智慧檔案服務(wù)理念及服務(wù)路徑分析

孫紅艷

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，近年來(lái)信息傳輸速度大幅度提升。檔案作為最重要的信息來(lái)源，在這種新形勢(shì)下對(duì)檔案管理和服務(wù)工作提出了新的要求。信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用對(duì)檔案管理和服務(wù)帶來(lái)了較大的影響，當(dāng)前檔案服務(wù)呈現(xiàn)出智慧化和科學(xué)化的發(fā)展趨勢(shì)。在當(dāng)前智慧檔案建設(shè)過(guò)程中，需要樹(shù)立良好的智慧檔案服務(wù)理念，并積極探索一條智慧檔案服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的新路徑。

關(guān)鍵詞：智慧檔案；服務(wù)理念；服務(wù)路徑；數(shù)據(jù)庫(kù)；平臺(tái)；服務(wù)方式

智慧檔案服務(wù)主要是依托于現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在智慧檔案管理模式下可以有效的將檔案管理人員從繁重的體力勞動(dòng)中解脫出來(lái)，減輕人力消耗。檔案服務(wù)作為一種信息服務(wù)，其以檔案利用者作為服務(wù)對(duì)象，通過(guò)對(duì)檔案的利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。由于檔案存在著潛藏的價(jià)值，因此檔案管理人員還需要深入挖掘檔案資源，加快推進(jìn)智慧檔案服務(wù)建設(shè)，進(jìn)一步對(duì)智慧檔案服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案信息服務(wù)水平。

1 智慧檔案的服務(wù)理念

1.1 遵循以人為本的服務(wù)理念

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案工作量較大，檔案管理呈現(xiàn)出粗放的方式，這也對(duì)檔案服務(wù)工作質(zhì)量的提升帶來(lái)了較大的阻礙。在智慧檔案服務(wù)模式中，需要遵循以人為本的服務(wù)理念，通過(guò)建立健全智慧檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)的設(shè)備，有效的降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使檔案管理人員能夠有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案服務(wù)。而且檔案管理人員工作強(qiáng)度降低，可以有效的提高工作效率和工作質(zhì)量，有利于檔案管理和服務(wù)水平的提升。另外，在智慧檔案管理模式下，在實(shí)際檔案管理工作中需要更加關(guān)注用戶的需求，能夠?yàn)橛脩籼峁└弑憬莺涂焖俚臋n案信息查詢、調(diào)閱和利用服務(wù)。

1.2 共享共建資源整合

在檔案工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效的打破了時(shí)間和空間的界限，借助于互聯(lián)網(wǎng)終端，檔案利用者即可以對(duì)相應(yīng)信息進(jìn)行查詢，更好的滿足檔案需求。同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案部門之間還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通，共同建立檔案信息共享資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的優(yōu)化配置。而且在符合條件的情況下，檔案使用者能夠?qū)ψ约核枰臋n案信息進(jìn)行查詢，有效的縮短了檔案查檔的時(shí)間。另外，部分職能上存在交叉或是相通的單位，還可以通過(guò)建立檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)單位檔案的查詢和利用，提高單位之間檔案信息的溝通效率。

1.3 注重效率的公共服務(wù)觀

信息化環(huán)境下檔案信息的開(kāi)發(fā)利用發(fā)生了較大的變化，特別是當(dāng)前智慧檔案以用戶滿意作為服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)，并在實(shí)際提供服務(wù)過(guò)程中遵循注重效率的公共服務(wù)觀，通過(guò)對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息需求和供給之間的無(wú)縫對(duì)接，更好的發(fā)揮出檔案信息資源的利用價(jià)值，進(jìn)一步提高了檔案公共服務(wù)效率。智慧檔案服務(wù)中注重效率，主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)行政效率、檔案服務(wù)技術(shù)含量及檔案公共服務(wù)效益等方面，即在最優(yōu)成本下能夠?yàn)楣娞峁└咝А⒈憬莺透哔|(zhì)量的檔案公共服務(wù)。

1.4 檔案服務(wù)建設(shè)持續(xù)創(chuàng)新

智慧檔案服務(wù)建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，這一概念的外延會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而延伸，內(nèi)容會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而豐富?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的檔案管理人員開(kāi)始將云數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到智慧檔案服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)了智慧檔案服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 智慧檔案的服務(wù)路徑分析

2.1 構(gòu)建“智慧檔案云”

在檔案工作中，需要通過(guò)構(gòu)建云計(jì)算的智慧檔案網(wǎng)絡(luò)，形成“智慧檔案云”，依托于虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)。同時(shí)檔案館之間還需要推進(jìn)一體化建設(shè)，借助于“云端”來(lái)將分散和孤立的檔案館有效的聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)館際間的互通互聯(lián)。同時(shí)還要積極對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合，加快推進(jìn)智慧檔案建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享。另外，還要構(gòu)建一體化的公共服務(wù)平臺(tái)，從而為用戶提供一站式檢索服務(wù)。

