電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用

孫翠玉

摘 要：隨著科技水平的發(fā)展，電子檔案在各行各業(yè)中得到廣泛推廣和應(yīng)用，其具有節(jié)省保存空間、操作方便、實(shí)現(xiàn)共享等多種優(yōu)點(diǎn)。據(jù)此，本文就關(guān)于檔案信息化建設(shè)和管理工作進(jìn)行探討，以期能提升檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：電子技術(shù)；檔案信息化；作用

在當(dāng)今信息全球化社會，檔案管理朝著信息化發(fā)展是與時代發(fā)展相適應(yīng)的必然要求。檔案信息化建設(shè)是邁向大數(shù)據(jù)現(xiàn)代社會的必由之路。檔案信息化是檔案管理從傳統(tǒng)實(shí)體服務(wù)轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，通過數(shù)字化檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化檔案的管理過程實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的合理管理和有效利用。傳統(tǒng)檔案管理體系和技術(shù)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求，如何與大數(shù)據(jù)環(huán)境和技術(shù)接軌是檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。

1 電子技術(shù)簡介

1.1 電子技術(shù)的含義和特點(diǎn)

電子技術(shù)科技是一種新興于十九世紀(jì)末、二十世紀(jì)初的科學(xué)技術(shù)，是利用電子元器件來設(shè)計各種電路以滿足現(xiàn)實(shí)生活需要的一種技術(shù)?，F(xiàn)代電子技術(shù)已經(jīng)滲透到人類方方面面，在現(xiàn)代世界無處不在，在物聯(lián)網(wǎng)、智能家居的發(fā)展中電子技術(shù)將會發(fā)揮重要的作用；電子技術(shù)發(fā)展趨勢和特點(diǎn)，可用“五化”來概括，即：條件極端復(fù)雜化；微型化；綠色化；集成化；高精度，多功能和智能化。該技術(shù)涉及到信息、電子、材料、能源、管理等方面的知識。對檔案信息化建設(shè)來說，電子技術(shù)的應(yīng)用無疑是大幅度提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，也極大的節(jié)省了時間和人力成本。

1.2 電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和檔案管理中的作用

1）提高工作效率和工作質(zhì)量。電子檔案能夠很大程度上保證整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，高效、科學(xué)的檔案信息化建設(shè)和管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質(zhì)量。

2）提高信息管理質(zhì)量。重要的檔案信息是非常寶貴的資源，所以必須提升電子檔案管理質(zhì)量，才能保證這些檔案的利用率和安全性，從而發(fā)揮這些電子檔案信息的現(xiàn)實(shí)價值，因此，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理工作是非常重要的。

3）提升的整體管理水平。檔案信息化建設(shè)和管理工作是推動工作水平不斷提升的重要力量，如今，我國各單位等都相繼成立較大型的檔案資源管理信息部門，足可見加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理工作對于提升管理水平的重要性。

2 檔案信息化建設(shè)和管理的相關(guān)建議

2.1 完善制度，規(guī)范監(jiān)管

健全完善的管理制度、規(guī)范有序的監(jiān)管辦法，將為優(yōu)化檔案管理提供保障。首先，要嚴(yán)格根據(jù)《檔案法》和國家檔案管理條例，聯(lián)系本單位的實(shí)際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設(shè)計檔案管理工作考核辦法，依法嚴(yán)格治檔，杜絕以權(quán)謀私現(xiàn)象，助推檔案管理工作順利開展。其次，要強(qiáng)化對檔案信息化管理的有效制約和監(jiān)督，要堅持依法依規(guī)，切實(shí)融通事業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，充分利用管理公開和社會監(jiān)督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監(jiān)督，及時排查檔案管理過程中的隱患，營造一個安全高效的信息化管理環(huán)境。再次，完善檔案管理學(xué)習(xí)制度。要持續(xù)開展學(xué)習(xí)我國《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》以及其他各種法律法令中相關(guān)的檔案管理規(guī)定，深化檔案管理制度認(rèn)識，更加規(guī)范有序地開展檔案管理工作。最后，要完善管理評估體系，對檔案管理工作進(jìn)行合理考核，以更好地保證信息化管理實(shí)效，真正將檔案信息化管理工作做細(xì)、做好。

2.2 推進(jìn)檔案信息化管理水平提升

隨著電子檔案的興起，檔案管理也將由孤立地整理歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)樵谛畔⒒瘯r代進(jìn)行檔案資源共享、信息互聯(lián)互通。在未來檔案管理模式信息化、智能化、自動化的發(fā)展趨勢中，檔案的信息化管理也應(yīng)向確保檔案信息的安全性、提升操作檔案管理服務(wù)系統(tǒng)水平上的方向上提升。檔案信息化管理的工作模式也由孤立的、封閉的管理模式向共享、便捷、安全等方向轉(zhuǎn)變。從而促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化并發(fā)揮檔案獨(dú)特的展示、傳播與共享作用。

