檔案工作實(shí)踐系統(tǒng)工程方法的思考

谷全心 王力弘 趙衛(wèi)民

摘 要：根據(jù)系統(tǒng)工程與科技檔案之間的關(guān)系，闡述了系統(tǒng)工程管理理論在檔案管理中的作用，并給出了檔案管理實(shí)踐系統(tǒng)工程理論的實(shí)現(xiàn)途徑。

關(guān)鍵詞：檔案工作；系統(tǒng)工程；方法

1978年，《文匯報(bào)》發(fā)表了著名科學(xué)家錢學(xué)森《組織管理的技術(shù)—系統(tǒng)工程》，第一次在國(guó)內(nèi)媒體上宣傳系統(tǒng)工程這門科學(xué)技術(shù)。事實(shí)上，中國(guó)航天的系統(tǒng)工程方法實(shí)踐早在上世紀(jì)60年代初就在他的倡導(dǎo)下開(kāi)始了。錢學(xué)森認(rèn)為，研制這樣一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)所面臨的問(wèn)題是：“怎樣把比較籠統(tǒng)的初始研制要求逐步地變?yōu)槌汕先f(wàn)個(gè)研制任務(wù)參加者的具體工作，以及怎樣把這些工作最終綜合成為一個(gè)技術(shù)上合理、經(jīng)濟(jì)上合算、研制周期短、能協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際系統(tǒng)，并使這個(gè)系統(tǒng)成為它所從屬的更大系統(tǒng)的有效組成部分。”錢老以這種方式描述問(wèn)題本身就已經(jīng)在提示我們應(yīng)當(dāng)以系統(tǒng)的觀點(diǎn)來(lái)分析問(wèn)題，通過(guò)系統(tǒng)工程方法來(lái)解決問(wèn)題。錢老指出：“系統(tǒng)工程是組織管理系統(tǒng)的規(guī)劃、研究、設(shè)計(jì)、制造、試驗(yàn)和使用的科學(xué)方法，是一種對(duì)所有系統(tǒng)都具有普遍意義的方法。”

1 系統(tǒng)工程與科技檔案工作之間的關(guān)系

科技檔案工作就是按照一定的原則和要求完整地保存和科學(xué)地管理好科技檔案，并充分發(fā)揮科技檔案的作用，及時(shí)地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)服務(wù)的一項(xiàng)專門性工作，是國(guó)家整個(gè)檔案事業(yè)的重要組成部分?？萍紮n案工作直接反映一個(gè)單位科研、生產(chǎn)、基建等方面的質(zhì)量和管理水平。

如果把科技檔案看作是一個(gè)系統(tǒng)，它是通過(guò)對(duì)科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、歸檔、利用等具體業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的，也可以說(shuō)它的集合要素就是由這幾項(xiàng)具體程序組成的，因而它具有集合性。在科技檔案工作中，檔案管理人員利用檔案管理平臺(tái)收集、整理、保管檔案，為用戶提供服務(wù)，它們各個(gè)要素間是密不可分的，而管理平臺(tái)的實(shí)用性、檔案人員的工作能力和服務(wù)態(tài)度、科技檔案的完整和準(zhǔn)確程度都直接影響著科技檔案工作的優(yōu)劣，因而它也具有相關(guān)性。科技檔案工作也具有十分明確的目的性，那就是集中統(tǒng)一管理科技檔案，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效、安全，全面、及時(shí)、迅速提供科技信息。把科技檔案的管理工作看作是一個(gè)系統(tǒng)，它是由科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等相對(duì)獨(dú)立、相互制約的要素構(gòu)成，而每一個(gè)要素又分別可以看作是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的分系統(tǒng)，因而它也具有階層性?？萍紮n案工作是我國(guó)檔案事業(yè)一部分，就企業(yè)管理這個(gè)角度說(shuō)，科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、經(jīng)濟(jì)管理、計(jì)劃管理、質(zhì)量管理等工作的重要組成部分。因此，它將隨著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，及時(shí)合理地應(yīng)用各種信息，采取相應(yīng)的管理辦法，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，為各項(xiàng)工作及時(shí)提供服務(wù)工作。

綜上，科技檔案工作與系統(tǒng)工程有著密切的、內(nèi)在的聯(lián)系，運(yùn)用系統(tǒng)工程的理論和方法是可行的，也是可能的，系統(tǒng)工程本身是一門綜合的管理技術(shù)，它具有獨(dú)特的技術(shù)性和實(shí)踐性，通過(guò)系統(tǒng)工程方法才能有效推動(dòng)宇航系統(tǒng)工程科技檔案工作的發(fā)展。

2 系統(tǒng)工程管理理論在檔案管理中的作用

應(yīng)用系統(tǒng)工程理論，管好用好科技檔案，可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力，提高微觀經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)及社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值，為使科技檔案更好地發(fā)揮作用，運(yùn)用系統(tǒng)的思想、工程的方法，使其更加合理，更加完善。

科技檔案工作引用系統(tǒng)工程，可使科技檔案的管理工作達(dá)到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、條理化，更具規(guī)律性?？茖W(xué)的系統(tǒng)能夠促使科技檔案工作中的流程更加合理，減輕檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，消除不必要的勞動(dòng)，促使科技檔案工作的效益得到充分提高，縮短提供利用時(shí)間。通過(guò)用系統(tǒng)工程理論對(duì)科技檔案工作程序的設(shè)計(jì)分析和評(píng)價(jià)研究，確定科學(xué)的系統(tǒng)工程方法，使科技檔案工作更加規(guī)范化，管理水平和檔案人員思想素質(zhì)得到提高，從而促使科技檔案工作的各環(huán)節(jié)更加趨于科學(xué)并逐步完善。

