大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用探討

譚桃梅

摘 要：企業(yè)文書檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的信息憑證，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中占據(jù)重要的地位?；诖?，本文就主要對(duì)企業(yè)文書檔案管理和利用進(jìn)行研究，探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的要求，發(fā)展趨勢(shì)和管理模式，并研究企業(yè)文書檔案的信息化利用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；企業(yè)；文書檔案；信息化管理

企業(yè)開(kāi)展日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，將企業(yè)文書檔案作為各項(xiàng)活動(dòng)的重要憑證，做好對(duì)企業(yè)文書檔案的管理工作，不僅可以為企業(yè)制定各項(xiàng)發(fā)展計(jì)劃提高有效的參考依據(jù)，而且有助于促進(jìn)企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。但在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要想更好的發(fā)揮企業(yè)文書檔案的作用，應(yīng)改變以往的管理和利用方式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入其中，利用技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，合理調(diào)整管理的方式，從而提高檔案利用率。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的管理概述

1.1 內(nèi)涵

企業(yè)文化檔案，是指企業(yè)進(jìn)行管理、經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)中，將企業(yè)具有價(jià)值的信息利用不同的形式記錄下來(lái)，并整理和保存。

1.2 內(nèi)容

常見(jiàn)的企業(yè)文化檔案形式和載體類型，包括文字、圖片、圖表、視頻、錄音和多媒體等，主要用來(lái)記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的全部發(fā)展經(jīng)歷，比如經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、優(yōu)化策略、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理和管理變革等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)中很多有價(jià)值性的信息和文書，都是通過(guò)信息和數(shù)據(jù)的形式轉(zhuǎn)化而來(lái)的，然后才形成文書檔案。這種環(huán)境下，進(jìn)行企業(yè)文書檔案的信息化管理，主要是利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析、存儲(chǔ)、傳輸和開(kāi)發(fā)，然后為企業(yè)提高可供參考的更多有效數(shù)據(jù)。

2 企業(yè)文書檔案的管理要求和發(fā)展趨勢(shì)

2.1 管理要求

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，為了保障自身信息的多元化發(fā)展，不斷滿足各方面的需要，主要利用現(xiàn)代化的信息管理方式，不僅提高了管理的便捷化程度，而且加強(qiáng)了企業(yè)管理的現(xiàn)代化水平。企業(yè)使用信息化方式管理文書檔案時(shí)，一方面，要求信息操作方式和管理系統(tǒng)，在滿足信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)傳輸?shù)耐瑫r(shí)，還應(yīng)滿足信息模塊的集成。另一方面，還應(yīng)對(duì)企業(yè)以往的信息進(jìn)行規(guī)劃總結(jié)，找出信息管理中存在的通用點(diǎn)，并企業(yè)需求信息及時(shí)進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，在保障提供的信息具有足夠可靠性前提下，滿足企業(yè)對(duì)信息變量的多元化需求[1]。

2.2 發(fā)展趨勢(shì)

隨著企業(yè)數(shù)據(jù)量的增多和對(duì)數(shù)據(jù)的多元化需求，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求，檔案文書在利用中也難以充分發(fā)揮其作用。因此，企業(yè)對(duì)文書檔案管理和利用的方式進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在管理環(huán)節(jié)中，借助大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)容量大，安全性強(qiáng)和傳輸方式類型多的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了信息化管理。同時(shí)，企業(yè)管理文書檔案時(shí)，為了更好的滿足自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要，還會(huì)緊跟時(shí)代的變化，使用更加先進(jìn)行的技術(shù)手段，這就促使企業(yè)文書檔案管理的方式更加便捷高效。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案管理模式

3.1 數(shù)字化管理

企業(yè)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)的信息記錄載體主要是紙，利用紙質(zhì)文件對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行記錄、整理與保存。但在這種方式下進(jìn)行企業(yè)文書檔案信息管理工作，一旦企業(yè)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)過(guò)于復(fù)雜，就必然會(huì)產(chǎn)生眾多種類、數(shù)量冗雜的資料，以紙質(zhì)載體的形式進(jìn)行記錄，不僅會(huì)增加管理工作的繁重程度，而且還會(huì)增加員工的勞動(dòng)強(qiáng)度，甚至還會(huì)產(chǎn)生各類的管理問(wèn)題，引發(fā)錯(cuò)誤與疏漏，影響文書檔案的客觀性和完整性。另外，紙質(zhì)文書檔案在調(diào)取時(shí)存在極大的不便，還會(huì)浪費(fèi)大量的人力和物力，降低了管理的效率。與之相比，使用信息化的管理方式對(duì)檔案文書進(jìn)行智能化管理，并以數(shù)據(jù)信息的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)空間中，既便于技術(shù)進(jìn)行整理、修改、刪減，又便于進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸、閱讀。