2.3 完備設(shè)施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，必須加大資金投放力度，注重應(yīng)用性軟硬件信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，要根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用便捷的信息技術(shù)手段，開發(fā)、建設(shè)優(yōu)良的檔案管理操作系統(tǒng)，并配備標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)備，創(chuàng)建一個科學(xué)實(shí)用的檔案信息運(yùn)營網(wǎng)站，實(shí)施信息化操作和管理。網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網(wǎng)頁形式提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，可以便捷地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數(shù)據(jù)信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數(shù)字化程度。借助信息化、數(shù)字化管理進(jìn)程，有利于進(jìn)一步促進(jìn)各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享，按照檔案管理體系組織創(chuàng)編成有機(jī)的資源整體，借助檔案管理操作系統(tǒng)優(yōu)化實(shí)施信息化管理。最后，還要不斷提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和工作平臺建設(shè)能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數(shù)字化搜集、存儲、管理、維護(hù)，充實(shí)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的數(shù)字化效果，以更好地為發(fā)展決策、工作考核和人才培養(yǎng)提供有益參考。

2.4 開放共享檔案資料

信息化背景下，檔案館的檔案資料其實(shí)始終是呈一種“流動”狀態(tài)的，即意味著大家共享檔案資料，檔案資料自身也可實(shí)現(xiàn)擴(kuò)充和進(jìn)化。因此，開放共享檔案資料，從而進(jìn)一步擴(kuò)大信息化優(yōu)勢，對優(yōu)化電子檔案管理資源具有非常重要的意義。當(dāng)然，開放共享也要注意適當(dāng)適度，有些重要的檔案資料，還是要嚴(yán)格保密。

2.5 轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)育人才

優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息化管理需要積極轉(zhuǎn)變管理觀念，需要配置優(yōu)秀的管理人才和富有凝聚力的管理團(tuán)隊。第一，促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員轉(zhuǎn)變觀念，樹立優(yōu)化實(shí)施檔案管理的正確認(rèn)識，明確了解檔案信息化管理的內(nèi)涵、優(yōu)勢、不足和重要意義，增強(qiáng)信息化應(yīng)用意識。第二，加大檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。在管理工作實(shí)踐中，可以利用內(nèi)部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導(dǎo)等有效形式，建立較為合理的管理人才隊伍，讓更多具有良好責(zé)任心、具備檔案專業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)較強(qiáng)的人才充實(shí)加入檔案管理的行列。第三，加強(qiáng)輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質(zhì)，必須對管理人員的計算機(jī)專業(yè)知識、應(yīng)用技能、綜合素質(zhì)等進(jìn)行有針對性培訓(xùn)，注重考核管理業(yè)務(wù)能力，提高他們對檔案管理的思想認(rèn)識，培養(yǎng)出高素質(zhì)的、熱心致力于檔案管理事業(yè)的人才隊伍。第四，激勵管理人員善于運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)知識開展檔案管理工作。檔案管理實(shí)質(zhì)就是知識管理。單位要鼓勵管理人員在日常工作中多堅持學(xué)習(xí)，靈活利用掌握的新知識、新技術(shù)和新方法來開展檔案信息化管理活動。

2.6 加強(qiáng)電子檔案管理實(shí)驗區(qū)和示范區(qū)建設(shè)

信息化背景下，檔案資料可實(shí)現(xiàn)集中化處理，基于這一點(diǎn)，就可以建立電子檔案管理實(shí)驗區(qū)和示范區(qū)，即將所用的檔案資料投入其中，建立一塊有規(guī)模、系統(tǒng)化的信息化檔案管理試點(diǎn)，同時在利用信息化優(yōu)勢不斷擴(kuò)充和優(yōu)化原有的檔案資料，從而發(fā)揮這些教育試點(diǎn)的示范、帶頭作用。

3 結(jié)語

綜上可知，我國的傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)和管理工作無論從管理理念、管理過程、管理模式和管理人才上都存在明顯不足，為加快檔案信息化建設(shè)和管理步伐，就必須從全局出發(fā)，加強(qiáng)管理并加大投資力度，并重視檔案的保存、保密工作，上述建議只是一些淺見，希望能為推動檔案信息化建設(shè)和管理工作的進(jìn)一步提升提供幫助。

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