2.2 創(chuàng)建智能數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案的智慧化源自對(duì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)分析與科學(xué)利用。因此，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建智能數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，以便深入挖掘檔案價(jià)值，提高檔案的開(kāi)發(fā)與利用效率。首先，應(yīng)立足于公共服務(wù)要求，確立數(shù)據(jù)模型的構(gòu)建需求；其次，應(yīng)結(jié)合模型需求，就結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化海量數(shù)據(jù)展開(kāi)細(xì)致篩選、轉(zhuǎn)換與提取，并建立智能數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)；再次，應(yīng)對(duì)模型進(jìn)行修正、優(yōu)化，結(jié)合實(shí)驗(yàn)結(jié)果對(duì)參數(shù)與規(guī)則等進(jìn)行調(diào)整；最后，應(yīng)結(jié)合最終模型就檔案關(guān)聯(lián)信息進(jìn)行挖掘、分析、預(yù)測(cè)，為公共服務(wù)提供支持并為科學(xué)決策提供依據(jù)。

2.3 完善服務(wù)型基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)

在當(dāng)前智慧檔案建設(shè)過(guò)程中，由于構(gòu)建了各種先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，因此在智慧檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，可以通過(guò)對(duì)信息過(guò)濾技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，智能化的分析信息目標(biāo)內(nèi)容，通過(guò)將平臺(tái)與微信、微博等賬號(hào)綁定，借助于信息推送功能與平臺(tái)上的客戶進(jìn)行交流，在利用已有平臺(tái)提供基礎(chǔ)檔案信息的基礎(chǔ)上，還能夠開(kāi)發(fā)各種新型的檔案信息平臺(tái)。并在原有系統(tǒng)中，充分的利用云計(jì)算技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的低成本存儲(chǔ)。另外，還要加快促進(jìn)檔案信息的電子化轉(zhuǎn)變，使人們借助于相關(guān)軟件即可以對(duì)檔案信息進(jìn)行閱讀，并通過(guò)打造一體化檔案服務(wù)信息系統(tǒng)，通過(guò)將多種服務(wù)手段相結(jié)合，確保在檔案服務(wù)平臺(tái)上能夠滿足檔案需求者的各種需要。

2.4 開(kāi)發(fā)“掌上檔案館”

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案部門應(yīng)把握契機(jī)、科學(xué)布局，構(gòu)建“掌上檔案館”，為廣大用戶提供更加便捷與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一方面，應(yīng)樹(shù)立開(kāi)放思維，大膽創(chuàng)新，自主設(shè)計(jì)跨平臺(tái)、多功能的移動(dòng)應(yīng)用程序，開(kāi)發(fā)微信等公眾平臺(tái)，開(kāi)放檢索及查閱等多項(xiàng)服務(wù)，拓寬用戶的查檔渠道；另一方面，積極利用新平臺(tái)發(fā)布最新檔案資訊，推送優(yōu)秀資源，利用媒體加強(qiáng)宣傳與推廣，吸引更多人關(guān)注。

2.5 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

智慧檔案服務(wù)建設(shè)，需要一批技術(shù)能力過(guò)硬、服務(wù)意識(shí)過(guò)強(qiáng)的檔案人才。首先，單位要優(yōu)化培訓(xùn)體系，從培訓(xùn)工作入手，全面提升檔案服務(wù)人才的職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力以及知識(shí)技能。單位可以與檔案館、高校進(jìn)行合作，分批次將工作人員送往檔案館和高校進(jìn)修，使其適應(yīng)智慧檔案的發(fā)展。其次，單位要制定政策，鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新，鼓勵(lì)檔案管理人員參與檔案課題研究，培養(yǎng)一批兼具計(jì)算機(jī)技能、檔案管理知識(shí)以及統(tǒng)計(jì)知識(shí)的檔案人才。最后，注重人才引進(jìn)。單位在引進(jìn)人才時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)階段智慧檔案工作現(xiàn)狀，引進(jìn)具有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能的人才。

3 結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)下，智慧檔案服務(wù)建設(shè)成為檔案管理行業(yè)技術(shù)革新的重要內(nèi)容，特別是隨著云數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)的發(fā)展，智慧檔案服務(wù)模式也加快多元化的發(fā)展進(jìn)程，這就要求檔案管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)，樹(shù)立良好的創(chuàng)新意識(shí)，以此來(lái)推進(jìn)智慧檔案服務(wù)建設(shè)，使智慧檔案建設(shè)逐步走上制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

參考文獻(xiàn)

[1]徐潔.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的智慧檔案服務(wù)建設(shè)[J].山西檔案，2018（04）.

[2]歸吉官.劉揚(yáng).智慧檔案興起的背景、研究現(xiàn)狀與趨勢(shì)[J].中國(guó)檔案，2018（02）.

[3]郭鑫杰.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的智慧檔案建設(shè)策略研究[J].浙江檔案，2015（11）.