基于大數(shù)據(jù)的高校檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探究

賈振玲

摘 要：隨著信息化時代的來臨，檔案工作也積極的利用了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和計算機(jī)軟件技術(shù)，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺為載體而逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化、數(shù)字化建設(shè)，從而彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人工檔案管理所具有的一些弊端，讓檔案信息更加完整、真實(shí)、有效，同時還能實(shí)現(xiàn)快捷的信息共享、信息查詢，也延長了檔案的保管期限，全面的提高了檔案資源的利用率。但我國的信息化技術(shù)發(fā)展過程相對較為緩慢，學(xué)校雖然都已經(jīng)配置了相應(yīng)的硬件設(shè)備，但軟件技術(shù)以及信息管理技術(shù)的應(yīng)用并不熟練和普遍，加之專業(yè)人員、經(jīng)費(fèi)運(yùn)轉(zhuǎn)等方面的不足導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)工作一直并未取得太大的進(jìn)展。在此文章就詳細(xì)的分析了大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作呈現(xiàn)出的特征以及在工作中面臨的問題，并結(jié)合實(shí)際情況提出了對應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案工作；新特征；數(shù)字化建設(shè)；問題；途徑

1 引言

大數(shù)據(jù)是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是社會進(jìn)步的重要表現(xiàn)形式，加上它具有的數(shù)據(jù)含量大、種類多、信息價值密度低及商業(yè)價值高等特點(diǎn)而備受社會廣泛關(guān)注，并被運(yùn)用在了各個領(lǐng)域中，成為其發(fā)展的重要生產(chǎn)因素。尤其是檔案管理工作，它運(yùn)用計算機(jī)和信息技術(shù)，將檔案資源予以長久的保存，同時還可以更好、更多的保證資源及其完整性和真實(shí)性，并以其便捷性不斷的延伸檔案發(fā)展空間、查閱方式，拓展其發(fā)展方向。反映在教育領(lǐng)域內(nèi)，自教育部頒布并實(shí)施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》之后，高校檔案管理工作范圍也有了延伸，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用以其自身具有的優(yōu)勢將這些管理內(nèi)容以及出現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)、圖片等予以有序的操作，確保了檔案信息的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性，充分的挖掘了檔案價值，從而滿足了學(xué)校和社會的需求。

2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作的新特征

2.1 高校信息含量越來越大

高校檔案工作是學(xué)校自身的發(fā)展過程及對本校師生的一些最原始的數(shù)據(jù)、材料等固化信息進(jìn)行全面而清晰的管理。在大數(shù)據(jù)時代下，高校運(yùn)用了信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，工作內(nèi)容和途徑有了更大的拓展，從而產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)和信息，同時師生數(shù)量的日益增大，他們的基本信息也隨之增多，而這些信息和數(shù)據(jù)對學(xué)生當(dāng)前的管理、未來的就業(yè)和發(fā)展以及學(xué)校、教師未來的影響都有著極大的參考價值，因此它們都被囊括在了檔案的范疇中；另外，檔案信息在大數(shù)據(jù)時代下已經(jīng)不再是單純的文字化、紙質(zhì)化和正規(guī)的辦公文檔，而是包括了圖片、視頻、音頻、圖像、文字等，種類變得繁多，分類更加細(xì)致，因此高校的檔案室也在不斷的隨之?dāng)U大規(guī)模，呈現(xiàn)出了TB級別向PB級別方向發(fā)展的趨勢。

2.2 高校信息需求多元化

在大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作的內(nèi)容逐漸豐富起來，絕大多數(shù)是由于檔案用戶的需求呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，涉及的范圍包括教育教學(xué)、科研管理、基礎(chǔ)建設(shè)、校園發(fā)展情況、文化宣傳、進(jìn)修、深造等方面，不再是單一的學(xué)生管理和學(xué)校管理所需要的一些基本信息。比如最常見的就是出國深造。有些學(xué)習(xí)優(yōu)異的學(xué)生會選擇出國留學(xué)來增加和豐富自己的知識，有些工作表現(xiàn)良好的教師也會選擇出國進(jìn)修來提高自己的教學(xué)水平，這些情況都需要最原始的檔案信息作為參考依據(jù)，教師需要他們在校期間的中英文工作履歷、職稱信息等，學(xué)生需要的則是他們在校期間的表現(xiàn)、中英文成績單、所獲得各個獎項、證書等。因此用戶需求的增加也是當(dāng)前檔案管理工作的一大顯著特征。

3 大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作發(fā)展面臨的問題

3.1 人員能力不高

一般學(xué)校在開展檔案管理工作時都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性，加之檔案管理部門也沒有專門的場所和專職人員來開展工作，造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象；其次檔案管理人員都對網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的接觸較少，學(xué)習(xí)不深入，熟練程度也不高，管理起來較為困難，即使有最先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，沒有專業(yè)人員操作和技術(shù)支撐，它們也得不到有效的利用，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)依舊無法正常運(yùn)行。

3.2 硬件設(shè)施落后

首先，雖然引進(jìn)了大量的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但運(yùn)用率卻很低，大多數(shù)還是沿用著傳統(tǒng)的人工操作的管理方式，不僅增加工作難度，也耗費(fèi)了大量的人力、財力，工作效率還不高，檔案的堆積嚴(yán)重；其次，由于沒有相關(guān)的、具體的法律法規(guī)和規(guī)章制度來予以明確檔案管理數(shù)字化建設(shè)所需要注意的事項、應(yīng)行使的權(quán)利、承擔(dān)的責(zé)任等，各部門之間都是各自為政，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而無法及時的應(yīng)對檔案的防潮、防盜工作，導(dǎo)致檔案信息無法完整的進(jìn)行收集，極易引起資料的不完整、泄漏和丟失，安全性沒有保障。

4 基于大數(shù)據(jù)的高校檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

4.1 提高管理水平

學(xué)校有著大量的資料和信息需要同時存儲，為了信息資源的安全性，也需要將其進(jìn)行傳輸和備份，但每個存儲軟件都具有一定的存儲空間，一旦超出了這些空間范圍，都會影響管理工作，而計算機(jī)技術(shù)中的文件壓縮技術(shù)則有效的解決了這個難題，應(yīng)該被廣泛的運(yùn)用。其次，現(xiàn)階段應(yīng)用最廣的是數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因此在檔案管理中也需要大型集中數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來對所有的檔案信息進(jìn)行收集、整理和歸納、存檔。

4.2 培養(yǎng)專業(yè)人員

除了對管理人員進(jìn)行專業(yè)管理知識的培訓(xùn)外，還要培養(yǎng)他們對計算機(jī)技術(shù)熟練掌握和運(yùn)用的能力，否則會因操作不當(dāng)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。尤其是數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，通過定時自動備份則能有效的避免檔案信息因各種原因的丟失、刪除等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4.3 提高數(shù)字化管理

在管理工作中利用網(wǎng)絡(luò)光纖與硬盤的連接陣列，提升數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，同時增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲存量。其次，對磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組合要按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護(hù)程序都為數(shù)字化檔案管理提供了系統(tǒng)保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統(tǒng)的維護(hù)功能，使得數(shù)字化檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作迎來了新的發(fā)展平臺，卻也將面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此高校檔案管理部門也應(yīng)該針對自身的發(fā)展情況和管理情況來做出具體的調(diào)整，并運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來提高檔案管理的工作效率和水平，促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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