3.2 網(wǎng)絡(luò)化管理

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)的文書檔案主要是利用電子方式進(jìn)行記錄，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)存儲(chǔ)。在使用網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行管理時(shí)，可以對(duì)與企業(yè)相關(guān)的不同層次、地域和類型范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)實(shí)施統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌分析。用戶在使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息查詢時(shí)，借助關(guān)鍵字眼和標(biāo)號(hào)等，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的高效檢索，為用戶提供了快捷高效的服務(wù)。同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)企業(yè)的文書檔案進(jìn)行管理，還可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)分類和網(wǎng)絡(luò)隔離等多項(xiàng)功能。

3.3 安全化管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段在為人們提供了諸多便利的同時(shí)，也帶來(lái)了另一層面的風(fēng)險(xiǎn)。在較為復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很多不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞盜取企業(yè)的信息，使得企業(yè)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。因此，企業(yè)管理文書檔案時(shí)，極為重視安全化的管理工作，利用各項(xiàng)先進(jìn)的防火墻技術(shù)等，不斷對(duì)企業(yè)文書檔案管理環(huán)境進(jìn)行改進(jìn)，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，既有效的規(guī)避了企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)又提高了文書檔案管理的安全保密性。另外，在網(wǎng)絡(luò)化的管理環(huán)境中，企業(yè)要想進(jìn)一步做好對(duì)自身的信息化管理工作，還需要對(duì)員工進(jìn)行培養(yǎng)，使其養(yǎng)成良好的操作習(xí)慣，從而提高安全化管理的水平。

4 企業(yè)文書檔案的信息化利用

4.1 加工處理企業(yè)文書檔案

受大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響，傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案管理和利用的方式發(fā)生了變革，更加依賴于新時(shí)期的信息技術(shù)，不僅提高了檔案管理的便捷性，而且還增加了更多的功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息管理的多方面利用。其中，對(duì)企業(yè)文書檔案的加工處理就是重要的應(yīng)用方式，為工作人員提供了更多方便的同時(shí)，也提高了檔案管理的精確性，而具體的加工處理方式有：

1）確定檢索方式。多數(shù)企業(yè)文書檔案管理的類型、級(jí)別和內(nèi)容等都具有很高的復(fù)雜性，為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的快速查閱，管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)企業(yè)際情況設(shè)置不同的檢索方式，為用戶和工作人員提高更加便利的查詢、修改服務(wù)。

2）做好文書檔案進(jìn)行分類工作。企業(yè)文書檔案涉及到的信息數(shù)據(jù)類型較多，并且數(shù)量很大，為提高其在后期各項(xiàng)工作中的利用效率，就應(yīng)對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，比如按照信息數(shù)據(jù)的性質(zhì)，可以將其分為活動(dòng)文檔、業(yè)務(wù)文檔和會(huì)議文檔等。另外，分類工作結(jié)束后，還應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，便于后期進(jìn)行檔案查詢[2]。

3）實(shí)施網(wǎng)絡(luò)連接。企業(yè)在進(jìn)行信息化管理和文書檔案利用時(shí)，在原本專用網(wǎng)、局域網(wǎng)或者是互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)連接，加強(qiáng)管理和利用的信息化程度，有助于實(shí)現(xiàn)信息共享。

4.2 便捷管理文書檔案

企業(yè)作為文書檔案的服務(wù)對(duì)象，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用信息化的方式進(jìn)行管理，既加強(qiáng)了管理的科技化水平，又提高了管理方式的便捷性，進(jìn)一步滿足了企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)利用視頻、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)視頻、公眾平臺(tái)管理等方式，進(jìn)行信息傳輸，增加了信息獲取、傳遞的渠道，員工可以使用多種方式下載或上傳不同類型的文書檔案，增強(qiáng)了管理的便捷程度。

5 結(jié)論

綜上所述，文書檔案已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中必不可少的組成部門，對(duì)制定各項(xiàng)計(jì)劃，明確未來(lái)發(fā)展方向具有良好的指導(dǎo)作用。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要想做好對(duì)企業(yè)文書檔案的管理工作，就需要對(duì)以往企業(yè)使用的管理方式進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用，建立信息化管理模式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文書檔案的有效利用。

參考文獻(xiàn)

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[2]米月琴.大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：51.