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      高職院校資產(chǎn)管理內部控制的現(xiàn)狀與優(yōu)化措施

      2019-06-13 09:37:16王俊盧方
      經(jīng)濟師 2019年4期
      關鍵詞:資產(chǎn)管理內部控制高職院校

      王俊 盧方

      摘要:隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴張,高職院校在資產(chǎn)管理方面內部控制的重要性程度與日俱增。文章在分析L學院資產(chǎn)管理活動概況及內部控制現(xiàn)狀的基礎上,基于coso整合框架理論提出完善高職院校資產(chǎn)管理的內部控制環(huán)境、加強風險管控、優(yōu)化內控流程、利用信息技術加強溝通、重視內部監(jiān)督五方面措施,從而為提高高職院校資產(chǎn)管理內控水平提供指導和借鑒。

      關鍵詞:高職院校 資產(chǎn)管理 內部控制

      從2002年起,國家就已大力推進職業(yè)教育發(fā)展,重視高技能人才的培養(yǎng)。2012-2016年間,國家又陸續(xù)出臺了關于發(fā)展職業(yè)教育的重要批示,高職院校迎來了一個發(fā)展的鼎盛時期。高職院校新校區(qū)拔地而起、教學與研究設備持續(xù)更新、校企合作進一步深化,使得院校資產(chǎn)在數(shù)量和規(guī)模上急速擴大。然而院校資產(chǎn)管理觀念、管理手段仍然落后單一,已經(jīng)無法適應當前高職院校的發(fā)展,急需更新和提升,故本文以案例研究的形式對如何提高高職院校資產(chǎn)管理內控水平予以探討。

      一、L學院資產(chǎn)管理活動概況

      (一)學院簡介

      L學院是1998年全國首批國家批準成立的全日制綜合性高等職業(yè)院校之一,是全國100所國家示范性高職院校之一。學院下設機電工程、汽車工程、電子信息工程、環(huán)境與食品工程、財經(jīng)與物流管理、貿易與旅游管理、藝術、通識教育、馬克思主義學院,共9個二級學院、57個專業(yè)。學院擁有中央財政支持的實訓基地3個,自治區(qū)示范性實訓基地14個,市千萬元設備值生產(chǎn)性實訓基地4個,是目前廣西自治區(qū)實訓設施設備最為先進、功能最為齊全的高職院校之一。

      (二)學院資產(chǎn)構成情況

      L學院屬高職院校目前無對外投資項目,資產(chǎn)構成中固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)在資產(chǎn)占比最大,其中,無形資產(chǎn)主要包括專利技術、科研創(chuàng)新成果等,故本文研究對象僅限于L學院固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的內控管理。2016年至2018年間L學院隨著辦學規(guī)模的不斷擴大,通過新建校區(qū)與采購設備等,資產(chǎn)規(guī)模不斷增加,其中,教學、科研儀器設備值占固定資產(chǎn)比重持續(xù)上升,年均增幅2000萬左右。

      (三)學院資產(chǎn)管理崗位與部門設置

      學院資產(chǎn)管理實行“統(tǒng)一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的管理方式,其中校黨委會、校長辦公會為學校國有資產(chǎn)管理的最高決策機構。依據(jù)國有資產(chǎn)性質與用途的不同,確定主要歸口管理部門,具體有財務處、后勤處、檔案與圖書館、科技處、學校辦公室等5大部門及下屬9個二級管理單位,各部門設置有專管資產(chǎn)的副職部門領導及兼職資產(chǎn)管理員。

      二、L學院資產(chǎn)管理內部控制的現(xiàn)狀分析

      為了解學院資產(chǎn)管理內部控制的情況,筆者設計了“L學院資產(chǎn)管理內部控制調查問卷”,并在各資產(chǎn)管理崗位和部門中展開問卷調查。調查對象包括領導、部門行政管理人員,資產(chǎn)管理員、專職教師等,共收回有效問卷126份。在調查中,筆者發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理人員與二級學院教師對資產(chǎn)管理的相關政策了解有較大差距,從中反映出L學院資產(chǎn)管理內控方面存在著缺陷。

