探討優(yōu)化干部人事檔案數(shù)字化的管理辦法

摘 要：隨著干部人事檔案數(shù)字化工作的深入推進(jìn)，設(shè)立全國統(tǒng)一電子檔案平臺，加強(qiáng)對電子檔案的規(guī)范管理，成為了檔案管理未來發(fā)展主要方向。但在檔案數(shù)字化管理中，無論是專業(yè)人才方面，還是檔案安全保障等方面，都無法輕松應(yīng)對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)；對此，加強(qiáng)部門聯(lián)動，完善管理機(jī)制意義重大。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化；管理

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)及其管理，對人才培養(yǎng)與干部隊伍建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)班子強(qiáng)化等方面，有著現(xiàn)實指導(dǎo)意義。為更好發(fā)揮人事檔案的價值，還需充分抓住大數(shù)據(jù)時代發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)信息平臺建設(shè)，提高數(shù)字化質(zhì)量，切實解決干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)問題，開創(chuàng)檔案管理新局面。

1 干部人事檔案數(shù)字化工作的意義

1）基于數(shù)據(jù)分析的科學(xué)決策。傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作，涉及資料數(shù)據(jù)收集整理與分類歸檔等步驟，程序繁瑣且任務(wù)周期長，在對歸檔數(shù)據(jù)的總體分析方面明顯不足。檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠處理大量復(fù)合文件數(shù)據(jù)信息，能為人事檔案管理提供更加便捷和完整的數(shù)據(jù)。設(shè)立數(shù)字管理系統(tǒng)后，人事信息分析數(shù)據(jù)自動生成，且數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確，能夠為研判決策以及人才發(fā)展提供價值數(shù)據(jù)支持，更利于人力資源整合，為優(yōu)化干部隊伍提供數(shù)據(jù)支撐。

2）工作效率提高。干部人事檔案材料，作為記錄干部在學(xué)習(xí)、工作、任免調(diào)動、職稱評定等諸多方面成長軌跡的重要憑證，是組織提拔任用干部的重要參考材料，具有重要的保存價值和參考意義。傳統(tǒng)干部人事檔案儲存方式以檔案柜為主，目錄檢索與使用等工作效率低，且紙質(zhì)檔案材料破壞不可避免。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成實時目錄查詢，檔案在轉(zhuǎn)移與查閱中保存完整，檔案資源使用效率顯著提高。尤其是網(wǎng)絡(luò)搜索功能的使用，檔案訪問、查閱時間減少，切實規(guī)避了人為破壞問題，保存時間更長，資料使用更加便捷。

2 檔案數(shù)字化存在的問題

1）個人及單位對人事檔案重視程度不夠。人事檔案工作的質(zhì)量取決于全市各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的配合程度，由于干部人事檔案工作耗時枯燥且難以出工作成績，部門單位對人事檔案工作不夠重視，缺乏專人負(fù)責(zé)，加之人事變動頻繁、工作交接不夠細(xì)致、人事檔案從業(yè)人員在檔案和人事方面專業(yè)水平不足，人事工作辦理流轉(zhuǎn)主觀化與隨意化，導(dǎo)致人事檔案工作不能規(guī)范科學(xué)落實[1]。部分單位人事工作人員對人事檔案歸檔范圍、時限等認(rèn)識不足，出現(xiàn)未及時歸檔、錯誤歸檔等現(xiàn)象，造成干部人事檔案材料大批量不完整，對于檔案中缺少材料的現(xiàn)狀個人不予配合消極補(bǔ)充，單位和個人相互推卸責(zé)任，給檔案數(shù)字化前期補(bǔ)齊檔案材料的工作造成很大阻礙，直接拖慢數(shù)字化工作節(jié)奏。

2）補(bǔ)充材料問題。一些單位忽視文書檔案的歸檔工作，造成個人、單位難以查找補(bǔ)充歷史檔案，給個人和組織帶來損失。補(bǔ)充完善檔案材料過程中出現(xiàn)的普遍性問題可歸為幾類：一是某些歷史時期內(nèi)單位臨時工缺少招聘材料、合同或社保繳費材料，部分在當(dāng)時甚至未辦理過紙質(zhì)手續(xù)，或者曾經(jīng)的工作部門和檔案材料均已不存在，造成無法補(bǔ)充相關(guān)工作材料，給認(rèn)定干部參加工作時間帶來困難；二是由于原黨支部已不存在、原黨支部涉密或入黨相關(guān)證明材料丟失無法證實黨員身份，造成無法補(bǔ)辦入黨材料；三是由于原畢業(yè)學(xué)（院）校已不存在或?qū)W籍檔案存檔不力，造成干部本人難以查找補(bǔ)充學(xué)籍檔案，部隊因為涉密退伍人員難以補(bǔ)辦學(xué)歷材料；四是缺少畢業(yè)分配到單位的報到材料、轉(zhuǎn)正定級材料、調(diào)動審批材料、任免審批表、體制外工作材料，難以確定干部每段工作經(jīng)歷的準(zhǔn)確時間截點；五是普遍缺少調(diào)標(biāo)的工資變動審批表，工資表不連貫，很多單位調(diào)整工資的依據(jù)材料保管不善，造成難以補(bǔ)辦工資變動審批表。

