，防止人事檔案信息泄露，保障信息安全。建立信息資源備份制度。避免因外力等不確定因素導致故障，造成數(shù)據(jù)丟失，建立信息資源備份制度。

四、結(jié)論

干部人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化管理方向轉(zhuǎn)變，表面看是一次工作方式的改變，實際上是觀念的變革與創(chuàng)新，實踐證明，數(shù)字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率，有利于紙質(zhì)檔案的保存，更有利于提高高校信息現(xiàn)代化管理水平。

【參考文獻】

[1]田偉，韓海濤.實現(xiàn)我國“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”關鍵問題芻議.中國檔案，2015（12）.

[2]閆麗俠，董漢良.互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下檔案工作服務模式探索.現(xiàn)代情報，2016（06）.

【作者簡介】

舒濤（1964～）女，副研究館員，研究方向：干部人事檔案管理。