      (一)資產(chǎn)配置效率低下

      目前,公辦高校管理方面重視不夠,資產(chǎn)管理思想上也較為粗放,L學院也不例外。在126份有效調查問卷中,被調查者雖知曉學校設有資產(chǎn)管理部門,但是針對資產(chǎn)管理部門與其他相關部門如財務處、科技開發(fā)處等部門的職責以及管理對象,86.7%的被調查對象都無法正確說出,混淆了各部門之間的職責,對資產(chǎn)種類的認識也不全面。

      在被調查者中,65.4%以上人員并不清楚各自所在部門的具體資產(chǎn)情況。其中82.3%的人認為為了科研、教學目的可以追逐新產(chǎn)品、新設備,在經(jīng)費允許的情況下均可申請采購新設備。這樣就會出現(xiàn)較多未達到使用年限的設備被放置直至報廢年限的情形,資產(chǎn)整體配置和使用效益不高。這也從側面反映出學校對資產(chǎn)管理不夠重視,對實物資產(chǎn)缺少有效的監(jiān)管方式,無法從真正意義上對資產(chǎn)進行有效配置,提高資產(chǎn)利用率。

      (二)資產(chǎn)使用較為隨意,對制度執(zhí)行不嚴

      針對資產(chǎn)管理制度,有30位被調查者基本了解資產(chǎn)管理制度。71.8%的被調查者認為雖然學校有資產(chǎn)管理制度,但是具體內容不了解。同時,82.5%的被調查者認為部門之間缺乏溝通協(xié)調,學校資產(chǎn)管理水平低下。據(jù)實地訪談了解,下面情況時有發(fā)生:忽視資產(chǎn)標簽對資產(chǎn)識別及管理的作用。在辦理資產(chǎn)入庫后,資產(chǎn)管理員未能及時將標簽粘貼在對應資產(chǎn)上,或忽視資產(chǎn)標簽脫落問題,未及時補充;資產(chǎn)部門之間調配存在隨意性,不向資產(chǎn)管理部門上報資產(chǎn)的變更情況,在清查時找不到聯(lián)系人或者找不到資產(chǎn);退休的資產(chǎn)管理人員離崗時未按規(guī)定辦理資產(chǎn)移交手續(xù)等。反映出資產(chǎn)管理部門缺乏對資產(chǎn)使用部門的檢查、監(jiān)督、考核,無法及時調用可用資源,難以提高資產(chǎn)的使用效率。

      (三)資產(chǎn)處置未能遵循流程,存在處置不當?shù)那闆r

      在資產(chǎn)處置方面,90.3%的被調查者無法準確說出資產(chǎn)處置的流程。其中又有21.6%的被調查者認為一些資產(chǎn)可隨意丟棄,無需報批。大部分人不熟悉資產(chǎn)處置流程是L學院存在不能及時辦理資產(chǎn)報廢手續(xù)情況的原因之一。原因之二是資產(chǎn)處置手續(xù)繁雜,耗時長,導致執(zhí)行積極性較低。L學院屬于市屬院校,處置資產(chǎn)相對于區(qū)級院校自主權限低?,F(xiàn)行的資產(chǎn)處置流程不僅僅在校內辦理處置申請,還需要在學校審批手續(xù)完成后,由資產(chǎn)管理部門上報教育局審核通過后,再報市級財政部門審批。在教育局、財政局的審批審核并批復后,才可以正式對報廢的資產(chǎn)進行處置和賬務處理。

