淺談信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理

楊亞菲 武興華 賀媛婧

摘? 要：在信息產(chǎn)生價(jià)值的信息化時(shí)代，信息系統(tǒng)已成為人們工作生活中不可或缺的信息重要承載體，因此信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)至關(guān)重要。在建設(shè)信息化項(xiàng)目過程中，項(xiàng)目整體管理影響著信息系統(tǒng)建設(shè)成功的各個方面，這是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的工作。該文按照項(xiàng)目啟動階段、計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、控制階段、收尾階段介紹了項(xiàng)目整體管理工作，論述了在項(xiàng)目整體管理過程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注溝通、風(fēng)險(xiǎn)以及變更等方面的事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)? 項(xiàng)目管理? 整體管理

中圖分類號：TP311.5? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2019）03（b）-0091-02

項(xiàng)目整體管理主要是在全局的角度協(xié)調(diào)項(xiàng)目中各個要素和平衡項(xiàng)目目標(biāo)與方案，來達(dá)到項(xiàng)目干系人的需求。在信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)過程中，如果整體管理不當(dāng)，會面臨諸如進(jìn)度延期、成本超支、范圍蔓延等致命性問題。所以為了保證信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量以及效果等方面掌握在可控范圍內(nèi)，管理者必須做好項(xiàng)目整體管理。

1? 信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成功很大程度上歸功對項(xiàng)目整體的有效管理，下面以項(xiàng)目管理的五大過程組，即項(xiàng)目啟動階段、計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、控制階段、收尾階段的角度就項(xiàng)目整體管理進(jìn)行簡要論述。

1.1 項(xiàng)目啟動階段以及前期準(zhǔn)備

啟動階段大體的工作流程是項(xiàng)目立項(xiàng)審批、可行性研究、項(xiàng)目論證、項(xiàng)目評估、項(xiàng)目招投標(biāo)以及合同簽訂。這些工作需要不同角色的人員完成，在投標(biāo)之后，若單位中標(biāo)并收到業(yè)主方下發(fā)的中標(biāo)通知書需及時(shí)做出響應(yīng)并簽訂合同，之后項(xiàng)目相關(guān)主要干系人參加項(xiàng)目開工會，通過會議項(xiàng)目主要干系人對項(xiàng)目工作提出指示和要求，承建方匯報(bào)下一步工作計(jì)劃以及討論相關(guān)問題，會議上還需任命負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施工作的項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)后續(xù)階段的工作。

1.2 項(xiàng)目規(guī)劃階段

項(xiàng)目的實(shí)施離不開計(jì)劃的制定，任何工作都要以經(jīng)過批準(zhǔn)的計(jì)劃開展項(xiàng)目工作，在該階段項(xiàng)目經(jīng)理首先要制定的是項(xiàng)目管理計(jì)劃（項(xiàng)目總計(jì)劃），總計(jì)劃必須在項(xiàng)目正式開始之前完成。主要依據(jù)的文件有項(xiàng)目章程、項(xiàng)目工作說明書、項(xiàng)目論證以及可行性研究報(bào)告等文檔，與此同時(shí)還需制定其他領(lǐng)域的管理子計(jì)劃。需要注意的是上述計(jì)劃制定完成后，需要通過召開會議、專家評審等方法進(jìn)行評審和認(rèn)可，因?yàn)橹挥械玫脚鷾?zhǔn)的計(jì)劃才可作為項(xiàng)目實(shí)施過程中需要嚴(yán)格遵守的項(xiàng)目基準(zhǔn)，如成本基準(zhǔn)、范圍基準(zhǔn)等。批準(zhǔn)后的項(xiàng)目基準(zhǔn)并非一成不變，在后續(xù)階段執(zhí)行中項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該依據(jù)招投標(biāo)要求、合同等，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行情況對上述計(jì)劃進(jìn)行更新完善，最后待項(xiàng)目結(jié)束后將上述計(jì)劃保留并作為寶貴經(jīng)驗(yàn)納入單位組織過程資產(chǎn)。

1.3 項(xiàng)目執(zhí)行階段

在項(xiàng)目執(zhí)行階段，項(xiàng)目整體管理的主要工作內(nèi)容是指導(dǎo)與管理項(xiàng)目管理，項(xiàng)目經(jīng)理需要重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理等方面的工作。在項(xiàng)目質(zhì)量管理方面，需要嚴(yán)格按照項(xiàng)目基準(zhǔn)開展質(zhì)量活動以確保項(xiàng)目活動符合項(xiàng)目要求，嚴(yán)格遵循過程改進(jìn)計(jì)劃進(jìn)行過程改進(jìn)，加強(qiáng)質(zhì)量評審工作。在項(xiàng)目人力資源管理方面，主要做好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)招募組建、團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及團(tuán)隊(duì)管理工作，比如在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是可以采用多標(biāo)準(zhǔn)決策分析技術(shù)嚴(yán)格選拔團(tuán)隊(duì)成員，對關(guān)鍵崗位采用AB制度以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目溝通管理方面，需要盡可能地獲取項(xiàng)目各干系人的大力支持，通過一定的溝通技巧提升相關(guān)干系人的信任和信心。

