檔案信息化建設(shè)與檔案管理的新思考

劉銀雪

[摘要]檔案信息管理作為事業(yè)單位管理非常重要的一部分，對(duì)單位的發(fā)展質(zhì)量有著重要影響。在事業(yè)單位的規(guī)模和經(jīng)濟(jì)實(shí)力不斷發(fā)展的過(guò)程中，落實(shí)檔案信息化管理可以促進(jìn)工作效率的提升，為單位健康穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，本文將在網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，探索新型檔案信息信息建設(shè)和資料管理的模式，進(jìn)一步推進(jìn)單位檔案管理信息化進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化;問(wèn)題和對(duì)策

引言

隨著近年網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理信息化進(jìn)程也得到了發(fā)展。在事業(yè)單位的改革發(fā)展進(jìn)程中，檔案信息內(nèi)容將會(huì)不斷增加，檔案信息管理工作會(huì)變得煩瑣復(fù)雜，進(jìn)而增加了工作壓力，還影響了檔案信息的管理質(zhì)量。因此，如何實(shí)施檔案信息建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理，已經(jīng)成為發(fā)展規(guī)劃中必須突破的難點(diǎn)。

一、事業(yè)單位的檔案信息管理現(xiàn)狀

根據(jù)目前的狀況來(lái)看，大部分單位的檔案管理工作仍然依靠人力資源，幾乎所有的工作流程都是利用人力完成的。但是在檔案管理內(nèi)容繁瑣的情況下，單一依靠人力難免會(huì)產(chǎn)生差錯(cuò)，會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案信息都是紙質(zhì)的，無(wú)論是檔案的查閱、管理，還是檔案的搬運(yùn)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量的人力物力，不利于檔案管理效率的提升。但是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理信息化建設(shè)逐漸成為規(guī)劃發(fā)展的新目標(biāo)，也是事業(yè)單位改革發(fā)展的標(biāo)志。信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源，以便更好地管理和存儲(chǔ)，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)管理部門之間檔案信息的共享，優(yōu)化檔案信息的傳輸。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的不足之處

首先，缺乏科學(xué)合理的信息化建設(shè)規(guī)劃，影響了檔案管理信息化進(jìn)程。在檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，部分管理部門沒(méi)有結(jié)合事業(yè)單位自身的發(fā)展規(guī)劃、需求、市場(chǎng)環(huán)境來(lái)規(guī)劃?rùn)n案管理信息化建設(shè)，相反，是通過(guò)實(shí)踐探索的過(guò)程，逐步摸索檔案信息化結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。這將導(dǎo)致信息化建設(shè)存在漏洞，不利于構(gòu)建科學(xué)合理的信息化管理系統(tǒng)，甚至還會(huì)影響檔案信息管理的質(zhì)量。其次，員工信息化技術(shù)素養(yǎng)不足，缺乏專業(yè)性。大部分事業(yè)單位的在職管理人員都是年齡偏大的員工，這類員工對(duì)信息技術(shù)知識(shí)的接受能力有限，使用信息化管理系統(tǒng)存在難度。與此同時(shí)，部分單位雖然引進(jìn)了檔案管理信息化技術(shù)，但是沒(méi)有重視對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，這樣不僅不利于管理人員工作技能的提升，而且還會(huì)影響檔案信息管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)不了信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的改善策略

（一）培養(yǎng)信息化技術(shù)管理人才

檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而巨還需要了解檔案管理信息化系統(tǒng)，以便更好地落實(shí)檔案管理工作。因此，在檔案信息化建設(shè)管理的過(guò)程中，事業(yè)單位可以通過(guò)兩種方式培養(yǎng)信息化檔案管理人才，為檔案信息化建設(shè)提供保障。方法一：加強(qiáng)在職員工的信息技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的檔案管理技能，促進(jìn)員工管理水平的提升。例如，可以開(kāi)展理論與實(shí)踐結(jié)合的培訓(xùn)課堂，在工作人員掌握信息化管理的理論要點(diǎn)后，為其構(gòu)建實(shí)踐鍛煉課堂。這樣有利于工作人員更好更快地掌握信息化管理知識(shí)，提升員工的管理技能，為檔案管理提供保障。方法二：引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)人才，為檔案管理信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，專業(yè)的信息化技術(shù)人才可以有效地處理信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題，保證信息化管理系統(tǒng)能夠健康順利地運(yùn)行。同時(shí)，還可以利用信息技術(shù)專業(yè)人員指導(dǎo)檔案管理人員熟悉信息管理技術(shù)，這樣不僅可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，還可以進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）優(yōu)化員工的專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高

在檔案信息化建設(shè)和管理的過(guò)程中，工作人員是否具有專業(yè)的素養(yǎng)、良好的工作態(tài)度及服務(wù)意識(shí)，是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素。因此，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理的首先任務(wù)就是強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識(shí)，端正其工作態(tài)度。例如，相關(guān)事業(yè)單位可以健全檔案管理制度，明確指出檔案管理的重要性，規(guī)范員工的管理行為和態(tài)度，營(yíng)造良好的信息化建設(shè)環(huán)境。同時(shí)還可以建立責(zé)任監(jiān)督制度，對(duì)消極怠慢的工作行為進(jìn)行監(jiān)督和懲罰，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)。除此之外，事業(yè)單位還可以定期考核工作人員對(duì)信息化理論知識(shí)、檔案管理理論知識(shí)的掌握狀況，審核工作人員的檔案管理工作質(zhì)量，獎(jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)優(yōu)秀員工。在這樣的環(huán)境下，員工能夠以更加積極的狀態(tài)面對(duì)檔案管理工作，提升檔案信息管理員工整體的素養(yǎng)，并巨也能培養(yǎng)員工的工作熱情和責(zé)任心，讓檔案信息化建設(shè)管理工作順利進(jìn)行得到保障。

（三）構(gòu)建科學(xué)的檔案信息化建設(shè)方案，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)應(yīng)用價(jià)值

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的背景下，由于每個(gè)單位的檔案信息化建設(shè)和管理具體情況不同，對(duì)檔案信息化建設(shè)管理要求也會(huì)不同。針對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在需求不協(xié)調(diào)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)不完善、系統(tǒng)性能低、投資多受益少等問(wèn)題，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，就需要結(jié)合單位發(fā)展需求、發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃、市場(chǎng)環(huán)境等信息，構(gòu)建科學(xué)合理的建設(shè)目標(biāo)，這樣才能保障檔案信息化建設(shè)與企業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。通過(guò)這樣的方式，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的價(jià)值，為事業(yè)單位信息化建設(shè)提供技術(shù)保障。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，全面落實(shí)檔案信息化建設(shè)，培養(yǎng)信息化管理的專業(yè)人才，嚴(yán)格把控檔案管理質(zhì)量，可以為其發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)方案，能夠提升檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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