      (四)資產(chǎn)清查主動性欠缺

      資產(chǎn)清查主要目的是了解單位擁有資產(chǎn)的狀況,包含資產(chǎn)的數(shù)量與金額、資產(chǎn)在用情況、資產(chǎn)損壞情況及資產(chǎn)的利用率等。按規(guī)定,行政事業(yè)單位應明確自身資源,每年末進行資產(chǎn)清查。調查顯示,53.1%的被調查者認為資產(chǎn)清查是上級要求,不必要每年都進行。僅只有10%的被調查者認為資產(chǎn)清查每年進行十分必要??梢奓學院大部分時間僅按照上級文件要求被動進行資產(chǎn)清查工作,未主動將資產(chǎn)清查設定為每年的固定工作。

      (五)監(jiān)督與檢查工作重視度不足

      對資產(chǎn)管理進行監(jiān)督檢查,內部審計部門也是重要主體之一。60%的被調查者認為學校存在內部審計部門,35%被調查者認為學校沒有內部審計部門。在L學院,內部審計室是2016年7月的初建部門,隸屬于學校辦公室,只有2人在崗。實際工作中,內部審計室的職能作用受到各種因素制約影響,使資產(chǎn)管理的某些關鍵環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)管,不能完全發(fā)揮其監(jiān)督作用。缺乏對資產(chǎn)管理工作的重點和風險易發(fā)環(huán)節(jié)的監(jiān)督,內部控制工作沒有針對性,不能及時反饋問題、及時糾正完善管理。

      三、優(yōu)化L學院資產(chǎn)管理內部控制的措施

      為了優(yōu)化L學院資產(chǎn)管理內部控制,基于COSO整合框架理論,筆者將從內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督五個角度展開優(yōu)化和完善。

      (一)形成學院資產(chǎn)管理內部控制的良好環(huán)境

      首先,從校領導到教職工,要認識到資產(chǎn)管理的重要性,擁有正確的內控管理意識。學校應成立專門的資產(chǎn)管理部門來統(tǒng)籌監(jiān)管全校資產(chǎn)。資產(chǎn)使用部門應設立專職或兼職的資產(chǎn)管理員,對本部門的資產(chǎn)進行實物及臺賬管理。

      其次,明確資產(chǎn)內部控制中各組織機構的職能及控制流程。高職院校資產(chǎn)管理職能部門的分工需遵循崗位不相容原則。在對資產(chǎn)管理控制流程設計時,避免出現(xiàn)“一支筆”的情形,應確保至少兩個及以上部門參與,便于相互制約與協(xié)調。

      例如實訓或科研設備采購,首先應由至少三人以上的教師組團進行項目調研,并確定三家以上具備資質的供應商及其提供的設備規(guī)格、價格并記錄詢價過程;其次設備參數(shù)及預算應申請立項論證.為防止復采購、建設,立項論證需經(jīng)學院分管領導、教務與實訓管理處相關人員開會論證其可行性及預期效益等;再次,立項論證完成之后,由資產(chǎn)管理部門負責召開采購論證,主要對設備參數(shù)及商務條款進行二次論證,保證參數(shù)符合政府采購法規(guī)要求、無排他性等;最后,由內部審計人員根據(jù)確定的參數(shù)及商務條款進行預算審定,確定最終設備采購預算,資產(chǎn)管理部門完成相關采購手續(xù)。

      (二)構建全面風險管理指標體系,保障風險控制有效實施

      首先,針對L學院二級學院及其行政部門眾多、資金來源多樣、千萬元設備及生產(chǎn)性實訓基地等實際情況,有必要建立獨立的國有資產(chǎn)風險管理委員會。

      其次,在風險管理委員會的帶領下,由資產(chǎn)管理部門牽頭,聯(lián)合各二級學院和行政部門針對L學院資產(chǎn)風險管理體系進行調研,構建出L學院的風險管理整體框架。

      再次,進行風險評估。在資產(chǎn)管理業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)中識別內控風險點,包括資產(chǎn)的采購與驗收、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)盤點、資產(chǎn)日常維修與管理、資產(chǎn)報廢與處置(見表1)。針對已梳理出的風險點進行風險分析,據(jù)此制定和完善L學院資產(chǎn)管理的風險管理制度、辦法與規(guī)范;