1.4 項(xiàng)目控制階段

整體控制工作貫穿于項(xiàng)目整個生命周期，主要工作內(nèi)容有：隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行情況;做好整體變更控制工作;加強(qiáng)范圍核實(shí)與范圍控制管理;做好進(jìn)度、成本、質(zhì)量三大控制目標(biāo);加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理工作、采購控制工作、溝通的管理及干系人參與等方面的工作。此處以風(fēng)險(xiǎn)控制進(jìn)行論述，首先項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目初期必須對潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別分析，并制定了一系列應(yīng)對措施。對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別后要對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性分析，通過對風(fēng)險(xiǎn)的概率與影響進(jìn)行評估和匯總進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級排序，并明確責(zé)任人。然后可以采用SWOT技術(shù)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定量分析。同時(shí)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生必定會影響進(jìn)度、成本、質(zhì)量，因此在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的同時(shí)還要做好需求分析、范圍控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、成本控制工作。最后制定出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃，并且做好風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)及風(fēng)險(xiǎn)再評估等工作。做好項(xiàng)目控制工作為項(xiàng)目順利開展提供了保障，例如有效保障了控制風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度不滯后、質(zhì)量在范圍基準(zhǔn)內(nèi)、成本不超支以及控制變更等工作。

1.5 項(xiàng)目收尾階段

項(xiàng)目收尾主要是由該項(xiàng)目發(fā)起人對項(xiàng)目最終成果進(jìn)行正式驗(yàn)收，該階段主要工作內(nèi)容是對項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收、項(xiàng)目總結(jié)、后期運(yùn)維、項(xiàng)目后評價(jià)等工作。其中在項(xiàng)目實(shí)施各階段開展需要相應(yīng)的行政驗(yàn)收工作，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)需要開展合同驗(yàn)收工作。例如在行政驗(yàn)收時(shí)，必須要由項(xiàng)目發(fā)起人對項(xiàng)目階段行政驗(yàn)收簽發(fā)書面確認(rèn)。在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)需要成立驗(yàn)收小組，邀請相關(guān)專家作為驗(yàn)收小組成員，通過會議對項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行評審。會議中需要業(yè)主方匯報(bào)整體項(xiàng)目建設(shè)管理工作，建設(shè)方需要針對項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本、風(fēng)險(xiǎn)等方面匯報(bào)項(xiàng)目整體實(shí)施情況。經(jīng)過會議研討最終得出結(jié)論生成驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收組組長及相關(guān)專家現(xiàn)場簽字確認(rèn)。

2? 信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理重點(diǎn)關(guān)注方面

2.1 加強(qiáng)溝通

信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中，一般涉及項(xiàng)目干系人眾多且復(fù)雜，特別是大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目子系統(tǒng)較多且涵蓋面廣泛，而溝通是人與人之間交流和傳遞信息的過程，因此，有效的溝通管理對項(xiàng)目實(shí)施至關(guān)重要，是項(xiàng)目成功的重要保障。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要把握盡早溝通、主動溝通的原則。另外，為了保持雙方溝通的暢通，我們必須盡量避免各種干擾，使雙方表達(dá)的信息保持原狀。在發(fā)送和接收信息之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，以確保溝通的正確性。

2.2 注重風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)就是給項(xiàng)目帶來威脅或機(jī)會的各種不確定性事件，它具有客觀性、不確定性、可變性、相對性等基本性質(zhì)。在項(xiàng)目整個生命周期風(fēng)險(xiǎn)無處不在，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員一定要樹立風(fēng)險(xiǎn)意識，項(xiàng)目管理者也要對風(fēng)險(xiǎn)高度重視，注重科學(xué)地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和合理地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，做好事前規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)識別、定性定量風(fēng)險(xiǎn)分析，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)做好及時(shí)應(yīng)對以及風(fēng)險(xiǎn)持續(xù)監(jiān)控。

2.3 實(shí)施有效變更

在信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中，需求蔓延和范圍變化經(jīng)常發(fā)生，因此項(xiàng)目變更是不可避免的，而做好變更控制工作極其重要。在項(xiàng)目管理過程中嚴(yán)格按照變更控制流程實(shí)施變更，變更需求明確后要由承建方提交變更申請，由監(jiān)理對變更進(jìn)行初審以及項(xiàng)目管理委員會進(jìn)行審查，再由各方對變更內(nèi)容進(jìn)行分析確定變更方案，組織實(shí)施變更并監(jiān)控變更實(shí)施過程，最后對變更效果進(jìn)行評估以判斷發(fā)生變更后的項(xiàng)目是否已經(jīng)納入正常軌道。此外需要特別注意的是，對于需求的變更一定要得到正式評審和客戶確定，而且變更請求必須形成書面記錄。

3? 結(jié)語

信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理是整體把控項(xiàng)目的發(fā)展走向，直接影響著項(xiàng)目進(jìn)度、成本及質(zhì)量三大目標(biāo)的完成情況，具有較高的綜合性和全局性，所以項(xiàng)目整體管理是十分復(fù)雜且重要的工作。該文在項(xiàng)目啟動階段、計(jì)劃階段、執(zhí)行階段、監(jiān)控階段以及收尾階段5個項(xiàng)目過程階段介紹了信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理的工作，并討論了在管理過程中應(yīng)引起關(guān)注的溝通、風(fēng)險(xiǎn)、變更3個關(guān)鍵方面。希望能對信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理工作人員的具體工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1] 譚志斌.信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程[M].3版.北京：清華大學(xué)出版社，2017.