在科技檔案工作中運(yùn)用系統(tǒng)工程的主要理論和方法，改變傳統(tǒng)的科技檔案管理方式，樹(shù)立系統(tǒng)的思想和工程的觀念，建立以系統(tǒng)工程的方法實(shí)踐科技檔案管理的新方式。

3 檔案管理實(shí)踐系統(tǒng)工程理論的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1 人的管理

科技檔案工作中，人的因素是最重要的，對(duì)于科技檔案人員的管理和培養(yǎng)是系統(tǒng)工程運(yùn)用中重要的環(huán)節(jié)。檔案管理人員不僅需要專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，還需要其它綜合知識(shí)的支撐，尤其對(duì)航天研制工作流程的認(rèn)知和基礎(chǔ)專業(yè)知識(shí)的掌握?？萍紮n案工作是單位的基礎(chǔ)管理工作，內(nèi)容包羅萬(wàn)象，應(yīng)由檔案實(shí)體的管理向知識(shí)管理的方向發(fā)展，引導(dǎo)和支撐智力系統(tǒng)的發(fā)展。

為滿足中心工作高速發(fā)展的需求，人員年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)驗(yàn)等方面都需要大幅地提高，加強(qiáng)日常工作交流，組織人員培訓(xùn)，提高人員學(xué)歷，逐步縮小中心工作需求與檔案工作現(xiàn)狀的差距。加強(qiáng)人員工作的主動(dòng)性，變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，全生命周期介入，全流程管理，掌控文件檔案管理和知識(shí)管理的主動(dòng)權(quán)。

3.2 物的管理

物的管理包括檔案室保存的各類檔案實(shí)體和電子文件，物是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，是檔案工作水平的直接體現(xiàn)?？萍紮n案工作主要業(yè)務(wù)就是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列的工作。系統(tǒng)工程學(xué)的基本觀點(diǎn)，是把系統(tǒng)的整體性、目的性、系統(tǒng)的最優(yōu)化看作是系統(tǒng)管理的核心，因此，對(duì)于科技檔案工作來(lái)說(shuō)，就要分析它的整體性、目的性和最優(yōu)化。就當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理的主要矛盾是解決文件、檔案一體化管理，涉及“源數(shù)據(jù)”的長(zhǎng)期保存和有效利用的矛盾，不同存儲(chǔ)載體和分發(fā)形式對(duì)數(shù)據(jù)一致性帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)等，需要實(shí)現(xiàn)文件、檔案全生命周期的管理，逐步由實(shí)體管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。

3.3 核心突破

錢老曾經(jīng)說(shuō)到：從系統(tǒng)工程的角度看，情報(bào)資料、圖書、文獻(xiàn)和檔案都是一種信息，這種系統(tǒng)工作的目的就是信息的存儲(chǔ)、信息的檢索和提出、信息的傳輸和顯示。

1）信息形成和存儲(chǔ)主要包括科技文件的形成、積累、整理、歸檔等工作內(nèi)容和方法，而檔案的收集工作就成為信息形成的先決條件，它是解決好檔案的來(lái)源和質(zhì)量，確保庫(kù)藏檔案豐富且完整、準(zhǔn)確的前提和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。做好檔案的接受和收集工作，才能最大限度地豐富檔案庫(kù)藏，滿足歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)和科技人員在分析、解決問(wèn)題和做出經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策時(shí)，提供足夠的和可靠的依據(jù)。

2）信息檢索與加工主要包括科技檔案的整理、分類、檢索、著錄、編研等業(yè)務(wù)工作內(nèi)容和方法，它是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理和深層次加工，實(shí)現(xiàn)快速調(diào)檔和大量提供檔案編研成果的工作系統(tǒng)，是科技檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是提高科技檔案利用效益，縮短用戶查用信息時(shí)間的基礎(chǔ)。

3）信息傳輸主要包括檔案存儲(chǔ)、傳遞工具和傳遞通道。信息傳輸主要是完善對(duì)檔案信息的存貯手段，改善檔案科技信息的傳遞辦法。隨著信息化的快速發(fā)展，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的跨域傳輸和域內(nèi)傳輸就是對(duì)傳統(tǒng)傳輸系統(tǒng)的革命，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)傳輸，縮短了傳輸時(shí)間，節(jié)約了人力、物力、財(cái)力成本，光盤載體的傳輸也是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳輸?shù)淖兏铩?/p>

4）信息顯示主要是研究科技檔案記載的數(shù)據(jù)、技術(shù)知識(shí)的利用情況，研究用戶如何把檔案記載的信息進(jìn)行吸收和再生成新的科技信息的情況。它可以使科技檔案系統(tǒng)工程在總體上達(dá)到最佳功能的歸宿，也是研究檔案利用規(guī)律，提高最佳利用方法的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]錢學(xué)森.論系統(tǒng)工程：新世紀(jì)版[M].上海交通大學(xué)出版社，2007.

[2]朱一凡.NASA系統(tǒng)工程手冊(cè)[M].電子工業(yè)出版社，2012.

作者簡(jiǎn)介

谷全心，男，研究館員，北京宇航系統(tǒng)工程研究所，主要從事檔案綜合管理、型號(hào)、文書、經(jīng)營(yíng)等檔案管理工作。