3 優(yōu)化干部人事檔案數(shù)字化的管理辦法

1）提高人事檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)。組織人事檔案工作人員的集中培訓(xùn)，從思想認(rèn)識、專業(yè)素養(yǎng)、工作機(jī)制等方面展開培訓(xùn)，樹立從業(yè)人員的政治意識、保密意識、安全意識和責(zé)任意識，篩選一批政治過硬、責(zé)任心強(qiáng)的同志從事此項工作。定期開展對人事檔案工作人員關(guān)于人事檔案工作細(xì)則的培訓(xùn)，共享人事檔案工作文件、法律法規(guī)、專業(yè)知識等相關(guān)學(xué)習(xí)材料，營造積極的學(xué)習(xí)氛圍，并將人事檔案工作納入全市年終考核。加強(qiáng)對檔案數(shù)字化外包公司的溝通和監(jiān)督，共同梳理我市人事檔案工作的具體情況、人事工作中產(chǎn)生的檔案材料類型，明確檔案數(shù)字化工作的要求和質(zhì)量，針對數(shù)字化過程中出現(xiàn)的檔案材料歸類錯誤、檔案查缺所列材料名稱不準(zhǔn)確、漏查干部工作經(jīng)歷材料等問題要求檔案公司進(jìn)行整改。

2）搭建數(shù)字化工作進(jìn)度監(jiān)控信息平臺。由于我館需要數(shù)字化的干部人事檔案體量龐大，涉及工作步驟較多，把控整個數(shù)字化進(jìn)度和細(xì)節(jié)對優(yōu)化數(shù)字化品質(zhì)尤為重要。建立數(shù)字化建設(shè)各步驟完成情況統(tǒng)計表，實時更新每本檔案數(shù)字化全過程的完成情況，包括檔案查缺、補(bǔ)缺、掃描、專審，量化每本檔案數(shù)字化質(zhì)量，記錄每本檔案的具體問題，從不同維度統(tǒng)計各項工作完成率，及時將數(shù)字化進(jìn)度反饋給相關(guān)部門，爭取相關(guān)部門的配合。

3）探索人事檔案工作常態(tài)溝通機(jī)制。人事檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量取決于檔案涉及部門和個人的配合程度，尤其是前期的檔案材料完善工作，這也是整個人事檔案數(shù)字化工作中的重點和難點，所以搭建一個高效的工作聯(lián)系平臺尤為關(guān)鍵，檔案管理部門是外包檔案公司和全市各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系的橋梁，整個數(shù)字化過程中需要隨時密切聯(lián)系全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位。在日常人事檔案歸檔工作中，也需要檔案管理部門督促全市各單位及時歸檔。在數(shù)字化工作啟動前，我館組建了全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作群，探索高效的工作聯(lián)系機(jī)制，充分利用現(xiàn)有的黨政網(wǎng)系統(tǒng)，保證信息流通安全及時。

4）確保數(shù)字化各步驟完成質(zhì)量。檔案管理部門確定需要數(shù)字化的詳細(xì)名單，在檔案查缺工作中，檢查檔案材料的真實性與完整性，并將檢查情況記載在檔案查缺清單內(nèi)。檔案管理部門將查缺清單分別傳送給各單位負(fù)責(zé)人，并明確補(bǔ)缺的要求和方法，檔案管理部門逐一審核補(bǔ)充檔案材料的真實性和有效性，并及時歸檔和記錄補(bǔ)缺情況。在編碼整理工作中，嚴(yán)格落實檔案分類與排序標(biāo)準(zhǔn)，要求規(guī)范標(biāo)注各份材料類號與頁碼。在目錄錄入工作中，要求檔案目錄逐份錄入，與檔案內(nèi)容一致。在打印裝訂中，明確打印檔案目錄，規(guī)范展開裝訂裱糊工作。在檔案掃描中，根據(jù)檔案材質(zhì)合理選擇掃描方式，防止紙質(zhì)檔案破壞。在原始圖像制作中，嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案排序圖像，無黑屏與壞死文件。在圖像數(shù)據(jù)審核中，要求原有檔案信息完整，加強(qiáng)目錄與圖像校對[2]。

5）落實檔案信息安全保障。電子數(shù)據(jù)安全管理意義重大，對數(shù)字檔案全程監(jiān)控，要求工作人員簽訂保密協(xié)議。在檔案數(shù)字化流動登記冊內(nèi)嚴(yán)格登記檔案出入庫情況，確保檔案安全流轉(zhuǎn)。加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格要求人事檔案材料專人負(fù)責(zé)報送，防止涂改造假，杜絕他人代轉(zhuǎn)人事檔案。強(qiáng)化人事檔案的政治屬性和秘密屬性，加強(qiáng)維護(hù)管理系統(tǒng)，防止系統(tǒng)崩潰、硬件損壞與病毒侵蝕。

基于科學(xué)管理體系和工作流程的檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)更好地把握檔案數(shù)字化發(fā)展的要求、規(guī)律和特征，落實工作中的權(quán)利與責(zé)任，確保分工明確，實現(xiàn)資源高效利用。在檔案管理設(shè)備方面加強(qiáng)創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)助力，做到檔案管理與時俱進(jìn)，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)檔案產(chǎn)品。

參考文獻(xiàn)

[1]唐圣琴.干部人事檔案數(shù)字化加工外包的實踐與體會[J].檔案天地，2017（9）：35.

[2]李秋潔.淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)[J].經(jīng)營管理者，2017（3）：81-81.

作者簡介

曾玉芳（1987-），女，漢族，四川廣元人，本科，檔案助理館員。