干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對(duì)策研究

王丹

摘 要：干部人事檔案關(guān)乎一個(gè)單位或企業(yè)的人力資源管理，對(duì)其加強(qiáng)管理與利用，是為了保證干部人事檔案的系統(tǒng)性、完整性與規(guī)范性，便于檔案信息在后期的干部工作調(diào)整中發(fā)揮重要的利用價(jià)值。本文主要結(jié)合檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析了干部人事檔案在管理和利用中存在的主要問題，并提出了有效的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；管理和利用；主要問題；解決對(duì)策

1 引言

對(duì)于檔案管理中心而言，檔案管理是一項(xiàng)關(guān)鍵性的工作。而干部人事檔案正是記錄干部個(gè)人信息，包括基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、晉升情況、職稱等級(jí)、考核成績(jī)等內(nèi)容的載體，可以被當(dāng)作后續(xù)干部任用、選拔、培養(yǎng)及日常管理等工作的重要依據(jù)。因此，做好干部人事檔案管理工作，提升檔案利用率，是當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)工作任務(wù)之一。

然而，由于人們對(duì)干部人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清，忽略了對(duì)干部人事檔案的保密工作，使得管理者與形成者之間未能建立緊密的聯(lián)系，甚至存在一定的認(rèn)識(shí)偏差。而檔案信息的不完整、內(nèi)容的不全面、歸檔的不及時(shí)及質(zhì)量的不符合要求都會(huì)制約干部人事檔案的管理與利用。因此，必須高度重視干部人事檔案的收集、分類、整理與歸檔等工作，真實(shí)全面地反映干部的人事信息。

2 干部人事檔案管理的重要意義

干部人事檔案管理是對(duì)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體等組織對(duì)干部人事檔案進(jìn)行建檔、存檔以及提供信息服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。干部人事檔案管理的質(zhì)量對(duì)檔案服務(wù)于黨和國家干部人事檔案工作的質(zhì)量有著直接的影響。干部人事檔案管理的內(nèi)容包含了干部的成長(zhǎng)歷程，是人力資源管理部門對(duì)干部進(jìn)行能力、業(yè)績(jī)和作風(fēng)等方面進(jìn)行科學(xué)考評(píng)的重要依據(jù)，是選拔、任用、培養(yǎng)、監(jiān)督、考核干部的參考性材料，對(duì)干部本人來說，干部人事檔案又是證明身份、維護(hù)權(quán)益、保障福利待遇等的權(quán)威性證據(jù)。總之，無論是對(duì)干部所在單位還是干部本人來說，做好干部人事檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 干部人事檔案管理和利用存在的主要問題

現(xiàn)階段，干部人事檔案管理與利用工作取得了較為顯著的成效，2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，其中總結(jié)了黨的十八大以來從嚴(yán)管理干部人事檔案工作的經(jīng)驗(yàn)與成果，對(duì)干部人事檔案工作的體制機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等進(jìn)行了規(guī)范性的完善，是今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)全國各級(jí)各類干部人事檔案工作的基本遵循。有了干部人事檔案的專門條例規(guī)定，人事檔案管理工作能夠走向更加規(guī)范的道路。然而，在干部人事檔案的管理實(shí)踐中，仍然存在著些許不可忽略的問題。

3.1 檔案管理隊(duì)伍力量不足

干部人事檔案管理工作涉及到數(shù)量眾多的檔案，包含各種各樣的檔案信息，工作開展的過程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。較之于其他類型的管理工作，干部人事檔案管理更加單調(diào)、乏味，要求管理人員必須有耐心、有恒心、有細(xì)心。因此，很多工作人員并不想從事檔案管理工作。機(jī)關(guān)單位的工作人員數(shù)量較為龐大，干部職工檔案也不下上萬份，這勢(shì)必會(huì)要求不下十名的專業(yè)檔案管理人員開展工作。但是受到單位編制的局限，專業(yè)檔案管理人員少之又少，甚至存在一人數(shù)崗的現(xiàn)象，使得干部人事檔案所需的人手、精力嚴(yán)重不足。

