文書(shū)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用探析

張震新

摘 要：文書(shū)檔案的管理是對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中形成的文檔資料進(jìn)行有序歸檔整理的一項(xiàng)工作。在當(dāng)今的社會(huì)中，文書(shū)檔案數(shù)字化管理對(duì)于日后的使用查找、開(kāi)發(fā)利用有著十分重要的意義，規(guī)范整理文書(shū)檔案對(duì)于文件資料有著舉足輕重的作用。這樣的數(shù)字化整理資料，對(duì)于平日的收集整理，更加科學(xué)規(guī)范，日后的查找利用會(huì)更加迅速便捷。辦公室文書(shū)檔案數(shù)字化管理使文件資料保管的安全性上升，對(duì)于以后的開(kāi)發(fā)利用會(huì)有很大的益處。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；數(shù)字化管理；工作效率

一、運(yùn)用檔案管理數(shù)字化應(yīng)用的背景

隨著科技的發(fā)展與大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位存儲(chǔ)資料數(shù)量變得越來(lái)越多，對(duì)于資料的安全性、嚴(yán)密性要求也越來(lái)越高。重要資料的外泄事件也時(shí)有發(fā)生，資料外泄還會(huì)造成機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位重大經(jīng)濟(jì)損失和政治影響。

紙質(zhì)化儲(chǔ)存資料已跟時(shí)代的發(fā)展不相適應(yīng)，紙質(zhì)儲(chǔ)存不僅占用空間，若是管理不善就會(huì)造成文件資料丟失等后果。假如管理員責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理“八防”要求存放，造成資料被損毀，就會(huì)對(duì)單位造成嚴(yán)重的政治影響。使用紙質(zhì)存檔，對(duì)于需要資料的人查找本身就不便捷，同時(shí)對(duì)工作的進(jìn)度造成影響。目前，我們江蘇省各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)過(guò)前幾年的基礎(chǔ)工作，都普遍實(shí)行了檔案信息化管理。查閱檔案人員只需在閱檔中心的微機(jī)中輸入關(guān)鍵字，工作人員就可以在系統(tǒng)中檢索到相關(guān)信息，然后就可到檔案庫(kù)房提取檔案原件進(jìn)行復(fù)印，對(duì)查閱人員提供信息服務(wù)，這就是科學(xué)地運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)。運(yùn)用檔案數(shù)字化掃描管理轉(zhuǎn)化為電子文檔，資料儲(chǔ)存到系統(tǒng)中不僅會(huì)減少存儲(chǔ)空間，操作也十分便捷。從而占用空間會(huì)大幅節(jié)省，查找起來(lái)十分方便，只需要輸入關(guān)鍵詞即可迅速得到有用信息。同時(shí)，檔案的管理保密性大幅增強(qiáng)，做到了防止重要資料外泄，使得資料的安全性有所保障。

二、文書(shū)檔案數(shù)字化管理的方式

文書(shū)檔案數(shù)字化管理是順應(yīng)時(shí)代產(chǎn)生的優(yōu)秀檔案管理的產(chǎn)物，管理方式如今也較為成熟，一套完善的數(shù)字化管理方式能夠使得管理文檔變得事半功倍。首先，建立完善的分類(lèi)管理制度，做每一件事情之前都需要有制度的保障，只有這樣檔案管理才能夠符合現(xiàn)代管理制度。建立完備的制度，能夠讓管理文檔的工作人員知曉自己的任務(wù)和管理范疇。其次，保管整理文檔是一件繁瑣的事情，不同的人員應(yīng)當(dāng)各司其職，高質(zhì)量地完成文書(shū)檔案歸檔工作。對(duì)于日后的檢查、考評(píng)、搜索都具有積極的意義。同時(shí)，物理隔離是檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵，在單獨(dú)計(jì)算機(jī)中的存儲(chǔ)與備份，跟外界互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，能更好的保障信息安全。最后，管理人員的綜合素質(zhì)與文檔管理的設(shè)備質(zhì)量也很關(guān)鍵。管理人員是最直接接觸到重要文件的人員，要堅(jiān)定執(zhí)行保密制度，所以管理人員的綜合素質(zhì)是管理文檔的重中之重。只有管理人員本身一絲不茍，才不會(huì)有泄漏涉密文件的可能，文檔的安全性會(huì)更上一層樓。例如，在我國(guó)的《保密法》中，明確規(guī)定對(duì)境外的機(jī)構(gòu)、組織等提供有損國(guó)家安全信息的人會(huì)依法追究刑事責(zé)任。所以管理人員的政治素質(zhì)十分重要，工作人員的思想出現(xiàn)偏差，就會(huì)走上違法犯罪的道路。這樣的做法，不僅會(huì)讓工作人員本身前程盡毀，也會(huì)對(duì)國(guó)家或團(tuán)體造成巨大的影響。除此之外計(jì)算機(jī)設(shè)備的工作環(huán)境也十分重要。若是設(shè)備的安全性能低下、防護(hù)措施不到位，那么文件資料的安全隱患會(huì)大幅提升。例如，就在2017年5月12日，全球的多個(gè)國(guó)家的計(jì)算機(jī)都受到了來(lái)自網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，這種威脅后果很?chē)?yán)重，是針對(duì)電腦系統(tǒng)的漏洞，一旦感染此種病毒，電腦中的文檔會(huì)被上鎖，無(wú)法使用需要使用的文檔。

三、文書(shū)檔案數(shù)字化管理的意義

首先要優(yōu)化檔案工作者隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，在各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，信息技術(shù)得以在各領(lǐng)域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業(yè)也加快了信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)來(lái)加快檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。在數(shù)字化管理模式下，有效的促進(jìn)了檔案管理人員對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，使其不斷的強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)更好的掌握各種新技術(shù)和新方法，從而在檔案數(shù)字化管理工作中能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用。其次，促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率。 檔案一種豐富的信息資源，檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。最后，有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式。 在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理工作中，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成數(shù)字化副本，這樣就避免了紙質(zhì)檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時(shí)提供給多人進(jìn)行使用。同時(shí)檔案管理的數(shù)字化，可以使檔案使用者不再受制于時(shí)間和空間的限制，可以通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案文件的異地傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱和利用。

綜上所述，文書(shū)檔案的辦公室數(shù)字化管理與紙質(zhì)版相比，更加便捷，也更加便于保存。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷提高的情況下，數(shù)字化文檔管理已經(jīng)逐漸深入到我們的生活中。在改變傳統(tǒng)的文本檔案管理方式后，加上計(jì)算機(jī)的輔助，使文本檔案管理逐漸走向了可持續(xù)發(fā)展的道路。在這樣的大背景下，數(shù)字化文檔正在利用其快速、便捷、優(yōu)質(zhì)的優(yōu)勢(shì)不斷精益求精，不斷創(chuàng)新，從而滿(mǎn)足人們對(duì)信息時(shí)代資源利用的需求。完善數(shù)字化文本檔案、加強(qiáng)資金投入使數(shù)字化文檔快速發(fā)展，是目前數(shù)字化文檔的重中之重。數(shù)字化文檔對(duì)文本檔案的管理具有推動(dòng)性的重要意義。

參考文獻(xiàn)

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