      最后,根據(jù)風險點和風險量化分析結果,建立L學院資產(chǎn)管理風險評價指標體系。

      (三)優(yōu)化和明確內部控制流程

      優(yōu)化資產(chǎn)管理的內部控制流程思路如下:

      首先,梳理學校資產(chǎn)管理工作流程。明確各職能部門在資產(chǎn)使用和管理中的具體工作職責,注意不相容崗位的分離及職權間的相互配合。

      其次,繪制關鍵資產(chǎn)管理活動的業(yè)務流程圖,如采購、驗收入庫、使用與維護、報廢與處置等業(yè)務流程圖,確定各環(huán)節(jié)重要控制點,監(jiān)控有較高風險的控制環(huán)節(jié)。例如資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)應加強前期論證,充分考慮采購的必要性、可行性及項目實施達到的效益,避免重復、超標準采購;又如資產(chǎn)驗收、調配、處置等業(yè)務,學院資產(chǎn)管理部門與學院資產(chǎn)使用部門應各司其職,互相監(jiān)督。

      再次,實行授權授信控制,加強事前監(jiān)控。其中包括明確授權批準的范圍;根據(jù)資產(chǎn)的重要性及金額大小確定不同授權審批層次;明確每個層次的被授權者在履行權力時應承擔的具體責任;規(guī)定資產(chǎn)的申購、調配及處置等審批程序,以便相關教職員工按程序辦理審批,防止越級或違規(guī)審批的情況。

      最后,年度終了,評價各部門資產(chǎn)使用效益,并將其與部門績效考核掛鉤。例如使用“排課率”指標對已投入使用的實訓室的閑置情況進行評價,閑置率過高的部門本項目績效評分則較低。

      (四)利用現(xiàn)代信息技術加強信息交流與溝通

      L學院應建立良好的信息傳導途徑與長效溝通機制,有助于提高資產(chǎn)管理內部控制的效率和效果。

      一方面,利用網(wǎng)絡和計算機技術,自行或與信息管理公司合作建立網(wǎng)絡化和信息化的資產(chǎn)信息管理平臺。資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應與教職工的在線報賬和財務信息系統(tǒng)、財務處的預算管理和賬務處理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)信息無縫對接,以實現(xiàn)對預算編制、采購申請、資產(chǎn)入庫登記、財務核算、資產(chǎn)清查等活動的聯(lián)動管理。

      另一方面,建立資產(chǎn)管理部門與使用部門的長效溝通機制。資產(chǎn)管理部門負責制定學校資產(chǎn)管理制度并進行監(jiān)督,有義務通過有效的方式將制度傳達到資產(chǎn)使用部門,并積極聽取使用部門的制度執(zhí)行反饋,實現(xiàn)持續(xù)改進。有效的溝通渠道包括學院微信平臺、數(shù)字化信息平臺和QQ群,發(fā)布通知、郵件、發(fā)布網(wǎng)絡問卷等。

      (五)重視資產(chǎn)管理的內部監(jiān)督工作

      內部控制與資產(chǎn)管理工作應是過程性的融合,需要不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。一方面,應注重加強內部審計、監(jiān)察部門的人員配置與職責分工,對資產(chǎn)管理的各環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督.擴大內部檢查監(jiān)督范圍并滲透到資產(chǎn)內控管理的所有風險點上。另一方面,資產(chǎn)管理部門應針對資產(chǎn)管理工作的重點和高發(fā)風險點進行重點監(jiān)控,提高資產(chǎn)使用部門對資產(chǎn)管理內控工作的認識,積極配合資產(chǎn)管理部門的監(jiān)管,對發(fā)現(xiàn)的問題及時落實整改,同時對內部控制設計及運行缺陷進行糾正和完善。

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