3.2 未能對(duì)檔案相關(guān)材料進(jìn)行及時(shí)的分類與歸檔

干部人事檔案管理工作中，涉及干部數(shù)量多、信息類別豐富、管理面廣，是一項(xiàng)復(fù)雜而又繁瑣的工作，再加上檔案管理人員人數(shù)的不足，與干部息息相關(guān)的薪酬待遇、職位晉升、考核結(jié)果、任用選拔等相關(guān)的信息表為數(shù)眾多，有限的管理人員無法及時(shí)地對(duì)如此多的表格進(jìn)行集中管理，而不得不以分散的形式進(jìn)行存放。同時(shí)，還有一些檔案材料存在內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確、隨意涂改等的不良現(xiàn)象，無法達(dá)到檔案材料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)而使得這些檔案無法得到順利歸檔。

3.3 檔案管理信息化水平不高

近年來，信息技術(shù)不斷得到普及，檔案信息化已經(jīng)初具規(guī)格，并且發(fā)揮了一定作用，但是由于受到技術(shù)、資金和人員等方面的限制，干部人事檔案管理工作中通常采用簡(jiǎn)單將信息錄入EXCEL表格的形式，檔案信息的查詢、檢索等仍然需要手動(dòng)操作，智能化、自動(dòng)化、信息化都沒有被落實(shí)到工作實(shí)踐中；加之有些檔案管理人員尚未掌握熟練的信息技術(shù)，使得檔案管理信息化水平遲遲得不到有效提升。

4 干部人事檔案管理和利用問題的有效解決對(duì)策

4.1 將干部人事檔案工作擺在首要位置

在單位整體的人力資源管理中，人事檔案管理是一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容，因?yàn)槠涫瞧渌ぷ鞯幕A(chǔ)。因此，必須高度重視干部人事檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)者和管理者要增強(qiáng)重視，加大檔案重要性的宣傳力度，強(qiáng)化檔案相關(guān)法律法規(guī)教育，進(jìn)一步提升全體人員的檔案管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，明確檔案管理責(zé)任，將干部人事檔案管理提升至新的高度，加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析檔案管理中存在的問題，并制定科學(xué)合理的調(diào)整對(duì)策。

4.2 配置充足的檔案管理人員

針對(duì)干部人事檔案涉及人員多、材料多、工作復(fù)雜的情況，應(yīng)當(dāng)配置充足的專業(yè)檔案管理人員，并要求他們按照檔案相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行干部人事檔案管理工作。對(duì)此，要按照檔案管理實(shí)際需求的人數(shù)配置專職性的檔案管理人員，讓他們將精力全部投入到干部人事檔案管理工作中，這樣做的目的是盡可能做到檔案信息的準(zhǔn)確、全面。同時(shí)，要將檔案管理人員納入到技術(shù)人員的范疇進(jìn)行管理，按照編制的要求設(shè)置技術(shù)層次崗位，以晉升渠道的通暢激勵(lì)檔案管理人員在實(shí)際中履行職責(zé)，提升檔案服務(wù)的主動(dòng)性。

4.3 加強(qiáng)干部人事檔案管理信息化建設(shè)

在干部人事檔案管理中，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，引進(jìn)信息技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，建立數(shù)字化干部人事檔案，構(gòu)建干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案檢索、查詢、歸檔等工作項(xiàng)目的智能化與數(shù)字化，真正實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化，提升干部檔案信息的管理與利用效率。進(jìn)而發(fā)揮出檔案信息的最大價(jià)值。應(yīng)當(dāng)注意的是，在干部人事檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核檔案信息，做到檔案信息的原始化、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

5 結(jié)語

鑒于干部人事檔案的重要價(jià)值，其管理必須引起高度重視，并將其放置在干部管理的首要位置。因此，需要通過配置專業(yè)檔案管理人員、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)等重要舉措，確保干部檔案能夠得到高效的管理與利用，進(jìn)而為單位在人事方面的決策提供有價(jià)值的參考。

參考文獻(xiàn)

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